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La disposición adicional segunda de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal, establece que, dentro del año siguiente a su entrada en vigor, las Administraciones Públicas responsables de ficheros de este carácter ya existentes, deberán adoptar una disposición reguladora de los mismos cuando carezcan de regulación o adaptar la que existiera.

Por otra parte, el Real Decreto-ley 20/1993, de 22 de diciembre, prorrogó por seis meses el plazo de un año al que se ha hecho referencia.

En su virtud, y de conformidad con la disposición adicional segunda de la citada Ley y el Real Decreto 221/1987, de 20 de febrero, he resuelto:

Primero.-Los ficheros automatizados con datos de carácter personal de esta Universidad, existentes a la entrada en vigor de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, que se regulen por esta disposición, de conformidad con el artículo 18 de la citada Ley, son los que se relacionan en el anexo de esta Resolución.

Segundo.-Los responsables de los ficheros automatizados de referencia, adoptará las medidas que resulten necesarias para asegurar que los datos automatizados de carácter personal existentes se usan para las finalidades para los que fueron recogidos que son las que se concretan en esta Resolución.

Tercero.-Los afectados de los ficheros automatizados mencionados pueden ejercitar su derecho de acceso, rectificación y cancelación de datos, cuando proceda, ante el órgano que para cada fichero automatizado se concreta en esta Resolución.

Cuarto.-Los responsables de los ficheros automatizados advertirán expresamente a los cesionarios de datos de carácter personal de su obligación de dedicarlos exclusivamente a la finalidad para la que se ceden, de conformidad con el artículo 11.5 en relación con el 4.2 de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal.

Quinto.-La presente Resolución entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Sevilla, 14 de noviembre de 1994.-El Rector, Juan Ramón Medina Precioso.

ANEXO

Número 1. Fichero automatizado de alumnos.

1. Finalidad.-Soporte a los procesos de gestión académica y administrativa de los alumnos de la Universidad y de los alumnos en proceso de incorporación a la misma.

2. Uso.-Gestión del acceso a la Universidad, expediente, becas y ayudas, títulos, doctorados...

3. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos o resultar obligados a suministrarlos.Alumnos que vayan a solicitar preinscripción o matrícula en la Universidad.

4. Procedimiento de recogida de datos.-Declaraciones, formularios y transmisión electrónica de datos.

5. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos contenidos en el mismo.-Tablas y ficheros distribuidos con los siguientes tipos de datos:

Datos de carácter personal.

Datos académicos.

Datos socioeconómicos. Datos de tramitaciones.

6. Cesiones de datos que se prevén:

Administración estatal.

Administración gobierno autónomo.

Entidades bancarias colaboradoras.

Empresas de grabación de datos.

7. Responsable del fichero.-Gerente de la Universidad.

8. Organo ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación o cancelación.-Gerente de la Universidad.

Número 2. Fichero automatizado de personal.

1. Finalidad.-Gestión económico-administrativa del personal de la Universidad.

2. Uso.-Gestión de expedientes administrativos, nóminas, formación, convocatorias y concursos, RPT...

3. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos o resultar obligados a suministrarlos.-Personal al servicio de la Universidad.

4. Procedimiento de recogida de datos.-Declaraciones, formularios y transmisión electrónica de datos.

5. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos contenidos en el mismo.-Tablas y ficheros distribuidos con los siguientes tipos de datos:

Datos de carácter personal.

Datos profesionales y administrativos.

Datos socioeconómicos.

Datos de tramitaciones.

6. Cesiones de datos que se prevén:

Administración del Estado.

Administración del gobierno autónomo.

Entidades bancarias colaboradoras.

7. Responsable del fichero.-Gerente de la Universidad.

8. Organo ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación.-Gerente de la Universidad.

Número 3. Fichero automatizado de datos económicos.

1. Finalidad.-Gestión económico-administrativa del presupuesto y contabilidad de la Universidad.

2. Uso.-Gestión de expedientes económicos administrativos, centros de gasto, proveedores, tesorería...

3. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos o resultar obligados a suministrarlos.-Personas físicas o jurídicas con relaciones económicas con la Universidad.

4. Procedimiento de recogida de datos.-Declaraciones, formularios y transmisión electrónica de datos.

5. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos contenidos en el mismo.-Tablas y ficheros distribuidos con los siguientes tipos de datos:

Datos de carácter personal/social.

Datos socioeconómicos.

Datos de tramitaciones.

6. Cesiones de datos que se prevén:

Administraciones del Estado.

Administración del gobierno autónomo.

Entidades bancarias colaboradoras.

7. Responsable del fichero.-Gerente de la Universidad.

8. Organo ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación.-Gerente de la Universidad.

Número 4. Fichero automatizado de datos bibliográficos.

1. Finalidad.-Gestión de los fondos bibliográficos de la Universidad.

2. Uso.-Catalogación, consulta y préstamo de los fondos bibliográficos.

3. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos o resultar obligados a suministrarlos.-Personas usuarias del servicio de biblioteca.

4. Procedimiento de recogida de datos.-Declaraciones, formularios y transmisión electrónica de datos.

5. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos contenidos en el mismo.-Tablas y ficheros distibuidos con los siguientes tipos de datos:

Datos de carácter personal/social.

Datos bibliográficos.

Datos de tramitaciones.

6. Cesiones de datos que se prevén.-Bibliotecas de entidades colaboradoras.

7. Responsable del fichero.-Gerente de la Universidad.

8. Organo ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación.-Gerente de la Universidad.