Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

Los Presupuestos Generales del Estado para 1997 han sido elaborados con criterios de austeridad, ahorro, rigor y control del gasto público.

El recorte ha afectado a todos los capítulos del Presupuesto y muy significativamente a las partidas correspondientes al funcionamiento operativo de los Servicios.

En concreto, los gastos previstos en el capítulo II «Gastos corrientes en bienes y servicios», para el Ministerio de Economía y Hacienda ascienden a 13.679.000.000 de pesetas, lo que supone una reducción de un 20 por 100 en relación con la cantidad presupuestada para el ejercicio anterior.

La necesaria adecuación de los gastos a las disponibilidades presupuestarias obliga a una gestión equilibrada de los recursos en el ámbito del Ministerio. Es preciso, por tanto, racionalizar la utilización de los mismos para obtener mejores resultados.

Por otro lado, y dentro del proceso de modernización de la Administración Pública, es necesario concienciar a todo el personal a su servicio de la necesidad de realizar un uso racional de los recursos públicos, que cada vez son más escasos, lo que lógicamente también redundará en una importante mejora de la imagen institucional que del Ministerio de Economía y Hacienda tiene los ciudadanos.

Por ello, el Ministerio de Economía y Hacienda, a propuesta de la Subsecretaría, ha aprobado el denominado «Plan de Austeridad», que contiene un conjunto de medidas propuestas y recomendaciones tendentes a racionalizar y a reducir los gastos del Ministerio.

En ejecución de dicho plan, se dicta la presente Instrucción, que es aplicable a todos los órganos administrativos que integran el Ministerio de Economía y Hacienda, incluidos los organismos autónomos.

Por lo expuesto, esta Subsecretaría ha resuelto que se adopten las siguientes medidas:

Uno. Comunicaciones.

Teléfonos y telefax:

1. Se reducirán las categorías de tráfico, de modo que se adapten a las características del puesto de trabajo al que se asigna cada extensión. En principio, solamente se dotará de salida interprovincial a los niveles 29 y 30 y dentro de ellos la internacional a aquellos cuya naturaleza del puesto de trabajo lo haga necesario. Se potenciará la salida dentro de la provincia a través de centralita, como medida disuasoria que discrimine aquellas llamadas oficiales de las que no lo son.

2. Se controlarán las llamadas directas a través de tarificadores, con envío de escritos a aquellos usuarios que superen, tanto en tiempo como por importe, los límites de lo que se considere preciso para una llamada oficial. En caso de tratarse de llamadas particulares, se reclamará el importe de la misma a partir de los límites que se establezcan.

3. Todos los usuarios deberán conectar el candado electrónico, a fin de evitar consumos por personas ajenas que puedan ser atribuidos a los titulares de las extensiones, así como limitadores manuales en las líneas directas, utilizando, en este caso, una llave.

4. Se ejercerá un control especial sobre la adquisición y alquiler de teléfonos móviles para altos cargos. Los terminales GSM dispondrán de una tarjeta DUAL con dos líneas totalmente independientes, una oficial y otra persona, al objeto de que las llamadas que se realicen por la segunda sean facturadas directamente al interesado.

5. Todos los recibos de Telefónica se canalizarán a través de la Oficialía Mayor u órganos similares en el caso de los organismos autónomos, para que puedan ser debidamente controlados por los técnicos responsables, y muy especialmente los recibos de los teléfonos móviles.

6. Se colocarán teléfonos públicos en aquellos centros que carezcan de ellos, preferentemente del sistema de tarjeta, de modo que por el personal puedan ser utilizados libremente para sus llamadas particulares fuera de Madrid-Capital.

7. En las líneas de telefax se efectuarán los mismos controles que con las telefónicas, instalando los fax en extensiones no exclusivas para ellos, toda vez que los aparatos actuales discriminan las llamadas, pudiendo, en consecuencia, reducirse el número de extensiones en las centralitas.

8. En comunicaciones internas el envío de documentos a través de fax tiene validez a todos los efectos, de modo que debe evitarse la duplicidad del envío del documento a través de fax y por correo ordinario, salvo aquellos documentos cuyos originales deban constar en los expedientes administrativos.

9. Una vez esté concluido el programa de reorganización del correo electrónico, las comunicaciones internas y la remisión de documentos se realizarán a través del mismo.

10. La contratación de nuevas líneas de comunicaciones, tanto de voz como de datos, así como la contratación de teléfonos móviles deben de justificarse adecuadamente y ser informada por la Comisión Permanente de Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones.

Servicios postales:

En lo relativo al envío de correspondencia, paquetería y transportes, se adoptarán las siguientes medidas:

Con carácter general se utilizarán los servicios públicos de Correos, Postal exprés, etc., para el envío de correspondencia y paquetería fuera del término municipal, evitando la contratación de servicios externos de mensajería.

Se potenciará la utilización de los servicios de motoristas y coches de incidencias del Departamento, que coordina la Oficialía Mayor, racionalizando los envíos entre los distintos edificios del término municipal.

Dos. Edificios.

Conservación y mantenimiento de edificios:

1. Se procurará llevar a cabo las labores de conservación y mantenimiento de los edificios con personal propio de oficios del Ministerio.

2. Las adquisiciones del material necesario para estas labores (eléctrico, de fontanería, cerrajería, etc.) se llevarán a cabo propiciando concursos entre firmas suministradoras, de modo que se consiga unificar suministradores, y por volumen de suministros, abaratar precios.

3. En aquellos edificios en los que no se disponga de personal o sea insuficiente para el edificio de que se trate, se celebrarán concursos de servicios en los que se establecerán precios máximos aplicables a cada unidad de obra, procurando englobar varios inmuebles en el concurso con el fin de abaratar costes.

Arrendamientos:

No se realizarán nuevos contratos de arrendamientos de edificios y se renegociarán los existentes.

Gastos de energía eléctrica:

1. Por el personal técnico se revisará la potencia eléctrica contratada en cada edificio de acuerdo con las demandas punta de consumo del mismo en períodos integrados de quince minutos, así como el tipo de contratación más ventajosa para el edificio.

También se revisará la potencia reactiva de los edificios, a fin de corregir el factor de potencia (penalización o bonificación que realiza la compañía, según la potencia reactiva consumida por el edificio). Para ello se precisa la instalación de baterías de condensadores, calibrando si dicha instalación compensa lo facturado.

2. Se instalarán elementos automáticos de encendido y apagado y de control de iluminación y temperatura.

3. Se instalarán nuevos elementos de bajo consumo (luminarias, etc.) y menor coste de mantenimiento.

4. Se encarga a los ordenanzas de planta, personal de limpieza y de seguridad, la comprobación de la desconexión de la luz, fotocopiadoras, aparatos de climatización y ordenadores en el intermedio de jornada y a su finalización, sin perjuicio de la labor de mentalización del personal funcionario y laboral, de la necesidad de desconectar todos los equipos anteriormente señalados cuando no se estén usando.

Tres. Publicaciones.

Con el fin de reducir el coste, los centros directivos deberán tener en cuenta los siguientes criterios:

A) Reducción de costes:

1. Distribución gratuita o institucional: Queda limitada a altos cargos y bibliotecas.

2. Número de colores impresos: Sólo se diseñará en color aquellas ilustraciones o gráficos sumamente necesarios, tanto en texto como en cubierta.

3. Papel y cubiertas: Se utilizarán preferentemente papeles offset y sólo en casos excepcionales papeles estucados, y cubiertas de calidades superiores.

B) Suscripciones:

1. Sólo podrá recibirse un ejemplar del «Boletín Oficial del Estado» como máximo por Subdirección General o Unidad asimilada, con las excepciones que autorice, previamente, la superioridad a propuesta del titular del Centro Directivo al que pertenezca.

2. Con excepción del Gabinete de Prensa, no se autorizará la adquisición de revistas de información general ni la elaboración de resúmenes de prensa. Estos últimos deberán dirigirse exclusivamente a los altos cargos, así como a los titulares de los puestos de trabajo que éstos determinen y lo precisen en atención a las funciones que desarrollen (Directores de Gabinetes, Secretarios generales, etc.).

3. Se adoptarán las medidas precisas para que los resúmenes de prensa lleguen a los destinatarios a primera hora de la mañana.

4. No se adquirirá prensa diaria para titulares de puestos de trabajo con nivel inferior a Director general, que podrán recibir un único ejemplar en días laborables.

Cuatro. Adquisición de material.

A) Inventariable:

1. La adquisición de material inventariable se realizará por el procedimiento que garantice la máxima concurrencia posible.

2. Si la adquisición se realizara a través del Catálogo del Servicio Central de Suministros y existieran varias empresas que oferten el mismo bien, deberá promoverse la concurrencia entre las mismas, solicitando, al menos, tres ofertas si fuese posible.

3. En el caso de material informático, la Comisión Permanente de Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones deberá informar la propuesta de adjudicación.

B) Adquisición de material de oficina ordinario no inventariable:

1. Las adquisiciones que lleven a cabo los centros directivos del Departamento deberán necesariamente ajustarse a los artículos incluidos en los respectivos lotes y a los proveedores adjudicatarios del Concurso General. Cualquier otra adquisición no incluida en el concurso deberá ser informada por la Junta de Contratación del Ministerio, cualquiera que sea el importe de la misma.

2. La Junta de Contratación definirá los módulos de consumo de este material, teniendo en cuenta, entre otros extremos, el número de personas destinadas en cada uno de los centros directivos y el grado de informatización de los mismos.

3. Las peticiones de material deberán ir, en todo caso, firmadas por el correspondiente Subdirector general o asimilado.

4. Se procederá a la supresión de la denominación del cargo y del nombre de la persona que lo ocupa en las cartas y sobres hasta el nivel de Director general incluido. Con ello su utilización será atemporal y con independencia de la persona que ocupa el cargo. En la actualidad, la extensión de las posibilidades informáticas a la totalidad de las unidades, permite la solución de la «cabecera informática» al imprimir los datos identificativos de la unidad, así como la personalización del cargo.

5. La confección de tarjetas de visita deberá efectuarse por las Secciones de Reprografía. Con carácter general, no podrá solicitar la confección de estas tarjetas para titulares con puestos de trabajo inferiores a nivel 30. Cuando sea necesaria su utilización en otros casos, el Director del centro correspondiente propondrá su confección, justificando las razones de la petición.

6. Los sobres utilizados en las comunicaciones internas serán reutilizables (hasta 30 usos).

Cinco. Utilización de fotocopiadoras.

1. El responsable de cada fotocopiadora, nombrado por su correspondiente centro directivo, garantizará el control selectivo de las fotocopias realizadas, que serán exclusivamente las relacionadas con el trabajo propio de cada dependencia.

2. Será necesario el uso de la clave de acceso para el funcionamiento de aquellas máquinas fotocopiadoras que dispongan de este sistema.

3. Los responsables de cada una de las máquinas fotocopiadoras desconectarán las mismas para dejarlas totalmente inactivas, una vez finalizada la correspondiente jornada de trabajo.

4. Cuando el número de fotocopias a realizar de un mismo documento sea mayor de 50 y se disponga de Centro de Reprografía en el edificio, se remitirán a éste para su confección.

5. Cuando se detecte una utilización excesiva respecto a los valores medios habituales de la máquina, la Oficialía Mayor lo pondrá en conocimiento del centro directivo correspondiente para que adopte las medidas adecuadas o justifique, en su caso, el grado de utilización.

6. En ningún caso se permitirán fotocopias de carácter particular.

7. Siempre que sea posible se realizarán fotocopias por las dos caras.

Seis. Viajes (indemnizaciones por razón del servicio).

1. Las comisiones de servicio con derecho a indemnización, que han de estar, en todo caso, absolutamente justificadas, deben limitarse a las estrictamente indispensables.

2. Solamente deberá desplazarse un funcionario salvo que sea absolutamente imprescindible que vayan dos o más.

3. La propuesta para la designación de una Comisión de Servicio deberá formularse al órgano competente con la antelación suficiente para su autorización antes del inicio de la misma.

4. Cuando el medio de transporte sea el avión, se utilizarán, en todo caso, la clase «turista» o asimilada.

5. Cualquier excepción a lo establecido en el párrafo anterior deberá ser previa y expresamente autorizada por el Secretario de Estado o Subsecretario, haciéndolo constar en la orden de autorización de la Comisión de Servicios. Igual conformidad será previsa para los viajes de carácter internacional, excepto los realizados para asistir a reuniones en los órganos institucionales de la Unión Europea.

6. Los gastos de viaje habrán de justificarse necesariamente con el billete original, y los de alojamiento, con las facturas también originales y debidamente detalladas.

En todo caso ha de tenerse en cuenta la Orden de 8 de noviembre de 1994 («Boletín Oficial del Estado» del 11) sobre justificación y anticipos de indemnizaciones por razón del servicio.

7. En todos los traslados del personal dentro del municipio deberá utilizarse el transporte público colectivo y sólo excepcionalmente el taxi.

Siete. Representación institucional.

1. Los altos cargos reducirán al máximo los gastos de representación que deban realizar en el desempeño de sus funciones.

2. Los Secretarios de Estado, Subsecretarios y asimilados utilizarán, siempre que sea posible, las instalaciones que el Ministerio tiene para realizar los actos de representación institucional.

3. Solamente los Secretarios de Estado, Subsecretarios y asimilados podrán enviar felicitaciones de Navidad de carácter oficial.

Ocho. Control y seguimiento de gastos corrientes.

1. La Oficina Presupuestaria procederá a determinar los indicadores cuantitativos del ritmo de ejecución presupuestaria, así como los niveles de los mismos que supongan un ritmo de ejecución del gasto superior al que correspondería en función del crédito disponible y del período transcurrido.

2. La Oficina Presupuestaria informará, con carácter mensual, a los centros directivos del Departamento acerca de la evolución de los indicadores cuantitativos del ritmo de ejecución presupuestaria a que se refiere el punto anterior.

3. La Subsecretaría de Economía y Hacienda coordinará la información y actuaciones de los diversos centros directivos en esta materia y realizará las propuestas que sean necesarias para controlar el gasto en los conceptos adecuados.

4. La Oficialía Mayor realizará un informe trimestral sobre la ejecución del plan, indicando las medidas adoptadas y los ahorros efectivos.

Madrid, 24 de marzo de 1997.-El Subsecretario, Fernando Díez Moreno.