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Suscrito el Convenio de Colaboración entre el Instituto Nacional de Estadística y el Euskal Estatistika Erakundea/Instituto Vasco de Estadística para la realización de las Estadísticas del Movimiento Natural de Población y Defunciones según la Causa de Muerte, en función de lo establecido en el punto 2 del Artículo 8 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, sobre Convenios de colaboración entre la Administración General del Estado y las Comunidades Autónomas, procede la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de dicho Convenio, que figura como anexo a esta Resolución.
Madrid, 7 de enero de 2012.–El Presidente del Instituto Nacional de Estadística, Gregorio Izquierdo Llanes.
REUNIDOS
De una parte, don Jaume García Villar, Presidente del Instituto Nacional de Estadística (en adelante INE), en nombre y representación del mismo, en el ejercicio de las competencias atribuidas por el artículo 5.2 del Estatuto del Instituto Nacional de Estadística, aprobado mediante Real Decreto 508/2001, de 11 de mayo.
Y de otra parte, don Francisco Javier Forcada Sainz, Director General del Euskal Estatistika Erakundea/Instituto Vasco de Estadística (en adelante, Eustat), actuando en nombre y representación del mismo, según las atribuciones que le confiere la Ley 4/1986, de 23 de abril, de Estadística de la Comunidad Autónoma de Euskadi, en virtud de la autorización otorgada por el Consejo de Gobierno, en su sesión de 7 de octubre de 2011,
EXPONEN
Que las Estadísticas del Movimiento Natural de la Población (MNP) y de Defunciones según la Causa de Muerte son operaciones del Plan Estadístico Nacional 2009-2012, aprobado mediante Real Decreto 1663/2008, de 17 de octubre y tratándose, por tanto, según establece la Ley 12/1989, de 9 de mayo de la Función Estadística Pública, de estadísticas para fines estatales cuya elaboración en todo el territorio nacional es responsabilidad del Instituto Nacional de Estadística (INE).
Que la Estadística de Nacimientos, la Estadística de Matrimonios y la Estadística de Defunciones son estadísticas de interés de la Comunidad Autónoma de Euskadi, en su ámbito territorial, tal como recoge el Plan Vasco Estadística 2010-2012 aprobado por la Ley 4/2010, de 21 de octubre, actualmente en vigor, el cual establece que Eustat es el organismo responsable de ellas y que el Órgano Estadístico Específico del Departamento de Sanidad del Gobierno Vasco participa en las fases de Recogida de información y Explotación de la Estadística de Defunciones.
Que la existencia de un interés mutuo del Estado y de la Comunidad Autónoma de Euskadi sobre estas estadísticas, determina la conveniencia de coordinar la actividad estatal y autonómica al respecto, toda vez que el Estado goza de competencia exclusiva sobre estadísticas para fines estatales, según el artículo 149.1.31 de la Constitución y la Comunidad Autónoma de Euskadi tiene competencia exclusiva sobre estadística para sus propios fines y competencias, según el artículo 10.37 del Estatuto de Autonomía de Euskadi, aprobado por Ley Orgánica 3/1979, de 18 de diciembre.
Que esta confluencia de intereses en la materia llevó a la suscripción de un Convenio de colaboración entre el INE y Eustat para la realización de las Estadísticas derivadas del Movimiento Natural de la Población, que está vigente desde 1996 (Resolución de 15 de enero de 1996, publicada el 14 de febrero de 1996).
Que los procedimientos utilizados para la elaboración de las estadísticas sujetas a dicho convenio, habida cuenta del desarrollo de las nuevas tecnologías en este periodo, han variado sustancialmente habiendo dejado obsoleta una parte sustancial del clausulado de dicho convenio.
Por todo ello, las dos instituciones, han considerado conveniente suscribir un nuevo convenio de colaboración que sustituya al anterior, de acuerdo a las siguientes
CLÁUSULAS
El presente convenio tiene por objeto formalizar la colaboración entre el INE y Eustat para la elaboración de las Estadísticas del Movimiento Natural de la Población (Defunciones, Matrimonios y Partos) y la Estadística de Defunciones según la Causa de Muerte.
1. Actuaciones del INE.
El INE, en su relación con los Registros Civiles, se encarga de adoptar las medidas oportunas con el fin de garantizar la cobertura, calidad y puntualidad de la información recibida de los mismos y de generar, a partir de ella, ficheros mensuales de grabación para cada uno de los fenómenos demográficos (Defunciones, Matrimonios y Nacimientos).
La grabación de la información contenida en los boletines estadísticos de defunciones, matrimonios y partos se realiza en las delegaciones provinciales del INE mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Con esta grabación, junto con la grabación de caracteres de los boletines antiguos que se sigan recibiendo, se genera un Banco de Imágenes (ImagINE) que contiene las imágenes de los boletines CMD/BED (Certificado Médico de Defunción y Boletín Estadístico de Defunción), de los BEDJ (Boletín Estadístico de Defunción con Intervención Judicial), de los BED y MNP52 (Boletines Estadísticos de Defunción antiguos), de los boletines estadísticos de matrimonios, de los boletines eclesiásticos de matrimonios y de los boletines estadísticos de partos y también una base de datos con la información alfanumérica correspondiente.
Las delegaciones provinciales del INE realizan una primera depuración de la información grabada. Posteriormente, en los servicios centrales del INE se contrastan los ficheros obtenidos de esta grabación, con los ficheros de inscripción de defunciones, matrimonios y partos procedentes de los Registros Civiles que estén informatizados y que proporciona la Dirección General de Registros y del Notariado del Ministerio de Justicia al INE, en orden a validar, además de la exhaustividad en los boletines recibidos, las variables registrales contenidas en los boletines estadísticos de defunciones, matrimonios y partos.
Estas variables serán en el boletín de parto: tomo, página, vuelta, fecha de inscripción, municipio, provincia de inscripción, fecha del parto, nombre, apellidos, documento de identificación y fecha de nacimiento del padre y de la madre, nombre, apellidos y sexo del nacido. En el boletín de matrimonio, tomo, página, vuelta, fecha de inscripción, municipio, provincia de inscripción, fecha de matrimonio, nombre, apellidos, documento de identificación, sexo y fecha de nacimiento de los cónyuges. Y en el boletín de defunción, tomo, página, vuelta, fecha de inscripción, municipio, provincia de inscripción, fecha de defunción, nombre, apellidos, documento de identificación, sexo y fecha de nacimiento del fallecido.
Los ficheros de grabación de cada uno de los fenómenos demográficos, una vez validados, pasan a formar parte de una base central de datos:
Base de Datos Central de Defunciones que contiene los ficheros de grabación con la información relativa a los Certificados Médicos de Defunción/Boletines Estadísticos de Defunción (CMD/BED), incluyendo los campos correspondientes a los literales de las causas de muerte sin validar, los Boletines Estadísticos de Defunción con Intervención Judicial (BEDJ), los Boletines Estadísticos de Defunción antiguos (BED y modelo MNP52) que pudieran recibirse durante un período transitorio.
Base de Datos Central de Matrimonios que contiene los ficheros de grabación con la información relativa a los boletines estadísticos y eclesiásticos de matrimonios.
Base de Datos Central de Partos que contiene los ficheros de grabación con la información relativa a los boletines estadísticos de partos.
Los diseños de registro de los ficheros de grabación correspondientes a cada una de las estadísticas figuran en el anexo del convenio.
Estos diseños no podrán modificarse sin acuerdo de las partes y se programarán con suficiente tiempo para que ambas adapten sus sistemas de trabajo.
2. Compromisos del INE respecto a Eustat.
El INE pondrá a disposición de Eustat el acceso a las anteriores bases de datos centralizadas por medio de una aplicación web segura para que pueda cumplir con los compromisos de este Convenio, según lo establecido en el punto 3 de esta cláusula segunda. Esta aplicación permitirá en primer lugar, el acceso a las anteriores bases de datos centralizadas o a la descarga de los ficheros de intercambio por lotes de registros sobre los que realizar las correspondientes tareas antes de volverlos a incorporar definitivamente a estas bases de datos, utilizando la misma aplicación. Este procedimiento permitirá la compatibilidad con el sistema de trabajo usado por Eustat.
Los ficheros de grabación correspondientes a los fenómenos inscritos en los registros civiles a lo largo del mes m y enviados por los mismos a las delegaciones provinciales del INE estarán clasificados por lotes de recepción mensuales. Estos lotes estarán disponibles antes del final del mes m+2 y Eustat podrá acceder mensualmente a los registros relativos a fenómenos ocurridos dentro del ámbito territorial de su Comunidad Autónoma. También se facilitará acceso mensual a los sucesos ocurridos fuera de la misma correspondientes a los residentes de la Comunidad Autónoma mediante la descarga de un fichero, pero solo a efectos de consulta. Entre dichos sucesos se incluirán, junto a las defunciones de residentes y matrimonios donde cualquiera de los cónyuges sea previamente residente, los nacimientos de hijos de residentes y los matrimonios cuya residencia matrimonial que consta en el boletín sea la C.A. de Euskadi.
En segundo lugar, la aplicación permitirá a Eustat el acceso y la descarga de las imágenes del Banco de Imágenes del INE (ImagINE) de los boletines relativos a fenómenos ocurridos dentro del ámbito territorial de la C.A de Euskadi con la misma periodicidad y plazos mencionados anteriormente. Mientras no sea posible la descarga masiva de las imágenes correspondientes a cada lote de trabajo, el INE facilitará a Eustat dichas imágenes encriptadas y la base de datos necesaria para su lectura en cualquier otro soporte con la misma periodicidad y plazos.
Durante el periodo de validez de la cláusula transitoria del presente Convenio los boletines de defunciones, partos y matrimonios seguirán siendo enviados por el INE a Eustat.
Por último, el INE facilitará, a través de la mencionada aplicación la visualización simultánea de datos alfanuméricos de la Base de Datos Central de Defunciones y de las imágenes del boletín de defunción correspondiente para ayudar y, en su caso, llevar a cabo las tareas a desarrollar por Eustat que figuran en el siguiente punto de esta cláusula.
3. Actuaciones y compromisos de Eustat.
a) Con relación al Boletín Estadístico de Defunción:
Hasta que las partes consideren que se dan las condiciones para efectuar el cambio de los circuitos utilizados (cláusula transitoria) y esté disponible el nuevo sistema de codificación automática, Eustat seleccionará y codificará la causa básica de muerte de los CMD/BED, de los BEDJ y de los BED antiguos que se reciban. Asimismo grabará el código de la causa básica de muerte en los ficheros de intercambio que se establecerán con la Base de Datos Central de Defunciones o directamente en los registros de defunciones de la Base de Datos.
Cuando esté disponible y validado el nuevo sistema de codificación automática, Eustat procederá de acuerdo a lo establecido en la cláusula tercera.
En el caso de que Eustat detecte alguna inconsistencia entre las variables demográficas (registrales o no registrales de los Registros Civiles no informatizados, no registrales de los Registros Civiles informatizados y registrales en los casos en que se constate fehacientemente que dicha información es errónea) y la causa de muerte seleccionada podrá rectificar la información en el fichero de intercambio o directamente en los registros de defunciones de la Base de Datos, documentando en cada caso el origen de la información recuperada o modificada y motivación. También podrá realizar la detección de información duplicada.
b) Respecto del Boletín Estadístico de Partos:
Eustat seleccionará y codificará la causa básica de muerte de los boletines estadísticos de partos y cargará dicho código en la Base de Datos Central de Partos directamente en los registros de partos de la Base de Datos o, en su caso, a través de los ficheros de intercambio que gestionará Eustat para el conjunto de los boletines estadísticos de partos.
Eustat adoptará las medidas necesarias para recuperar en los centros sanitarios la información relativa a los nacidos muertos con más de 180 días de gestación (Muertes Fetales Tardías) y a los nacidos vivos que viven menos de 24 horas y que no figuren en el Legajo de Abortos del Registro Civil correspondiente.
La información completa o parcial que recupere Eustat la cargará en la base de datos Central de Partos, mediante el mismo sistema.
c) Respecto de todos los boletines estadísticos provenientes de los Registros Civiles:
Si el Registro Civil no está informatizado (o el INE no ha recibido el fichero correspondiente de la Dirección General de Registros y del Notariado), Eustat podrá recuperar información completa de inscripciones de defunciones, matrimonios o partos no existente en los ficheros del INE así como modificar la información errónea o con falta de respuesta de las distintas variables, inclusive utilizando las reglas de imputación consensuadas, documentando en cada caso el origen de la información recuperada o modificada y motivación. También podrá realizar la detección de información duplicada.
Si el Registro Civil está informatizado, Eustat únicamente podrá modificar la información errónea o subsanar la falta de respuesta de las variables no registrales, inclusive utilizando las reglas de imputación consensuadas, entendiéndose que la información grabada por el Registro Civil corresponde exactamente con la que figura en los libros de registro excepto en los casos en que se constate fehacientemente que dicha información es errónea, documentando en cada caso el origen de la información recuperada o modificada y motivación. También podrá realizar la detección de información duplicada.
d) Actualización de la información en las Bases de Datos Centrales del INE:
Para poder realizar las tareas de actualización se podrá utilizar la aplicación suministrada por el INE o bien usar herramientas propias. En este último caso y dado que la aplicación suministrada por el INE permitirá la carga y descarga de la información mediante ficheros de intercambio, todas las actualizaciones se podrán hacer fuera del sistema durante la vigencia del convenio. La descarga de ficheros cerrados podrá realizarse hasta los 24 meses después de haberse incorporado a la base central del INE.
El plazo para realizar los trabajos será de tres meses, contados a partir del momento en que los ficheros mensuales de defunciones, matrimonios y partos se encuentren disponibles en la Base de Datos Central de Defunciones, de Matrimonios y de Partos respectivamente y se disponga de las imágenes o, en su defecto, de los boletines en papel.
En el caso de detectarse duplicados, recuperación de información completa o modificación de datos después de finalizar el plazo de tres meses señalados en el párrafo anterior y, habiendo cargado el fichero con actualizaciones en la aplicación, se podrán hacer las modificaciones directamente en la base de datos central del INE.
Con respecto a las causas de defunción de los boletines judiciales, cuya recuperación puede superar el plazo de 3 meses, el INE permitirá la carga de la información de la causa de muerte y del código con el límite temporal que se fija para el cierre de los ficheros definitivos de cada año.
4. Actuaciones comunes.
El INE y Eustat consensuarán y llevarán a cabo los controles de exhaustividad, depuración y validación así como las reglas de imputación de todos los boletines procedentes de los Registros Civiles con la finalidad de obtener la totalidad de los acontecimientos de partos, defunciones y matrimonios inscritos en la C.A. de Euskadi y garantizando la mejor calidad posible.
El INE implantará un sistema de codificación automática, basado en el uso de la herramienta IRIS, promovida por Eurostat. Una vez que esté operativo, el INE lo pondrá a disposición de Eustat.
Asimismo, el INE coordinará el mantenimiento de reglas de normalización y diccionarios y los actualizará periódicamente.
Se contempla el uso por parte de Eustat de diccionarios y/o reglas de normalización propios que permitan el tratamiento de boletines escritos tanto en castellano como en euskera. En tal caso, se establecerán de mutuo acuerdo las medidas de control de calidad para garantizar la homogeneidad con los resultados obtenidos por el INE en la codificación automática.
Una vez implantada la nueva codificación automática, Eustat incorporará en los ficheros de intercambio o directamente en los registros de defunciones de la Base de Datos los literales de las causas con los códigos correspondientes y el código de la causa básica de muerte seleccionada, pudiendo para ello utilizar la aplicación proporcionada por el INE o la suya propia. Igualmente, Eustat grabará los literales de la causa de muerte procedentes de BED de formato anterior al modelo de 2009.
A partir de la consolidación del sistema de codificación automática el plazo para la codificación del fichero mensual del País Vasco será de dos meses, a contar a partir del día en que se encuentre disponible el fichero en la Base de Datos Central de Defunciones.
A fin de guardar la necesaria homogeneidad de la información estadística a nivel nacional, el INE y Eustat establecerán, de común acuerdo, las clasificaciones, definiciones, los criterios mínimos de detección y tratamiento de las inconsistencias, criterios mínimos de tratamiento de la información incompleta de los ficheros de defunciones, matrimonios y partos, las normas de codificación y grabación de la causa de muerte en los ficheros de defunciones y la lista de reglas de imputación de la información que falte. Asimismo el INE establecerá la entrada en vigor de las revisiones de la Clasificación Internacional de Enfermedades de la Organización Mundial de la Salud y, de las actualizaciones del sistema IRIS.
Eustat adoptará las medidas oportunas en relación con los profesionales y centros sanitarios de su territorio, con el fin de que las causas de muerte que figuren en los Certificados Médicos de Defunción/Boletines Estadísticos de Defunción (CMD/BED) y en los BEDJ estén bien especificadas.
En todas las publicaciones editadas por Eustat se hará constar la colaboración del lNE. Igualmente en las publicaciones de resultados que realice el INE se hará constar la colaboración de Eustat.
El INE y Eustat se responsabilizarán de que la información intercambiada se utilice de forma que la protección de los datos individuales quede totalmente garantizada, estando todo el personal que participe en la operación obligado a preservar el secreto estadístico y demás restricciones que se deriven de la aplicación de la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública y la Ley 4/1986, de 23 de abril, de Estadística de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
El presente Convenio no generará ni dará lugar a contraprestaciones económicas entre las partes.
Se crea una Comisión Técnica para el seguimiento de este Convenio que estará integrada por:
a) Representantes del INE:
– Subdirectora General de Estadísticas Sociales Sectoriales.
– Subdirector General de Estadísticas de la Población.
– Jefe de Área responsable de las Estadísticas del Movimiento Natural de la Población.
b) Representantes de Eustat:
– Subdirectora de Producción y Análisis Estadístico.
– Responsable del Área de Estadísticas Sociodemográficas.
– Responsable de Administración y Servicios.
Cualquier discrepancia o controversia que se suscite en la interpretación o ejecución del presente Convenio será sometida a la Comisión Técnica de Seguimiento.
El presente Convenio de colaboración tiene naturaleza administrativa y queda excluido de la aplicación de la Ley de Contratos del Sector Público en virtud del artículo 4.1.c. Asimismo se regula por los artículos 6 y 8 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Por otro lado, a tenor de lo dispuesto en el artículo 8.3 de la Ley 30/1992 citada, las cuestiones litigiosas que se pudieran suscitar durante la vigencia del mismo y que no pudieran ser resueltas por la Comisión Técnica de Seguimiento, serán sometidas a la jurisdicción contencioso-administrativa, de conformidad con su Ley reguladora 29/1998, de 13 de julio.
El presente Convenio entrará en vigor en el momento de su suscripción y mantendrá su vigencia hasta el 31 de diciembre de 2011, pudiéndose prorrogar tácitamente por años naturales, siempre que no exista denuncia expresa de alguna de las partes o acuerdo de resolución de las instituciones.
En el caso de denuncia del Convenio, que deberá ser comunicada con tres meses de antelación, su rescisión deberá hacerse a partir del inicio de un año natural manteniendo hasta la finalización del proceso en curso los compromisos adquiridos.
Se utilizarán inicialmente los dos circuitos de colaboración entre el INE y Eustat, el del convenio citado en la parte expositiva según Resolución de 15 de Enero de 1996 del INE y el adoptado en este convenio, y de común acuerdo, se utilizará exclusivamente el nuevo modelo cuando la evaluación de su funcionamiento sea satisfactoria a juicio de las partes, en un plazo no superior a un año a partir de la firma del presente convenio, y de un año desde la puesta en marcha del nuevo sistema de codificación automática en aquellas cláusulas que les afecta.
A la entrada en vigor del presente convenio quedará derogado el anterior Convenio publicado por Resolución de 15 de enero de 1996, publicada el 14 de febrero de 1996, en el BOE número 39, de 1996, salvo lo previsto en la anterior cláusula transitoria.
Madrid,13 de octubre de 2011.–El Presidente del Instituto Nacional de Estadística, Jaume García Villar.–El Director General del Euskal Estatistika Erakundea/Instituto Vasco de Estadística, Francisco Javier Forcada Sainz.
1) Diseños de registro de los ficheros de grabación de las estadísticas de partos, matrimonios y defunciones.
2) Diseños de registro de los ficheros definitivos de las estadísticas de partos, matrimonios y defunciones. Se adjunta el diseño de defunciones que está en vigor actualmente. Este diseño se modificará para incluir las nuevas variables que se recogen en el nuevo Certificado Médico de Defunción/Boletín Estadístico de Defunción pero no se eliminará ninguna variable de las actuales.
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