EXCELENTISIMO SEÑOR:
EL REAL DECRETO-LEY 1/1986, DE 14 DE MARZO, DE MEDIDAS URGENTES ADMINISTRATIVAS, FINANCIERAS, FISCALES Y LABORALES (<BOLETIN OFICIAL DEL ESTADO> DEL 26), CONTIENE UN CONJUNTO DE NORMAS DE ALCANCE ADMINISTRATIVO GENERAL ENCAMINADAS A ELIMINAR TRABAS BUROCRATICAS ENTORPECEDORAS Y REQUISITOS FORMALES INNECESARIOS QUE DIFICULTAN EL ESTABLECIMIENTO DE UN CLIMA ADECUADO EN LAS RELACIONES ENTRE LA ADMINISTRACION Y LOS CIUDADANOS.
EN LA LINEA DEL MENCIONADO REAL DECRETO-LEY, LAS COMUNICACIONES ESCRITAS OFRECEN UN AMPLIO MARGEN DE ACTUACION. HA DE RECONOCERSE, EN EFECTO, QUE LOS DOCUMENTOS QUE MATERIALIZAN LAS RELACIONES ADMINISTRACION-CIUDADANO, INCLUSO LOS QUE SE AJUSTAN A MODELO OFICIAL, CONTRIBUYEN FRECUENTEMENTE DE MODO NEGATIVO AL ACERCAMIENTO ENTRE AMBOS, BIEN SEA POR LA OSCURIDAD DEL LENGUAJE UTILIZADO O BIEN POR LA OMISION DE DATOS CUYA AUSENCIA COMPLICA LA GESTION ANTE LOS ORGANISMOS PUBLICOS.
ASI, POR EJEMPLO, PUEDE ADVERTIRSE QUE LA FORMA ESENCIAL DE LOS DOCUMENTOS SE CONFUNDE A VECES CON EL MANTENIMIENTO DE FORMULISMOS SIN SIGNIFICADO NI VALOR ALGUNO; QUE LA REFERENCIA A LAS DISPOSICIONES APLICABLES RARAMENTE EXPRESA EL <BOLETIN OFICIAL> EN QUE FUERON PUBLICADAS; QUE EN LA MAYORIA DE LOS CASOS SE OMITE LA DIRECCION POSTAL Y TELEFONICA DE LOS ORGANISMOS PUBLICOS, Y QUE LAS FIRMAS ILEGIBLES SIN INDICACION DEL NOMBRE DEL FIRMANTE SON, PRACTICAMENTE, REGLA GENERAL.
EL ARTICULO 69 DE LA LEY DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO, AL ESTABLECER LOS DATOS QUE DEBERAN HACERSE CONSTAR EN LOS ESCRITOS QUE INICIAN EL PROCEDIMIENTO A INSTANCIA DE PARTE, REQUIERE LA EXPRESION DEL CENTRO O DEPENDENCIA A QUE SE DIRIGEN, PRECEPTO CUYA APLICACION SOLO SE REGISTRA EXCEPCIONALMENTE Y QUE EN LOS MODELOS OFICIALES DE SOLICITUD DEBERIA TENERSE PRESENTE EN TODO CASO.
LA ORDEN DE LA PRESIDENCIA DEL GOBIERNO DE 31 DE DICIEMBRE DE 1958 (<BOLETIN OFICIAL DEL ESTADO> DE 6 DE ENERO DE 1959), DISPONE LA SUPRESION DE FORMULAS DE SALUTACION Y DESPEDIDA EN COMUNICACIONES DE MERO TRAMITE ENTRE ORGANOS, CUALQUIERA QUE SEA LA AUTORIDAD QUE LAS FIRME, NO ALCANZANDO, SIN EMBARGO, DICHA SUPRESION A LOS ESCRITOS DIRIGIDOS A LOS PARTICULARES O PROCEDENTES DE LOS MISMOS.
A SU VEZ, LA ORDEN DE 10 DE ENERO DE 1981, POR LA QUE SE ESTABLECEN DETERMINADOS REQUISITOS FORMALES DE LAS RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS (<BOLETIN OFICIAL DEL ESTADO> DEL 14), DISPONE LA OBLIGATORIEDAD DE CONSIGNAR EN ESTAS EL NOMBRE, APELLIDOS, FIRMA Y RUBRICA DE TITULAR DEL ORGANO DE QUE SE TRATE, ASI COMO ANTEFIRMA CON EXPRESION DEL CARGO FIRMANTE, PERO SIN HACER EXTENSIVA DICHA OBLIGACION, CON CARACTER GENERAL, A TODA CLASE DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS O EXTERNAS, AUNQUE NO SE TRATE DE RESOLUCIONES EN SENTIDO ESTRICTO.
PARECE PUES NECESARIO ACLARAR, Y, EN SU CASO, AMPLIAR EL ALCANCE DE LAS MENCIONADAS DISPOSICIONES, EXIGIENDO, ADEMAS, LA EXPRESION DE OTROS DATOS RELATIVOS A LA LOCALIZACION DEL ORGANISMO O UNIDAD DE ORIGEN QUE SE CONSIDERAN TAMBIEN INDISPENSABLES.
POR OTRA PARTE, EL PRINCIPIO GENERAL DEECONOMIA RECOGIDO EN EL ARTICULO 29 DE LA LEY DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO NO ES COMPATIBLE CON LA MULTIPLICACION DESORDENADA DE VARIEDADES DE MATERIAL IMPRESO DESTINADO A LA ELABORACION DE DOCUMENTOS Y CORRESPONDENCIA POR LAS DIFERENTES UNIDADES Y SERVICIOS.
LA TENDENCIA A DISPONER DE MODELOS PROPIOS PARA CADA UNIDAD AUMENTA EL NUMERO DE PEDIDOS AL TIEMPO QUE REDUCE EL VOLUMEN DE CADA UNO DE ELLOS, ACARREANDO FRECUENTEMENTE LA INUTILIZACION DE PARTIDAS DE MATERIAL COMO CONSECUENCIA DE MODIFICACIONES EN LA ESTRUCTURA ORGANICA O DE LA MOVILIDAD DEL PERSONAL.
SI A ELLO SE AÑADE LA INCLINACION A UTILIZAR MATERIAL, CUYA CALIDAD REBASA EN MUCHOS CASOS DE MODO MANIFIESTO LOS LIMITES DE LO CONVENIENTE, ES NECESARIO CONCLUIR, EN DEFINITIVA, QUE EL MARGEN DE ECONOMIAS QUE PUEDEN OBTENERSE EN ESTE CAMPO JUSTIFICA TAMBIEN LA ADOPCION DE MEDIDAS ENCAMINADAS A LA RACIONALIZACION DEL GASTO COMO COMPLEMENTARIAS DE LA ACTUACION DIRIGIDA A FACILITAR LA APROXIMACION ENTRE LA ADMINISTRACION Y LOS CIUDADANOS.
ENSU VIRTUD, HE DISPUESTO LO SIGUIENTE:
ARTICULO 1.
IDENTIFICACION DE LOS FIRMANTES DE LOS DOCUMENTOS.
1. EN LAS RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS Y COMUNICACIONES OFICIALES, INTERNAS O EXTERNAS, ELABORADAS POR LOS SERVICIOS CENTRALES O PERIFERICOS DE LA ADMINISTRACION, SERAN OBLIGATORIAS:
A) LA IDENTIFICACION FUNCIONAL DEL ORGANO O JEFATURA DE PROCEDENCIA QUE SE REALIZARA EXPRESANDO EN LA ANTEFIRMA EL CARGO O PUESTO AL QUE CORRESPONDA EMITIR O CURSAR LA COMUNICACION, CONSIGNANDO, ADEMAS, NECESARIAMENTE, EL DESEMPEÑADO POR EL FIRMANTE EN LOS CASOS DE DELEGACION O EN LOS SUPUESTOS NORMALES DE SUSTITUCION, TODO ELLO SIN PERJUICIO DE LO DISPUESTO EN LA ORDEN DE LA PRESIDENCIA DEL GOBIERNO DE 10 DE ENERO DE 1981, POR LA QUE SE ESTABLECEN DETERMINADOS REQUISITOS FORMALES DE LAS RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS (<BOLETIN OFICIAL DEL ESTADO> DEL 14). B) LA IDENTIFICACION NOMINATIVA DEL FIRMANTE QUE SE REALIZARA CONSIGNANDO EL NOMBRE Y APELLIDOS AL PIE DE LA FIRMA Y RUBRICA CORRESPONDIENTES.
2. LA OBLIGATORIEDAD DE IDENTIFICACION FUNCIONAL Y NOMINATIVA SERA APLICABLE IGUALMENTE A LOS DISTINTOS FIRMANTES DE UN MISMO DOCUMENTO, CUANDO SEAN VARIOS, Y A LAS COMUNICACIONES EN QUE LA FIRMA APAREZCA IMPRESA O CONSIGNADA MEDIANTE ESTAMPILLA O POR CUALQUIER OTRO PROCEDIMIENTO ANALOGO.
ART. 2.
ELABORACION DE LOS DOCUMENTOS.
1. EN LA ELABORACION MATERIAL DE LOS DOCUMENTOS Y COMUNICACIONES ADMINISTRATIVAS, EN ESPECIAL DE LOS QUE HAYAN DE DIRIGIRSE A LOS PARTICULARES, SE DEBERA DISPONER EL TEXTO EN FORMA CLARA Y CONCISA, ACUDIENDO A PARRAFOS BREVES Y SEPARADOS, Y EVITANDO LA APARICION DE APARTADOS CUYA EXTENSION O COMPLEJIDAD DIFICULTE INNECESARIAMENTE LA INTERPRETACION DE SU CONTENIDO.
2. NO SE CONSIGNARAN EN LAS COMUNICACIONES ADMINISTRATIVAS, O EN LOS MODELOS DE DOCUMENTOS QUE HAYAN DE DIRIGIRSE A LA ADMINISTRACION, FORMULAS DE SALUTACION O DESPEDIDA, NI EXPRESIONES O GIROS QUE NO SEAN ESENCIALES PARA LA EXPOSICION DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO.
3. LOS MODELOS OFICIALES DE SOLICITUD O DE OTROS DOCUMENTOS, IMPRESOS O NO, RELATIVOS A MATERIAS DE TRAMITACION REGLADA, SE DIRIGIRAN AL CENTRO O DEPENDENCIA A QUE CORRESPONDA SU TRAMITACION Y SE REDACTARAN EN FORMA IMPERSONAL, SIN QUE PROCEDA EN TALES CASOS LA UTILIZACION DE FORMULAS DE TRATAMIENTO O CORTESIA.
4. SE DIRIGIRAN EXCLUSIVAMENTE A LOS ORGANOS SUPERIORES DE LA ADMINISTRACION LAS SOLICITUDES Y ESCRITOS QUE HAGAN REFERENCIA A MATERIAS DE TRAMITACION NO REGLADA O QUE POR SU NATURALEZA HAYAN DE SOMETERSE A CONOCIMIENTO DIRECTO E INMEDIATO DE LOS MISMOS.
5. LA EXPRESION DEL TRATAMIENTO QUE CORRESPONDA, EN LOS CASOS A QUE SE REFIERE EL NUMERO ANTERIOR, SE REALIZARA AL PIE DEL ESCRITO, OMITIENDOSE EN EL ENCABEZAMIENTO DEL MISMO.
6. EL EMPLEO DE ABREVIATURAS O SIGLAS EN EL TEXTO DE LOS DOCUMENTOS O COMUNICACIONES IRA PRECEDIDO, NECESARIAMENTE, LA PRIMERA VEZ EN QUE AQUELLOS APAREZCAN, DE LA EXPRESION O DENOMINACION COMPLETA A QUE CORRESPONDAN.
7. LA REFERENCIA A DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS EN EL TEXTO DE LAS COMUNICACIONES DIRIGIDAS AL EXTERIORSE HARA EXPRESANDO, LA PRIMERA VEZ EN QUE SE CITEN, SU NUMERO, DENOMINACION Y FECHA, COMO MINIMO, CUANDO SE TRATE DE DISPOSICIONES CON RANGO DE LEY, E INCLUYENDO EN TODOS LOS DEMAS CASOS LA INDICACION EXPRESA DEL <BOLETIN OFICIAL> EN QUE APAREZCAN PUBLICADAS.
8. DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO EN EL ARTICULO 3. DEL REAL DECRETO-LEY 1/1986, DE 14 DE MARZO, DE MEDIDAS URGENTES ADMINISTRATIVAS, FINANCIERAS, FISCALES Y LABORALES (<BOLETIN OFICIAL DEL ESTADO> DEL 26), NO PODRA EXIGIRSE EL REINTEGRO CORRESPONDIENTE AL IMPUESTO SOBRE ACTOS JURIDICOS DOCUMENTADOS SOBRE LAS INSTANCIAS QUE LOS PARTICULARES PRESENTEN ANTE LAS OFICINAS PUBLICAS NI SOBRE LOS DEMAS DOCUMENTOS A QUE HACE REFERENCIA LA MENCIONADA DISPOSICION.
9. LAS NORMAS CONTENIDAS EN LOS NUMEROS 2, 3, 4 Y 5 DEL PRESENTE ARTICULO SE ENTENDERAN COMO MERAMENTE ORIENTADORAS O INDICATIVAS PARA LOS PARTICULARES, SIN PERJUICIO DE SU OBLIGATORIEDAD PARA LOS SERVICIOS CENTRALES Y PERIFERICOS DE LA ADMINISTRACION Y, EN SU CASO, DE LA UTILIZACION DE LOS PROCEDIMIENTOS SIMPLIFICADOS DE COMUNICACION ESTABLECIDOS POR EL ARTICULO 4. DEL CITADO REAL DECRETO-LEY 1/1986.
ART. 3.
UTILIZACION DE MATERIAL IMPRESO.
1. EN EL MATERIAL DESTINADO, POR LA ADMINISTRACION DEL ESTADO, ORGANISMOS AUTONOMOS Y SEGURIDAD SOCIAL, A LA ELABORACION DE COMUNICACIONES OFICIALES, CORRESPONDENCIA NO OFICIAL Y USOS ADMINISTRATIVOS, EN GENERAL, NO PODRA FIGURAR IMPRESA EN EL MEMBRETE LA DENOMINACION ESPECIFICA DE UNIDADES ORGANICAS O JEFATURAS CUYO TITULAR POSEA RANGO INFERIOR A SUBDIRECTOR GENERAL O NIVEL EQUIVALENTE.
2. EN EL CASO DE PUESTOS DE TRABAJO QUE NO LLEVEN CONSIGO LA JEFATURA DE UNIDADES ORGANICAS TAMPOCO PODRA FIGURAR IMPRESA LA DENOMINACION DE LOS MISMOS CUANDO SU NIVEL SEA INFERIOR AL SEÑALADO EN EL NUMERO ANTERIOR.
3. LA PROHIBICION ESTABLECIDA EN LOS DOS NUMEROS ANTERIORES SERA APLICABLE IGUALMENTE AL MATERIAL ELABORADO POR MEDIO DE LA UTILIZACION DE EQUIPOS DE ARTES GRAFICAS O DE REPROGRAFIA PROPIOS DEL ORGANISMO O ENTIDAD DE QUE SE TRATE.
4. LOS DOCUMENTOS Y COMUNICACIONES QUE HAYAN DE SER ELABORADOS POR UNIDADES, JEFATURAS O PUESTOS CUYA DENOMINACION NO PUEDA FIGURAR IMPRESA EN EL MEMBRETE DEL MATERIAL, CONFORME A LO PREVISTO EN LOS NUMEROS 1 Y 2 DEL PRESENTE ARTICULO, SE CONFECCIONARAN SOBRE MODELOS DESTINADOS A USO GENERAL EN EL DEPARTAMENTO, CENTRO U ORGANISMO A QUE PERTENEZCAN AQUELLOS, SIN PERJUICIO DE COMPLETAR EL MEMBRETE DE DICHO MATERIAL CONSIGNANDO EN FORMA MECANOGRAFICA SU DENOMINACION ESPECIFICA O DE LA UTILIZACION DEL SELLO OFICIAL CORRESPONDIENTE, ASI COMO DE LA OBLIGATORIEDAD DE LA ANTEFIRMA A QUE HACE REFERENCIA EL ARTICULO 1., 1.
5. EN EL MATERIAL DESTINADO POR LA ADMINISTRACION DEL ESTADO, ORGANISMOS AUTONOMOS Y SEGURIDAD SOCIAL, A LA ELABORACION DE COMUNICACIONES OFICIALES, CORRESPONDENCIA NO OFICIAL Y USOS ADMINISTRATIVOS EN GENERAL, NO PODRA FIGURAR IMPRESO EL NOMBRE Y APELLIDOS DE LA PERSONA TITULAR DEL PUESTO DE TRABAJO O JEFATURA DE LA UNIDAD DE QUE SE TRATE.
6. LO DISPUESTO EN EL NUMERO ANTERIOR SERA APLICABLE IGUALMENTE AL MATERIAL ELABORADO MEDIANTE LA UTILIZACION DE LOS EQUIPOS INTERNOS O PROPIOS A QUE HACE REFERENCIA EL NUMERO 3 DEL PRESENTE ARTICULO.
7. EL MATERIAL IMPRESO DESTINADO A COMUNICACIONES OFICIALES QUE HAYAN DE DIRIGIRSE AL EXTERIOR POR LOS ORGANOS O UNIDADES DE LA ADMINISTRACION DEL ESTADO, ORGANISMOS AUTONOMOS Y SEGURIDAD SOCIAL, EXPRESARA NECESARIAMENTE LA DIRECCION POSTAL COMPLETA Y NUMERO TELEFONICO DEL ORGANO O UNIDAD DE PROCEDENCIA, ASI COMO DEL SERVICIO DE TELEX, EN SU CASO.
8. LA EXPRESION DE LOS DATOS A QUE SE REFIERE EL APARTADO ANTERIOR PODRA HACERSE EN FORMA IMPRESA EN EL PROPIO MEMBRETE CUANDO SE TRATE DE MATERIAL CORRESPONDIENTE A UNIDADES ORGANICAS, JEFATURAS O PUESTOS CUYA DENOMINACION ESPECIFICA PUEDA APARECER CONSIGNADA POR EL MISMO PROCEDIMIENTO, CONFORME A LO ESTABLECIDO EN LOS NUMEROS 1 Y 2 DEL PRESENTE ARTICULO.
9. EN LOS DEMAS CASOS, LA EXPRESION DE LA DIRECCION POSTAL Y TELEFONICA DEBERA HACERSE MECANOGRAFICAMENTE, MEDIANTE ESTAMPILLA O EN EL SELLO OFICIAL DE LA UNIDAD, NO PUDIENDO UTILIZARSE PARA ELLO LOS EQUIPOS INTERNOS O PROPIOS A QUE HACE REFERENCIA EL APARTADO 3 DEL PRESENTE ARTICULO.
10. LOS ORGANISMOS PUBLICOS QUE, POR RAZON DEL VOLUMEN DE EXISTENCIAS, NO HAYAN PROCEDIDO A LA SUSTITUCION TOTAL DEL MATERIAL IMPRESO EN EL QUE APAREZCA EL ESCUDO DE ESPAÑA EN FORMA QUE NO SE AJUSTE AL MODELO OFICIAL, PARA CUYA SUSTITUCION FUE ESTABLECIDO UN PLAZO DE SEIS MESES POR EL ARTICULO 4. DEL REAL DECRETO 2964/1981, DE 18 DE DICIEMBRE, POR EL QUE SE HACE PUBLICO EL MODELO OFICIAL DEL ESCUDO DE ESPAÑA (<BOLETIN OFICIAL> DE 19 DE DICIEMBRE), SE ABSTENDRAN EN LO SUCESIVO DE UTILIZAR DICHO MATERIAL EN LA ELABORACION DE COMUNICACIONES Y DOCUMENTOS, CUALQUIERA QUE SEA SU NATURALEZA O FINALIDAD.
11. EL EMPLEO DEL ESCUDO DE ESPAÑA A TODO COLOR Y LA UTILIZACION DE PROCEDIMIENTOS DE IMPRESION EN RELIEVE SOLO SERA ADMISIBLE EN EL MATERIAL DESTINADO A LA CORRESPONDENCIA DE LOS ORGANOS SUPERIORES DE LA ADMINISTRACION A QUE HACE REFERENCIA EL ARTICULO 8., 1 DE LA LEY 10/1983, DE 16 DE AGOSTO, DE ORGANIZACION DE LA ADMINISTRACION CENTRAL DEL ESTADO.
DISPOSICIONES FINALES PRIMERA. 1. SE EXCEPTUA DE LO DISPUESTO EN LOS APARTADOS 5 Y 7 DEL ARTICULO 3., EL MATERIAL IMPRESO UTILIZADO POR LOS ALTOS CARGOS A QUE SE REFIERE EL ARTICULO 1. DE LA LEY 25/1983, DE 26 DE DICIEMBRE.
2. PODRA ACORDARSE LA EXCEPCION DE LO DISPUESTO EN EL APARTADO 1 DEL ARTICULO 3., CUANDO SE TRATE DE MATERIAL IMPRESO UTILIZADO POR LOS SERVICIOS PERIFERICOS DE LA ADMINISTRACION DEL ESTADO, DE SUS ORGANISMOS AUTONOMOS Y DE LA SEGURIDAD SOCIAL, Y EXISTAN CAUSAS QUE LO JUSTIFIQUEN.
3. PODRAN QUEDAR IGUALMENTE EXCEPTUADAS DE LO DISPUESTO EN EL APARTADO 5 DEL ARTICULO 3., LAS COMUNICACIONES O DOCUMENTOS AJUSTADOS A MODELOS OFICIALES IMPRESOS ESTABLECIDOS EN VIRTUD DE DISPOSICION ESPECIAL, O AQUELLOS QUE POR SU NATURALEZA Y VOLUMEN DE SU CONSUMO REQUIERAN LA EXPRESION IMPRESA DEL NOMBRE Y APELLIDOS DEL FIRMANTE DEL DOCUMENTO.
SEGUNDA. 1. LA SECRETARIA DE ESTADO PARA LA ADMINISTRACION PUBLICA DICTARA LAS INSTRUCCIONES OPORTUNAS PARA EL DESARROLLO DE LA PRESENTE ORDEN Y EVALUACION DE LOS RESULTADOS DE SU APLICACION.
2. LOS SUBSECRETARIOS DE LOS DISTINTOS MINISTERIOS ADOPTARAN LAS MEDIDAS NECESARIAS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA PRESENTE ORDEN Y, EN PARTICULAR, PARA LA CONCRECION DE LAS EXCEPCIONES A QUE SE REFIEREN LOS APARTADOS 2 Y 3 DE LA DISPOSICION FINAL PRIMERA, SIN PERJUICIO DE LAS FUNCIONES QUE CORRESPONDEN A LA INSPECCION GENERAL DE SERVICIOS DE LA ADMINISTRACION PUBLICA, EN VIRTUD DE LO ESTABLECIDO EN EL ARTICULO 5., 1, DEL REAL DECRETO 415/1985, DE 27 DE MARZO, POR EL QUE SE REESTRUCTURA EL MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA (<BOLETIN OFICIAL> DE 1 DE ABRIL), EN RELACION CON EL ARTICULO 7. DE LA LEY 10/1983, DE 16 DE AGOSTO).
3. LAS DELEGACIONES DEL GOBIERNO Y LOS GOBIERNOS CIVILES VELARAN POR LA APLICACION EN LOS SERVICIOS PERIFERICOS DE LAS MEDIDAS ESTABLECIDAS POR LOS DIFERENTES MINISTERIOS EN EJECUCION DE LO DISPUESTO EN LA PRESENTE ORDEN.
TERCERA. LAS EXISTENCIAS DE MATERIAL IMPRESO QUE NO SE AJUSTEN A LO ESTABLECIDO EN LA PRESENTE DISPOSICION SERAN UTILIZADAS HASTA SU AGOTAMIENTO, SIN PERJUICIO DE LA PROHIBICION ESTABLECIDA EN EL ARTICULO 3., 10.
CUARTA. LA PRESENTE ORDEN ENTRARA EN VIGOR EL DIA DE SU PUBLICACION.
LO QUE COMUNICO A V. E.
MADRID, 7 DE JULIO DE 1986.
MOSCOSO DEL PRADO Y MUÑOZ EXCMO. SR. SECRETARIO DE ESTADO PARA LA ADMINISTRACION PUBLICA.
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