Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

El artículo 20.1 de la vigente Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, establece que la creación, modificación o supresión de los ficheros automatizados de las Administraciones Públicas sólo podrán llevarse a cabo por medio de disposición general publicada en el «Boletín Oficial del Estado» o diario oficial correspondiente.

El Reglamento de desarrollo de la citada Ley Orgánica 15/1999, en su artículo 53 establece la forma de la disposición o acuerdo que debe adoptarse para la creación, modificación o supresión de ficheros, remitiendo en el caso de los órganos constitucionales del Estado a lo que establezcan sus normas reguladoras.

A fin de dar cumplimiento a los preceptos citados y para garantizar la máxima transparencia y seguridad en el tratamiento de los datos de carácter personal que obran en los distintos ficheros de la Casa de S.M. el Rey, asegurando a los afectados el ejercicio de sus legítimos derechos, con el informe favorable de la Agencia Española de Protección de Datos y en uso de las funciones y responsabilidades que me confiere el artículo 3.1 del Real Decreto 434/1988, de 6 de mayo, sobre reestructuración de la Casa de S.M. el Rey, dispongo:

Primero.–Los ficheros de la Casa de S.M. el Rey en los que se contienen y procesan datos de carácter personal serán los que se relacionan en el anexo de esta Resolución.

Segundo.–Los datos de carácter personal registrados en los ficheros de la Casa de S.M. el Rey sólo podrán ser utilizados para los fines expresamente previstos en el citado anexo, con las medidas de seguridad y condiciones que se indican para cada uno de ellos, y por personal debidamente autorizado.

Tercero.–La presente Resolución entrará en vigor el mismo día de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Palacio de la Zarzuela, 23 de julio de 2010.–El Jefe de la Casa de S.M. el Rey, Alberto Aza Arias.

ANEXO A LA RESOLUCIÓN POR LA QUE SE REGULAN LOS FICHEROS DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL EXISTENTES EN LA CASA DE S.M. EL REY

Fichero: Registro general

1. Identificación del fichero: Registro General.

2. Finalidad y usos previstos: Control de entrada y salida de documentos. Gestión, tramitación y seguimiento de los escritos que se dirigen a la Casa de S.M. el Rey. Tendrá los usos derivados de la gestión de los documentos.

3. Origen de los datos:

a) Colectivo: Personas físicas y representantes de las personas jurídicas tanto públicas como privadas.

b) Procedencia: Los datos se obtienen de la correspondencia recibida de particulares, empresas, Administraciones Públicas, Organismos y entidades.

4. Estructura básica del fichero: Sistema parcialmente automatizado gestionado mediante base de datos relacional.

5. Descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: Datos de carácter identificativo: nombre, apellidos, dirección postal y electrónica, teléfono y cualquier otro dato que aparezca en los documentos que se registran.

6. Comunicaciones de los datos previstas: A las Administraciones Públicas e instituciones competentes para la tramitación de los asuntos planteados.

7. Órgano responsable del fichero: Casa de S.M. el Rey, Palacio de la Zarzuela, 28071 Madrid.

8. Servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Secretaría General de la Casa de S.M. el Rey, Palacio de la Zarzuela 28071 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel básico.

Fichero: SIG

1. Identificación del fichero: Sistema integrado de gestión (SIG).

2. Finalidad y usos previstos: La finalidad del fichero es la gestión del personal adscrito. Los usos serán los derivados de la gestión de recursos humanos, elaboración de nóminas del personal a cargo, dietas, gestión económica y pago a proveedores, situación laboral, formación de personal, control de incompatibilidades, gestión de riesgos y accidentes laborales, promoción y selección de personal.

3. Origen de los datos:

a) Colectivo: Personal que presta servicios en la Casa de S.M. el Rey. Empresas que contratan con dicho organismo.

b) Procedencia: Datos aportados por el personal en el momento del nombramiento o contratación. Datos proporcionados por las empresas que contratan con este Organismo en el marco de la relación económica.

4. Estructura básica del fichero: Sistema informático gestionado mediante base de datos relacional.

5. Descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: Datos de identificación (nombre, DNI, fecha nacimiento, fotografía digital), académicos, profesionales, retribuciones, cuenta bancaria, situación familiar a efectos de cálculo de impuestos. Datos de identificación de las personas de contacto en la relación con proveedores.

6. Comunicaciones de los datos previstas: A las Administraciones Públicas y entidades competentes a que obligue el buen fin del fichero; Agencia Tributaria, Tesorería General de la Seguridad Social, Instituto Nacional de la Seguridad Social, Mutualidades, entidades depositarias del plan de pensiones y entidades financieras para el abono de las retribuciones.

7. Órgano responsable del fichero: Casa de S.M. el Rey, Palacio de la Zarzuela 28071 Madrid.

8. Servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Secretaría General de la Casa de S.M. el Rey, Palacio de la Zarzuela 28071 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel básico.

Fichero: SIPROT

1. Identificación del fichero: SIPROT.

2. Finalidad y usos previstos: Disponer de información actualizada sobre Autoridades e Instituciones públicas y privadas, nacionales e internacionales, representantes de los medios de comunicación, con las que este Organismo mantiene relación, a fin realizar intercambio de comunicaciones escritas y telefónicas, convocar actos y gestionar las relaciones institucionales y de protocolo.

3. Origen de los datos:

a) Colectivo: Personas físicas, titulares de Organismos, Instituciones, Asociaciones y Entidades jurídicas tanto públicas y privadas.

b) Procedencia: Los datos se obtienen de las publicaciones ofíciales de nombramientos o son facilitados por los propios interesados y entidades.

4. Estructura básica del fichero: Sistema informático gestionado mediante base de datos relacional.

5. Descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: Datos identificativos de las personas que ostentan los cargos más significativos de los Organismos, Instituciones, Asociaciones, Organizaciones que mantienen relación con la Casa de S.M. el Rey (Nombre, Apellidos, Cargo, Títulos, direcciones postal y electrónica, teléfonos de contacto).

6. Comunicaciones de los datos previstas: A las Administraciones Públicas e instituciones competentes para la tramitación de los asuntos planteados.

7. Órgano responsable del fichero: Casa de S.M. el Rey, Palacio de la Zarzuela, 28071 Madrid.

8. Servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Secretaría General de la Casa de S.M. el Rey, Palacio de la Zarzuela, 28071 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel básico.

Fichero: Control de accesos y videovigilancia

1. Identificación del fichero: Fichero de control de accesos y videovigilancia.

2. Finalidad y usos previstos: Controlar el acceso a los recintos para garantizar la seguridad de los edificios que ocupa este Organismo y de las personas que residen o prestan servicio en los mismos. Tendrá los usos correspondientes a los fines previstos, con acceso exclusivo por personal de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado adscritos al Servicio de Seguridad de la Casa de S.M. el Rey.

3. Origen de los datos:

a) Colectivo: Personal que desempeña un puesto de trabajo en la Casa de S.M. el Rey y personas físicas que acceden a las instalaciones de la misma.

b) Procedencia: Datos obtenidos de los propios interesados, y de las empresas, Administraciones Públicas, u otros organismos para los que presten servicios.

4. Estructura básica del fichero y el sistema de tratamiento utilizado en su organización: Sistema informático con almacenamiento de ficheros en disco duro.

5. Descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: Imágenes obtenidas del sistema de videovigilancia, fotos digitales y los datos personales que permiten identificar a las personas que acceden, matrículas de vehículos, el horario de entrada y salida y el objeto o motivo de la entrada.

6. Comunicaciones de los datos previstas: Los datos podrán ser cedidos a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, en el marco de la investigación de hechos delictivos, y a órganos judiciales, cuando así lo requieran.

7. Órgano responsables del fichero: Casa de S.M. el Rey, Palacio de la Zarzuela, 28071 Madrid.

8. Servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Secretaría General de la Casa de S.M. el Rey, Palacio de la Zarzuela 28071 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel básico.

Fichero: Gestión de expedientes y actividades

1. Identificación del fichero: Gestión de expedientes y actividades.

2. Finalidad y usos previstos: Planificar, coordinar y gestionar los expedientes que se tramitan en la Casa de S.M. el Rey, relacionados con las actividades de la Familia Real. Tendrá los usos correspondientes a los fines previstos.

3. Origen de los datos:

a) Colectivo: Personas que participan en actividades de la Familia Real o realizan alguna solicitud que da lugar a un Expediente.

b) Procedencia: Datos obtenidos de los propios interesados.

4. Estructura básica del fichero y el sistema de tratamiento utilizado en su organización: Sistema informático gestionado mediante base de datos relacional.

5. Descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: Datos identificativos (nombre, apellidos, direcciones postal y electrónica, teléfonos).

6. Comunicaciones de los datos previstas: A las Administraciones Públicas y entidades implicadas en la tramitación de los expedientes o actividades.

7. Órgano responsable del fichero: Casa de S.M. el Rey, Palacio de la Zarzuela, 28071 Madrid.

8. Servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Secretaría General de la Casa de S.M. el Rey, Palacio de la Zarzuela, 28071 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel básico.