Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

El artículo 20, apartado primero, de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y el artículo 52 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal establecen que la creación, modificación o supresión de los ficheros de las Administraciones públicas sólo podrá hacerse por medio de disposición general publicada en el Boletín Oficial del Estado o en el Diario Oficial correspondiente.

El tiempo transcurrido desde la anterior publicación de ficheros ha determinado, por un lado, la desaparición o total transformación de estos ficheros al haber cumplido las funciones que justificaron su creación, y por otro, la creación de nuevos ficheros.

De acuerdo con el artículo 53.1 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, citado, la disposición o acuerdo de creación, modificación o supresión del fichero revestirá la forma de resolución del titular de la entidad u organismo correspondiente.

La presente resolución cuenta con el informe preceptivo de la Agencia Española de Protección de Datos en cumplimiento de lo dispuesto en el párrafo h) del artículo 37, de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

En consecuencia, a fin de dar cumplimiento al mandato legal, y para garantizar la máxima transparencia en el tratamiento automatizado y manual de los datos de carácter personal, asegurando así a los ciudadanos el ejercicio de sus legítimos derechos, dispongo:

Primero.

Mediante la presente se declara la supresión de los ficheros de datos de carácter personal que se incluyen en el anexo I de la presente Resolución. Los responsables de estos ficheros adoptarán las medidas oportunas para borrarlos y destruir cuantas copias de seguridad hubiera de los mismos o las medidas oportunas para el cumplimiento de la normativa vigente, al haber quedado obsoletos o haber sido totalmente sustituidos o actualizados por otros. Asimismo, se procederá a la notificación de la supresión de estos ficheros ante la Agencia Española de Protección de Datos.

Segundo.

Se declara la creación de los ficheros del Instituto Cervantes, los cuales serán notificados por este organismo ante el Registro General de la Agencia Española de Protección de Datos con las características descritas en el anexo II, en aplicación del artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999.

Disposición final única.

La presente Resolución entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.

Madrid, 20 de octubre de 2011.–La Directora del Instituto Cervantes, Carmen Caffarel Serra.

ANEXO I

Supresión de ficheros

Fichero	Código de inscripción	Destino de los ficheros (ficheros de nueva creación)
ALUMNOS.	1942345287	Gestión Académica
DELE.	1942345286	Gestión Académica
PROFESORES.	1942345288	Gestión Académica y Gestión RR.HH.
ASIENTOS.	1942345289	Gestión Económico-Financiera.
INVENTARIO.	1942345295	Gestión Económico-Financiera.
NOMINA IC.	1942345291	Gestión Recursos Humanos.
SELECCIÓN.	1942345294	Gestión Recursos Humanos.
ABSYS.	1942345293	Bibliotecas.
CONSUL2.	1942345292	Bibliotecas.
TINLIB.	1942345284	Bibliotecas.
TABLPART.	1942345283	Eventos y Actividades.
UNIV.	1942345290	Gestión Cultural.
AGENDA.	1942345285	Agenda de Contactos.

Estos ficheros enumerados han quedado obsoletos. Las características actuales de estos no se corresponden con los ficheros existentes en la actualidad en el organismo y por ello se procederá a la declaración de supresión ante el Registro General de la Agencia Española de Protección de Datos.

Motivo de supresión: Cambios en los sistemas de tratamiento y actualización.

Destino de los datos: Los datos de los ficheros que se suprimen son migrados a los ficheros de nueva creación según la correspondencia de la tabla anterior.

ANEXO II

Creación de ficheros

I. Fichero: Control de Acceso y Videovigilancia

1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Control de acceso físico a las instalaciones de la Organización. Protección del patrimonio del Instituto. Prevención de delitos.

2. Origen de los datos: El propio interesado o su representante legal.

3. Colectivos o categorías de interesados: Empleados. Ciudadanos y residentes. Visitantes.

4. Estructura básica del fichero:

Datos de carácter identificativos:

NIF/DNI.

Nombre y apellidos.

Imagen/voz.

Otros tipos de datos: Detalles del empleo.

5. Sistema de tratamiento: Mixto.

6. Cesión o comunicación de datos previstos: Órganos judiciales. Fuerzas y Cuerpos de seguridad para la investigación de los hechos presuntamente delictivos que pudiesen haberse cometido y hubieran sido captados por las cámaras.

7. Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Instituto Cervantes.

8. Servicios o unidades ante los que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición: Instituto Cervantes, con dirección Alcalá 49, 28014 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel básico.

10. Transferencias internacionales de datos: No se han identificado.

II. Fichero: Gestión Recursos Humanos

1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Gestión de las relaciones laborales del Instituto. Gestión de becarios. Realización de prácticas de formación en el Instituto. Gestión de los procesos de selección de personal.

2. Origen de los datos: El propio interesado o su representante legal. Empleados. Entidades privadas. Administraciones Públicas.

3. Colectivos o categorías de interesados: Empleados. Demandantes de empleo. Becarios.

4. Estructura básica del fichero:

Datos de carácter identificativos:

NIF/DNI.

N.º SS/Mutualidad.

N.º Registro de personal.

Nombre y apellidos.

Dirección.

Teléfono.

Firma/huella.

Imagen/voz.

Otros tipos de datos:

Características personales.

Circunstancias sociales.

Académicos y profesionales.

Detalles del empleo.

Económicos, financieros y de seguros.

Transacciones de bienes y de servicios.

Datos especialmente protegidos: Afiliación sindical.

Otros datos especialmente protegidos: Salud.

Datos relativos a la comisión de infracciones: Infracciones administrativas.

5. Sistema de tratamiento: Mixto.

6. Cesión o comunicación de datos previstos: Organismos de la Seguridad Social. Hacienda Pública y Administración Tributaria. Tribunal de Cuentas. Intervención General de la Administración del Estado. Bancos, cajas de ahorro y entidades aseguradoras. Sindicatos. Mutuas. Empresas de seguridad, gestión y prevención de riesgos laborales. Empresas de formación. Empresas de seguridad física. Servicio Público de Empleo Estatal. Ministerio de Política Territorial y Administración Pública. Otros Órganos de la Administración.

7. Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Instituto Cervantes.

8. Servicios o unidades ante los que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición: Instituto Cervantes con dirección Alcalá 49, 28014 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel alto.

10. Transferencias internacionales de datos: No se han identificado.

III. Fichero: Gestión Económico-Financiera

1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Gestión contable, fiscal y administrativa. Gestión de proveedores.

2. Origen de los datos: El propio interesado o su representante legal. Otras personas físicas. Entidades privadas. Administraciones Públicas.

3. Colectivos o categorías de interesados: Empleados. Proveedores. Representantes legales. Personas de contacto.

4. Estructura básica del fichero:

Datos de carácter identificativos:

NIF/DNI.

N.º Registro de personal.

Nombre y apellidos.

Dirección.

Teléfono.

Firma/huella.

Imagen/voz.

Otros tipos de datos:

Características personales.

Circunstancias sociales.

Académicos y profesionales.

Detalles del empleo.

Económicos, financieros y de seguros.

Transacciones de bienes y de servicios.

5. Sistema de tratamiento: Mixto.

6. Cesión o comunicación de datos previstos: Órganos Judiciales. Hacienda Pública y Administración Tributaria. Tribunal de Cuentas. Intervención General de la Administración del Estado. Bancos y cajas de ahorro.

7. Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Instituto Cervantes.

8. Servicios o unidades ante los que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición: Instituto Cervantes con dirección Alcalá 49, 28014 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel básico.

10. Transferencias internacionales de datos: No se han identificado.

IV. Fichero: Bibliotecas

1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Gestión de las bibliotecas del Instituto. Información relativa a los préstamos de libros.

2. Origen de los datos: El propio interesado o su representante legal.

3. Colectivos o categorías de interesados: Usuarios.

4. Estructura básica del fichero:

Datos de carácter identificativos:

NIF/DNI.

N.º Registro de personal.

Nombre y apellidos.

Dirección.

Teléfono.

Firma/huella.

Imagen/voz.

5. Sistema de tratamiento: Mixto.

6. Cesión o comunicación de datos previstos: No se prevén.

7. Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Instituto Cervantes.

8. Servicios o unidades ante los que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición: Instituto Cervantes con dirección Alcalá 49, 28014 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel básico.

10. Transferencias internacionales de datos: No se han identificado.

V. Fichero: Centros Acreditados

1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Gestión del sistema de acreditación de centros de español como lengua extranjera (centros ELE) del Instituto.

2. Origen de los datos: El propio interesado o su representante legal. Empleados. Entidades privadas.

3. Colectivos o categorías de interesados: Acreditados o miembros. Empleados. Gestores encargados de administrar la información del centro.

4. Estructura básica del fichero:

Datos de carácter identificativos:

NIF/DNI.

N.º Registro de personal.

Nombre y apellidos.

Dirección.

Teléfono.

Firma/huella.

Imagen/voz.

Otros tipos de datos:

Características personales.

Circunstancias sociales.

Académicos y profesionales.

Detalles del empleo.

Económicos, financieros y de seguros.

Transacciones de bienes y de servicios.

5. Sistema de tratamiento: Mixto.

6. Cesión o comunicación de datos previstos: No se prevén.

7. Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Instituto Cervantes.

8. Servicios o unidades ante los que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición: Instituto Cervantes con dirección Alcalá 49, 28014 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel básico.

10. Transferencias internacionales de datos: No se han identificado.

VI. Fichero: Promoción

1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Conjunto de actividades cuyo objetivo es dar a conocer los servicios y actividades de formación que ofrece el Instituto.

2. Origen de los datos: El propio interesado o su representante legal.

3. Colectivos o categorías de interesados: Estudiantes. Solicitantes.

4. Estructura básica del fichero:

Datos de carácter identificativos:

NIF/DNI.

Nombre y apellidos.

Dirección.

Teléfono.

Firma/huella.

Otros tipos de datos:

Características personales.

Circunstancias sociales.

Académicos y profesionales.

Detalles del empleo.

5. Sistema de tratamiento: Mixto.

6. Cesión o comunicación de datos previstos: No se prevén.

7. Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Instituto Cervantes.

8. Servicios o unidades ante los que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición: Instituto Cervantes con dirección Alcalá 49, 28014 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel básico.

10. Transferencias internacionales de datos: No se han identificado.

VII. Fichero: Eventos y Actividades

1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Gestión y difusión de los eventos y actividades presenciales que coordina el Instituto.

2. Origen de los datos: El propio interesado o su representante legal. Otras personas físicas. Entidades privadas. Administraciones Públicas. Fuentes accesibles al público.

3. Colectivos o categorías de interesados: Asistentes.

4. Estructura básica del fichero:

Datos de carácter identificativos:

NIF/DNI.

Nombre y apellidos.

Dirección.

Teléfono.

Firma/huella.

Imagen/voz.

Otros tipos de datos:

Características personales.

Circunstancias sociales.

Académicos y profesionales.

Detalles del empleo.

5. Sistema de tratamiento: Mixto.

6. Cesión o comunicación de datos previstos: No se prevén.

7. Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Instituto Cervantes.

8. Servicios o unidades ante los que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición: Instituto Cervantes con dirección Alcalá 49, 28014 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel básico.

10. Transferencias internacionales de datos: No se han identificado.

VIII. Fichero: Agenda de Contactos

1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Gestión de los foros y buzones de correo electrónico del Instituto.

2. Origen de los datos: El propio interesado o su representante legal.

3. Colectivos o categorías de interesados: Solicitantes.

4. Estructura básica del fichero:

Datos de carácter identificativos:

Nombre y apellidos.

Dirección.

Dirección correo electrónico.

Teléfono.

5. Sistema de tratamiento: Mixto.

6. Cesión o comunicación de datos previstos: No se prevén.

7. Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Instituto Cervantes.

8. Servicios o unidades ante los que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición: Instituto Cervantes con dirección Alcalá 49, 28014 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel básico.

10. Transferencias internacionales de datos: No se han identificado.

IX. Fichero: Gestión Cultural

1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Gestión de las actividades culturales. Gestión de participantes. Gestión de los contactos que quieren recibir información de las actividades culturales.

2. Origen de los datos: El propio interesado o su representante legal.

3. Colectivos o categorías de interesados: Participantes. Solicitantes.

4. Estructura básica del fichero:

Datos de carácter identificativos:

NIF/DNI.

N.º Registro de personal.

Nombre y apellidos.

Dirección.

Teléfono.

Firma/huella.

Imagen/voz.

5. Sistema de tratamiento: Mixto.

6. Cesión o comunicación de datos previstos: No se prevén.

7. Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Instituto Cervantes.

8. Servicios o unidades ante los que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición: Instituto Cervantes con dirección Alcalá 49, 28014 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel básico.

10. Transferencias internacionales de datos: No se han identificado.

X. Fichero: Gestión Académica

1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Certificaciones lingüísticas. Diplomas de español como lengua extranjera (DELE). Formación a distancia. Hispanismo. Formación de profesores.

2. Origen de los datos: El propio interesado o su representante legal. Entidades privadas.

3. Colectivos o categorías de interesados: Asociados o miembros. Estudiantes. Asistentes. Candidatos.

4. Estructura básica del fichero:

Datos de carácter identificativos:

NIF/DNI.

N.º Registro de personal.

Nombre y apellidos.

Dirección.

Teléfono.

Firma/huella.

Imagen/voz.

Otros tipos de datos:

Características personales.

Circunstancias sociales.

Académicos y profesionales.

Detalles del empleo.

Económicos, financieros y de seguros.

Transacciones de bienes y de servicios.

Propios del procedimiento.

Salud.

5. Sistema de tratamiento: Mixto.

6. Cesión o comunicación de datos previstos: Ministerio de Educación Español. Fábrica Nacional de la Moneda y del Timbre. Boletín Oficial del Estado. Universidades e instituciones académicas, con las que el Instituto Cervantes colabora para el desarrollo de sus actividades académicas. Otros organismos de las Administraciones públicas.

7. Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Instituto Cervantes.

8. Servicios o unidades ante los que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición: Instituto Cervantes con dirección Alcalá 49, 28014 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel básico.

10. Transferencias internacionales de datos: No se han identificado.

XI. Fichero: Registro

1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Registro de entrada y salida de documentos.

2. Origen de los datos: Personas físicas o sus representantes legales. Administraciones Públicas. Entidades privadas. Remitentes y destinatarios.

3. Colectivos o categorías de interesados: Solicitantes. Destinatarios.

4. Estructura básica del fichero:

Datos de carácter identificativos:

NIF/DNI.

Nombre y apellidos.

Dirección.

Otros datos contenidos en el documento presentado.

5. Sistema de tratamiento: Mixto.

6. Cesión o comunicación de datos previstos: Órganos administrativos destinatarios del documento de acuerdo con lo previsto en la ley 30/1992.

7. Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Instituto Cervantes.

8. Servicios o unidades ante los que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición: Instituto Cervantes con dirección Alcalá 49, 28014 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel básico.

10. Transferencias internacionales de datos: No se han identificado.

XII. Fichero: Asuntos Jurídicos

1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Gestión de expedientes jurídicos, contratos, poderes notariales, consultas jurídicas, reclamaciones y procedimientos judiciales del Instituto Cervantes.

2. Origen de los datos: El propio interesado o su representante legal. Otras personas físicas. Registros públicos. Entidades privadas. Administraciones Públicas.

3. Colectivos o categorías de interesados: Titulares. Representantes legales.

4. Estructura básica del fichero:

Datos de carácter identificativos:

NIF/DNI.

N.º Seguridad Social.

Mutualidad.

Nombre y apellidos.

Dirección.

Teléfono.

Firma/huella.

Imagen/voz.

Otros tipos de datos:

Características personales.

Circunstancias sociales.

Académicos y profesionales.

Detalles del empleo.

Económicos, financieros y de seguros.

Transacciones de bienes y de servicios.

Información comercial.

Propios del procedimiento.

5. Sistema de tratamiento: Mixto.

6. Cesión o comunicación de datos previstos: Órganos Judiciales. Abogacía del Estado. Notarios. Abogados. Procuradores. Entidades bancarias y financieras. Otros organismos de las Administraciones Públicas.

7. Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Instituto Cervantes.

8. Servicios o unidades ante los que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición: Instituto Cervantes con dirección Alcalá 49, 28014 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel básico.

10. Transferencias internacionales de datos: No se han identificado.