Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

(1)

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 25, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, las limitaciones a la aplicación de los artículos 14 a 22, 35 y 36, y también del artículo 4 de dicho Reglamento en la medida en que sus disposiciones se correspondan con los derechos y obligaciones que disponen los artículos 14 a 22, deben basarse en normas internas adoptadas por la Agencia cuando no se encuentren fundamentadas en actos jurídicos adoptados con arreglo a los Tratados.

(2)

Estas normas internas, incluidas sus disposiciones sobre la evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de una limitación, no deben aplicarse cuando un acto jurídico adoptado con arreglo a los Tratados prevea una limitación de los derechos de los interesados.

(3)

Cuando la Agencia ejerza sus funciones en relación con los derechos de los interesados en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, analizará si es aplicable alguna de las excepciones establecidas en dicho Reglamento.

(4)

En el contexto de su funcionamiento, el EIT puede llevar a cabo investigaciones administrativas, procedimientos predisciplinarios, disciplinarios y de suspensión, de conformidad con el Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea y régimen aplicable a los otros agentes de la Unión Europea, establecidos en el Reglamento (CEE, Euratom, CECA) n.o 259/68 del Consejo (4) («Estatuto de los funcionarios»), y con la Decisión 29/2022 del Consejo de Administración del EIT (5).

(5)

Los miembros del personal del EIT tienen la obligación de notificar actividades potencialmente ilícitas, incluidos el fraude y la corrupción, perjudiciales para los intereses de la Unión, o una conducta relacionada con el desempeño de actividades profesionales que pueda constituir un incumplimiento grave de las obligaciones establecidas en el Estatuto de los funcionarios. Los miembros del personal también están obligados a comunicar las actuaciones relativas al cumplimiento de las obligaciones profesionales que puedan constituir un incumplimiento grave de las obligaciones de los funcionarios de la Unión. Así lo regula la Decisión 33/2018 del Consejo de Administración del EIT (6).

(6)

El EIT ha establecido una política para prevenir y tratar con eficacia los casos reales o potenciales de acoso psicológico o sexual en el lugar de trabajo, tal como se establece en la Decisión 16/2017 del Consejo de Administración del EIT (7). Además, la Decisión 28/2019 del director del EIT aprobó el manual de procedimientos informales para casos de acoso psicológico y sexual (8). Estas decisiones establecen procedimientos informales por los que la presunta víctima del acoso puede ponerse en contacto con los consejeros confidenciales del EIT (9). El EIT también puede tramitar reclamaciones internas y externas, realizar auditorías internas y llevar a cabo investigaciones por parte del delegado de protección de datos de conformidad con el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725.

(7)

Las actividades del EIT están sujetas a auditorías internas y externas.

(8)

En el contexto de las tareas mencionadas más arriba, el EIT podrá proporcionar y recibir asistencia y cooperación con y de otras instituciones, órganos y organismos de la Unión, tal como se establece en los acuerdos de nivel de servicio, memorandos de entendimiento y acuerdos de cooperación pertinentes.

(9)

El EIT también puede cooperar con autoridades nacionales de terceros países y con organizaciones internacionales, ya sea a petición de estas o por propia iniciativa.

(10)

El EIT también puede cooperar con las autoridades públicas de los Estados miembros de la UE, ya sea a petición de estas o por propia iniciativa.

(11)

El EIT participa en los asuntos sometidos al Tribunal de Justicia de la Unión Europea cuando remite el asunto al Tribunal, defiende una decisión que ha adoptado y ha sido recurrida ante el Tribunal o interviene en asuntos relacionados con sus funciones. En este contexto, es posible que el EIT tenga que preservar el carácter confidencial de los datos personales contenidos en documentos obtenidos por las partes o por las partes coadyuvantes.

(12)

Para desempeñar sus funciones, el EIT recoge y trata información y varias categorías de datos personales, incluidos datos identificativos de personas físicas, información de contacto, datos sobre las funciones y tareas profesionales, información sobre la conducta y el rendimiento profesional y privado, y datos financieros. El EIT actúa como responsable del tratamiento de los datos.

(13)

Con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2018/1725, el EIT está, por tanto, obligado a facilitar a los interesados información sobre dichas actividades de tratamiento y a respetar sus derechos como interesados.

(14)

Se podrá exigir al EIT que concilie los derechos de los interesados según el Reglamento (UE) 2018/1725 con las necesidades de las actividades antes mencionadas, respetando plenamente los derechos y libertades fundamentales de otros interesados. A tal efecto, el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725 prevé, en condiciones estrictas, la posibilidad de limitar la aplicación de los artículos 14 a 20, 35 y 36, así como del artículo 4 en la medida en que sus disposiciones se correspondan con los derechos y obligaciones contemplados en los artículos 14 a 20. A menos que las restricciones estén previstas en un acto jurídico adoptado sobre la base de los Tratados, es necesario adoptar normas internas en virtud de las cuales el EIT podrá restringir esos derechos en consonancia con el mismo artículo del Reglamento (UE) 2018/1725.

(15)

Este podría ser el caso, en particular, cuando se proporcione información sobre el tratamiento de datos personales al interesado en la fase de evaluación preliminar de una investigación administrativa o durante la propia investigación, antes de una posible desestimación del asunto o de una fase predisciplinaria. En determinadas circunstancias, el hecho de facilitar dicha información podría afectar gravemente a la capacidad del EIT para realizar la investigación de manera eficaz, siempre que, por ejemplo, exista el riesgo de que la persona afectada destruya las pruebas o interfiera con los posibles testigos antes de que sean entrevistados. Además, el EIT podría necesitar proteger sus derechos y libertades, así como los derechos y libertades de otras personas implicadas.

(16)

Podría ser necesario proteger el anonimato de un testigo o un denunciante que haya solicitado no ser identificado. En tal caso, el EIT podrá decidir limitar el acceso a la identidad, las declaraciones y otros datos personales del denunciante y de otras personas implicadas, a fin de proteger sus derechos y libertades.

(17)

Podría ser necesario proteger la información confidencial relativa a un miembro del personal que se haya puesto en contacto con consejeros confidenciales del EIT en el contexto de un procedimiento por acoso. En tal caso, el EIT podrá decidir limitar el acceso a la identidad, las declaraciones y otros datos personales de la presunta víctima, el presunto acosador y de otras personas implicadas, a fin de proteger sus derechos y libertades.

(18)

Al tramitar las investigaciones sobre las actividades de tratamiento llevadas a cabo en el EIT, es posible que el delegado de protección de datos, en determinadas circunstancias, necesite preservar la eficacia de sus investigaciones y proteger, en caso necesario, a las personas implicadas y sus derechos y libertades.

(19)

El EIT deberá aplicar las limitaciones solo cuando respeten la esencia de los derechos y las libertades fundamentales y sean una medida estrictamente necesaria y sean proporcionadas en una sociedad democrática. El EIT deberá justificar los motivos de dichas limitaciones.

(20)

Sobre la base del principio de responsabilidad, el EIT deberá mantener un registro de la aplicación de las limitaciones.

(21)

Al tratar los datos personales intercambiados con otras organizaciones en el marco de sus funciones, tanto el EIT como dichas organizaciones se deben consultar mutuamente sobre los posibles motivos de imposición de limitaciones, así como sobre la necesidad y proporcionalidad de estas, a menos que ello ponga en peligro las actividades del EIT.

(22)

El artículo 25, apartado 6, del Reglamento (UE) 2018/1725, establece la obligación de que el responsable del tratamiento informe a los interesados de las razones principales que justifican la limitación así como de su derecho a presentar una reclamación ante el SEPD.

(23)

De conformidad con el artículo 25, apartado 8, del Reglamento (UE) 2018/1725, el EIT podrá aplazar, omitir o denegar la comunicación de la información que justifica la limitación al interesado si dicha comunicación dejase sin efecto la limitación impuesta. El EIT deberá evaluar caso por caso y en cooperación con el delegado de protección de datos si la comunicación de la limitación anula su efecto.

(24)

El EIT debe levantar la limitación tan pronto como las condiciones que la justifiquen ya no sean aplicables y debe evaluar dichas condiciones de forma periódica.

(25)

A fin de garantizar la máxima protección de los derechos y libertades de los afectados y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 44, apartado 1, del Reglamento, debe consultarse al delegado de protección de datos en tiempo oportuno cualquier limitación que pueda aplicarse y comprobar su conformidad con la presente Decisión.

(26)

La aplicación de las limitaciones mencionadas se entiende sin perjuicio de la posible aplicación de las disposiciones del artículo 16, apartado 5, y el artículo 17, apartado 4, del Reglamento (UE) 2018/1725, relativas, respectivamente, al derecho de información cuando los datos no se han obtenido del interesado y al derecho de acceso del interesado. Si se aplican estas excepciones, el EIT no necesita aplicar una limitación con arreglo a la presente Decisión.

a)

en virtud del artículo 25, apartado 1, letras b), c), f), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando lleve a cabo una investigación administrativa o un procedimiento predisciplinario, disciplinario o de suspensión con arreglo al artículo 86 y el anexo IX del Estatuto de los funcionarios y la Decisión del Consejo de Administración del EIT por la que se establecen disposiciones generales de aplicación relativas a la realización de investigaciones administrativas y procedimientos disciplinarios, y cuando notifique casos a la OLAF;

b)

en virtud del artículo 25, apartado 1, letra h), del Reglamento (UE) 2018/1725, en el curso de los procedimientos de denuncia de irregularidades, a fin de garantizar que los miembros del personal del EIT puedan informar confidencialmente de hechos cuando consideren que existen irregularidades graves, tal como se establece en la Decisión 33/2018 del Consejo de Administración del EIT por la que se establecen directrices en materia de denuncia de irregularidades;

c)

en virtud del artículo 25, apartado 1, letra h), del Reglamento (UE) 2018/1725, en procedimientos formales e informales para casos de acoso para garantizar que los miembros del personal del EIT puedan informar confidencialmente a los consejeros confidenciales en el contexto de un procedimiento de acoso, tal como se define en la Decisión 16/2017 del Consejo de Administración del EIT sobre la política del EIT relativa a la protección de la dignidad de la persona y prevención del acoso psicológico y del acoso sexual, y la Decisión 28/2019 del director del EIT sobre la adopción de un manual de procedimientos informales para los casos de acoso psicológico y sexual;

d)

en virtud del artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando lleve a cabo auditorías internas o externas en relación con actividades o con unidades/departamentos del EIT;

e)

en virtud del artículo 25, apartado 1, letras c), d), g) y h) del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando preste asistencia a otras instituciones, órganos y organismos de la Unión, cuando reciba asistencia de dichas instituciones, órganos y organismos o cuando coopere con estos en el contexto de las actividades contempladas en las letras a) a d) del presente apartado y con arreglo a los acuerdos de nivel servicio, memorandos de entendimiento y acuerdos de cooperación pertinentes;

f)

En virtud del artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando preste asistencia a las autoridades nacionales y organizaciones internacionales de terceros países, cuando reciba asistencia de dichas autoridades y organizaciones o cuando coopere con estas, a petición de ellas o por iniciativa propia;

g)

en virtud del artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando preste asistencia a las autoridades públicas de los Estados miembros de la UE, cuando reciba asistencia de dichas autoridades o cuando coopere con estas, ya sea a petición de estas o por iniciativa propia;

h)

en virtud del artículo 25, apartado 1, letra e), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando se traten datos personales en documentos obtenidos por las partes o los coadyuvantes en el marco de procedimientos ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea, así como en caso de procedimientos iniciados por las autoridades o los órganos jurisdiccionales nacionales de un Estado miembro;

i)

en virtud del artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando el delegado de protección de datos esté llevando a cabo investigaciones sobre las actividades de tratamiento realizadas en el EIT de conformidad con la Decisión 01/2020 del director del Instituto Europeo de Innovación y Tecnología (EIT) (10), y en consonancia con el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725.