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Documento BOE-A-2014-400

Orden HAP/7/2014, de 8 de enero, por la que se regula el Registro de funcionarios habilitados para la identificacin y autenticacin de ciudadanos en el mbito de la Administracin General del Estado y sus organismos pblicos vinculados o dependientes.

TEXTO

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos, consagra el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Pblicas por medios electrnicos. Para garantizar su ejercicio, la Administracin no slo ha de incorporar las nuevas tecnologas a su funcionamiento interno sino que, simultneamente, debe garantizar a aquellos ciudadanos, que por cualquier motivo no puedan acceder electrnicamente a la Administracin Pblica, el disponer de medios adecuados para comunicarse con ella con los mismos derechos y garantas.

As, la Ley, en su artculo 3, apartado 2, establece como una de sus finalidades, el facilitar el acceso por medios electrnicos de los ciudadanos a la informacin y al procedimiento administrativo, con especial atencin a la eliminacin de las barreras que limiten dicho acceso, y en su artculo 4, apartado b), determina el principio de igualdad con el fin de que en ningn caso, el uso de medios electrnicos pueda implicar la existencia de restricciones o discriminaciones para los ciudadanos que se relacionen con las Administraciones Pblicas por medios no electrnicos. Todo ello queda recogido en el artculo 6, apartado 2.c), de dicha Ley, donde se establece el derecho a la igualdad en el acceso electrnico a los servicios de las Administraciones Pblicas.

Para dar cumplimiento a estos mandatos en lo concerniente a la identificacin y autenticacin de los ciudadanos, la Ley 11/2007 prev, en su artculo 22, apartado 1, que en los supuestos en que para la realizacin de cualquier operacin por medios electrnicos se requiera la identificacin o autenticacin del ciudadano mediante algn instrumento de los previstos en el artculo 13 de los que aqul no disponga, la identificacin o autenticacin pueda ser vlidamente realizada por funcionarios pblicos mediante el uso del sistema de firma electrnica del que stos estn dotados.

El Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos, concreta y desarrolla en su artculo 16 esta habilitacin, especificando en su apartado 1 que, para llevar a cabo la identificacin y autenticacin de los ciudadanos por funcionario pblico, en los servicios y procedimientos en los que resulte necesaria la utilizacin de sistemas de firma electrnica de los que los ciudadanos carezcan, el funcionario pblico habilitado deber disponer de un sistema de firma electrnica admitido por el rgano u organismo pblico destinatario de la actuacin, y que el ciudadano habr de identificarse ante el funcionario y prestar consentimiento expreso, debiendo quedar constancia del mismo. El citado artculo 16 encomienda al Ministerio de la Presidencia el mantenimiento de un Registro de funcionarios habilitados en la Administracin General del Estado y sus organismos pblicos para la identificacin y autenticacin de los ciudadanos, cuyo funcionamiento se regula mediante la presente Orden ministerial que recoge todos los aspectos enunciados en el citado Real Decreto, si bien, segn establece el apartado 4 de dicho precepto, adicionalmente, los Departamentos ministeriales y organismos pblicos podrn habilitar a los funcionarios pblicos en ellos destinados, para identificar y autenticar a los ciudadanos ante los mismos.

Las competencias en materia de administracin electrnica del antiguo Ministerio de la Presidencia, a los que hace referencia el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, corresponden actualmente al Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas, en virtud del Real Decreto 1887/2011, de 30 de diciembre. En consecuencia, el Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas tiene atribuida la competencia para dictar la presente Orden.

Por lo anteriormente expuesto, en uso de la atribucin que me ha sido conferida en el artculo 16.3 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, dispongo:

Artculo 1. Objeto y mbito de aplicacin.

1. La presente Orden tiene por objeto la regulacin del funcionamiento del Registro de los funcionarios habilitados en la Administracin General del Estado y sus organismos pblicos para la identificacin y autenticacin de los ciudadanos, conforme a lo establecido en el artculo 16 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos. No obstante lo anterior, de acuerdo con el apartado 4 del artculo 16 del citado Real Decreto, adicionalmente, los Departamentos ministeriales y organismos pblicos podrn habilitar a los funcionarios pblicos en ellos destinados para identificar y autenticar a los ciudadanos ante dicho Departamento ministerial u organismo pblico.

2. El mbito de actuacin de los funcionarios inscritos en el Registro de funcionarios habilitados es la Administracin General del Estado y los organismos pblicos vinculados o dependientes de la misma.

3. La habilitacin se extender a aquellos trmites y actuaciones por medios electrnicos, que en el mbito fijado en el apartado anterior, precisen una autenticacin fehaciente del ciudadano, y que el Departamento ministerial u organismo pblico competente para su tramitacin, determine que son susceptibles de ser llevados a cabo por funcionarios habilitados, en los trminos establecidos en los artculos 4 y 6 de la presente Orden.

4. En todo caso, los funcionarios habilitados no podrn recibir notificaciones que requieran la identificacin y autenticacin del ciudadano, salvo en el caso de las notificaciones por comparecencia electrnica en la sede reguladas en el artculo 40 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, y siempre que dicho trmite se haya autorizado expresamente conforme a lo dispuesto en el apartado anterior.

5. El funcionario habilitado slo podr identificar y autenticar a personas fsicas.

Artculo 2. rganos competentes.

1. El responsable de la gestin del Registro de funcionarios habilitados ser la Direccin General de Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administracin Electrnica de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas.

2. La adhesin de los Departamentos ministeriales u organismos pblicos al Registro de funcionarios habilitados ser voluntaria y se materializar mediante solicitud formal del Director General de la Unidad de la que dependa el trmite o actuacin al titular de la Direccin General de Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administracin Electrnica. Una vez adheridos, sern responsables de inscribir y mantener actualizada la relacin de aquellos trmites y actuaciones por medios electrnicos de su competencia autorizados para los que sea vlida la habilitacin incorporada al Registro de funcionarios habilitados.

3. As mismo, los Departamentos ministeriales u organismos pblicos sern responsables de inscribir y mantener actualizada la relacin de sus funcionarios habilitados en el citado Registro.

Artculo 3. Requisitos generales para el otorgamiento de la habilitacin.

Slo podrn ser habilitados los funcionarios de carrera, en situacin de servicio activo inscritos en el Registro Central de Personal, que dispongan de un certificado electrnico de empleado pblico, sin perjuicio de que los mismos puedan optar por la utilizacin del DNI electrnico.

Artculo 4. Funcionamiento del Registro de funcionarios habilitados.

1. La inscripcin, modificacin y cancelacin en el Registro de funcionarios habilitados, de la habilitacin de los funcionarios para realizar determinados trmites, ser realizada por el rgano que designe la Subsecretara del Departamento ministerial o el titular del organismo pblico al que pertenezcan previa conformidad, en su caso, del departamento ministerial u organismo pblico responsable del trmite.

2. Una vez anotada en el Registro la inscripcin, modificacin o cancelacin de las habilitaciones, stas debern ser efectivas en el plazo mximo de 48 horas.

3. La habilitacin se otorgar por tiempo indefinido salvo que se indique especficamente la fecha de fin de la misma.

4. Producida la anotacin de la habilitacin del funcionario, el titular del rgano competente para la inscripcin del apartado 1 expedir una credencial en la que se har constar la identificacin personal y administrativa del funcionario, los trmites a los que alcanza su habilitacin, la fecha de inicio de la misma y, en su caso, su fecha de fin, de acuerdo con el modelo del anexo II. Dicha credencial continuar vigente en tanto no se habilite a su titular a nuevos procedimientos o trmites o se modifiquen o declaren finalizados los anteriormente relacionados, o en tanto no se produzca un cambio de la unidad responsable del trmite o del puesto o centro de adscripcin del funcionario que suponga modificacin en sus competencias o funciones.

5. Se podr consultar la base de datos del Registro Central de Personal nicamente a efectos de la comprobacin de los datos de la situacin administrativa y del destino de los funcionarios habilitados. Si se detectan cambios en alguna de las circunstancias bajo las cuales se realiz la habilitacin, desde el Registro Central de Personal se informar al Registro de funcionarios habilitados para que suspenda la habilitacin y lo ponga en conocimiento del rgano que realiz la inscripcin del funcionario.

Artculo 5. Publicidad de trmites y actuaciones.

1. La inscripcin y cancelacin de los trmites y actuaciones por medios electrnicos autorizados para los que sea vlida la habilitacin incorporada al Registro de funcionarios habilitados corresponder al rgano que se determine en cada ministerio u organismo pblico responsable de los mismos. La cancelacin de algn trmite o procedimiento impedir su gestin por medio de funcionario habilitado y provocar la cancelacin de las habilitaciones ligadas al mismo.

2. Se utilizarn los cdigos de los procedimientos y servicios administrativos asignados en el Inventario de informacin administrativa de la Administracin General del Estado, prevista en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin electrnica. Si por cualquier circunstancia, el procedimiento no estuviera incluido en dicho inventario, se proceder a su inclusin con carcter previo.

3. En las sedes electrnicas del Punto de acceso general de la Administracin General del Estado, as como en la de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas se publicar una relacin de todos los trmites y actuaciones por medios electrnicos que se determinen expresamente por los departamentos ministeriales u organismos pblicos responsables de los mismos adheridos al Registro, que pueden ser objeto de habilitacin. Respecto a cada uno de los trmites que figuren en dicha relacin, se har constar su descripcin y un cdigo identificativo. En dichas sedes, se publicarn asimismo los centros o dependencias en los que se pueda ejercitar el derecho por parte de los ciudadanos.

Artculo 6. Identificacin y consentimiento expreso del ciudadano y actuaciones del funcionario habilitado.

1. El ciudadano presentar para su identificacin el documento nacional de identidad en vigor o, cuando fuere extranjero, el NIE, el documento de identificacin que surta efectos equivalentes en su pas de origen, o el pasaporte.

2. El ciudadano deber consentir expresamente su identificacin y autenticacin por el funcionario pblico habilitado para cada actuacin administrativa por medios electrnicos que la requiera. Para ello, deber cumplimentar y firmar el formulario del anexo I que estar disponible en la sede electrnica del Punto de acceso general de la Administracin General del Estado as como en la sede electrnica de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas y en los centros o dependencias en los que pueda ejercitar el derecho por parte de los ciudadanos.

3. El funcionario habilitado entregar al ciudadano toda la documentacin acreditativa del trmite realizado y una copia del documento de consentimiento expreso cumplimentado y firmado. La informacin contenida en el Registro de funcionarios habilitados y la copia de la documentacin relacionada con las actuaciones de los funcionarios habilitados se conservar, a los efectos de prueba en los procedimientos administrativos o judiciales que puedan tener lugar.

4. Estos documentos se conservarn en poder de las oficinas en las que pueda ejercitarse la habilitacin, custodindose en los trminos que establezca la legislacin aplicable.

Artculo 7. Contenido del Registro de funcionarios habilitados.

En el Registro se harn constar los siguientes datos de los funcionarios habilitados:

a) Documento nacional de identidad, NIE o pasaporte.

b) Nombre y apellidos del funcionario.

c) rgano u organismo de adscripcin.

d) Puesto de trabajo que desempea, con indicacin de su denominacin y cdigo.

e) Fecha de alta en el Registro de funcionarios habilitados.

f) Fecha de otorgamiento de la habilitacin para el trmite o procedimiento.

g) Trmites para los que se tiene autorizada la habilitacin, identificados mediante su cdigo del Sistema de Informacin administrativa.

h) Fecha de baja en el Registro.

i) Fecha de fin de la habilitacin para el trmite o procedimiento.

j) Causa de la cancelacin de la habilitacin.

Artculo 8. Acceso electrnico al Registro de funcionarios habilitados por las Administraciones Pblicas.

1. El Registro ofrecer los siguientes procedimientos de acceso a la informacin:

a) Acceso de los Departamentos ministeriales u organismos pblicos responsables de los trmites o procedimientos, para las actualizaciones y consultas de los mismos.

b) Acceso de los Departamentos ministeriales u organismos pblicos de los que dependan los funcionarios habilitados, para las actualizaciones y consultas de las habilitaciones.

2. En todo caso, se pondr a disposicin de los Departamentos ministeriales u organismos pblicos la descarga, bajo peticin, de un fichero que contendr todas las habilitaciones vigentes para los trmites y actuaciones por medios electrnicos de los que el rgano peticionario sea competente, as como el acceso en lnea mediante servicios web, a los efectos de comprobar automticamente y en tiempo real desde las aplicaciones de cada uno de ellos, que un funcionario est habilitado. Las peticiones al Registro, relativas a las habilitaciones vigentes y vlidas para los trmites y actuaciones por medios electrnicos de las que el rgano peticionario sea competente, se enviarn por un canal seguro de comunicaciones y debern firmarse con un certificado de componente o de sello electrnico del citado rgano. La aplicacin de soporte al Registro mantendr traza de todas las peticiones recibidas.

Disposicin adicional primera. Adhesin al Registro.

Las Administraciones Pblicas podrn adherirse al Registro regulado en la presente Orden mediante la suscripcin del correspondiente Convenio de colaboracin con el Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas.

Disposicin adicional segunda. Constitucin y funcionamiento.

La constitucin y el funcionamiento de este Registro se atendern con los medios personales y materiales existentes en la Direccin General de Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administracin Electrnica de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas.

Disposicin adicional tercera. Modificacin de formularios.

Corresponde a la Direccin General de Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administracin Electrnica la modificacin de los formularios previstos en los anexos I y II de esta Orden relativos al consentimiento por parte del ciudadano para su identificacin y autenticacin por el funcionario pblico habilitado, a las credenciales que se otorgan a los funcionarios habilitados, as como la aprobacin de otros formularios que, en su caso, resulten precisos para la gestin de dicho Registro.

Disposicin transitoria nica. Referencias a la sede electrnica del Punto de Acceso General.

En tanto no se produzca la entrada en funcionamiento de la sede electrnica del Punto de Acceso General de la Administracin General del Estado, las referencias a la misma que figuran en la presente Orden se entendern hechas a la sede electrnica del portal nacional de ciudadanos y empresas (https://sede.060.gob.es).

Disposicin final nica. Entrada en vigor.

La presente Orden entrar en vigor a los dos meses de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado.

Madrid, 8 de enero de 2014.–El Ministro de Hacienda y Administraciones Pblicas, Cristbal Montoro Romero.

ANEXO I
Consentimiento expreso del ciudadano para su identificacin y autenticacin por funcionario pblico habilitado

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ANEXO II
Credencial de Funcionario Habilitado

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Análisis

  • Rango: Orden
  • Fecha de disposición: 08/01/2014
  • Fecha de publicación: 15/01/2014
  • Entrada en vigor: 15 de marzo de 2014.
Referencias anteriores
  • DE CONFORMIDAD con el art. 16 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre (Ref. BOE-A-2009-18358).
Materias
  • Administracin electrnica
  • Direccin General de Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administracin Electrnica
  • Firma electrnica
  • Formularios administrativos
  • Funcionarios pblicos
  • Registros administrativos

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