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I
El 5 de octubre de 1961 se firmó en la Haya el Convenio por el que se suprimió la exigencia de legalización de los documentos públicos autorizados en el territorio de un Estado contratante y que debieran ser presentados en el territorio de otro Estado contratante. El citado Convenio, que fue ratificado en España por Instrumento de 10 de abril de 1978 y entró en vigor para España el 25 de septiembre de 1978, configuró la Apostilla expedida por la autoridad competente del Estado del que dimanase el documento como la única formalidad exigible para certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento ha actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre del que el documento está revestido.
Desde la entrada en vigor del Convenio, ha sido el Real Decreto 2433/1978, de 2 de octubre, la norma que ha enmarcado el funcionamiento de dicho Convenio en España, al establecer las autoridades o funcionarios competentes para realizar la Apostilla.
La configuración de una nueva estructura territorial del Estado, tras la aprobación de la Constitución Española de 1978, ha vuelto obsoleta la regulación vigente, en la que no se hace mención, ni a las Comunidades Autónomas ni a las Entidades Locales, circunstancias que hacen imprescindible una reordenación de las autoridades encargadas de apostillar aquellos documentos españoles que, al amparo del citado Convenio, deban surtir efecto en el extranjero, conforme a la actual articulación territorial del Estado.
En congruencia con lo anterior, el presente real decreto tiene como objeto establecer las autoridades y funcionarios competentes para apostillar documentos españoles, de conformidad con nuestra realidad territorial actual.
II
Este real decreto añade la novedad, asimismo, respecto al Real Decreto 2433/1978, de 2 de octubre, de dar entrada a la Apostilla emitida en soporte electrónico, para los documentos públicos judiciales y administrativos, confiriéndole la misma validez que a la Apostilla emitida en soporte papel y dando cumplimiento, de esta forma, a lo previsto por la Orden JUS/1207/2011, de 4 de mayo, por la que se crea y regula el Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia y se regula el procedimiento de emisión de Apostillas en soporte papel y electrónico.
La Apostilla electrónica responde a la incorporación de las nuevas tecnologías, por las que ya viene apostando de forma decidida el Ministerio de Justicia, aplicadas, en este caso, al servicio de las autoridades competentes para emitir Apostillas y de los ciudadanos.
III
Para el apostillado de los documentos públicos el Ministerio de Justicia ha optado por circunscribir la relación de autoridades competentes para apostillar al ámbito estricto del propio Ministerio, en clara congruencia con el espíritu que ya marcara el Real Decreto 2433/1978, de 2 de octubre por el que se determinan los funcionarios competentes para realizar la legalización única o Apostilla prevista por el Convenio XII de la Conferencia de La Haya.
Si bien, en el caso de los documentos judiciales o notariales parece clara esta conclusión, podrían suscitarse ciertas dudas respecto a los documentos administrativos.
No obstante, se trata, en definitiva, de un modelo de concentración de las autoridades competentes para apostillar en aras de lograr un procedimiento de apostillado más sencillo, de cara al ciudadano, a la par que más organizado y coordinado, con las ventajas naturales que ello conlleva.
No debemos olvidar que el propio Convenio XII de La Haya de Derecho Internacional Privado, de 5 de octubre de 1961 establece que cada Estado contratante designará las autoridades, consideradas en base al ejercicio de sus funciones como tales, a las que se les atribuye competencia para expedir Apostillas.
IV
Por otra parte, el presente real decreto introduce una importante novedad, en cuanto al apostillado de los documentos judiciales o administrativos se refiere: la posibilidad de que tanto las autoridades competentes para emitir Apostillas judiciales como administrativas puedan emitir indistintamente Apostillas en soporte papel o electrónico tanto de documentos judiciales como administrativos, con independencia del lugar geográfico, dentro del ámbito nacional, en que éstos hubieran sido emitidos.
Con esta nueva configuración se supera la antigua y estanca división entre autoridades competentes y documentos, en virtud de la cual las autoridades competentes judiciales o administrativas únicamente podían apostillar los documentos judiciales o administrativos, respectivamente, emitidos en su ámbito geográfico concreto.
De esta forma se cumple el doble objetivo de acercar el servicio público de apostillado de documentos a los ciudadanos, evitando traslados innecesarios, a la par que, en suma, se agiliza el servicios prestado, redundando en una Administración Pública más eficiente y accesible.
A este escenario de acercamiento del servicio público de Apostillas a los ciudadanos se suman, asimismo, los Notarios, respecto a los documentos públicos administrativos, que podrán apostillar válidamente, con independencia del lugar geográfico, dentro del ámbito nacional, en el que éstos hubieran sido emitidos.
V
De acuerdo con las anteriores consideraciones, el presente real decreto establece los funcionarios competentes para realizar el trámite de legalización única, también denominada Apostilla, a que se refiere el Convenio XII de la Conferencia de la Haya de Derecho Internacional Privado, tanto en el soporte tradicional, esto es, el soporte papel, como en soporte electrónico.
El presente real decreto se divide en dos capítulos, el primero dedicado a establecer las autoridades competentes en España para emitir Apostillas, así como los documentos a apostillar por cada una de las distintas autoridades competentes y el segundo capítulo consagrado a regular la forma de las Apostillas o legalizaciones únicas y el Registro Electrónico.
Este texto ha sido informado por el Ministerio de Política Territorial y de Administración Pública y por la Agencia Española de Protección de Datos.
En su virtud a propuesta del Ministro de Justicia y de la Ministra de Asuntos Exteriores y de Cooperación, previa aprobación del Vicepresidente del Gobierno de Política Territorial y Ministro de Política Territorial y de Administración Pública, de acuerdo con el Consejo de Estado y previa deliberación del Consejo de Ministros en su reunión del día 21 de octubre de 2011,
DISPONGO:
1. Serán competentes para realizar el trámite de legalización única o Apostilla de los documentos públicos que se detallan en este artículo, las siguientes autoridades y funcionarios:
a) Los Secretarios de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia y de las ciudades de Ceuta y Melilla o quienes les sustituyan legalmente, así como en quiénes éstos deleguen en las respectivas Secretarías de Gobierno.
b) El titular de la Unidad del Ministerio de Justicia que tenga atribuida en cada momento la competencia en materia de información y atención al ciudadano o quienes les sustituyan legalmente, así como en quiénes éstos deleguen.
c) Los Gerentes Territoriales de las Gerencias Territoriales que el Ministerio de Justicia tiene distribuidas por todo el territorio nacional, o quienes les sustituyan legalmente, así como en quienes éstos deleguen en las propias Gerencias Territoriales.
d) Los Decanos de los Colegios Notariales o quienes hagan sus veces reglamentariamente, así como aquellos otros Notarios en quienes éstos deleguen.
2. Las autoridades y funcionarios recogidas en el apartado anterior serán competentes para realizar, indistintamente, el trámite de legalización única o Apostilla, de los siguientes documentos, con independencia del lugar del territorio nacional en el que dicho documento hubiera sido emitido:
a) Los documentos expedidos por las autoridades y funcionarios de los órganos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos, las Entidades Gestoras de la Seguridad Social, así como los expedidos por todo tipo de Entes Públicos con competencia en todo o una parte del territorio nacional.
b) Los documentos expedidos por las autoridades y funcionarios de los Órganos Constitucionales.
c) Los documentos expedidos por las autoridades y funcionarios de los órganos de la Administración de las Comunidades Autónomas y sus Organismos Públicos.
d) Los documentos expedidos por las autoridades y funcionarios de los órganos de la Administración Local y sus Organismos Públicos.
e) Los documentos y certificaciones expedidas por los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles y, en su caso, del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España.
Serán competentes para realizar el trámite de legalización única o Apostilla de los documentos autorizados por las autoridades o funcionarios judiciales de cualesquiera juzgados y tribunales, servicios comunes procesales y demás unidades de la Administración de Justicia, con independencia del lugar del territorio nacional en el que dichos documentos hubieran sido emitidos y, a excepción de lo contemplado en el artículo 4, respecto a los documentos públicos judiciales de la Audiencia Nacional o el Tribunal Supremo, las siguientes autoridades y funcionarios:
a) Los Secretarios de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia y de las ciudades de Ceuta y Melilla o quienes les sustituyan legalmente, así como en quiénes éstos deleguen en las respectivas Secretarías de Gobierno.
b) El titular de la Unidad del Ministerio de Justicia que tenga atribuida en cada momento la competencia en materia de información y atención al ciudadano o quienes les sustituyan legalmente, así como en quiénes éstos deleguen.
c) Los Gerentes Territoriales de las Gerencias Territoriales que el Ministerio de Justicia tiene distribuidas por todo el territorio nacional, o quienes les sustituyan legalmente, así como en quiénes estos deleguen en las propias Gerencias Territoriales.
Serán competentes para realizar el trámite de legalización única o Apostilla de los documentos notariales los Decanos de los Colegios Notariales o quienes hagan sus veces reglamentariamente, así como aquellos otros Notarios en quiénes éstos deleguen, con independencia del lugar del territorio nacional en el que dicho documento hubiera sido emitido.
Serán competentes para realizar la legalización única o Apostilla de los documentos autorizados por las autoridades o funcionarios judiciales competentes del Tribunal Supremo y de la Audiencia Nacional, de forma exclusiva, sus respectivos Secretarios de Gobierno, quienes les sustituyan legalmente o aquellos en quienes éstos deleguen.
El resto de documentos públicos no contemplados en los artículos anteriores, podrán ser objeto de legalización única o Apostilla, a elección del ciudadano y tanto en soporte electrónico como en papel, por cualquiera de las autoridades competentes para apostillar previstas en el artículo 1 del presente real decreto.
Los documentos privados no podrán ser objeto de Apostilla o legalización única.
De conformidad con el anexo único al Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961, la legalización única o Apostilla, emitida tanto en soporte papel como electrónico, tendrá la forma de un cuadrado de 9 centímetros de lado, como mínimo, y expresará las menciones que se incluyen en el Anexo del presente real decreto.
Las Apostillas emitidas en soporte papel se extenderán en el propio documento apostillado. Si se extendiera en documento separado, ésta quedará indubitadamente unida al documento apostillado.
Las legalizaciones únicas o Apostillas de todos los documentos públicos, que se emitan tanto en soporte papel como electrónico, serán registradas y almacenadas en el Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia, creado en virtud de la Orden JUS/1207/2011, de 4 de mayo, por la que se crea y regula el Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia y se regula el procedimiento de emisión de Apostillas en soporte papel y electrónico.
Tendrán plena validez en España las Apostillas Electrónicas válidamente emitidas por las Autoridades con competencia para realizar el trámite de legalización única o Apostilla de otros Estados contratantes del Convenio XII de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, de 5 de octubre de 1961.
Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo dispuesto en este real decreto y, en particular, el Real Decreto 2433/1978, de 2 de octubre, por el que se determinan los funcionarios competentes para realizar la legalización única o Apostilla prevista por el Convenio XII de la Conferencia de La Haya, de 5 de octubre de 1961, así como la Orden del Ministerio de Justicia de 30 de diciembre de 1978, por la que se interpreta y desarrolla el citado Real Decreto 2433/1978, de 2 de octubre, por el que se determinan los funcionarios competentes para realizar la legalización única o Apostilla prevista por el Convenio XII de la Conferencia de La Haya, de 5 de octubre de 1961.
La Apostilla de los documentos provenientes del Registro Civil se regulará de la siguiente manera:
a) Hasta la entrada en vigor de la Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil, conforme a lo previsto en el artículo 2 del presente real decreto sobre la Apostilla de documentos judiciales.
b) A partir de la entrada en vigor de la Ley 20/2011 de 21 de julio, del Registro Civil, conforme a lo previsto en el artículo 1 del presente real decreto sobre documentos administrativos.
Este real decreto se dicta al amparo de lo dispuesto en el artículo 149.1.3.ª de la Constitución, que atribuye al Estado la competencia exclusiva en materia de relaciones internacionales.
Se faculta al Ministro de Justicia para dictar las disposiciones necesarias para el desarrollo y ejecución de lo dispuesto en el presente real decreto.
El presente real decreto entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Dado en Madrid, el 24 de octubre de 2011.
JUAN CARLOS R.
El Ministro de la Presidencia,
RAMÓN JÁUREGUI ATONDO
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Avda. de Manoteras, 54 - 28050 Madrid
