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Una de las competencias tradicionales del Ministerio de Economía y Hacienda ha sido la aplicación y gestión del sistema de financiación local y el seguimiento económico financiero de las Entidades Locales mediante la captación y tratamiento de información, así como la realización de estadísticas sobre dichas materias.

Orgánicamente las delegaciones especiales de Economía y Hacienda dependen de la Subsecretaría de Economía y Hacienda. Funcionalmente las competencias en materia de control financiero y económico de las entidades locales son ejercidas tanto por la Dirección General de Coordinación Financiera con las Comunidades Autónomas y con las Entidades Locales; como por la Intervención General de la Administración del Estado. Estas últimas competencias son ejercidas por las unidades regionales y territoriales de Coordinación Territorial, adscritas a las secretarías generales de las Delegaciones. Aquéllas se encargan de recabar de todas las entidades locales radicadas en la provincia la información que necesitan los citados órganos superiores.

Dichas unidades regionales y territoriales de Coordinación Territorial acumulan muchas series documentales en papel, aunque el impacto de la Administración Electrónica está comenzando ya a notarse. El recabado de la información significa la generación, por acumulación, de ingentes cantidades de papel que colapsan los espacios de archivo de tales unidades y, por extensión, los de las delegaciones donde están encuadradas y de los archivos histórico-provinciales que han podido recibirla, en virtud de transferencia, y en función de su disponibilidad de espacio de archivo.

De todas las series documentales de archivo generadas por las unidades de Coordinación con las Hacienda Territoriales, se han instruido seis expedientes de eliminación. Dichas series se han generado como consecuencia de la obtención de la información necesaria para velar por el correcto funcionamiento de las entidades locales. En concreto las series documentales cuya eliminación se regula por la presente resolución son:

Fichas de información impositiva municipal. Son las fichas de recogida de datos que posteriormente son vertidas en la aplicación estadística Imposición Local. Tipos de gravamen. Índices y Coeficientes, instruidas hasta el año 2009 inclusive.

Copias de las fichas de recolección de datos para la elaboración del censo de entes dependientes, instruidas hasta el año 2009 inclusive.

Copia justificativa de la remisión del cuestionario para la formación de las cuentas del sector local de las administraciones públicas, instruidas hasta el año 2009 inclusive.

Copias de expedientes de aprobación/modificación de ordenanzas fiscales de corporaciones locales, instruidas hasta el año 2006 inclusive.

Copias de los presupuestos aprobados de las entidades locales, instruidas hasta el año 2006 inclusive.

Copias de de las liquidaciones de los presupuestos de las entidades locales, instruidas hasta el año 2006 inclusive.

La información recabada de estas series documentales es consultable por medio de bases de datos de libre acceso, disponibles en el portal del Ministerio de Economía y Hacienda (www.meh.es).

Las propuestas de eliminación han sido vistas el día 26 de mayo de 2010 por la Comisión Permanente de la Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Economía y Hacienda, como requisito previo a su pase ante la Comisión Superior de Documentos Administrativos. Dicha Comisión Superior reunida en pleno el día 28 de septiembre de 2010, acordó emitir dictamen favorable a la eliminación de las series documentales propuestas por el Ministerio de Economía y Hacienda.

En su virtud, a propuesta de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio, he resuelto lo siguiente:

Primero.–Autorizar la exclusión del régimen general de protección establecido por la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, y la posterior eliminación de las series documentales formadas por la obtención de información de la gestión presupuestaria y tributaria de las Haciendas Locales, conservadas en los archivos de las delegaciones especiales y territoriales de Economía y Hacienda, en las Unidades locales de dichas delegaciones y en los archivos histórico-provinciales que hayan recibido parte de esas series por los medios previstos en el artículo 5 del Decreto 914/1969, de 8 de marzo, de creación del Archivo General de la Administración.

Segundo.–El régimen de exclusión y eliminación afecta a todas las series desde el momento en que fueron generadas hasta el año 2009, inclusive, en el caso de las «Fichas de información impositiva municipal», «Copias de las fichas de recolección de datos para la elaboración del censo de entes dependientes» y «Copia justificativa de la remisión del cuestionario para la formación de las cuentas del sector local de las administraciones públicas»; y hasta el año 2006, inclusive, para las series documentales «Copias de expedientes de aprobación/modificación de ordenanzas fiscales de corporaciones locales», «Copias de los presupuestos aprobados de las entidades locales» y «Copias de de las liquidaciones de los presupuestos de las entidades locales».

Tercero.–Conforme a lo previsto en el artículo 57.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y en el artículo 6.2.b) del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, la eficacia de la autorización de destrucción quedará demorada hasta transcurridos tres meses de la publicación de esta resolución en el Boletín Oficial del Estado, y condicionada a que en ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de que se sea impugnada, no podrá procederse a la destrucción de documentos hasta que esta resolución adquiera firmeza.

Cuarto.–Una vez producida la eficacia de la autorización que por esta resolución se acuerda, el proceso de destrucción debe ser inmediato, garantizando la confidencialidad de la información contenida en la documentación y utilizando el método más adecuado que haga imposible la reconstrucción de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en ellos. Los documentos que se van a destruir deberán estar protegidos frente a posibles intromisiones externas hasta su destrucción, debiendo realizarse todas las operaciones de manejo y transporte por personal autorizado.

Quinto.–De su destrucción debe levantarse obligatoriamente un acta por cada delegación especial, territorial, unidad local o archivo histórico provincial, que debe ir acompañada de una certificación emitida por la empresa en la que conste la fecha o fechas de destrucción, el volumen de documentación destruida y el sistema empleado para la misma. De dicha acta y certificaciones debe mandarse copia diligencia a la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos. Tanto el original del acta como de las certificaciones mencionadas, deben permanecer en el expediente de eliminación instruido por cada centro gestor afectado por la presente resolución como garantía jurídica frente a terceros. No podrán ser eliminados aquellos expedientes concretos que hayan sido objeto de recurso administrativo o económico administrativo y que todavía estén pendientes por parte de la autoridad o tribunal encargado de instruir la causa.

Sexto.–De todas las series se dejará a salvo un expediente, elegido a libre albedrío por los responsables de la destrucción. Este expediente, acompañado de otra copia del acta de destrucción y de las certificaciones emitidas por las empresas, será remitido a los diferentes archivos históricos provinciales, con la salvedad para el caso de Madrid, que será remitido al Archivo General de la Administración; y de Barcelona, que será remitido al Depósito Regional de Cervera; para que se conserve un testimonio de la función de recabado de información ejercida por las unidades de Coordinación con las Haciendas Locales. El ejemplar que se elija debe aportar un fiel reflejo de la tramitación de los expedientes cuyas series se autorizan a eliminar.

Séptimo.–Una vez producida la eficacia de la eliminación, los responsables de las custodia de las series documentales procederán a darles de baja en los inventarios correspondientes.

Octavo.–Contra la presente resolución se podrá interponer un recurso de alzada ante la Ministra de Economía y Hacienda en el plazo de un mes a partir de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 31 de marzo de 2011.–La Subsecretaria de Economía y Hacienda, Juana María Lázaro Ruiz.