Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

LA ALTA REPRESENTANTE DE LA UNIÓN PARA ASUNTOS EXTERIORES Y POLÍTICA DE SEGURIDAD,

Visto el artículo 33 del Tratado de la Unión Europea,

Considerando lo siguiente:

(1)	De conformidad con el artículo 33 del Tratado de la Unión Europea, cada representante especial de la UE (en lo sucesivo, «REUE») ejerce su mandato bajo la autoridad del Alto Representante.

(2)	Cada REUE es una entidad funcional al margen del Consejo y del SEAE.

(3)	A los efectos de la tramitación de las solicitudes de acceso del público a los documentos que obren en su poder, cada REUE debe aplicar las normas establecidas en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (1).

(4)	Procede adoptar normas de ejecución aplicables al conjunto de REUE.

HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:

Artículo 1

Ámbito de aplicación

Todo ciudadano de la Unión Europea, así como las personas físicas o jurídicas que residan o tengan su domicilio social en un Estado miembro, tendrán derecho a acceder a los documentos redactados o recibidos por REUE con arreglo a los principios, condiciones y límites establecidos en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (en lo sucesivo, «el Reglamento») y a las normas de ejecución establecidas en la presente Decisión.

Artículo 2

Presentación de solicitudes

1.   Las solicitudes de acceso a documentos dirigidas a un REUE se presentarán por escrito, lo que incluye el formato electrónico mediante el envío de un correo electrónico al buzón funcional EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   La solicitud se presentará de manera lo suficientemente precisa para que cada REUE pueda identificar el documento o documentos solicitados y tramitar la solicitud dentro de los plazos establecidos en el Reglamento.

3.   Tan pronto como se registre la solicitud, se enviará un acuse de recibo a la persona solicitante.

4.   Los datos personales de los solicitantes se tratarán de conformidad con las normas aplicables en materia de protección de datos personales (2).

Artículo 3

Plazos

1.   El REUE responderá a las solicitudes iniciales y confirmatorias en un plazo de quince días a partir de la fecha de registro de la solicitud.

2.   Si una solicitudes imprecisa o abarca un ámbito demasiado amplio, el REUE se pondrá rápidamente en contacto con la persona solicitante para aclarar la petición o limitar su ámbito de conformidad con el artículo 6, apartados 2 y 3, del Reglamento. A falta de respuesta de la persona solicitante en un plazo de diez días laborables, el REUE se pondrá de nuevo en contacto con ella y le concederá otros cinco días laborables adicionales para aclarar o limitar el ámbito de la petición, a fin de poder identificar los documentos y tramitar la solicitud de manera eficiente. Si la persona solicitante no aclara la solicitud ni limita su ámbito, esta se considerará rechazada. El plazo de respuesta comenzará a correr una vez que el REUE reciba la información pertinente de mano de la persona solicitante.

3.   Con carácter excepcional, tal como se establece en el artículo 7, apartado 3, y en el artículo 8, apartado 2, del Reglamento, los plazos podrán ampliarse quince días laborables, en particular:

a)	en el caso de solicitudes complejas o que entrañen un gran volumen de datos o documentos;

b)	cuando una solicitud haga necesaria la consulta de una institución, órgano u organismo de la Unión, de una misión u operación de la política común de seguridad y defensa, o de un Estado miembro; o

c)	si es necesaria la consulta de una tercera parte.

Se deberá informar a la persona solicitante de toda ampliación del plazo y de los motivos que la justifican.

Artículo 4

Tramitación de las respuestas

1.   La persona que ocupe el puesto de jefe de la oficina del REUE, que ejercerá como persona de contacto en materia de acceso a los documentos de la oficina correspondiente, firmará las respuestas a las solicitudes iniciales. En ausencia de dicha persona, cada REUE nombrará, de entre los miembros del personal, a una persona de contacto en materia de acceso a los documentos.

2.   Las respuestas a las solicitudes confirmatorias serán firmadas por el REUE correspondiente.

3.   Sin perjuicio de lo establecido en los apartados anteriores, a los efectos de la tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos, tanto en la fase inicial como en la confirmatoria el equipo de Transparencia del SEAE brindará apoyo y consejo a los REUE y a sus oficinas. Se consultará con el Alto Representante de la Unión para Asuntos Exteriores y Política de Seguridad la decisión adoptada en casos complejos, cuando proceda.

Artículo 5

Respuestas denegatorias

Si la respuesta a una solicitud es total o parcialmente denegatoria, expondrá los motivos de la denegación sobre la base de una de las excepciones establecidas en el artículo 4 del Reglamento. En la respuesta a una solicitud inicial se informará a la persona solicitante de su derecho a presentar una solicitud confirmatoria. En la respuesta negativa a una solicitud confirmatoria, el REUE informará a la persona solicitante de los recursos disponibles, a saber, el recurso judicial contra el REUE de que se trate con arreglo a las condiciones establecidas en el artículo 263 del TFUE o la reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo con arreglo a las condiciones establecidas en el artículo 228 del TFUE.

Artículo 6

Documentos de terceros que obren en poder de REUE

1.   Cuando el REUE reciba una solicitud para acceder a un documento que obre en su poder, pero que proceda de un tercero, este último deberá ser consultado, a menos que, a la luz de las excepciones contempladas en el Reglamento, se pueda establecer con claridad si el documento debe o no hacerse público.

2.   Se concederá el acceso al documento sin consulta previa del tercero si el autor o autora del documento ya lo ha hecho público, si otros organismos e instituciones de la UE ya lo han divulgado o si resulta evidente que la divulgación total o parcial de sus contenidos manifiestamente no afectaría a ninguno de los intereses a que se refiere el artículo 4 del Reglamento.

3.   El tercero debe ser consultado cuando se trate de un documento contemplado en el artículo 9 del Reglamento o cuando el documento proceda de un Estado miembro y dicho Estado haya solicitado al REUE la no divulgación del documento sin su consentimiento previo, con arreglo al artículo 4, apartado 5, del Reglamento. El Estado miembro debe presentar dicha petición por escrito.

4.   Se consultará al tercero por escrito y se le concederá un plazo de tiempo razonable para responder, teniendo en cuenta los plazos establecidos en el artículo 3 de la presente Decisión. El tercero dará su opinión por escrito.

5.   A falta de respuesta del tercero en el plazo establecido, o si este no pudiera ser identificado o localizado, el REUE tomará una decisión sobre la solicitud a la luz de las excepciones previstas en el Reglamento, teniendo en cuenta los intereses legítimos del tercero sobre la base de la información de que disponga.

6.   Si el REUE pretende facilitar el acceso a un documento en contra de la opinión explícita del tercero, deberá informar a este de su intención de hacer público el documento en el plazo aplicable establecido en el Reglamento.

Artículo 7

Consultas a REUE

1.   Las solicitudes de consulta dirigidas a REUE por parte de un Estado miembro u otra institución, órgano u organismo de la Unión que haya recibido una solicitud en relación con documentos que obren en su poder pero que procedan de REUE deberán enviarse por correo electrónico a EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   El REUE emitirá su opinión lo antes posible, teniendo en cuenta los plazos aplicables para proporcionar una respuesta y, a más tardar, en un plazo de cinco días laborables.

Artículo 8

Documentos clasificados

1.   Cuando una solicitud de acceso se refiera a un documento que entre en el ámbito de aplicación del artículo 9 del Reglamento o a otro documento clasificado en virtud de las normas vigentes en la institución en cuestión que protegen intereses esenciales de la Unión Europea o de uno o varios Estados miembros, la solicitud será tramitada por miembros del personal autorizados a conocer el contenido de dichos documentos.

2.   Toda decisión por la que se deniegue el acceso a la totalidad o a parte de un documento clasificado se justificará sobre la base de las excepciones enumeradas en el artículo 4 del Reglamento. En el caso de que el acceso al documento solicitado no pudiera denegarse sobre la base de tales excepciones, el miembro del personal encargado de tramitar la solicitud se asegurará de que el documento se desclasifica antes de enviarlo a la persona solicitante.

Artículo 9

Modalidades de acceso

1.   Los documentos para los que se conceda el acceso se enviarán por correo postal o correo electrónico. Si los documentos solicitados son muy voluminosos o difíciles de manipular, podrá invitarse a la persona solicitante a desplazarse para consultar los documentos in situ. Su consulta será gratuita.

2.   Si el documento ya se ha divulgado, la respuesta podrá consistir en dar información a la persona solicitante sobre cómo obtener el documento solicitado, por ejemplo facilitando la referencia de publicación o indicando la dirección web en la que esté disponible.

3.   Si el volumen de las copias de los documentos que se envíen por correo postal supera las veinte páginas, podrá exigirse al solicitante el pago de 0,10 EUR por página, más los gastos de envío. Los gastos que se deriven de otro tipo de soportes se decidirán caso por caso, evitando que excedan de un importe razonable.

Artículo 10

Publicación de documentos

1.   Los documentos que cada REUE publique a raíz de una solicitud de acceso del público a los documentos se publicarán con el apoyo del SEAE y se incluirán, a tales efectos, en el registro público del SEAE.

2.   De acuerdo con el artículo 9 del Reglamento, los documentos que entren en el ámbito de aplicación de dicha disposición se incluirán en el registro público del SEAE únicamente con el consentimiento del emisor.

Artículo 11

Presentación de informes

Los REUE informarán anualmente al Alto Representante del número de casos en los que su oficina haya denegado el acceso a documentos y las razones por las que se ha denegado el acceso en esos casos.

Artículo 12

Efecto

1.   La presente Decisión se aplicará al conjunto de REUE.

2.   La presente Decisión entrará en vigor el día de su adopción.

Hecho en Bruselas, el 6 de marzo de 2025.

Kaja KALLAS

Alta Representante de la Unión

para Asuntos Exteriores y Política de Seguridad

 

(1)  Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (DO L 145 de 31.5.2001, p. 43).

(2)  Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.o 45/2001 y la Decisión n.o 1247/2002/CE (DO L 295 de 21.11.2018, p. 39).