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La Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece, entre otros, los requisitos y condiciones que habrán de cumplir los documentos digitalizados, para que su presentación en ese soporte tenga la misma validez que los originales en soporte papel a partir de los que se hayan obtenido, haciendo factible la destrucción de estos últimos. A tal efecto, la citada Orden regula el sistema de digitalización certificado que habrá de utilizarse.

Por otra parte, el artículo 32.1 del Real Decreto 794/2010, de 16 de junio, por el que se regulan las subvenciones y ayudas en el ámbito de la cooperación internacional, establece que los gastos se justificarán mediante facturas, recibos, tiques y demás documentos con valor probatorio en el tráfico jurídico mercantil o con eficacia administrativa en el lugar de realización del negocio jurídico, en original o fotocopia compulsada o legalizada, en los términos establecidos en la normativa reguladora de la subvención y ayuda. Asimismo, establece que la documentación original justificativa del gasto de estas subvenciones o ayudas deberá estar debidamente estampillada acreditando, al menos, el origen de la financiación y que la normativa reguladora de la subvención o ayuda indicará, en su caso, los justificantes de gasto que pueden ser acreditados por vía electrónica, informática o telemática, en el marco establecido por el ordenamiento jurídico.

La ejecución de intervenciones de cooperación para el desarrollo conlleva la realización de gastos de muy diversa naturaleza en múltiples países, lo que a su vez implica la necesidad de recopilar un volumen ingente de documentación acreditativa de la realización de dichos gastos, de organizar su traslado, en original o previo fotocopiado y compulsa, y de garantizar su conservación durante los períodos legalmente establecidos.

Por ello, la implantación de tecnologías que permitan la sustitución en origen de los documentos recibidos en papel por ficheros conteniendo sus imágenes gráficas e información veraz de su contenido, obtenidos mediante sistemas que garanticen su autenticidad y validez única e idéntica a la de los propios documentos originales, tiene como efecto inmediato la consecución de importantes ahorros de gestión, manejo documental y archivo, reduciendo los costes administrativos de quienes se acojan a estos sistemas para la rendición de cuentas de las subvenciones obtenidas y de la propia Administración concedente, responsable de su verificación.

Establecidas por la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, las reglas generales a las que ha de atenerse la digitalización de documentos para que las imágenes obtenidas tengan las debidas garantías de autenticidad y unicidad, y aprobada por el Real Decreto 794/2010, de 16 de junio, la posibilidad de que la documentación justificativa de los gastos pueda ser presentada por vía electrónica, informática o telemática, procede dictar las normas específicas para que tales sistemas puedan ser utilizados en el ámbito de las subvenciones de cooperación para el desarrollo concedidas por la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID).

Por todo ello, previo informe de la Abogacía del Estado en la AECID, en virtud de lo establecido en la disposición final primera del Real Decreto 794/2010, de 16 de junio, esta Presidencia ha resuelto lo siguiente:

Primero. Objeto.

La presente Resolución tiene por objeto establecer los requisitos específicos que habrán de reunir los documentos justificativos digitalizados de acuerdo con lo previsto en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, para que sean admisibles como justificantes de los gastos realizados con cargo a subvenciones de cooperación internacional para el desarrollo concedidas por la AECID.

Segundo. Ámbito de aplicación.

Será de aplicación a las subvenciones concedidas al amparo de la Orden AEC/2909/2011, de 21 de octubre, por la que se establecen las bases para la concesión de subvenciones de cooperación internacional para el desarrollo, en desarrollo del Título II del Real Decreto 794/2010, de 16 de junio, por el que se regulan las subvenciones y ayudas en el ámbito de la cooperación internacional, siempre que los adjudicatarios de dichas subvenciones sean entidades españolas o legalmente reconocidas en España.

Asimismo, será de aplicación a las subvenciones concedidas al amparo de la Orden AEC/1303/2005, de 27 de abril, por la que se regulan las bases para la concesión de subvenciones a organizaciones no gubernamentales de desarrollo, para la realización de intervenciones en materia de cooperación internacional para el desarrollo, cuando estén en ejecución o en plazo de justificación y no haya sido aun presentado el informe final.

Tercero. Alcance.

Lo establecido en la presente Resolución hace referencia a:

a) Los documentos justificativos del gasto que el Real Decreto 794/2010, de 16 de junio, describe como facturas, recibos, tiques y demás documentos con valor probatorio en el tráfico jurídico mercantil o con eficacia administrativa en el lugar de realización del negocio jurídico. Cuando el justificante de gasto original sea una factura electrónica, deberá igualmente ser digitalizado e incorporado a la base documental que se describe en los siguientes apartados, con los mismos requisitos que la documentación obtenida en origen en papel.

b) Cualquier otro tipo de documentación de obligada presentación con las cuentas justificativas, contratos, permisos, licencias, certificados, acreditación de tipos de cambio y de rendimientos financieros, entre otros, con excepción de los propios informes de seguimiento o finales, que habrán de ser presentados en los formatos y de acuerdo a los modelos establecidos en las Resoluciones por las que se desarrolla la normativa de gestión, seguimiento y justificación, y de los informes de evaluación y auditoría.

Cuarto. Requisitos de los ficheros digitalizados

1. Los documentos digitalizados a los que se refiere la presente Resolución, habrán de ser obtenidos mediante el procedimiento de digitalización certificada descrito en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, mediante un software homologado por la Agencia estatal de Administración Tributaria, de acuerdo con la Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.

2. Además de la imagen binaria del documento digitalizado y del resto de campos exigibles a los que se refiere el artículo 7.2.c) de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, el registro de datos de cada uno de los documentos digitalizados, deberá contener, al menos:

a) Identificación del software empleado en la digitalización.

b) Identificación del país de ejecución del gasto, de acuerdo con el código de tres letras de la clasificación ISO 3166-1 alfa 3.

c) Indicador del tipo de documento: se empleará la letra G en el caso de los documentos justificativos del gasto a los que se refiere el apartado tercero.a), y la letra O para los documentos a los que se refiere el apartado tercero.b).

d) Número correlativo por país de ejecución del gasto y tipo de documento.

e) Código AECID del convenio, proyecto o acción al que se imputa el gasto.

f) Identificación del financiador o financiadores a los que se imputa el gasto con indicación del porcentaje atribuido a cada uno de ellos.

g) En el caso de los documentos a los que se refiere el apartado tercero.a), moneda en que se ha efectuado el gasto, de acuerdo con el código de tres letras de la clasificación ISO 4217.

h) En el caso de los documentos a los que se refiere el apartado tercero.a), importe del justificante, en la moneda en que se haya realizado el gasto.

3. Cada documento digitalizado deberá quedar identificado dentro de la base documental mediante el nombre asignado a su registro, que deberá empezar por los tres dígitos identificativos del país seguidos del indicador del tipo de documento y del número correlativo al que se refiere el epígrafe 2.d de este apartado.

Quinto. Requisitos de la cuenta justificativa.

1. Si se optara por la presentación digitalizada de la cuenta justificativa, este sistema deberá ser empleado para toda la documentación de un determinado país, relacionada con un mismo convenio, proyecto o acción, sea cual sea el origen de su financiación. En el caso de justificantes imputados íntegramente a financiadores distintos de la AECID, se indicará cero en el porcentaje atribuido a ésta. Sólo será admisible la utilización de diferentes soportes en una misma cuenta justificativa cuando estos se refieran a gastos realizados en países diferentes.

2. La cuenta justificativa que contenga documentación digitalizada deberá acompañarse de acreditación de la homologación, por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, del software empleado, y de declaración responsable del representante legal de la entidad en la que se indique la dirección y forma de acceso en línea a la documentación digitalizada.

3. El preceptivo listado de gastos que ha de acompañar a la cuenta justificativa deberá incluir una nueva columna en la que se identifique el documento digitalizado al que corresponde, mediante el código tres dígitos identificativos del país seguido de la letra G, indicador del tipo de documento, y del número correlativo al que se refiere el epígrafe 2.d) del apartado Cuarto de esta Resolución.

4. Asimismo, la cuenta se acompañará de un nuevo listado en el que se relacionen todos los documentos digitalizados, ordenados por país y código correlativo dentro de cada país, con indicación, en su caso, del número de justificante al que corresponden de acuerdo con la numeración del listado general de gastos indicado en el apartado 3 anterior.

Sexto. Conservación y accesibilidad.

De acuerdo con el artículo 18.2.m) de la Orden AEC/2909/2011, de 21 de octubre, los adjudicatarios de las subvenciones concedidas a su amparo vienen obligados a conservar los documentos justificativos de la aplicación de los fondos recibidos, incluidos los documentos electrónicos, en tanto puedan ser objeto de las actuaciones de comprobación y control, de acuerdo con lo establecido en el artículo 39 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre.

Sea cual sea el soporte en que se encuentre la documentación, deberá garantizarse su accesibilidad durante el tiempo en que puedan ser llevadas a cabo dichas actuaciones, En el caso de que la documentación se encuentre en soporte digital, su conservación deberá realizarse en territorio español o, si se realiza fuera de éste, mediante el uso de medios electrónicos que garanticen el acceso completo al sistema informático de almacenamiento remoto y sin demora injustificada, en los términos establecidos en el artículo 9 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril.

Asimismo, la base documental que contenga la documentación digitalizada de la cuenta justificativa, deberá ser importable a los servidores de la AECID.

Séptimo.

Se autoriza a la Dirección de Cooperación Sectorial, de Género y ONGD a dictar cuantas instrucciones sean necesarias para la correcta aplicación y cumplimiento de la presente Resolución y del resto de la normativa vigente que regula la materia. Dichas instrucciones se darán a conocer a través de la Sede Electrónica de la AECID.

Octavo.

La presente Resolución surtirá efectos el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 19 de septiembre de 2012.–El Presidente de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, P. D. (Resolución de 2 de julio de 2009), el Director de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, Juan López-Dóriga Pérez.