Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece que los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse, entre otros lugares, en las oficinas de asistencia en materia de registros.
La conversión de las actuales oficinas de registro en oficinas de asistencia está recogida en la parte expositiva de la citada ley, que determina que los registros electrónicos estarán asistidos a su vez por la actual red de oficinas en materia de registros, que pasarán a denominarse oficinas de asistencia en materia de registros, y que permitirán a los interesados, en el caso que así lo deseen, presentar sus solicitudes en papel las cuales se convertirán a formato electrónico.
Desde la década de los ochenta existe una oficina de registro, ubicada en la sede de la Intervención General de la Seguridad Social, dedicada al registro de los documentos administrativos, siendo necesario, desde un punto de vista formal, proceder a su creación, mediante orden ministerial, dado que ello permitirá adquirir el carácter de oficina de asistencia en materia de registros de acuerdo con la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
La citada ley consagra el derecho de los ciudadanos a relacionarse electrónicamente con la Administración y a ser asistidos en dichas relaciones, en el uso de medios electrónicos, estableciendo, asimismo, que los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas deberán ser digitalizados por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico.
En cumplimiento de todo ello, esta orden procede a crear una oficina de asistencia en materia de registros en la sede de la Intervención General de la Seguridad Social, de tal manera que los interesados puedan ser asistidos en el uso de medios electrónicos, en especial en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través de registro electrónico general y obtención de copias auténticas.
Las oficinas de asistencia en materia de registros son órganos administrativos por tener atribuidas funciones con efectos jurídicos frente a terceros, de acuerdo con el artículo 5.1 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Por su parte, el artículo 59.2 de la citada Ley 40/2015, de 1 de octubre, establece que los órganos de nivel inferior a subdirección general se crean, modifican y suprimen por orden del Ministro respectivo, previa autorización del Ministro de Hacienda y Función Pública.
Esta norma se ha elaborado teniendo en cuenta los principios que conforman la buena regulación, a que se refiere el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
En particular, se cumplen los principios de necesidad y eficacia al considerarse que la aprobación de esta orden es el instrumento más adecuado para conseguir el objetivo perseguido, la creación de un órgano administrativo de nivel inferior a subdirección general. El principio de proporcionalidad se considera cumplido toda vez que la orden contiene la regulación imprescindible para atender las necesidades a cubrir y no conlleva medidas restrictivas de derechos ni impone obligaciones a los destinatarios.
El principio de seguridad jurídica se garantiza ya que esta norma es coherente con el resto del ordenamiento jurídico. El de transparencia, porque en su proceso de elaboración se han solicitado todos los informes preceptivos, requiriendo su publicación para su entrada en vigor. En aplicación del principio de eficiencia, esta orden contribuye a mejorar la eficacia y a racionalizar la gestión de los recursos públicos.
En su virtud, previa autorización del Ministro de Hacienda y Función Pública, dispongo:
Esta orden tiene por objeto la creación de una oficina de asistencia en materia de registros en la sede de la Intervención General de la Seguridad Social, ubicada en la calle Valenzuela, 5, de Madrid.
La oficina de asistencia en materia de registros tendrá la consideración de órgano administrativo dentro de la estructura orgánica de la Intervención General de la Seguridad Social, dependiendo jerárquicamente de la Subdirección General de Organización, Planificación y Gestión de Recursos y formando parte de la red de oficinas en materia de registros de la Administración General del Estado.
La oficina de asistencia en materia de registros ejercerá las funciones previstas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en particular, las siguientes:
a) Otorgar apoderamiento «apud acta» mediante comparecencia personal en estas oficinas por quien ostente la condición de interesado en un procedimiento administrativo.
b) Recibir las solicitudes, escritos y comunicaciones que los interesados dirijan a los órganos, organismos o entidades de las Administraciones Públicas.
c) Asistir en el uso de medios electrónicos a los interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del artículo 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, que lo soliciten, en lo referente a:
1.º El asesoramiento e información en materia de identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través de medios electrónicos, y obtención de copias auténticas.
2.º La identificación o firma electrónica del interesado en el procedimiento administrativo, mediante el uso de sistema de firma del que esté dotado el funcionario habilitado para ello, siempre que el interesado carezca de los medios electrónicos necesarios, y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de los que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.
d) Digitalizar los documentos presentados de manera presencial por los interesados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, sobre la validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas, y demás normativa aplicable, para su incorporación al expediente administrativo electrónico.
e) Realizar notificaciones por comparecencia espontanea del interesado o su representante cuando, personándose en la oficina, solicite la comunicación y notificación personal en el momento.
f) Facilitar a los interesados el código de identificación del órgano, centro o unidad administrativa a los que se dirigen sus solicitudes, comunicaciones y escritos, así como el correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación.
g) Poner a disposición de los interesados los modelos para la presentación de solicitudes.
h) Identificar a los interesados en el procedimiento.
i) Cualesquiera otras funciones que se les atribuyan legal o reglamentariamente.
La oficina de asistencia en materia de registros de la Intervención General de la Seguridad Social se adecuará a la categoría de oficinas de horario general prevista en la Resolución de 4 de noviembre de 2003, de la Secretaría de Estado para la Administración Pública, por la que se hace pública la relación de las oficinas de registro propias y concertadas con la Administración General del Estado y sus organismos públicos y se establecen los días y horarios de apertura.
1. La aplicación de esta orden se hará sin aumento del coste de funcionamiento de los servicios y no supondrá incremento del gasto público.
2. Las medidas incluidas en esta norma se atenderán con las dotaciones presupuestarias ordinarias y no podrán suponer incremento de dotaciones ni de retribuciones ni de otros gastos de personal.
Se faculta al Subsecretario de Empleo y Seguridad Social para adoptar, dentro del ámbito de sus competencias, las medidas que resulten necesarias para la ejecución de esta orden.
La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Madrid, 28 de diciembre de 2017.–La Ministra de Empleo y Seguridad Social, Fátima Báñez García.
Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado
Avda. de Manoteras, 54 - 28050 Madrid
