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Con motivo de la celebración de Juntas Generales se han planteado algunas incidencias en relación con los requisitos necesarios para ejercitar los derechos de asistencia y de voto, con la capacidad para ser representado y representante, con la forma y condiciones exigibles para acreditar la legitimación correspondiente y, en general, sobre distintos aspectos que afectan a la constitución en forma legal del órgano superior de gobierno de las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social y a la validez de sus acuerdos.

El Reglamento General sobre Colaboración en la Gestión de las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social, aprobado por Real Decreto 1993/1995, de 7 de diciembre ("Boletín Oficial del Estado" del 12), establece en su artículo 33.1 que la Junta General es el superior órgano de gobierno de dichas Entidades, estando integrada por todos sus asociados, si bien sólo tendrán derecho de voto aquéllos que estuvieran al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones sociales.

Por su parte, el artículo 20.1 del referido texto reglamentario incluye dentro de los aspectos a consignar necesariamente en sus Estatutos la igualdad de derechos y obligaciones entre los asociados, el régimen de gobierno y funcionamiento interior de la Entidad, las facultades reservadas a las Juntas Generales, los requisitos que han de observarse en su convocatoria, las formas de representación y las condiciones exigidas para la validez de sus acuerdos. De entre estos aspectos, la prescripción relativa a la igualdad de derechos y obligaciones entre los asociados constituye una norma de derecho necesario, en virtud de lo previsto en el apartado 1.c) del referido precepto.

Las cuestiones a que se ha hecho referencia al inicio no se contemplan con el detalle necesario tanto en los Estatutos adecuados al Reglamento General mencionado como en aquellos pendientes de adecuación, por lo que, considerando que la materia reviste especial trascendencia, al afectar al contenido y ejercicio de derechos básicos de los empresarios asociados, esta Dirección General ha estimado necesario establecer instrucciones con objeto de determinar la forma de proceder en materia de preparación, convocatoria, celebración y constancia documental de las Juntas Generales, con la finalidad de procurar el correcto funcionamiento de las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social y de las funciones de la colaboración que gestionan.

En consecuencia, esta Dirección General, en virtud de las atribuciones conferidas en los apartados b) y h) del artículo 3.1 del Real Decreto 1888/1996, de 2 de agosto ("Boletín Oficial del Estado" del 6), de Estructura Orgánica Básica del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, dicta las siguientes instrucciones:

Primera.-1. La preparación, convocatoria, desarrollo y constancia documental de las reuniones de las Juntas Generales de las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social se ajustarán a lo establecido al efecto en el Reglamento General sobre Colaboración en la Gestión de dichas Entidades, aprobado por Real Decreto 1993/1995, de 7 de diciembre, y en los Estatutos adaptados a lo dispuesto en el referido Reglamento General, así como a las presentes instrucciones.

2. En aquellos supuestos en que no haya concluido el proceso de adecuación estatutaria a dicho Reglamento General, será de aplicación lo establecido en el mismo y en los Estatutos aprobados en base a la anterior normativa en lo que no se opongan a lo dispuesto en aquél, así como en las presentes instrucciones.

Segunda.-1. De conformidad con lo establecido en el artículo 33 del Reglamento General, tienen derecho a asistir a las Juntas Generales todos los empresarios asociados, cuyos convenios de asociación estén vigentes a la fecha de celebración de las mismas, si bien sólo tendrán derecho de voto aquéllos que estén al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones sociales.

Asimismo, ostenta los derechos de asistencia y de voto un representante de los trabajadores al servicio de la Entidad.

2. Cada empresario tendrá derecho a un solo voto en cada Mutua a la que se encuentre asociado, con independencia de los códigos de cuenta de cotización que tenga asignados, del número de trabajadores protegidos en el ámbito de gestión de la Entidad correspondiente o de cualquier otra circunstancia.

Tercera.-Las convocatorias de las reuniones de las Juntas Generales de las Mutuas habrán de realizarse al menos con quince días hábiles de antelación a la fecha prevista para la celebración de la reunión, por concordancia con el plazo establecido en el artículo 36.4 del Reglamento General, computándose el indicado plazo, en los supuestos de convocatorias mediante anuncios publicados en boletines oficiales y diarios de prensa, desde el día en que se efectúe la inserción del anuncio ; y, en los supuestos de comunicación individual y escrita a los empresarios asociados, a partir de la fecha en que se haya remitido el anuncio de la convocatoria al último de ellos.

Las convocatorias se habrán de ajustar a lo establecido a tal efecto en los Estatutos de la Entidad. En todo caso, el contenido de la convocatoria expresará el nombre de la Entidad, que se efectuará en los términos establecidos en el artículo 11 del Reglamento General, el lugar de celebración, la forma y condiciones aplicables para la acreditación de la legitimación, la fecha y hora de la reunión, así como el orden del día, en el que figurarán los asuntos a tratar.

Cuando los Estatutos exijan la convocatoria individual a los empresarios asociados o la Entidad acuerde utilizar esta forma, la misma se efectuará por escrito dirigido a cada titular del derecho de asistencia, mediante cualquier procedimiento que asegure la recepción del anuncio por todos ellos en el domicilio social que conste en el Registro de Empresas Asociadas regulado en el artículo 68.1 del Reglamento General.

Cuarta.-1. A efectos del ejercicio de los derechos de asistencia y de voto en las Juntas Generales, y en concordancia con lo previsto en el artículo 21 del Reglamento General, las Mutuas habrán de llevar un control, actualizado a la fecha de la convocatoria de la Junta General correspondiente, de los empresarios asociados y de aquéllos que estén al corriente de sus obligaciones sociales, información que habrá de estar a disposición de los empresarios asociados, respecto de los datos a ellos referentes, de conformidad con lo establecido en el artículo 15.2 del Reglamento General.

El derecho de asistencia se acreditará asimismo por la inserción del empresario individual o social en el Registro regulado en el artículo 68.1 del Reglamento General, como empresario asociado titular de convenio de asociación vigente a la fecha de celebración de la Junta General.

Tanto la legitimación para asistir a las Juntas Generales como la situación de estar al corriente en el cumplimiento de las obligaciones sociales podrán acreditarse mediante exhibición del "documento de asociación" o, en su caso, del "documento de proposición de asociación", así como de los documentos relativos a tales extremos, expedidos por los Servicios de la Tesorería General de la Seguridad Social.

2. La legitimación para ejercitar los derechos de asistencia y de voto se acreditará el día de celebración de la Junta General, hasta el momento inmediatamente anterior al inicio de la misma, excepto en el supuesto de que la Junta Directiva acuerde la acreditación anticipada. No obstante, de acordarse este último sistema de acreditación, los empresarios cuyos convenios entren en vigor una vez vencido el plazo establecido a tal efecto, podrán acreditarse el mismo día de celebración de la Junta, y hasta el inicio de la misma.

Quinta.-1. En el supuesto de que se condicione la asistencia a las reuniones de la Junta General a la acreditación anticipada del empresario asociado mediante la expedición de la correspondiente "tarjeta de asistencia" o documento similar, el documento correspondiente habrá de estar a disposición de los empresarios asociados desde el día de la convocatoria y hasta cinco días naturales antes del señalado para la celebración de la Junta General como mínimo, en la sede social de la Mutua, así como en la Delegación Administrativa de la misma situada en la provincia donde tenga la empresa su domicilio social. En el caso de que la Delegación Administrativa esté ubicada en provincia distinta a aquella en que radica el domicilio social de la empresa, tal documento estará a disposición, además de en la sede social, en el centro asistencial existente en la misma provincia, y de ser varios, en el que determine la Junta Directiva. En el supuesto de que tampoco existiera centro asistencial en la misma provincia, el mencionado documentado estará a disposición en la Delegación Administrativa más cercana al domicilio social de la empresa.

Asimismo, la Junta Directiva podrá establecer que la acreditación anticipada se efectúe mediante remisión individual de la indicada tarjeta o documento similar, debiendo articular un procedimiento que garantice su recepción en el domicilio de la empresa. En tal caso, los empresarios que no reciban la acreditación mediante dicho sistema antes de diez días naturales al señalado para la celebración de la Junta General, podrán acreditar sus derechos, a través de los medios previstos en la instrucción cuarta el mismo día de la Junta hasta el momento inmediatamente anterior a su inicio, o personándose a tal efecto, con anterioridad a esta fecha y antes del vencimiento del plazo establecido en el párrafo primero, en la sede social o en la Delegación Administrativa correspondiente.

2. La expedición de la "tarjeta de asistencia" o documento similar se realizará en base a los datos obrantes en la Mutua en virtud del control señalado en el párrafo primero de la instrucción cuarta, sin perjuicio de que por los empresarios asociados pueda acreditarse tal carácter, así como su situación de estar al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones sociales, mediante los restantes medios señalados en la instrucción cuarta.

La negativa a su expedición deberá ser motivada y extenderse por duplicado, entregándose un ejemplar de la misma al solicitante y conservándose el otro en la Mutua por el período de cinco años establecido en el artículo 16 del Reglamento General.

3. En la "tarjeta de asistencia" o documento similar deberá constar la fecha, la hora y el lugar de la celebración de la Junta, el nombre y apellidos o razón social del empresario asociado y el número de "documento de asociación", así como si está al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones sociales. En el caso de personas jurídicas, se recogerá el nombre, apellidos y número de documento nacional de identidad o, en el supuesto de extranjeros, del de residencia o pasaporte, de la persona física facultada para asistir a la Junta como representante orgánico de la empresa y, en su caso, para ejercer el derecho de voto. En el supuesto de que el empresario legitimado para asistir y, en su caso, votar, hubiera conferido su representación en favor de otro empresario asociado, se consignará el nombre, apellidos o razón social y el número de "documento de asociación" del mismo. Asimismo deberá recoger las instrucciones impartidas para el ejercicio del derecho de voto.

Sexta.-1. Salvo que estatutariamente se establezca otra cosa, los empresarios asociados podrán ejercer su derecho de asistencia y, en caso de no estar impedido, también su derecho de voto, por sí mismos o a través de representante designado en la forma que se indica en este apartado.

En el supuesto de representación orgánica de personas jurídicas, la capacidad del representante se acreditará mediante la exhibición del documento en el que conste la atribución de las facultades por las que actúa, o en el caso de que conste su ejercicio en el "documento de asociación" o en el "documento de proposición de asociación" este último para el caso de que no se hubiese formalizado en aquel momento el primero, se acreditará la capacidad mediante la exhibición de los mismos.

La representación podrá otorgarse a favor de otro empresario asociado y se formalizará por escrito firmado por el asociado, su representante o apoderado con facultades suficientes, especificándose la convocatoria de que se trate y las instrucciones para el ejercicio del derecho de voto.

2. En todo caso, la asistencia personal del empresario asociado o del representante orgánico en el caso de personas jurídicas, anula la representación otorgada para la reunión de que se trate.

3. En el supuesto de que estatutariamente se establezca alguna limitación respecto del número máximo de representaciones conferidas a una misma empresa asociada, dicha limitación se entenderá hecha con carácter general, con independencia del cargo que pueda ostentar en la Mutua la persona o empresa destinataria de la representación.

Séptima.-Salvo que estatutariamente se establezca otra cosa, la personalidad de las personas físicas, ya actúen en su nombre o en virtud de representación, se acreditará mediante la exhibición del documento nacional de identidad o, en el supuesto de extranjeros, del de residencia o pasaporte.

Por otro lado, cuando resulte necesaria a cualquiera de los efectos previstos en las presentes instrucciones la autentificación de firma, ésta podrá realizarse por fedatario público o bancariamente.

Octava.-1. Antes de entrar en el orden del día la reunión de que se trate, la Mesa de la Junta formará la lista de asistentes, con expresión de su carácter de presentes o representados. Asimismo deberán acogerse las denegaciones del derecho de asistencia o voto que en su caso se hubieran acordado, la identidad de los empresarios o representantes afectados y los motivos de aquéllas.

2. Las actas de las reuniones de las Juntas Generales deberán ajustarse a lo establecido al efecto en los Estatutos de la Mutua correspondiente, debiendo en todo caso recoger los siguientes extremos:

a) Fecha y lugar en el que se hubiese celebrado la reunión.

b) Fecha y modo en que se hubiera efectuado la convocatoria.

c) Texto íntegro de la convocatoria.

d) Número de empresarios asociados asistentes y dentro de éstos, aquéllos con derecho a voto, con expresión de su carácter de presentes o representados.

e) Resumen de los asuntos debatidos y de las intervenciones de las que se haya solicitado constancia.

f) Contenido de los acuerdos adoptados, con expresión de las mayorías con que se hubiese adoptado cada uno de ellos, así como de los votos en contra de los supuestos en que se haya solicitado su constancia en el acta.

g) Fecha y sistema de aprobación del acta.

3. La lista de asistentes forma parte del acta y figurará al comienzo de las misma o como anejo de ésta, firmada por el Secretario, con el visto bueno del Presidente. También podrá formarse mediante fichero o incorporarse a soporte informático, extendiéndose en tales casos, en la cubierta precintada del fichero o del soporte, la oportuna diligencia de identificación firmada por el Secretario, con el visto bueno del Presidente.

Asimismo, forma parte del acta la relación de denegaciones de los derechos de asistencia y de voto que se hubieran producido, cuyo contenido anteriormente señalado se unirá a aquélla.

Novena.-De conformidad con lo establecido en el artículo 15.1 del Reglamento General en relación con lo previsto en el artículo 36.4 del mismo respecto de la obligación de comunicación a este Ministerio de las convocatorias de las reuniones de las Juntas Generales, a dichas comunicaciones deberán adjuntarse las normas o acuerdos de carácter interno que hayan podido dictarse para la regulación de tales reuniones, salvo que ya obren en este Ministerio, en cuyo caso será suficiente con la mera referencia a las mismas.

Lo que se comunica para su conocimiento y cumplimiento.

Madrid, 10 de mayo de 2000.-La Directora general, Ana de Vicente Merino.

Sres. Presidentes de las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social.