DOUE-L-2006-81146
Europeo
Unión Europea
Reglamento
20060621
885/2006

Reglamento (CE) nº 885/2006 de la Comisión, de 21 de junio de 2006, por el que se establecen las disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) nº 1290/2005 del Consejo en lo que se refiere a la autorización de los organismos pagadores y otros órganos y a la liquidación de cuentas del FEAGA y del FEADER.
Diario Oficial de la Unión Europea
20060623
171
L
90
110
/doue/2006/171/L00090-00110.pdf
L
20060630
S
20140904
N
S
L
Certificaciones
Contabilidad
Control financiero
Financiación comunitaria
Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural
Fondo Europeo Agrícola de Garantía
Gastos
Información
Aplicable desde el 16 de octubre de 2006, según lo indicado.
DEROGA
Con efectos de 16 de octubre de 2006, el Reglamento 2390/99, de 25 de octubre
DEROGA
Con efectos de 16 de octubre de 2006, el Reglamento 1663/95, de 7 de julio
DEROGA
Con efectos de 16 de octubre de 2006, la Decisión 94/442, de 1 de julio
EN RELACIÓN con
el Reglamento 1290/2005, de 21 de junio
SE DEROGA
en la forma indicada , por Reglamento 907/2014, de 11 de marzo
SE MODIFICA
los arts. 9, 10 y 11 , por Reglamento 375/2012, de 2 de mayo
SE MODIFICA
, por Reglamento 1233/2007, de 22 de octubre
SE AÑADE
el capítulo 1 bis, por Reglamento 1034/2008, de 21 de octubre
Agricultura
Sistema financiero
Unión Europea
LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,
Visto el Reglamento (CE) no 1290/2005 del Consejo, de 21 de junio de 2005, sobre la financiación de la política agrícola común (1), y, en particular, su artículo 42,
Considerando lo siguiente:
(1) Tras la adopción del Reglamento (CE) no 1290/2005, conviene establecer nuevas disposiciones en lo que se refiere a la autorización de los organismos pagadores y otros órganos y a la liquidación de cuentas del Fondo Europeo Agrícola de Garantía (FEAGA) y del Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural (FEADER). El Reglamento (CE) no 1663/95 de la Comisión, de 7 de julio de 1995, por el que se establecen las disposiciones de aplicación del Reglamento (CEE) no 729/70 del Consejo en lo que concierne al procedimiento de liquidación de cuentas de la sección de Garantía del FEOGA (2), debe, pues, derogarse y ser sustituido por un nuevo Reglamento.
(2) Los Estados miembros sólo deben autorizar los organismos pagadores si estos cumplen determinados criterios mínimos establecidos a escala comunitaria y vinculados a cuatro ámbitos fundamentales: entorno interior, actividades de control, información y comunicación, y seguimiento. Los Estados miembros deben poder establecer libremente otros criterios adicionales de la autorización para tener en cuenta las características específicas de los organismos pagadores.
(3) Conviene obligar a los Estados miembros a mantener sus organismos pagadores bajo supervisión constante y a crear un sistema de intercambio de información sobre los posibles incumplimientos. Para hacer frente a tales situaciones, debe establecerse un procedimiento que incluya la obligación de elaborar un plan destinado a remediar las deficiencias descubiertas dentro del plazo que se determine. Los gastos realizados por los organismos pagadores cuya autorización mantengan los Estados miembros aun cuando no hayan puesto en práctica ese plan corrector en un plazo determinado, deben supeditarse al procedimiento de liquidación de conformidad previsto en el artículo 31 del Reglamento (CE) no 1290/2005.
(4) Deben establecerse disposiciones en lo tocante al contenido y la presentación de la declaración de fiabilidad a que se refiere el artículo 8, apartado 1, letra c), inciso iii), del Reglamento (CE) no 1290/2005.
(5) Es conveniente aclarar la función del organismo coordinador a que se refiere el artículo 6, apartado 3, del Reglamento (CE) no 1290/2005 y establecer los criterios que deben aplicarse para su autorización.
(6) Con el fin de garantizar que los certificados e informes que deben elaborar los organismos de certificación mencionados en el artículo 7 del Reglamento (CE) no 1290/2005 sirven a la Comisión para aplicar el procedimiento de liquidación de cuentas, debe especificarse su contenido.
(7) Para que la Comisión pueda liquidar las cuentas con arreglo al artículo 30 del Reglamento (CE) no 1290/2005, es necesario determinar el contenido de las cuentas anuales de los organismos pagadores y fijar una fecha para el envío de estas y de los demás documentos pertinentes a la Comisión. Asimismo, debe aclararse el plazo durante el cual los organismos pagadores deben conservar a disposición de la Comisión los justificantes de todos los gastos e ingresos asignados.
(8) Es más, conviene disponer que la Comisión establezca la forma y el contenido de la información contable que los organismos pagadores tienen que enviarle. En este contexto, procede asimismo que el presente Reglamento recoja las normas de utilización de esa información contable, que actualmente se exponen en el Reglamento (CE) no 2390/1999 de la Comisión, de 25 de octubre de 1999, por el que se establecen la forma y el contenido de la información contable que deberá presentarse a la Comisión con vistas a la liquidación de cuentas de la sección de Garantía del FEOGA, así como con fines de seguimiento y elaboración de previsiones (3). Por consiguiente, debe derogarse el Reglamento (CE) no 2390/1999.
(9) Conviene establecer disposiciones con relación al procedimiento de liquidación de cuentas mencionado en el artículo 30 del Reglamento (CE) no 1290/2005 y al procedimiento de liquidación de conformidad previsto en el artículo 31 de ese Reglamento, entre las que figure un mecanismo mediante el cual los importes resultantes se deduzcan o se añadan, según proceda, a alguno de los pagos posteriores efectuados a los Estados miembros.
_________________________________
(1) DO L 209 de 11.8.2005, p. 1. Reglamento modificado por el Reglamento (CE) no 320/2006 (DO L 58 de 28.2.2006, p. 42).
(2) DO L 158 de 8.7.1995, p. 6. Reglamento modificado en último lugar por el Reglamento (CE) no 465/2005 (DO L 77 de 23.3.2005, p. 6).
(3) DO L 295 de 16.11.1999, p. 1. Reglamento modificado en último lugar por el Reglamento (CE) no 1359/2005 (DO L 214 de 19.8.2005, p. 11).
(10) A los efectos del procedimiento de liquidación de conformidad, la Decisión 94/442/CE de la Comisión, de 1 de julio de 1994, relativa a la creación de un procedimiento de conciliación en el marco de la liquidación de cuentas de la sección de Garantía del FEOGA (1), crea un órgano de conciliación y establece las normas aplicables a su composición y funcionamiento. Por simplificación, conviene incorporar esas normas al presente Reglamento, adaptándolas cuando sea necesario. Así pues, debe derogarse la Decisión 94/442/CE.
(11) En caso de que un organismo pagador autorizado en virtud del Reglamento (CE) no 1663/95 asuma nuevas competencias después del 16 de octubre de 2006 que no desempeñase antes de esa fecha, será necesaria una nueva autorización de conformidad con los criterios establecidos en el presente Reglamento, que regule esas nuevas competencias.
Como medida transitoria, debería posibilitarse que la adaptación de la autorización se produzca antes del 16 de octubre de 2007.
(12) Las medidas previstas en el presente Reglamento se ajustan al dictamen del Comité de los fondos agrícolas.
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
CAPÍTULO 1
ORGANISMOS PAGADORES Y OTROS ÓRGANOS
Artículo 1
Autorización de los organismos pagadores 1. Con el fin de ser autorizado, un organismo pagador conforme a la definición que establece el artículo 6, apartado 1, del Reglamento (CE) no 1290/2005 deberá contar con una organización administrativa y un sistema de control interno que cumpla los criterios establecidos en el anexo I del presente Reglamento (en adelante denominados «criterios de autorización») con respecto a los ámbitos siguientes:
a) entorno interior;
b) actividades de control;
c) información y comunicación;
d) seguimiento.
Los Estados miembros podrán establecer otros criterios de autorización habida cuenta de las dimensiones, atribuciones y otras características específicas del organismo pagador.
2. Con respecto a cada organismo pagador, el Estado miembro de que se trate designará una autoridad a escala ministerial con competencias para otorgar y revocar la autorización del organismo, así como para llevar a cabo las tareas que le asigna el presente Reglamento (en adelante denominada «la autoridad competente»). Deberá informar a la Comisión al respecto.
3. La autoridad competente decidirá, mediante un acto oficial, la autorización de un organismo pagador basándose en el examen de los criterios de autorización.
El examen lo realizará un órgano que sea independiente del organismo pagador que deba autorizarse y tendrá por objeto, en particular, las disposiciones aplicables a la autorización y ejecución de los pagos, la salvaguardia del presupuesto comunitario, la seguridad de los sistemas de información, la llevanza de los registros contables, la separación de las funciones y la idoneidad de los controles internos y externos, con respecto a las transacciones financiadas por el Fondo Europeo Agrícola de Garantía (FEAGA) y el Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural (FEADER).
4. En caso de que la autoridad competente no esté convencida de que el organismo pagador cumple los criterios de autorización, le transmitirá instrucciones en las que se especifiquen las condiciones que debe cumplir para poder ser autorizado.
Mientras se llevan a cabo las modificaciones exigidas, podrá concederse una autorización provisional por un período que se fijará teniendo en cuenta la gravedad de los problemas observados y que no podrá ser superior a 12 meses. En casos debidamente justificados, y previa solicitud del Estado miembro interesado, la Comisión podrá prorrogar ese plazo.
5. Las comunicaciones previstas en el artículo 8, apartado 1, letra a), del Reglamento (CE) no 1290/2005 deberán efectuarse inmediatamente después de que el organismo pagador sea autorizado por primera vez y, en cualquier caso, antes de que los gastos realizados por él se imputen al FEAGA o al FEADER. Las comunicaciones irán acompañadas de las declaraciones y documentos referentes a los ámbitos que figuran a continuación:
a) atribuciones conferidas al organismo pagador;
b) distribución de atribuciones entre sus departamentos;
c) relación con otros órganos, públicos o privados, encargados de la aplicación de medidas en virtud de las cuales el organismo impute gastos al FEAGA y al FEADER;
d) procedimientos de recepción, comprobación y validación de las solicitudes de los beneficiarios, así como de autorización, pago y justificación de los gastos;
e) disposiciones sobre la seguridad de los sistemas de información.
6. La Comisión comunicará al Comité de los fondos agrícolas los organismos pagadores autorizados en cada Estado miembro.
Artículo 2
Evaluación de la autorización
1. La autoridad competente supervisará de manera continua a los organismos pagadores de los que sea responsable, principalmente basándose en los certificados e informes elaborados por el organismo de certificación en virtud del artículo 5, apartados 3 y 4, y realizará un seguimiento de cualesquiera deficiencias descubiertas.
Cada tres años, la autoridad competente comunicará por escrito a la Comisión los resultados de su supervisión e indicará si los organismos pagadores siguen cumpliendo los criterios de autorización.
____________________________________
(1) DO L 182 de 16.7.1994, p. 45. Decisión modificada en último lugar por la Decisión 2001/535/CE (DO L 193 de 17.7.2001, p. 25).
2. Los Estados miembros crearán un sistema que garantice la comunicación inmediata a la autoridad competente de toda información según la cual un organismo pagador no cumple los criterios de autorización.
3. Cuando un organismo pagador autorizado deje de cumplir uno o varios de los criterios de autorización o los cumpla de un modo tan deficiente que afecten a la capacidad del organismo para ejecutar las tareas que se enumeran en el artículo 6, apartado 1, del Reglamento (CE) no 1290/2005, la autoridad competente pondrá a prueba la autorización del organismo y elaborará un plan para solucionar las deficiencias observadas en un plazo que se determinará de acuerdo con la gravedad del problema y que no deberá ser superior a 12 meses desde la fecha en que se ponga a prueba la autorización. En casos debidamente justificados, y previa solicitud del Estado miembro interesado, la Comisión podrá prorrogar ese plazo.
4. La autoridad competente informará a la Comisión sobre los planes elaborados con arreglo al apartado 3 y sobre su aplicación.
5. En caso de revocarse la autorización, la autoridad competente deberá autorizar sin demora otro organismo pagador con arreglo al artículo 6, apartado 2, del Reglamento (CE) no 1290/2005 y al artículo 1 del presente Reglamento para garantizar que los pagos a los beneficiarios no se interrumpan.
6. Cuando la Comisión compruebe que la autoridad competente no ha cumplido su obligación de elaborar un plan corrector de conformidad con el apartado 3 o que el organismo pagador sigue estando autorizado sin haber aplicado plenamente ese plan en un plazo determinado, perseguirá las deficiencias que sigan existiendo mediante la liquidación de conformidad prevista en el artículo 31 del Reglamento (CE) no 1290/2005.
Artículo 3
Declaración de fiabilidad
1. La declaración de fiabilidad a que se refiere el artículo 8, apartado 1, letra c), inciso iii), del Reglamento (CE) no 1290/2005 se elaborará con tiempo suficiente para que el organismo de certificación emita el dictamen mencionado en el artículo 5, apartado 4, párrafo segundo, letra b), del presente Reglamento.
La declaración de fiabilidad deberá ajustarse al modelo que se establecen en el anexo II y podrá restringirse mediante reservas que cuantifiquen el posible efecto financiero. En ese caso, la declaración de fiabilidad incluirá un plan corrector y un calendario preciso para su aplicación.
2. La declaración de fiabilidad se basará en la supervisión efectiva del sistema de gestión y control existente a lo largo de todo el año.
Artículo 4
Organismo coordinador
1. El organismo coordinador a que se refiere el artículo 6, apartado 3, del Reglamento (CE) no 1290/2005 será el único interlocutor de la Comisión ante el Estado miembro de que se trate para todos los asuntos relacionados con el FEAGA y el FEADER en los ámbitos siguientes:
a) distribución de textos y orientaciones comunitarios pertinentes entre los organismos pagadores y los órganos responsables de su puesta en práctica, así como la promoción de su aplicación armonizada;
b) comunicación a la Comisión de la información a que se refieren los artículos 6 y 8 del Reglamento (CE) no 1290/2005; c) puesta a disposición de la Comisión de un registro completo de toda la información contable exigida por motivos estadísticos y de control.
2. Un organismo pagador podrá actuar como organismo coordinador a condición de que ambas funciones se mantengan separadas.
3. En el desempeño de sus tareas, el organismo coordinador podrá recurrir, de acuerdo con los procedimientos nacionales, a otros órganos o departamentos administrativos, especialmente a los que cuenten con conocimientos contables o técnicos.
4. El Estado miembro interesado tomará una decisión, mediante un acto oficial de rango ministerial, sobre la autorización del organismo coordinador una vez que se haya convencido de que las disposiciones administrativas adoptadas por este ofrecen suficientes garantías acerca de su capacidad para cumplir las tareas a que se refiere el artículo 6, apartado 3, párrafo segundo, del Reglamento (CE) no 1290/2005.
Con el fin de ser autorizado, el organismo coordinador deberá poner en práctica una serie de procedimientos que garanticen que:
a) todas las declaraciones dirigidas a la Comisión se basan en información procedente de fuentes debidamente autorizadas;
b) las declaraciones dirigidas a la Comisión se autorizan debidamente antes de su transmisión;
c) se cuenta con la debida pista de auditoría para respaldar la información transmitida a la Comisión;
d) el registro de la información recibida o transmitida se archiva con la debida seguridad, bien en papel, bien en soporte informático.
5. La confidencialidad, integridad y disponibilidad de todos los datos informáticos que conserve el organismo coordinador se garantizará con medidas adaptadas a la estructura administrativa, el personal y el entorno tecnológico de cada organismo coordinador.
El esfuerzo financiero y tecnológico deberá ser proporcional a los riesgos reales en que se incurra.
6. Las comunicaciones previstas en el artículo 6, apartado 3, párrafo primero y en el artículo 8, apartado 1, letra a), del Reglamento (CE) no 1290/2005 deberá efectuarse inmediatamente después de que el organismo coordinador sea autorizado por primera vez y, en cualquier caso, antes de que los gastos que estén bajo su responsabilidad se imputen al FEAGA o al FEADER. La comunicación deberá ir acompañada del documento de autorización del organismo, así como de información sobre las condiciones administrativas, contables y de control interno relativas a su funcionamiento.
Artículo 5
Certificación
1. El organismo de certificación a que se refiere el artículo 7 del Reglamento (CE) no 1290/2005 será designado por la autoridad competente. Deberá ser operativamente independiente del organismo pagador y del organismo coordinador de que se trate y contar con los conocimientos técnicos necesarios.
2. El organismo de certificación llevará a cabo el examen del organismo pagador en cuestión con arreglo a normas de auditoría aceptadas internacionalmente, teniendo en cuenta cualesquiera orientaciones sobre la aplicación de estas normas establecidas por la Comisión.
El organismo de certificación realizará sus controles a lo largo de cada ejercicio financiero y una vez concluidos estos.
3. El organismo de certificación elaborará un certificado en el que deberá hacer constar si ha adquirido garantías suficientes de que las cuentas que deban enviarse a la Comisión son veraces, íntegras y exactas y de que los procedimientos de control internos han funcionado satisfactoriamente.
El certificado deberá basarse en un examen de los procedimientos y una muestra de las transacciones. Este examen tendrá por objeto determinar únicamente si la estructura administrativa del organismo pagador tiene capacidad para garantizar que el cumplimiento de la normativa comunitaria se comprueba antes de efectuarse los pagos.
4. El organismo de certificación elaborará un informe que recoja los resultados obtenidos por él y que abarque las funciones delegadas o ejercidas por las autoridades aduaneras nacionales. En el informe se deberá hacer constar si:
a) el organismo pagador cumple los criterios de autorización;
b) los procedimientos del organismo pagador ofrecen garantías suficientes de que los gastos imputados al FEAGA y al FEADER se han realizado de acuerdo con las normas comunitarias, y qué recomendaciones se han hecho y tenido en cuenta, en su caso, para lograr mejoras;
c) las cuentas anuales a que se refiere el artículo 6, apartado 1, son conformes con los libros y registros del organismo pagador;
d) las declaraciones de gastos y de operaciones de intervención constituyen una relación veraz, íntegra y exacta de las operaciones imputadas al FEAGA y al FEADER; e) se protegen debidamente los intereses financieros de la Comunidad en lo que se refiere a anticipos pagados, garantías obtenidas, existencias de intervención e importes que deben percibirse.
El informe deberá completarse con lo siguiente:
a) información acerca del número de personas que lleven a cabo la auditoría y de su titulación, del trabajo realizado, del número de transacciones examinadas, del grado de exactitud y de confianza obtenido, de los puntos débiles detectados y de las recomendaciones formuladas para la mejora del sistema, así como sobre las operaciones del organismo de certificación y de los otros organismos de auditoría, internos o externos al organismo pagador, de los que el organismo de certificación haya recibido garantía total o parcial en relación con los asuntos objeto del informe;
b) un dictamen sobre la declaración de fiabilidad a que se refiere el artículo 8, apartado 1, letra c), inciso iii), del Reglamento (CE) no 1290/2005.
CAPÍTULO 2
LIQUIDACIÓN DE CUENTAS
Artículo 6
Contenido de las cuentas anuales
Las cuentas anuales a que se refiere el artículo 8, apartado 1, letra c), inciso iii), del Reglamento (CE) no 1290/2005 abarcarán lo siguiente:
a) los ingresos asignados a que se refiere el artículo 34 del Reglamento (CE) no 1290/2005;
b) un resumen de los gastos del FEAGA por partidas y subpartidas del presupuesto comunitario;
c) los gastos del FEADER por programas y medidas;
d) información sobre los gastos y los ingresos asignados o confirmación de que los datos de cada transacción se conservan en un fichero informático a disposición de la Comisión;
e) un cuadro con las diferencias por partidas y subpartidas o, en el caso del FEADER, por programas y medidas, entre el gasto y los ingresos asignados declarados en las cuentas anuales y los declarados para el mismo período en los documentos mencionados en el artículo 4, apartado 1, letra c), del Reglamento (CE) no 883/2006 de la Comisión, de 21 de junio de 2006, por el que se establecen las disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) no 1290/2005 del Consejo en lo que se refiere a la contabilidad de los organismos pagadores, a las declaraciones de gastos y de ingresos y a las condiciones de reintegro de los gastos en el marco del FEAGA y del FEADER (1), en lo que se refiere al FEAGA, y en el artículo 16, apartado 2, de ese Reglamento en lo tocante al FEADER, acompañado de una explicación por cada diferencia;
__________________________________________
(1) Véase la página 1 del presente Diario Oficial.
f) el cuadro de los importes que deban recuperarse a finales del ejercicio, conforme con el modelo que figura en el anexo III;
g) un resumen de las operaciones de intervención y una declaración del volumen y ubicación de las existencias al final del ejercicio financiero;
h) confirmación de que los datos de cada movimiento de las existencias de intervención se guardan en los archivos del organismo pagador.
Artículo 7
Transmisión de información
1. A los efectos de la liquidación de cuentas prevista en el artículo 30 del Reglamento (CE) no 1290/2005, cada Estado miembro enviará a la Comisión:
a) los elementos que componen las cuentas anuales mencionados en el artículo 6 del presente Reglamento;
b) los certificados e informes elaborados por el organismo u organismos de certificación, tal como se menciona en el artículo 5, apartados 3 y 4, del presente Reglamento;
c) registros completos de toda la información contable exigida a efectos estadísticos y de control;
d) la declaración o las declaraciones de fiabilidad a que se refiere el artículo 3 del presente Reglamento.
2. Los documentos y la información contable contemplados en el apartado 1 se remitirán a la Comisión a más tardar el 1 de febrero del año siguiente a la finalización del ejercicio financiero al que se refieran. Los documentos mencionados en las letras a), b) y d) de ese apartado se enviarán en un ejemplar junto con una copia electrónica que se ajuste al formato y cumpla las condiciones establecidos por la Comisión con arreglo al artículo 18 del Reglamento (CE) no 883/2006.
3. A petición de la Comisión, o a iniciativa del Estado miembro, podrá remitirse a ésta información suplementaria sobre la liquidación de cuentas pertinente dentro de un plazo que la Comisión fijará en función del volumen de trabajo necesario para proporcionarla.
A falta de esta información suplementaria, la Comisión podrá aprobar la liquidación de cuentas basándose en la información de que disponga.
4. En casos debidamente justificados, la Comisión podrá aceptar una solicitud de ampliación del plazo para el envío de la información, si dicha solicitud se le envía antes de la fecha límite.
5. En caso de que un Estado miembro haya autorizado varios organismos pagadores, deberá enviar además a la Comisión, antes del 15 de febrero del año siguiente al final del ejercicio financiero en cuestión, una síntesis elaborada por el organismo coordinador que ofrezca una visión general de las declaraciones de fiabilidad a que se refiere el artículo 3 y los certificados mencionados en el artículo 5, apartado 3.
Artículo 8
Forma y contenido de la información contable
1. La forma y el contenido de la información contable a que se refiere el artículo 7, apartado 1, letra c), y el modo en que debe enviarse a la Comisión se determinarán de conformidad con el procedimiento a que se refiere el artículo 41, apartado 2, del Reglamento (CE) no 1290/2005.
2. La Comisión utilizará la información contable únicamente a los efectos siguientes:
a) desempeñar sus funciones en el contexto de la liquidación de cuentas con arreglo al Reglamento (CE) no 1290/2005;
b) efectuar un seguimiento de la situación y proporcionar previsiones en el sector agrario.
El Tribunal de Cuentas Europeo y la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) tendrán acceso a esa información a efectos del cumplimiento de sus funciones.
3. Los datos personales adjuntos a la información contable recopilada se utilizarán únicamente a los efectos que se especifican en el apartado 2. En concreto, si la Comisión utiliza información contable con la finalidad que se menciona en el apartado 2, letra b), hará que esos datos sean anónimos y los procesará únicamente de manera global.
4. Los interesados enviarán a la Comisión las posibles preguntas sobre el procesamiento de sus datos personales según lo dispuesto en el anexo IV.
5. La Comisión garantizará la confidencialidad y la seguridad de la información contable.
Artículo 9
Conservación de la información contable
1. Los justificantes de los gastos financiados y de los ingresos asignados que deba recopilar el FEAGA se mantendrán a disposición de la Comisión durante al menos los tres años siguientes a aquel en que la Comisión efectúe la liquidación de cuentas del ejercicio financiero de que se trate con arreglo al artículo 30 del Reglamento (CE) no 1290/2005.
2. Los justificantes de los gastos financiados y de los ingresos asignados que deba recopilar el FEADER se mantendrán a disposición de la Comisión durante al menos los tres años siguientes a aquel en que el organismo pagador realice el pago final.
3. En el caso de que se produzcan irregularidades o se actúe con negligencia, los justificantes a que se refieren los apartados 1 y 2 se mantendrán a disposición de la Comisión durante al menos los tres años siguientes a aquel en que los importes se recuperen íntegramente del beneficiario y se abonen en cuenta al FEAGA o al FEADER o en que las consecuencias financieras de la no recuperación se determinen en virtud del artículo 32, apartado 5, o del artículo 33, apartado 8, del Reglamento (CE) no 1290/2005.
4. En caso de aplicarse el procedimiento de liquidación de conformidad previsto en el artículo 31 del Reglamento (CE) no 1290/2005, los justificantes a que se refieren los apartados 1 y 2 del presente artículo se mantendrán a disposición de la Comisión durante al menos el año siguiente al de la conclusión de ese procedimiento o, en el caso de que una decisión de conformidad sea objeto de actuaciones judiciales ante el Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas, durante al menos el año siguiente al de la conclusión de esas actuaciones.
Artículo 10
Liquidación financiera
1. La decisión de liquidación de cuentas a que se refiere el artículo 30 del Reglamento (CE) no 1290/2005 deberá determinar los importes de los gastos efectuados en cada Estado miembro durante el ejercicio financiero en cuestión que podrán imputarse al FEAGA y al FEADER, a partir de las cuentas contempladas en el artículo 6 del presente Reglamento y de las reducciones y suspensiones mencionadas en los artículos 17 y 27 del Reglamento (CE) no 1290/2005.
En relación con el FEAGA, también deberá determinar los importes que haya que imputar a la Comunidad y a los Estados miembros de que se trate de conformidad con el artículo 32, apartado 5, del Reglamento (CE) no 1290/2005.
Con respecto al FEADER, el importe determinado mediante la decisión de liquidación de cuentas englobará los fondos que podrá reutilizar el Estado miembro de que se trate con arreglo al artículo 33, apartado 3, letra c), del Reglamento (CE) no 1290/2005.
2. En relación con el FEAGA, el importe que, de resultas de la decisión de liquidación de cuentas, deba recuperarse de cada Estado miembro o abonarse a estos se fijará deduciendo los pagos mensuales correspondientes al ejercicio financiero en cuestión de los gastos reconocidos para el mismo ejercicio con arreglo al apartado 1. La Comisión deducirá ese importe del pago mensual correspondiente al gasto realizado en el segundo mes siguiente a la decisión de liquidación de cuentas, o lo añadirá al citado pago mensual.
En relación con el FEADER, el importe que, de resultas de la decisión de liquidación de cuentas, deba recuperarse de cada Estado miembro o abonarse a estos se fijará deduciendo los pagos intermedios correspondientes al ejercicio financiero en cuestión de los gastos reconocidos para el mismo ejercicio con arreglo al apartado 1. La Comisión deducirá ese importe del pago intermedio siguiente o del pago final, o lo añadirá al pago intermedio siguiente o al pago final.
3. La Comisión comunicará al Estado miembro interesado los resultados de sus verificaciones sobre la información transmitida, junto con las modificaciones que proponga, a más tardar el 31 de marzo siguiente al final del ejercicio financiero.
4. Cuando, por causas que sean imputables al Estado miembro interesado, la Comisión no pueda liquidar las cuentas de ese Estado miembro antes del 30 de abril del año siguiente, le notificará las investigaciones suplementarias que se proponga realizar de conformidad con el artículo 37 del Reglamento (CE) no 1290/2005.
5. El presente artículo se aplicará, mutatis mutandis, a los ingresos asignados con arreglo al artículo 34 del Reglamento (CE) no 1290/2005.
Artículo 11
Liquidación de conformidad
1. Cuando, a raíz de una investigación, la Comisión considere que los gastos no se han realizado de conformidad con la normativa comunitaria, comunicará sus observaciones al Estado miembro de que se trate e indicará las medidas correctoras que deban adoptarse para garantizar el cumplimiento de la normativa en el futuro.
La comunicación hará referencia al presente artículo. El Estado miembro deberá dar una respuesta en un plazo de dos meses desde la recepción de la comunicación y la Comisión podrá modificar su posición en consecuencia. En casos justificados, la Comisión podrá acordar prorrogar dicho plazo.
Terminado el plazo fijado para la respuesta, la Comisión convocará una reunión bilateral y ambas partes procurarán alcanzar un acuerdo sobre las medidas que deban tomarse, así como sobre la evaluación de la gravedad de la infracción y del perjuicio financiero causado al presupuesto comunitario.
2. En el plazo de dos meses desde la fecha de recepción de las actas de la reunión bilateral a que se refiere el apartado 1, párrafo tercero, el Estado miembro comunicará la información solicitada durante la reunión o cualquier otra información que considere útil para el examen en curso.
En casos justificados, y previa solicitud motivada del Estado miembro, la Comisión podrá autorizar una prórroga del plazo mencionado en el párrafo primero. La solicitud deberá presentarse a la Comisión antes de la expiración de dicho plazo.
Terminado el plazo mencionado en el párrafo primero, la Comisión deberá comunicar oficialmente sus conclusiones al Estado miembro basándose en la información recibida en virtud del procedimiento de liquidación de conformidad. En la comunicación se evaluarán los gastos que la Comisión prevea excluir de la financiación comunitaria en virtud del artículo 31 del Reglamento (CE) no 1290/2005 y se hará referencia al artículo 16, apartado 1, del presente Reglamento.
3. El Estado miembro notificará a la Comisión las medidas correctoras adoptadas para garantizar el cumplimiento de las normas comunitarias y la fecha efectiva de su aplicación.
La Comisión, previo examen de los informes elaborados por el órgano de conciliación de conformidad con el capítulo 3 del presente Reglamento, adoptará, en su caso, una o varias decisiones en aplicación del artículo 31 del Reglamento (CE) no 1290/2005 para excluir de la financiación comunitaria los gastos respecto de los cuales se hayan incumplido las normas comunitarias, hasta que el Estado miembro aplique efectivamente las medidas correctoras.
Al evaluar los gastos que deban excluirse de la financiación comunitaria, la Comisión podrá tener en cuenta la información proporcionada por el Estado miembro una vez terminado el plazo a que se refiere el apartado 2, cuando ello sea necesario para calcular mejor el perjuicio financiero causado al presupuesto comunitario, siempre que el envío de la información fuera de plazo esté justificado por circunstancias excepcionales.
4. Con respecto al FEAGA, los gastos que deban excluirse de la financiación comunitaria los deducirá la Comisión de los pagos mensuales relativos a los gastos realizados en el segundo mes siguiente al de la decisión prevista en el artículo 31 del Reglamento (CE) no 1290/2005.
Con respecto al FEADER, los gastos que deban excluirse de la financiación comunitaria los deducirá la Comisión del pago intermedio siguiente o del pago final.
Sin embargo, a petición del Estado miembro y cuando la importancia de las deducciones lo justifique, la Comisión, previa consulta al Comité de los fondos agrícolas, podrá fijar una fecha diferente para las deducciones.
5. El presente artículo se aplicará, mutatis mutandis, a los ingresos asignados con arreglo al artículo 34 del Reglamento (CE) no 1290/2005.
CAPÍTULO 3
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN
Artículo 12
Órgano de conciliación
A los efectos del procedimiento de liquidación de conformidad previsto en el artículo 31 del Reglamento (CE) no 1290/2005, deberá crearse un órgano de conciliación ante la Comisión. Sus funciones serán las siguientes:
a) examinar los asuntos planteados por todo Estado miembro que haya recibido una comunicación oficial de la Comisión con arreglo al artículo 11, apartado 2, párrafo tercero, del presente Reglamento, incluida una evaluación de los gastos que la Comisión se proponga excluir de la financiación comunitaria;
b) intentar aproximar las posiciones divergentes de la Comisión y del Estado miembro de que se trate;
c) una vez finalizado su examen, elaborar un informe sobre el resultado del intento de aproximación, en el que incluirá todas las observaciones que crea oportunas en caso de que las diferencias subsistan total o parcialmente.
Artículo 13
Composición del órgano de conciliación
1. El órgano de conciliación se compondrá de cinco miembros elegidos entre personalidades que ofrezcan plenas garantías de independencia y estén altamente cualificadas en asuntos relacionados con la financiación de la política agrícola común, incluido el desarrollo rural, o en la práctica de la auditoría financiera.
Los miembros deberán ser nacionales de Estados miembros diferentes.
2. La Comisión nombrará al presidente, a los miembros y a los miembros suplentes por un mandato inicial de tres años, previa consulta al Comité de los fondos agrícolas.
El mandato será renovable únicamente por períodos de un año, de lo que se informará al Comité de los fondos agrícolas. No obstante, en caso de que el presidente que vaya a nombrarse ya sea miembro del órgano, la duración de su mandato inicial como presidente será de tres años.
Los nombres del presidente, de los miembros y de los miembros suplentes se publicarán en la serie «C» del Diario Oficial de la Unión Europea.
3. Los miembros del órgano de conciliación serán retribuidos habida cuenta del tiempo que deben dedicar a esa tarea. Los costes de comunicación y transporte se compensarán con arreglo a las normas vigentes.
4. Tras la expiración de su mandato, el presidente y los miembros seguirán ocupando su cargo hasta su sustitución o la renovación de su nombramiento.
5. La Comisión, previa consulta al Comité de los fondos agrícolas, podrá poner fin al mandato de un miembro que deje de reunir las condiciones necesarias para el ejercicio de sus funciones en el seno del órgano de conciliación o que, por el motivo que sea, no esté disponible durante un período indeterminado.
En este caso, el miembro será sustituido durante el tiempo que falte para terminar el mandato por el que fue nombrado por un miembro suplente y se informará de ello al Comité de los fondos agrícolas.
En caso de que se ponga fin al mandato del presidente, la Comisión nombrará al miembro que deba ejercer la función de presidente por el tiempo que falte para terminar el período por el que fue nombrado aquel, previa consulta al Comité de los fondos agrícolas.
Artículo 14
Independencia del órgano de conciliación
1. Los miembros del órgano de conciliación desempeñarán sus funciones con plena independencia y no solicitarán ni aceptarán instrucciones de ningún Gobierno ni de ningún organismo.
Los miembros del órgano de conciliación que, en un mandato anterior, hayan tenido alguna relación personal con el asunto que se esté tratando, no podrán tomar parte en los trabajos del órgano ni firmar los informes correspondientes.
2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 287 del Tratado, los miembros del órgano de conciliación no podrán divulgar las informaciones que hayan adquirido en el ejercicio de sus funciones en el seno del órgano. Dichas informaciones tendrán carácter confidencial y estarán amparadas por el secreto profesional.
Artículo 15
Funcionamiento
1. Las reuniones del órgano de conciliación se celebrarán en la sede de la Comisión. El presidente preparará y organizará los trabajos del órgano. En caso de impedimento, y sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 13, apartado 5, las funciones de presidente serán ejercidas por el miembro de más edad.
La Comisión asumirá las funciones de secretaría del órgano de conciliación.
2. Sin perjuicio del artículo 14, apartado 1, párrafo segundo, los informes serán aprobados por mayoría absoluta de los miembros presentes, requiriéndose un quórum de tres.
El presidente y los demás miembros que hayan participado en las deliberaciones firmarán los informes, que serán asimismo firmados por la secretaría del órgano de conciliación.
Artículo 16
Procedimiento de conciliación
1. Los Estados miembros podrán recurrir al órgano de conciliación en un plazo de treinta días hábiles a partir de la recepción de la comunicación oficial de la Comisión a que se refiere el artículo 11, apartado 2, párrafo tercero, mediante una solicitud motivada de conciliación dirigida a la secretaría del órgano de conciliación.
El procedimiento que deberá seguirse y la dirección de la secretaría se comunicarán a los Estados miembros a través del Comité de los fondos agrícolas.
2. La solicitud de conciliación será admisible únicamente cuando el importe que se prevea excluir de la financiación comunitaria según la comunicación de la Comisión:
a) exceda de 1 000 000 EUR,
o
b) represente al menos el 25 % del gasto anual total del Estado miembro con cargo a las partidas presupuestarias de que se trate.
Además, si, durante las deliberaciones previas, el Estado miembro alega y justifica que se trata de una cuestión de principio referente a la aplicación de la normativa comunitaria, el presidente del órgano de conciliación podrá declarar admisible una solicitud de conciliación. No obstante, esa solicitud no será admisible si se trata únicamente de una cuestión de interpretación jurídica.
3. El órgano de conciliación llevará a cabo sus investigaciones del modo más oficioso y rápido posible, basándose en los datos del expediente de que se trate y oyendo equitativamente a la Comisión y a las autoridades nacionales interesadas.
4. Cuando el órgano de conciliación no consiga aproximar las posiciones de la Comisión y del Estado miembro interesado en un plazo de cuatro meses desde que se le someta un asunto, se considerará que el procedimiento de conciliación ha fracasado. En este caso, el informe a que se refiere el artículo 12, letra c), expondrá los motivos por los que no han podido aproximarse las posiciones e indicará si se ha alcanzado algún acuerdo parcial durante las actuaciones.
El informe se enviará:
a) al Estado miembro interesado;
b) a la Comisión;
c) a los demás Estados miembros a través del Comité de los fondos agrícolas.
CAPÍTULO 4
DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES
Artículo 17
Disposiciones transitorias
1. En caso de que un organismo pagador que haya sido autorizado en virtud del Reglamento (CE) no 1663/95 asuma nuevas competencias en materia de gasto que no desempeñase con anterioridad, el examen previsto en el artículo 1, apartado 3, del presente Reglamento y el otorgamiento de la nueva autorización exigida de resultas de las nuevas competencias se efectuarán el 16 de octubre de 2007 a más tardar.
2. En relación con el ejercicio financiero de 2007, el informe del organismo de certificación a que se refiere el artículo 5, apartado 4, únicamente constará, en lo tocante a la seguridad de los sistemas de información, de conclusiones provisionales y comentarios, obtenidos mediante un mecanismo de puntuación, sobre las medidas adoptadas por el organismo pagador. Esos comentarios se basarán en las normas de seguridad aplicables, aceptadas internacionalmente, a que se refiere el anexo I, punto 3.B), y en ellos se indicará en qué grado se aplicaban medidas de seguridad efectivas.
Artículo 18
Derogación
1. Quedan derogados el Reglamento (CE) no 1663/95, el Reglamento (CE) no 2390/1999 y la Decisión 94/442/CE a partir del 16 de octubre de 2006. No obstante, el Reglamento (CE) no 1663/95 se seguirá aplicando a la liquidación de cuentas del ejercicio financiero de 2006 en virtud del artículo 7, apartado 3, del Reglamento (CE) no 1258/1999 del Consejo (1).
El presidente, los miembros y los miembros suplentes del órgano de conciliación nombrados en virtud de la Decisión 94/442/CE seguirán desempeñando sus funciones hasta que termine su mandato o sean sustituidos.
2. Las referencias a los actos que se derogan en el apartado 1 se consideran hechas al presente Reglamento de acuerdo con el cuadro de correspondencias que figura en el anexo V.
Artículo 19
Entrada en vigor y aplicación
El presente Reglamento entrará en vigor el séptimo día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
Será aplicable a partir del 16 de octubre de 2006. No obstante, los artículos 3 y 5, el artículo 6, letras a) a e), g) y h), y los artículos 7 y 10 se aplicarán únicamente con relación a los gastos y los ingresos asignados de los ejercicios financieros 2007 y siguientes.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.
Hecho en Bruselas, el 21 de junio de 2006.
Por la Comisión
Mariann FISCHER BOEL
Miembro de la Comisión
___________________________________________
(1) DO L 160 de 26.6.1999, p. 103.
ANEXO I
CRITERIOS DE AUTORIZACIÓN
1. Entorno interior
A) Estructura organizativa
El organismo deberá contar con una estructura organizativa que le permita realizar las funciones principales siguientes con respecto a los gastos del FEAGA y el FEADER:
i) Autorización y control de los pagos para determinar si el importe que deba abonarse al solicitante es conforme con la normativa comunitaria; en concreto se realizarán controles administrativos y sobre el terreno.
ii) Ejecución de los pagos para abonar el importe autorizado al solicitante (o a su cesionario) o, tratándose del desarrollo rural, la cofinanciación comunitaria.
iii) Contabilidad de los pagos para registrar todos los pagos en las cuentas del organismo relativas a los gastos del FEAGA y el FEADER, mediante un sistema de información, y preparación de las cuentas recapitulativas de gastos, particularmente las declaraciones mensuales, trimestrales (para el FEADER) y anuales que se envían a la Comisión. Las cuentas también registrarán los activos financiados por los Fondos, especialmente las existencias de intervención, los anticipos no liquidados, las garantías y los deudores.
La estructura organizativa del organismo deberá contemplar una asignación clara de facultades y competencias en todos los niveles operativos y la separación de las tres funciones mencionadas en el párrafo primero; sus competencias se definirán en un organigrama. La estructura organizativa abarcará los servicios técnicos y el servicio de auditoría interna a que se refiere el punto 4.
B) Recursos humanos
El organismo deberá garantizar que:
i) Se asignen recursos humanos apropiados para efectuar las operaciones y se disponga de las capacidades técnicas necesarias en los diferentes niveles operativos.
ii) La separación de funciones se estructure de tal forma que ningún funcionario sea competente para desempeñar más de una de las atribuciones siguientes: autorización, pago y contabilidad de las cantidades imputadas al FEAGA o al FEADER, y que además ningún funcionario realice una de estas funciones sin que su trabajo sea supervisado por un segundo funcionario.
iii) Las atribuciones de cada funcionario se definan por escrito, determinándose sus límites competenciales en materia financiera.
iv) La formación del personal sea la apropiada en todos los niveles de funcionamiento y se disponga de una política que permita rotar al personal que ocupe puestos sensibles o aumentar la supervisión.
v) Se tomen medidas apropiadas para evitar que se produzca un conflicto de intereses cuando las personas que ostenten un cargo de responsabilidad u ocupen un puesto sensible relacionado con la verificación, la autorización, la ejecución del pago y la contabilidad de las solicitudes también desempeñen otras funciones fuera del organismo.
C) Delegación
En caso de que alguna de las tareas del organismo pagador se delegue en otro órgano en virtud del artículo 6, apartado 1, del Reglamento (CE) no 1290/2005, deberán cumplirse las condiciones siguientes:
i) Se deberá celebrar un acuerdo escrito entre el organismo pagador y ese órgano en el que se especifique qué tipo de información y de justificantes deben presentarse al organismo pagador, así como el plazo para su presentación. El acuerdo deberá permitir al organismo pagador cumplir los criterios de autorización.
ii) El organismo pagador seguirá siendo responsable en todos los casos de la gestión eficaz de los Fondos de que se trate.
iii) Las atribuciones y obligaciones del otro órgano, especialmente las relativas al control y a la verificación de la conformidad con la legislación comunitaria, deberán definirse claramente.
iv) El organismo pagador deberá cerciorarse de que el órgano cuenta con sistemas eficaces para garantizar el cumplimiento de sus competencias de forma satisfactoria.
v) El órgano deberá confirmar explícitamente al organismo pagador que cumple realmente con sus atribuciones y especificar los medios utilizados a tal fin.
vi) El organismo pagador examinará periódicamente las funciones delegadas para confirmar que el trabajo se realiza satisfactoriamente y de conformidad con la normativa comunitaria.
Las condiciones establecidas arriba se aplicarán mutatis mutandis a las tareas relativas a los gastos agrarios que hayan realizado las autoridades aduaneras nacionales.
2. Actividades de control
A) Procedimientos para autorizar solicitudes
El organismo pagador deberá actuar del modo siguiente:
i) Establecerá procedimientos detallados sobre la recepción, registro y tratamiento de las solicitudes, incluida la descripción de todos los documentos que se vayan a utilizar.
ii) Cada funcionario responsable de la autorización tendrá a su disposición una lista de control exhaustiva de las verificaciones que deba efectuar y adjuntará a los justificantes de la solicitud su certificación de que se han realizado esos controles. La certificación podrá ser electrónica. Deberán aportarse pruebas de que el trabajo de cada funcionario ha sido revisado por un funcionario superior.
iii) El pago de una solicitud sólo se autorizará tras haber realizado un número de controles suficiente para verificar su conformidad con la normativa comunitaria. Entre esos controles estarán los exigidos por el reglamento que regule la medida específica en virtud de la cual se solicita la ayuda y los que prescribe el artículo 9 del Reglamento (CE) no 1290/2005 para evitar y detectar los fraudes y las irregularidades, con especial consideración a los riesgos en que se haya incurrido. En el caso del FEADER, deberá contarse además con procedimientos para comprobar el cumplimiento de los criterios de concesión de la ayuda y la conformidad con la normativa comunitaria aplicable, en especial las normas sobre contratación pública y el respeto del medio ambiente.
iv) La dirección del organismo pagador será informada periódica y oportunamente al nivel apropiado de los resultados de los controles efectuados, de modo que la suficiencia de estos pueda siempre tenerse en cuenta antes de saldar una solicitud.
v) El trabajo efectuado se describirá detalladamente en el informe que acompañe a cada solicitud o grupo de solicitudes o, cuando se considere oportuno, en un informe relativo a la campaña de comercialización. El informe irá acompañado de una certificación de admisibilidad de las solicitudes aprobadas y de la naturaleza, alcance y límites del trabajo realizado.
En el caso del FEADER, deberá aportarse además la garantía del respeto de los criterios de concesión de la ayuda y del cumplimiento de todas las normas comunitarias aplicables, en especial las relativas a la contratación pública y el respeto del medio ambiente. En el caso de controles físicos o administrativos, no necesariamente exhaustivos, realizados a partir de un muestreo de las solicitudes, se deberá identificar las solicitudes seleccionadas, describir el método de muestreo e informar de los resultados de todas las inspecciones y medidas que se hayan tomado con relación a las discrepancias e irregularidades descubiertas. Se deberán presentar justificantes en número suficiente para garantizar el cumplimiento de todos los controles exigidos sobre la admisibilidad de las solicitudes autorizadas.
vi) Cuando otros órganos guarden documentos (en papel o en formato electrónico) relativos a las solicitados autorizadas y los controles efectuados, tanto esos órganos como el organismo pagador establecerán procedimientos para garantizar el registro de la ubicación de todos los documentos que guarden relación con los pagos específicos realizados por el organismo pagador.
B) Procedimientos de pago
El organismo pagador deberá adoptar los procedimientos necesarios para garantizar que los pagos se abonan únicamente en cuentas bancarias pertenecientes al beneficiario o a su cesionario. El pago será ordenado por la entidad bancaria del organismo pagador o, cuando se considere oportuno, por una oficina liquidadora oficial dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha del cargo en la cuenta del FEAGA o el FEADER. No obstante, con respecto a los ejercicios financieros 2007 y 2008, los pagos también se podrán efectuar mediante una orden de pago. Se establecerán procedimientos para garantizar que todos los pagos por los que no se hayan realizado las transferencias se abonen de nuevo a los Fondos. No se realizarán pagos en efectivo. La autorización del ordenador y/o de su supervisor podrá realizarse por medios electrónicos, siempre y cuando se garantice un nivel de seguridad adecuado de estos medios y la identidad del firmante se introduzca en registros electrónicos.
C) Procedimientos contables
El organismo pagador deberá actuar con vistas a lograr los objetivos siguientes:
i) Los procedimientos contables deberán garantizar que las declaraciones mensuales, trimestrales (en el caso del FEADER) y anuales sean íntegras, exactas y oportunas, y que se detecta y corrige cualquier error u omisión, especialmente mediante controles y cotejos efectuados a intervalos.
ii) La contabilidad de las existencias de intervención deberá garantizar que las cantidades y los costes asociados se traten y registren correctamente y con prontitud por lotes identificables y en la cuenta correcta en cada fase, desde la aceptación de la oferta hasta la salida física del producto, de acuerdo con la normativa aplicable; dicha contabilidad deberá garantizar asimismo que la cantidad y naturaleza de las existencias en cada lugar pueda determinarse en cualquier momento.
D) Procedimientos aplicables a los anticipos y las garantías
El pago de anticipos se hará constar por separado en los registros contables o secundarios. Se adoptarán los procedimientos necesarios para cerciorarse de que:
i) Las garantías se obtienen solamente de instituciones financieras que cumplen las condiciones establecidas en el Reglamento (CEE) no 2220/85 de la Comisión (1) y están autorizadas por las autoridades competentes. Las garantías deberán mantener su validez hasta que se liquiden o se exijan y se satisfarán con la sola petición del organismo pagador.
ii) Los anticipos se liquidan en los plazos fijados. Los que estén pendientes de liquidación se señalarán con prontitud y se exigirán las garantías inmediatamente.
E) Procedimientos aplicables a las deudas
Todos los criterios previstos en las letras A) a D) se aplicarán, mutatis mutandis, a los gravámenes, garantías ejecutadas, reembolsos de pagos, ingresos asignados, etc., que el organismo pagador deba recaudar a favor del FEAGA y del FEADER.
El organismo pagador establecerá un sistema para el reconocimiento de todos los importes adeudados y para el registro en un libro mayor de deudores de todas esas deudas antes de su recepción. El libro mayor de deudores se inspeccionará periódicamente con objeto de adoptar las medidas necesarias para la recaudación de las deudas vencidas.
F) Pista de auditoría
La información sobre las pruebas documentales relativas a la autorización, contabilidad y pago de las solicitudes, así como sobre la gestión de los anticipos, las garantías y las deudas, estará disponible en el organismo pagador para garantizar en todo momento una pista de auditoría suficientemente pormenorizada.
3. Información y comunicación
A) Comunicación
El organismo adoptará los procedimientos necesarios para garantizar que las modificaciones de la normativa comunitaria, y en especial las que afecten al importe de las ayudas aplicables, sean registradas y que las instrucciones, bases de datos y listas de control se actualicen a su debido tiempo.
B) Seguridad de los sistemas de información
La seguridad de los sistemas de información estará basada en los criterios fijados en una versión aplicable en el ejercicio financiero considerado de una de las siguientes normas aceptadas internacionalmente:
i) Organización Internacional de Normalización 17799/Norma británica 7799: Code of practice for Information Security Management (Código de prácticas para la gestión de la seguridad de la información) (BS ISO/IEC 17799).
ii) Bundesamt fuer Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (Manual de protección informática de base) (BSI).
iii) Information Systems Audit and Control Foundation: Control objectives for Information and related Technology (Objetivos de control para la información y tecnologías afines) (COBIT).
___________________________________
(1) DO L 205 de 3.8.1985, p. 5.
El organismo pagador elegirá una de esas normas internacionales como referencia para la seguridad de sus sistemas de información.
Las medidas de seguridad deberán adaptarse a la estructura administrativa, al personal y al entorno tecnológico de cada organismo pagador. El esfuerzo financiero y tecnológico deberá ser proporcional a los riesgos reales en que se haya incurrido.
4. Seguimiento
A) Seguimiento continuo mediante actividades de control interno Las actividades de control interno abarcarán al menos los ámbitos siguientes:
i) Seguimiento de los servicios técnicos y los órganos delegados responsables de los controles y otras funciones con el fin de garantizar la correcta aplicación de las normas, las orientaciones y los procedimientos.
ii) Iniciación de las modificaciones de los sistemas con el fin de mejorar los sistemas de control en general.
iii) Examen de las solicitudes y peticiones presentadas al organismo pagador así como de cualquier información que alerte sobre la existencia de irregularidades.
El seguimiento continuo forma parte de las actividades habituales del organismo pagador. Las operaciones diarias y las actividades de control del organismo pagador se someterán a un seguimiento continuo a todos los niveles con el fin de garantizar una pista de auditoría suficientemente detallada.
B) Evaluaciones individuales mediante un servicio de auditoría interna El organismo adoptará al respecto los procedimientos siguientes:
i) El servicio de auditoría interna será independiente de los demás departamentos del organismo pagador y rendirá cuentas al director de este.
ii) El servicio de auditoría interna verificará que los procedimientos adoptados por el organismo sean apropiados para asegurar la comprobación de la conformidad con la normativa comunitaria, así como la exactitud, integridad y oportunidad de la contabilidad. Las comprobaciones podrán limitarse a las medidas seleccionadas y a las muestras tomadas de las transacciones, siempre que el programa de auditoría garantice que todos los ámbitos significativos, incluidos los servicios encargados de la autorización, se incluyan en un período que no exceda de cinco años.
iii) El trabajo del servicio de auditoría se realizará de acuerdo con normas aceptadas internacionalmente, se registrará en documentos de trabajo y se plasmará en informes y recomendaciones dirigidas a los órganos de dirección del organismo.
ANEXO II
DECLARACIÓN DE FIABILIDAD
El abajo firmante, . . . . . . . . . ., Director del organismo pagador . . . . . . . . . ., presenta la contabilidad de este organismo pagador correspondiente al ejercicio financiero comprendido entre el 16.10.xx y el 15.10.xx+1.
Basándose en su propio criterio y en la información que obra en su poder, en especial, los resultados obtenidos por el servicio de auditoría interna, tiene a bien declarar lo siguiente:
— Según su leal saber y entender, la contabilidad presentada ofrece una imagen veraz, íntegra y exacta de los gastos e ingresos del ejercicio financiero antes mencionado. En particular, todas las deudas, anticipos, garantías y existencias de las que ha tenido conocimiento se han hecho constar en la contabilidad, y todos los ingresos recaudados relativos al FEAGA y al FEADER se han abonado correctamente a los fondos apropiados.
— El abajo firmante ha aplicado un sistema que ofrece suficientes garantías sobre la legalidad y regularidad de las transacciones subyacentes, y que asimismo permite asegurar que la admisibilidad de las solicitudes y, tratándose del desarrollo rural, los procedimientos de atribución de la ayuda se gestionan, supervisan y documentan de conformidad con la normativa comunitaria.
[No obstante, estas garantías están supeditadas a las reservas siguientes:] El abajo firmante confirma, además, no tener conocimiento de información reservada alguna que pudiera perjudicar los intereses financieros comunitarios.
Firma
ANEXO III
TABLAS OMITIDAS EN PÁGINAS 104 A 107
ANEXO IV
ENVÍO DE PREGUNTAS A QUE SE REFIERE EL ARTÍCULO 8, APARTADO 4
Las preguntas a que se refiere el artículo 8, apartado 4, deberán enviarse a:
— Comisión Europea, DG AGRI-J1, Rue de la Loi 200, B-1049 Bruselas, o a la siguiente dirección de correo electrónico:
— AGRI-J1@cec.eu.int.
ANEXO V
TABLAS OMITIDAS EN PÁGINAS 109 A 110