Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece, en su artículo 16.4d), que los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las administraciones públicas podrán presentarse, entre otros lugares, en las oficinas de asistencia en materia de registros.

Esta Ley consagra el derecho de los ciudadanos a relacionarse electrónicamente con la Administración y a ser asistidos en dichas relaciones en el uso de medios electrónicos, estableciendo, asimismo, que los documentos presentados de manera presencial ante las administraciones públicas deberán ser digitalizados por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados, para su incorporación al expediente administrativo electrónico.

La parte expositiva de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, señala que los registros electrónicos estarán asistidos por la red de oficinas en materia de registros, que pasan a denominarse oficinas de asistencia en materia de registros y que permitirán a los interesados, en el caso de que así lo deseen, presentar sus solicitudes en papel, las cuales se convertirán a formato electrónico.

A partir del Real Decreto 2/2020, de 12 de enero, por el que se reestructuran los departamentos ministeriales, se dicta el Real Decreto 734/2020, de 4 de agosto, por el que desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio del Interior, que atribuye a la Subsecretaría del Interior las funciones de coordinación de las oficinas de asistencia en materia de registros. A su vez, adscrita al Ministerio del Interior a través de la Secretaría General de Instituciones Penitenciarias, se encuentra la Entidad de Derecho Público Trabajo Penitenciario y Formación para el Empleo, cuyo estatuto fue aprobado por el Real Decreto 122/2015, de 27 de febrero.

Las oficinas de asistencia en materia de registros tienen naturaleza de órganos administrativos, por tener atribuidas funciones con efectos jurídicos frente a terceros, de acuerdo con el artículo 5.1 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 59.2 de dicha Ley, los órganos de nivel inferior a subdirección general se crean, modifican y suprimen por orden del Ministro respectivo, previa autorización del Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas, cuyas competencias están asignadas actualmente al Ministro de Política Territorial y Función Pública.

En virtud de lo anterior, mediante esta orden se crea la oficina de asistencia en materia de registros en la sede de la Entidad de Derecho Público Trabajo Penitenciario y Formación para el Empleo, de tal manera que los interesados puedan ser asistidos en el uso de medios electrónicos, en especial en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través de registro electrónico general y en la obtención de copias auténticas.

Esta disposición se ha elaborado de acuerdo con los principios de buena regulación a los que se refiere el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. En particular, se cumplen los principios de necesidad y eficacia por una razón de interés general, que es la de garantizar los derechos de los ciudadanos en sus relaciones con la Administración, siendo el instrumento más adecuado para garantizar la consecución del objetivo perseguido. En virtud del principio de proporcionalidad, esta iniciativa contiene la regulación imprescindible para atender la necesidad descrita, sin imponer medidas restrictivas de derechos, cargas adicionales ni obligaciones innecesarias a los destinatarios. El principio de seguridad jurídica se considera cumplido porque con esta orden se genera un marco estable, predecible, integrado, claro y de certidumbre, que facilita el conocimiento y comprensión de la oficina objeto de regulación, así como de su funcionamiento, siendo coherente con el resto del ordenamiento jurídico. En aplicación del principio de transparencia, la tramitación de esta disposición cumple todos los trámites y consultas preceptivos y comenzará a surtir efectos a partir de su publicación. Por último, en aplicación del principio de eficiencia, esta orden contribuye a mejorar y a racionalizar la gestión de los recursos públicos.

En su virtud, previa autorización del Ministro de Política Territorial y Función Pública, dispongo:

Artículo 1. Objeto.

Esta orden tiene por objeto la creación de una oficina de asistencia en materia de registros en la sede de la Entidad de Derecho Público Trabajo Penitenciario y Formación para el Empleo, ubicada en la calle Cedaceros, número 11, cuarta planta, de Madrid.

Artículo 2. Naturaleza y dependencia jerárquica.

La oficina de asistencia en materia de registros tendrá la consideración de órgano administrativo integrado en la estructura orgánica del Ministerio del Interior, formando parte de la red de oficinas en materia de registros de la Administración General del Estado.

Artículo 3. Funciones.

La oficina de asistencia en materia de registros ejercerá las funciones previstas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y, en particular, las siguientes:

a) La digitalización de las solicitudes, escritos y comunicaciones en papel que se presenten o sean recibidos en la oficina y se dirijan a cualquier órgano, organismo público o entidad de cualquier Administración Pública, así como su anotación en el registro electrónico general o registro electrónico de cada organismo según corresponda. También se podrán anotar en dicho registro los asientos de salida que se realicen de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 16.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

b) La emisión del correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación de solicitudes, comunicaciones y documentos que presenten los interesados.

c) La expedición de copias electrónicas auténticas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo a través de dicha oficina en el registro electrónico correspondiente.

d) La información en materia de identificación y firma electrónica, para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones a través de medios electrónicos en los trámites y procedimientos para los que se haya conferido habilitación.

e) La identificación o firma electrónica del interesado, cuando se trate de una persona no obligada a la relación electrónica con la Administración, en los procedimientos administrativos para los que se haya conferido habilitación. En estos casos, el funcionario habilitado hará uso del sistema de firma del que esté dotado y el interesado deberá prestar su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.

f) La práctica de notificaciones, en el ámbito de actuación de esa oficina, cuando el interesado o su representante comparezcan de forma espontánea en la oficina y soliciten la comunicación o notificación personal en ese momento.

g) La comunicación a los interesados del código de identificación del órgano, organismo público o entidad a la que se dirige la solicitud, escrito o comunicación.

h) La iniciación de la tramitación del apoderamiento presencial «apud acta» en los términos previstos en el artículo 6 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

i) Cualesquiera otras funciones que se les atribuyan legal o reglamentariamente.

Artículo 4. Días y horario de apertura.

La oficina de asistencia en materia de registros en la sede de la Entidad de Derecho Público Trabajo Penitenciario y Formación para el Empleo se adecuará a la categoría de oficinas de horario general prevista en la Resolución de 4 de noviembre de 2003, de la Secretaría de Estado para la Administración Pública, por la que se hace pública la relación de las oficinas de registro propias y concertadas con la Administración General del Estado y sus organismos públicos y se establecen los días y horarios de apertura, permaneciendo por tanto abierta de lunes a viernes de 9 a 14 horas.

Disposición adicional única. No incremento del gasto público.

1. La aplicación de esta orden se hará sin aumento del coste de funcionamiento de los servicios y no supondrá incremento del gasto público.

2. Las medidas incluidas en esta norma se atenderán con las dotaciones presupuestarias ordinarias y no podrán suponer incremento de dotaciones ni de retribuciones ni de otros gastos de personal.

Disposición final primera. Facultades de desarrollo y ejecución.

Se faculta a la persona titular de la Subsecretaría del Interior para adoptar, dentro del ámbito de sus competencias, las medidas que resulten necesarias para la ejecución de esta orden.

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

Esta orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 19 de abril de 2021.–El Ministro del Interior, Fernando Grande-Marlaska Gómez.