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Documento BOE-A-2018-2628

Resolución de 13 de febrero de 2018, de la Secretaría de Estado de Función Pública, por la que se publica el Convenio entre la Secretaría General de Administración Digital y la Universidad Politécnica de Madrid, para la utilización de la "Gestión Integrada de Servicios de Registro", como aplicación integral de registro.

  • Publicado en:

    «BOE» núm. 49, de 24 de febrero de 2018, páginas 21893 a 21900 (8 págs.)

  • Sección:

    III. Otras disposiciones

  • Departamento:

    Ministerio de Hacienda y Función Pública

  • Referencia:

    BOE-A-2018-2628

TEXTO

El Secretario General de Administración Digital y el Rector de la Universidad Politécnica de Madrid, han suscrito, con fecha 8 de febrero de 2018, un Convenio para la utilización de la «Gestión Integrada de Servicios de Registro» (GEISER) como aplicación integral de registro.

Para general conocimiento y en cumplimiento de lo establecido en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, se dispone la publicación del referido Convenio, como anejo a la presente Resolución.

Madrid, 13 de febrero de 2018.–La Secretaria de Estado de Función Pública, Elena Collado Martínez.

ANEJO
Convenio entre la Administración General del Estado (Secretaria General de Administración Digital) y la Universidad Politécnica de Madrid para la utilización de la «Gestión Integrada de Servicios de Registro» (GEISER) como aplicación integral de registro

En Madrid, a 8 de febrero de 2018.

REUNIDOS

De una parte, el Sr. D. Domingo Molina Moscoso, Secretario General de Administración Digital, nombrado para este cargo por el Real Decreto 685/2016, de 16 de diciembre, actuando en nombre y en representación de la Secretaría General de Administración Digital (SGAD) adscrita a la Secretaria de Estado de Función Pública, del Ministerio de Hacienda y Función Pública, en ejercicio de las competencias atribuidas por Resolución, de 14 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, sobre delegación de competencias, modificada por la Resolución de 10 de diciembre de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y, de conformidad con lo establecido en la disposición adicional quinta del Real Decreto 769/2017, de 28 de julio, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Hacienda y Función Pública y se modifica el Real Decreto 424/2016, de 11 de noviembre, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales.

De otra parte, D. Guillermo Cisneros Pérez, Rector de la Universidad Politécnica de Madrid, actuando en nombre y representación de este organismo, nombrado para este cargo por Decreto 25/2016, de 5 de abril y facultado expresamente para este acto en virtud de lo dispuesto en el artículo 62 de los Estatutos de la Universidad Politécnica de Madrid, aprobados por Decreto 74/2010, de 21 de octubre.

Ambos intervienen en uso de las facultades que, de conformidad con la normativa vigente, les confieren los cargos que desempeñan y se reconocen mutuamente capacidad para la firma del presente Convenio y, a tal efecto,

EXPONEN

Primero.

Que el artículo 3 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, establece como uno de los principios generales de actuación de las Administraciones Públicas, el principio de cooperación, colaboración y coordinación y, la propia Ley regula en su capítulo VI del Título Preliminar el Convenio como instrumento con efectos jurídicos para la formalización de acuerdos entre Administraciones para un fin común.

Segundo.

Que de acuerdo con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o se reciba en cualquier órgano administrativo.

Tercero.

Que la SGAD, ha desarrollado la aplicación informática denominada «Gestión Integrada de Servicios de Registro» (en adelante GEISER), para la gestión de sus registros oficiales de entrada y salida y el intercambio tanto a nivel interno como con otros organismos, de la documentación en formato electrónico que acompaña a dichos registros.

Cuarto.

De acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 769/2017, de 28 de julio, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Hacienda y Función Pública y se modifica el Real Decreto 424/2016, de 11 de noviembre, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales, la SGAD es el órgano directivo del Departamento al que corresponde la dirección, coordinación y ejecución de las competencias atribuidas al mismo en materia de administración digital, racionalización de las tecnologías de la información y las comunicaciones en el ámbito de la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos y del funcionamiento del Servicio Común de Sistemas de Información y Comunicaciones. En concreto corresponde a la SGAD, entre otras funciones, promover la incorporación de las tecnologías de la información y las comunicaciones a los procedimientos administrativos y la adaptación de la gestión pública al uso de medios electrónicos, y promover la cooperación facilitando el acceso de otras Administraciones Públicas a las herramientas, plataformas o sistemas tecnológicos titularidad de la Secretaría de Estado de Función Pública.

Quinto.

Que el artículo 157 en su apartado tercero de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, señala que las Administraciones Públicas, con carácter previo a la adquisición, desarrollo o al mantenimiento a lo largo de todo el ciclo de vida de una aplicación deberá consultar si existen soluciones disponibles para su reutilización, que pueden satisfacer total o parcialmente las necesidades que se pretenden cubrir. En este mismo sentido, el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, con el fin de minorar al máximo los costes derivados de la implantación y desarrollo de las soluciones tecnológicas y de garantizar en todo caso el derecho de los ciudadanos a acceder electrónicamente a los servicios públicos, impone a las Administraciones en su artículo 17, el deber de tener en cuenta las soluciones disponibles que puedan satisfacer total o parcialmente las necesidades de nuevos sistemas o servicios o la mejora y actualización de los ya implantados.

Sexto.

Que la Universidad Politécnica de Madrid considera de gran utilidad la aplicación informática denominada «Gestión Integrada de Servicios de Registro» (en adelante GEISER), desarrollada por la SGAD, para la gestión de sus registros oficiales de entrada y salida y el intercambio tanto a nivel interno como con otros organismos, de la documentación en formato electrónico que acompaña a dichos registros.

Séptimo.

Que es de interés general para las partes firmantes dar respuesta al objetivo común de incrementar la eficacia y la eficiencia de las Administraciones Públicas.

Por todo ello, ambas partes suscriben el presente Convenio, que se regirá por las siguientes:

CLÁUSULAS

Primera. Objeto.

Es objeto del presente Convenio:

1. Para la SGAD, la puesta a disposición de la Universidad Politécnica de Madrid de la aplicación informática denominada «GEISER», como solución tecnológica para la gestión de los libros de registro de entrada y salida de dicho organismo, así como para la interconexión electrónica de su registro con el Sistema de Interconexión de Registros y el Registro Electrónico.

2. Para la Universidad Politécnica de Madrid el uso de la aplicación citada, con sus propios recursos, para contribuir a la racionalización del uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en las Administraciones y, adaptar sus sistemas de información a los requisitos mínimos exigidos por la SGAD para el uso de la citada plataforma que figuran en el manual de usuario proporcionado por la SGAD.

3. La SGAD, y la Universidad Politécnica de Madrid se prestarán el soporte necesario para la solución de las incidencias técnicas, de carácter informático, de la aplicación, en los términos recogidos en la cláusula quinta de este Convenio.

Segunda. Especificaciones de la aplicación.

1. La conexión de los usuarios de la Universidad Politécnica de Madrid a la aplicación «GEISER» se hará a través de la Red SARA, gestionada por la SGAD, que adoptará las medidas de seguridad que garanticen la confidencialidad del tránsito de la información intercambiada.

2. La aplicación distinguirá entre el grupo de usuarios de la Universidad Politécnica de Madrid y el de usuarios de la SGAD y otros organismos.

3. Los usuarios de la aplicación tendrán responsabilidad sobre el buen uso y gestión, en su propio ámbito, del software y de las aplicaciones citadas anteriormente. En todo caso, la SGAD no responderá de ningún daño y perjuicio directo o indirecto que provenga del mal empleo de los componentes o de incidencias en el acceso y uso del servicio por causas ajenas a la infraestructura de la SGAD.

Tercera. Obligaciones de las partes.

1. La SGAD, se compromete a:

a) Adscribir al proyecto los medios humanos y técnicos necesarios para la adecuada adaptación e implantación inicial de la citada aplicación en la Universidad Politécnica de Madrid.

b) Proporcionar, antes de la puesta en producción de la aplicación, material para la autoformación específica del personal de la Universidad Politécnica de Madrid encargado de dar soporte funcional e informático a la misma.

c) Proponer una lista de indicadores de seguimiento a los efectos de obtener la información necesaria durante la puesta a disposición de la aplicación «GEISER» en relación a la prestación del servicio por la SGAD, a la Universidad Politécnica de Madrid.

2. La Universidad Politécnica de Madrid se compromete a:

a) Utilizar la aplicación GEISER para la gestión de su registro oficial de entrada/salida en sus oficinas de registro y unidades tramitadoras. En este sentido y, conforme a la experiencia registrada en el ejercicio inmediatamente anterior a la firma de este Convenio, la Universidad Politécnica de Madrid estima una previsión de uso de 96.000 asientos registrales.

b) Llevar a cabo la formación de los usuarios de esta aplicación en su organismo.

c) Contribuir al mantenimiento anual de la sostenibilidad funcional y técnica de la aplicación GEISER en los términos establecidos en la cláusula sexta del presente convenio.

d) Abonar la compensación económica en la forma y cuantía que se estipula en la cláusula sexta del presente Convenio, con cargo a sus propios créditos presupuestarios.

3. Ambas partes se comprometen a:

a) Dedicar los medios humanos y técnicos necesarios para proporcionar la adecuada respuesta ante las incidencias técnicas de carácter informático en dicha aplicación, de conformidad con lo dispuesto en la cláusula quinta.

b) Mantener la configuración técnica necesaria para el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el presente Convenio.

Cuarta. Adaptación de la aplicación para su implantación.

1. La SGAD, realizará las labores de adaptación para la implantación inicial de la aplicación en la Universidad Politécnica de Madrid.

a) Configuración técnica de los parámetros de GEISER relacionados con la conexión a SIR de las oficinas de la Universidad Politécnica de Madrid.

b) Configuración en GEISER de las unidades de la Universidad Politécnica de Madrid no contenidas en el Directorio Común DIR3.

c) Configuración en GEISER de los gestores de los accesos a los distintos ámbitos de la Universidad Politécnica de Madrid configurados en la aplicación.

2. Las labores de adaptación e implantación inicial, técnica y funcional, por parte de la SGAD, definidas en el punto anterior, deberán quedar concluidas en el plazo de un mes contado a partir de la firma de este Convenio.

3. Esta adaptación inicial no implicará modificación de la aplicación de carácter esencial, sino que se vinculará a mejoras de interés general.

Quinta. Mantenimiento de la aplicación informática.

1. En el mantenimiento de esta aplicación informática se distinguen dos tipos de incidencias técnicas de carácter informático:

1.1 Incidencias correctivas: que serán las relativas a la solución de los posibles errores, problemas o deficiencias que puedan presentarse durante la utilización de la aplicación por sus usuarios y que alteren su normal funcionamiento. Serán atendidas conforme a las siguientes condiciones:

a) Corresponderá a la Universidad Politécnica de Madrid dar soporte a la solución de las mismas, siempre y cuando su causa se encuentre dentro de su propia red de comunicaciones, equipos, sistemas operativos o navegadores.

b) Corresponderá a la Universidad Politécnica de Madrid atender y dar un primer nivel de soporte a las incidencias que se produzcan en relación con el uso y funcionamiento de la aplicación. La SGAD no atenderá directamente a los usuarios de la Universidad Politécnica de Madrid.

c) Las incidencias fuera del ámbito de actuación de la Universidad Politécnica de Madrid serán comunicadas por su unidad de informática a la unidad designada por la SGAD, quien proporcionará el soporte solicitado.

1.2 Incidencias evolutivas: Que serán aquellas que se produzcan a partir de la implantación inicial de la aplicación en la Universidad Politécnica de Madrid y, en concreto, toda petición de modificación o alteración sugerida o solicitada por parte de este, de naturaleza distinta a las incidencias correctivas establecidas en el apartado anterior.

Estas incidencias deberán ser analizadas conjuntamente por la unidad designada por la SGAD y por la unidad designada por la Universidad Politécnica de Madrid, siendo competencia de la SGAD asegurar, en concordancia con los requisitos y necesidades del resto de organismos usuarios de la aplicación, que en todo caso la aplicación evoluciona de acuerdo con una única línea de desarrollo que permita su extensión a otros Organismos o Entidades de la Administración General del Estado.

2. Por otra parte, la documentación electrónica contenida en la aplicación GEISER correspondiente a los registros de la Universidad Politécnica de Madrid estará disponible en la aplicación por un periodo máximo de 1 año desde su entrada en el sistema.

Sexta. Régimen económico.

La SGAD asume con cargo a sus propios recursos la obligación de proporcionar tanto la adaptación de la aplicación para su implantación, como su mantenimiento, en los términos recogidos, respectivamente, en las cláusulas cuarta y quinta.

Por su parte, la Universidad Politécnica de Madrid contribuirá al mantenimiento anual de la sostenibilidad funcional y técnica de la aplicación GEISER con una contraprestación económica que se determina en base al uso del servicio. El cálculo de la contribución económica se realizará conforme a los criterios establecidos en el anexo I de este Convenio.

En particular la Universidad Politécnica de Madrid ha estimado, para el primer año de vigencia del Convenio, que el uso de la aplicación en 96.000 asientos registrales, según lo que certifica en el anexo II de este Convenio, por lo que el alcance de la contraprestación económica es de 12.500 Euros.

Año

Total Registros

Contribución económica

2018

96.000

12.500

Para el pago de la contraprestación económica citada, la Universidad Politécnica de Madrid se compromete a satisfacer, por cada anualidad de duración de este Convenio, el importe correspondiente a la SGAD mediante la realización, dependiendo del régimen presupuestario aplicable, de un expediente de modificación presupuestaria, o mediante el ingreso en Tesoro Público con el impreso modelo 069, o el que le sustituya en su momento, que le será remitido por la SGAD para que ésta inicie, a posteriori, el correspondiente expediente de generación de crédito a las aplicaciones presupuestarias que determine.

Anualmente, con dos meses de antelación respecto a la fecha de la firma inicial del convenio, la Universidad Politécnica de Madrid, comunicará a la SGAD la estimación para el ejerció anual siguiente.

No obstante, si al final de cada periodo anual de vigencia del convenio el número de asientos registrales reales es superior al previsto, se procederá a regularizar la contraprestación económica conforme a los criterios establecidos en el Anexo I.

Para determinar cómo se realizará la contribución anual se tomara de referencia la fecha de firma del convenio y, así:

Si el convenio se firma antes del 30 de junio la contribución de la cantidad imputable por lo que reste de ejercicio se realizará dentro de los 15 días siguientes a la firma del Convenio, y en los años sucesivos de vigencia en el primer trimestre del ejercicio correspondiente. En el año de finalización del Convenio, la contribución será proporcional al tiempo que reste de vigencia del Convenio.

Si el convenio se firma con posterioridad al 30 de junio, la contribución por la cantidad imputable por lo que reste de ejercicio se realizará conjuntamente con la cantidad imputable del siguiente ejercicio en el primer trimestre del mismo.

En los años sucesivos de vigencia la compensación de la cantidad del ejercicio correspondiente se hará en el primer trimestre del mismo. En el año de finalización del Convenio la cantidad a compensar será proporcional al tiempo que reste de vigencia del Convenio.

En caso de no realizarse la contribución económica conforme a lo previsto en esta cláusula, la SGAD suspenderá el servicio. De producirse esta circunstancia, la SGAD se compromete a ultimar el uso respecto de todas aquellas situaciones en proceso.

Séptima. Vigencia.

El presente Convenio surtirá efectos una vez inscrito en el Registro Electrónico Estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación y publicado en el «Boletín Oficial del Estado», y tendrá cuatro años de vigencia desde su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», prorrogándose por acuerdo expreso de las partes por un único periodo adicional de cuatro años, siempre que la prórroga se adopte con anterioridad a la finalización de su vigencia.

En el acuerdo de prórroga se determinará la estimación de uso para el cálculo de la contribución económica correspondiente al citado periodo, de acuerdo con lo dispuesto en el Anexo I del convenio. Si al final de cada uno de los periodos anuales de vigencia de la prórroga el número de asientos reales es superior al tenido en cuenta en la previsión inicial, de manera que afecte al importe de la contraprestación debida, se efectuará la regularización correspondiente.

Octava. Modificación.

Este convenio puede ser modificado por acuerdo expreso de las partes.

Novena. Resolución de controversias y Comisión de Seguimiento.

El Convenio será administrado por una Comisión de Seguimiento, formada por dos representantes de la SGAD, nombrados por su Secretario General, de los cuales uno que asumirá la Presidencia y tendrá voto de calidad en caso de empate en las votaciones y, dos representantes de la Universidad Politécnica de Madrid, nombrados por su Rector.

Esta Comisión, de acuerdo con lo establecido en el artículo 49.1.f) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, es el instrumento acordado por las partes para el seguimiento, vigilancia y control del convenio y de los compromisos adquiridos por los firmantes y, ejercerá sus funciones de acuerdo con lo establecido en los artículos 51.2.c) y 52.3 de la citada Ley.

Las partes firmantes se comprometen a solventar por acuerdo mutuo, en el seno de la Comisión de Seguimiento, cuantas diferencias resulten de la interpretación y cumplimiento de este Convenio, sin perjuicio de la competencia del orden jurisdiccional contencioso administrativo para el conocimiento de cuantas cuestiones y litigios pudieran surgir.

Las reuniones de la Comisión de Seguimiento podrán celebrarse por medios electrónicos.

Décima. Resolución y extinción.

De conformidad con lo establecido en el artículo 51.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público son causas de resolución del Convenio:

• El transcurso del plazo de vigencia del convenio sin haberse acordado la prórroga del mismo.

• El acuerdo unánime de todos los firmantes.

• El incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por parte de alguno de los firmantes.

En este caso, cualquiera de las partes podrá notificar a la parte incumplidora un requerimiento para que cumpla en un plazo de quince días con las obligaciones o compromisos que se consideran incumplidos. Este requerimiento será comunicado al Presidente de la Comisión de Seguimiento y a las partes firmantes.

Si transcurrido el plazo indicado persistiera el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará a las partes firmantes la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el convenio.

▪ La decisión judicial declaratoria de la nulidad del convenio.

▪ Cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en el convenio o en otras leyes.

En caso de resolución, ambas partes deberán adoptar, de acuerdo con lo previsto en el artículo 52.3 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, las medidas necesarias para asegurar, en todo caso, el mantenimiento del servicio público electrónico a los ciudadanos prestado por la Universidad Politécnica de Madrid con las aplicaciones proporcionadas por la SGAD.

En cualquier caso, las partes se comprometen a finalizar el desarrollo de las acciones ya iniciadas en el momento de notificación de la denuncia.

La resolución del convenio no implicará devolución de la contribución económica al sostenimiento del servicio, ni dará derecho a indemnización alguna.

En materia de extinción, se estará a lo dispuesto en el apartado 1 del citado artículo 51 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.

Undécima. Publicidad del Convenio.

El Convenio estará a disposición de los ciudadanos en el Portal de Transparencia en aplicación de lo dispuesto en el artículo 8.1.b) de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.

Duodécima. Régimen jurídico.

El presente convenio tiene naturaleza administrativa, quedando excluido del ámbito de aplicación del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, de conformidad con lo dispuesto en el apartado c) o d) del artículo 4.1 de dicho texto legal, según le sea de aplicación.

El Convenio se rige por lo dispuesto en el Capítulo VI del Título Preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

En prueba de conformidad, y para que conste a los efectos oportunos, las partes firman el presente Convenio.–Por la Secretaría General de Administración Digital, el Secretario General de Administración Digital, Domingo Molina Moscoso.–Por la Universidad Politécnica de Madrid, el Rector, Guillermo Cisneros Pérez.

ANEXO I
Determinación de la contribución anual al mantenimiento del servicio

La contribución anual al mantenimiento de la sostenibilidad funcional y técnica de la aplicación GEISER se establece en función de los siguientes criterios de uso y, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 48.6 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, que señala la imposibilidad de que la aportación económica supere los gastos derivados de la ejecución del convenio. Así se determinará, en función del número de asientos registrales en oficinas de registro estimado (N):

• Si N ≤ 20.000, no se contribuirá anualmente al mantenimiento del servicio durante la vigencia inicial del Convenio, o de cada una de sus prórrogas.

• Si 20.000 < N < 250.000, la contribución anual (C) al mantenimiento del servicio durante la vigencia del inicial del Convenio, o de cada una de sus prórrogas será 12.500 euros.

• Si 250.000 ≤ N < 2.000.000 la contribución anual (C) al mantenimiento del servicio durante la vigencia inicial del Convenio, o de cada una de sus prórrogas será 30.000 euros.

• Si 2.000.000 ≤ N la contribución anual (C) al mantenimiento del servicio durante la vigencia inicial del Convenio o de cada una de sus prórrogas será de 50.000 euros.

Para la determinación de la contribución económica se entenderá N referido al periodo de vigencia inicial del Convenio o de cada una de sus prórrogas, con independencia de las anualidades que comprenda.

ANEXO II
Estimación de uso

D.ª María Teresa González Aguado, como Secretaria General de la Universidad Politécnica de Madrid, declara que durante el ejercicio 2016 el número de asientos registrales de entrada y salida que fueron realizados conjuntamente en las oficinas de registro que se incorporarán a la aplicación GEISER en las condiciones del presente convenio/acuerdo, asciende a un total de 94.039 asientos registrales.

Para el periodo anual inicial de vigencia del Convenio, se estima un total de 96.000 asientos registrales.

Asimismo, de conformidad con lo dispuesto en el apartado 5 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, declara tener capacidad para financiar durante cada anualidad de vigencia del convenio, los compromisos financieros asumidos.

Fdo.: María Teresa González Aguado.

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