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La disposición adicional segunda de la Orden de 31 de enero de 2001 ("Boletín Oficial del Estado" de 3 de febrero), de bases generales del Ministerio de Asuntos Exteriores para la concesión de ayudas a organizaciones no gubernamentales de desarrollo (en adelante ONGD) que realicen actividades en el campo de la Cooperación Internacional para el desarrollo, autoriza a la Agencia Española de Cooperación Internacional (en adelante AECI) para que dicte las normas de procedimiento, justificación y control de las actividades comprendidas en los proyectos, programas y estrategias de cooperación para el desarrollo financiados a las ONGD.

Por ello, previo informe favorable de la Abogacía del Estado en el Ministerio de Asuntos Exteriores, dispongo:

Primero.-Dictar las normas de procedimiento para la presentación de los informes anuales de seguimiento, los informes finales y las memorias económicas justificativas del gasto de los proyectos, los programas y las estrategias de cooperación para el desarrollo.

Segundo. Objeto y finalidad.-El objeto de esta Resolución es establecer las normas de procedimiento para la presentación de los informes anuales de seguimiento, los informes finales y las memorias económicas de justificación del gasto de los proyectos, los programas y las estrategias de cooperación para el desarrollo, así como de los Planes de Ejecución Anual (PEA) de los programas y de los Planes Operativos Anuales (POA) de las estrategias de cooperación para el desarrollo, financiados a las ONGD.

Tercero. Control, seguimiento y evaluación.

1. Conforme a lo establecido en el artículo 8.1 del Reglamento del procedimiento para la concesión de ayudas y subvenciones públicas, aprobado por el Real Decreto 2225/1993, de 17 de diciembre, el control del cumplimiento del objeto, condiciones y finalidad de la subvención se efectuará de conformidad con lo dispuesto en el texto refundido de la Ley General Presupuestaria, aprobado por Real Decreto Legislativo 1091/1988, de 23 de septiembre, y demás normas reguladoras de la subvención.

2. La ejecución de las actividades comprendidas en los proyectos, programas y estrategias de cooperación para el desarrollo subvencionados se someterán al control, comprobación, seguimiento y evaluación que determine la AECI.

3. De acuerdo con lo señalado en el artículo 9 de la Orden de 31 de enero de 2001, la AECI establece que las ONGD subvencionadas deberán facilitar un informe anual de seguimiento de los proyectos, los programas y las estrategias de cooperación para el desarrollo.

4. Según lo previsto en el artículo 12 de la Orden de 31 de enero de 2001, la ONGD o el socio local deberá mantener reuniones cuatrimestrales en la Embajada de España, concretamente, con la Oficina Técnica de Cooperación donde exista, con objeto de informar sobre la ejecución de las actividades programadas.

Cuarto. Fecha de inicio de la actividad y plazos de ejecución.

1. Se entenderá que el primer año de ejecución de un proyecto, un programa o una estrategia de cooperación para el desarrollo comenzará el día de la fecha del inicio de las actividades financiadas con cargo a los fondos concedidos por la AECI, que no podrá ser posterior a la fecha de recepción de la ayuda. A partir de ese momento quedan definidos todos los periodos anuales. Cuando se trate de los POA de las estrategias y los PEA de los programas, la fecha de inicio podrá adecuarse a la fecha en que han comenzado las actividades con fondos propios, siempre que se efectúen en el ejercicio presupuestario correspondiente.

Excepcionalmente, se podrán imputar los gastos de identificación del proyecto, del programa y de la estrategia de cooperación para el desarrollo realizados hasta seis meses antes de la fecha de la resolución de concesión o de la fecha de presentación de los sucesivos POA y PEA.

2. La ONGD deberá comunicar por escrito a la AECI la fecha de recepción de la ayuda concedida y la fecha de inicio real de las actividades subvencionadas.

3. Cualquier alteración de fechas sobre las establecidas anteriormente o en las fijadas en el punto quinto 2, deberá ser solicitada por la ONGD a la AECI, con un mínimo de diez días de antelación.

Quinto. Informe anual de seguimiento para proyectos.

1. El artículo 9 de la Orden de 31 de enero de 2001 establece la obligación de las ONGD de presentar un informe anual de seguimiento, que será remitido a la unidad gestora del programa.

2. El plazo máximo de presentación será de dos meses contados a partir del día siguiente al de la finalización del primer periodo anual.

Los sucesivos informes anuales de seguimiento se presentarán en el plazo máximo de un mes, contando a partir del día siguiente al de la finalización de cada período anual.

3. La información correspondiente al último periodo anual podrá ser incluida en el informe final siempre que no se modifique la fecha de finalización prevista.

4. La AECI dará acuse de recibo de la recepción de los informes de seguimiento presentados por las ONGD.

5. La AECI revisará los documentos y notificará, en su caso, las deficiencias detectadas en el plazo máximo de tres meses, a contar desde el día siguiente de la presentación del informe en el registro general de la AECI.

6. Si la ONGD no presentara el informe de seguimiento anual dentro del plazo establecido, se requerirá a la entidad para que, en el plazo máximo de quince días, contados a partir del día siguiente al de la notificación, aporte dicho documento, comunicándole que transcurrido el mismo sin atender el requerimiento se tendrá por incumplida la obligación de justificar con las consecuencias previstas en los artículos 81.9 del texto refundido de la Ley General Presupuestaria y 15 de la Orden de 31 de enero de 2001.

7. El modelo del informe anual de seguimiento para proyectos se pondrá a disposición de los interesados en la página en internet de la AECI.

Sexto. Informe anual de seguimiento y de justificación de los gastos para los programas y presentación de los Planes de Ejecución Anual.

1. El artículo 9 de la Orden de 31 de enero de 2001 establece que las ONGD están obligadas a presentar un informe anual de seguimiento del programa. El primer informe de seguimiento y de justificación del gasto deberá presentarse antes del 1 de junio del año siguiente a la concesión de la subvención.

2. El informe anual de seguimiento y la justificación de los gastos del ejercicio anterior han de tener el visto bueno de la AECI, como paso previo a la aprobación del siguiente Plan de Ejecución Anual (PEA) y a los sucesivos libramientos de fondos.

3. Las ONGD podrán presentar simultáneamente el siguiente Plan de Ejecución Anual con los informes de seguimiento y de justificación del gasto del período anterior.

4. Una vez aprobado el PEA por la AECI, las ONGD podrán imputar gastos efectuados con cargo al mismo, desde la fecha de cierre del período informado y justificado ante la AECI del PEA anterior. Antes de esta fecha las ONG no podrán imputar ningún tipo de gasto.

5. Los sucesivos informes de seguimiento y de justificación de los gastos, así como los PEA, serán presentados por las ONGD en el plazo máximo de doce meses, a contar desde la fecha de presentación del informe anual anterior, y así sucesivamente, respetándose, en todo caso, la fecha prevista en el apartado 1 de este punto.

6. La información correspondiente al último período anual podrá ser incluida en el informe final siempre que no se modifique la fecha de finalización prevista.

7. La AECI dará acuse de recibo de la recepción de los informes de seguimiento y de justificación del gasto, así como de los PEA presentados por las ONGD.

8. La AECI notificará a la ONGD la resolución dictada por el Presidente de la AECI sobre el informe de seguimiento y de justificación del gasto, así como la decisión que proceda sobre el siguiente PEA en el plazo máximo de tres meses, contados desde que el expediente esté completo.

9. Si la ONGD no presentara el informe de seguimiento anual dentro del plazo establecido, se requerirá a la entidad para que, en el plazo máximo de quince días, contados a partir del día siguiente al de la notificación aporte dicho documento, comunicándole que transcurrido el mismo sin atender el requerimiento se tendrá por incumplida la obligación de justificar con las consecuencias previstas en los artículos 81.9 del texto refundido de la Ley General Presupuestaria y 15 de la Orden de 31 de enero de 2001.

10. En el caso de que la justificación del gasto no fuera presentada o no fuera aprobada por la AECI se actuará según establece el punto duodécimo de esta Resolución.

11. El modelo del informe anual y de justificación de los gastos para los programas se pondrá a disposición de los interesados en la página en internet de la AECI.

Séptimo. Informe anual de seguimiento y de justificación de los gastos para las estrategias de cooperación para el desarrollo y presentación de los POA.

1. El artículo 9 de la Orden de 31 de enero de 2001 establece que las ONGD están obligadas a presentar un informe anual de seguimiento de la estrategia de cooperación para el desarrollo. El primer informe de seguimiento y de justificación del gasto deberá presentarse antes del 1 de junio del año siguiente a la concesión de la subvención.

2. El informe anual de seguimiento y la justificación de los gastos del ejercicio anterior han de tener el visto bueno de la AECI, como paso previo a la aprobación del siguiente Plan Operativo Anual (POA) y a los sucesivos libramientos de fondos.

3. Las ONGD podrán presentar simultáneamente el siguiente Plan Operativo Anual con los informes de seguimiento y de justificación del gasto del período anterior.

4. Una vez aprobado el POA por la AECI, las ONGD podrán imputar gastos efectuados con cargo al mismo, desde la fecha de cierre del período informado y justificado ante la AECI del POA anterior. Antes de esta fecha las ONGD no podrán imputar ningún tipo de gasto.

5. Los sucesivos informes de seguimiento y de justificación de los gastos, así como los POA serán presentados por las ONGD en el plazo máximo de doce meses, a contar desde la fecha de presentación del informe anual anterior, y así sucesivamente, respetándose, en todo caso, la fecha prevista en el apartado 1 de este punto.

6. La información correspondiente al último período anual podrá ser incluida en el informe final siempre que no se modifique la fecha de finalización prevista.

7. La AECI dará acuse de recibo de la recepción de los informes de seguimiento y de justificación del gasto, así como de los POA presentados por las ONGD.

8. La AECI notificará a la ONGD la resolución dictada por el Presidente de la AECI sobre los informes de seguimiento y de justificación del gasto, así como la decisión que proceda sobre el siguiente POA en el plazo máximo de tres meses, contados desde que el expediente esté completo.

9. Si las ONGD no presentaran los informes de seguimiento anual dentro del plazo establecido, se requerirá a la entidad para que, en el plazo máximo de quince días, contados a partir del día siguiente al de la notificación, aporte dichos documentos, comunicándole que transcurrido el mismo sin atender el requerimiento se tendrá por incumplida la obligación de justificar con las consecuencias previstas en los artículos 81.9 del texto refundido de la Ley General Presupuestaria y 15 de la Orden de 31 de enero de 2001.

10. En el caso de que la justificación del gasto no fuera presentada o no fuera aprobada por la AECI se actuará según establece el punto duodécimo de esta Resolución.

11. El modelo del informe anual y de la justificación de los gastos para las estrategias de cooperación para el desarrollo se pondrá a disposición de los interesados en la página en internet de la AECI.

Octavo. Informes finales.

1. En virtud de lo establecido en el artículo 12 de la Orden de 31 de enero de 2001, las ONGD están obligadas a presentar a la AECI un informe final con información técnica y económica que justifique la aplicación y los gastos efectuados con cargo a la subvención recibida, de conformidad con lo exigido en el manual de instrucciones de justificación de subvenciones. Dicho informe se presentará en el plazo máximo de cuatro meses, a contar desde el día siguiente al de la finalización del proyecto, y para el caso de programa o estrategia de cooperación para el desarrollo desde el día siguiente al de la finalización de la última actividad, fecha que deberá coincidir con lo establecido en el Convenio de colaboración suscrito entre la AECI y la ONGD, o con aquella que haya sido autorizada mediante resolución de modificación por el Presidente de la AECI.

2. En el caso de los programas y las estrategias de cooperación para el desarrollo, dado que las justificaciones de gasto se han realizado en los respectivos informes anuales de seguimiento, solamente deberán presentar un resumen global de las justificaciones realizadas anteriormente.

3. La AECI dará acuse de recibo de la recepción del informe final y de la justificación del gasto, y efectuará la comprobación de que ha sido entregado con toda la documentación exigida en la Orden de 31 de enero de 2001 y en esta Resolución.

4. Si la documentación presentada no reuniera todos los datos exigidos por la Orden de 31 de enero de 2001 y por esta Resolución, se requerirá a la entidad para que la complete, concediéndole a tal efecto un plazo de quince días, contados a partir del día siguiente al de la notificación. Transcurrido este plazo sin que la ONGD haya presentado la documentación requerida, la AECI procederá al estudio y evaluación de dicho informe con la documentación que obre en su poder.

5. Si tras el estudio y la evaluación del informe final faltase documentación justificativa del gasto o éste fuese incompleto, la AECI lo comunicará a la ONGD, concediéndole un plazo de treinta días, para su subsanación.

6. Si las ONGD no presentaran el informe final y la justificación del gasto dentro del plazo establecido, se requerirá a la entidad para que, en el plazo máximo de quince días, contados a partir del día siguiente al de la notificación, aporte dichos documentos, comunicándole que transcurrido el mismo sin atender el requerimiento se tendrá por incumplida la obligación de justificar con las consecuencias previstas en los artículos 81.9 del texto refundido de la Ley General Presupuestaria y 15 de la Orden de 31 de enero de 2001.

7. Los modelos de los informes finales y de la justificación de los gastos de los proyectos, los programas y las estrategias de cooperación para el desarrollo se pondrán a disposición de los interesados en la página en internet de la AECI.

Noveno. Modificaciones sustanciales.

1. Según el artículo 10 de la Orden de 31 de enero de 2001, se consideran modificaciones sustanciales aquéllas que afecten a objetivos, resultados, población beneficiaria, ubicación territorial o socio local, así como las que se refieran a ampliación de más de tres meses o a segunda ampliación del periodo de ejecución. Para introducir este tipo de modificaciones sustanciales en un proyecto, un programa o una estrategia de cooperación para el desarrollo se precisa autorización previa de la AECI.

2. La solicitud de modificación ha de formularse por escrito en el plazo máximo de un mes a contar desde la aparición de las circunstancias que la justifiquen.

3. La resolución de las solicitudes de modificación sustancial se dictará por el Presidente de la AECI y se notificará en el plazo máximo de cuarenta y cinco días, contados desde la fecha de presentación de la solicitud.

Esta resolución pondrá fin a la vía administrativa, pudiéndose interponer contra ella el recurso potestativo de reposición ante el Presidente de la AECI en el plazo de un mes, o bien ser impugnada directamente ante el orden jurisdiccional contencioso-administrativo en la forma y plazo previstos por la Ley reguladora de dicha jurisdicción.

Transcurrido el plazo máximo establecido sin que se haya dictado y notificado la resolución expresa, se podrá entender desestimada la solicitud de acuerdo con lo previsto en el artículo 44.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en su redacción dada por la Ley 4/1999, de 13 de enero, sin que ello exima de la obligación legal de resolver.

Décimo. Emergencia no localizable.-En los supuestos de estrategias de cooperación para el desarrollo que tengan aprobada con cargo a la subvención de la AECI esta partida presupuestaria, en el momento de producirse una situación de emergencia no prevista durante la ejecución de la estrategia, la ONGD podrá elaborar una propuesta de intervención a la AECI que deberá contener, al menos, justificación de la misma, plazo de ejecución, población beneficiaria y presupuesto (sólo se podrán imputar gastos de Personal y Equipos y Materiales, Infraestructura/Construcción), siendo en todo caso necesaria la aprobación previa por la AECI.

Las resoluciones de las solicitudes de emergencia no localizable serán tramitadas siguiendo el procedimiento de las modificaciones sustanciales señalado en el apartado anterior.

Undécimo. Auditorías.

1. En el caso de realización de auditoría con cargo a la subvención, el plazo de presentación del informe final puede ampliarse hasta seis meses, previa comunicación a la AECI.

2. Para los programas y las estrategias de cooperación para el desarrollo, cuando se realicen auditorías intermedias, la documentación acreditativa de las mismas se podrá presentar con el siguiente informe anual.

Duodécimo. Reintegros.

1. Procederá el reintegro de las cantidades percibidas y, en su caso, de los ingresos financieros generados por los proyectos, los programas y las estrategias de cooperación para el desarrollo e intereses devengados por la subvención, así como la exigencia del interés de demora desde el momento del pago de la subvención y en la cuantía fijada en el artículo 36 del texto refundido de la Ley General Presupuestaria, en los siguientes casos:

a) Incumplimiento de la obligación de justificación.

b) Obtener la subvención sin reunir las condiciones requeridas para ello.

c) Incumplimiento de los objetivos para los que la subvención fue concedida.

d) Cuando los gastos no se realizaron por cualquier causa o se modificasen sustancialmente sin autorización expresa de la AECI.

e) Incumplimiento de las condiciones impuestas a las ONGD con motivo de la concesión de la subvención.

Igualmente, en el supuesto contemplado en el artículo 8.2 párrafo final de la Orden de 31 de enero de 2001, procederá el reintegro del exceso obtenido sobre el coste de la intervención desarrollada.

2. El procedimiento para el reintegro se rige por lo dispuesto en el artículo 8.2 del Reglamento del procedimiento para la concesión de ayudas y subvenciones públicas, aprobado por Real Decreto 2225/1993, de 17 de diciembre, y en la Orden de 23 de julio de 1996.

Decimotercero. Manual de Instrucciones de Justificación de Subvenciones.-Las ONGD subvencionadas quedan obligadas a justificar los gastos efectuados con cargo a la subvención recibida, de conformidad con el manual de instrucciones de justificación de ayudas y subvenciones a ONGD dictado, a tal efecto, por la AECI, que está disponible en el centro de información y en la página en Internet de la AECI.

Decimocuarto. Resolución sobre el informe final del proyecto, del programa o de la estrategia de cooperación para el desarrollo.-A la vista del resultado del estudio y evaluación del informe final, la AECI dictará, según proceda, lo siguiente:

1. Resolución del Presidente de la AECI comunicando la aprobación del informe final, sin perjuicio de los resultados que puedan derivarse de la auditoría externa a que hace referencia el artículo 12 de la Orden de 31 de enero de 2001.

2. Resolución del Presidente de la AECI comunicando la falta de justificación del gasto y la procedencia del reintegro.

Decimoquinto.-Todos los escritos e informes contemplados en esta Resolución se dirigirán al órgano gestor, Subdirección General de Cooperación Multilateral y Horizontal, y podrán presentarse en el Registro General de la AECI, avenida de Reyes Católicos, número 4, 28040 Madrid, así como en los registros y oficinas a que se refiere el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y la Resolución del Ministerio de Administraciones Públicas de 1 de septiembre de 1997 ("Boletín Oficial del Estado" de 4 de septiembre).

Con objeto de facilitar la tramitación, los informes deberán presentarse también en soporte informático.

Contra esta Resolución, que agota la vía administrativa, de acuerdo con lo establecido en la disposición adicional decimoquinta de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración Central del Estado, se podrá interponer recurso potestativo de reposición ante el órgano que dictó el acto, en plazo de un mes desde el día siguiente a su notificación. También cabe interponer recurso contencioso-administrativo ante los Juzgados Centrales de esta Jurisdicción, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a su notificación, no pudiendo interponer simultáneamente ambos recursos.

Madrid, 5 de febrero de 2003.-El Secretario de Estado para la Cooperación Internacional y para Iberoamérica y Presidente de la Agencia Española de Cooperación Internacional, P. D. (Resolución de 29 de diciembre de 2000, "Boletín Oficial de Estado" de 12 de febrero de 2001), el Secretario general, Rafael Rodríguez-Ponga y Salamanca.