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En el recurso interpuesto por don E. M. R., abogado, contra la negativa del registrador Mercantil y de Bienes Muebles II de Alicante, don Julián Muro Molina, por la que se rechaza la expedición de una nota simple literal relativa a determinada sociedad.

Hechos

I

El día 10 de mayo de 2013 se recibe en el Registro Mercantil y de Bienes Muebles II de Alicante fax relativo a solicitud de nota simple. El fax está encabezado con los datos de la solicitante y en su virtud se solicita nota simple literal por fotocopia de determinada sociedad añadiéndose que la solicitud se ampara en el artículo 222 de la Ley Hipotecaria. El día 13 de mayo de 2013 se recibe nueva solicitud, también por fax, y en formato diferente en la que se reiteran los datos de la solicitante y el objeto de la solicitud: «nota simple literal por fotocopia». Consta que el interés alegado es un «interés judicial» así como la firma de la solicitante.

El día 16 de mayo de 2013 por el Registro Mercantil de Alicante se expide por fax un escrito sin firma del que resulta que «En contestación a su solicitud de nota simple literal relativa a la mercantil “Cupiditas, S.L.”, recibida por fax, le informo que habida cuenta de la imposibilidad de identificar al solicitante en las solicitudes de nota simple literal recibidas por fax, deberá o bien presentar la solicitud con forma legitimada notarialmente, o bien personarse en este Registro. Artículo 4 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal».

II

El día 31 de mayo de 2013 se presenta en el Registro de la Propiedad de Valencia número 11 escrito de recurso por parte de don E. M. R., abogado, del que resulta, resumidamente y exclusivamente a efectos de este expediente, lo siguiente: Que el escrito recibido carece de firma e identificación de quien lo formula; que lo que se pretende es que no se puede expedir nota simple literal y solo certificación literal cuestión que no se entiende pues tanto una como otra es perfectamente posible; que el artículo 222 de la Ley Hipotecaria ampara la solicitud formulada; que del artículo 4 de la Ley Orgánica sobre protección de datos que sostiene la negativa no se infiere motivo alguno de rechazo; y, que cita igualmente los artículos 222 bis y 228 de la Ley Hipotecaria solicitando se deje sin efecto lo acordado y ordenando la expedición de la nota simple literal pretendida.

III

El registrador emitió informe el día 13 de junio de 2013, ratificándose en su calificación y elevando el expediente a este Centro Directivo.

Fundamentos de derecho

Vistos los artículos 23 del Código de Comercio; 607 del Código Civil; 221 y siguientes de la Ley Hipotecaria; 332 y siguientes de su Reglamento; 12, 77 y 78 del Reglamento del Registro Mercantil; las Sentencias del Tribunal Supremo (Sala Tercera) de 12 de diciembre de 2000, 31 de enero, 9 de abril y 7 de junio de 2001; Orden del Ministerio de Justicia de 10 de junio de 1997; las Instrucciones de este Centro Directivo de 5 de febrero de 1987, 29 de octubre de 1996, 17 de febrero de 1998 y 27 de enero de 1999; y sus Resoluciones de 11 de septiembre de 2009, 29 de julio y 3 de diciembre de 2010, 16 de septiembre de 2011, 14 de septiembre, 20 de noviembre y 12 de diciembre de 2012 y 24 de enero y 1 de abril de 2013.

1. El muy confuso escrito de recurso se refiere a una variedad de cuestiones cada una de las cuales debe resolverse por su debido cauce. Por lo que se refiere a este expediente y siendo el objeto del recurso contra las calificaciones negativas del registrador exclusivamente las cuestiones relacionadas directamente con la misma (artículo 326 de la Ley Hipotecaria), esta resolución se ceñirá a este objeto de modo que la única cuestión sobre la que habrá pronunciamiento es si el Registro Mercantil puede expedir nota simple literal de los asientos de una sociedad cuando el solicitante no comparece en el Registro ni la firma de la solicitud está legitimada notarialmente.

Con carácter previo, y dadas las dudas expresadas tanto por el recurrente como por el registrador, es preciso resaltar que evidentemente ha habido decisión de no emitir publicidad y consecuentemente se ha abierto la posibilidad de recurso. Ciertamente el escrito por el que se rechaza la emisión de publicidad carece de requisitos formales indispensables como son la firma e identificación de quien la emite (artículo 19 bis de la Ley Hipotecaria), pero dicha ausencia no priva al acto de su naturaleza de calificación negativa frente a una rogación y por tanto susceptible de recurso de conformidad con el artículo 328 de la Ley Hipotecaria (de aplicación por remisión del artículo 23.4 del Código de Comercio).

2. Entrando en la cuestión de fondo este Centro Directivo ha declarado en diversas ocasiones cómo debe interpretarse la normativa hipotecaria en relación a la solicitud y expedición de información indiscriminada de los libros registrales así como respecto a la incidencia que en lo anterior tiene la legislación relativa a protección de datos.

El artículo 12.3 del Reglamento del Registro Mercantil dice así: «Los Registradores Mercantiles calificarán, bajo su responsabilidad, el cumplimiento de las normas vigentes en las solicitudes de publicidad en masa o que afecten a los datos personales reseñados en los asiento». Obligación que recuerda la Instrucción de 29 de octubre de 1996 al señalar que «la publicidad registral se rige por los principios de publicidad directa, publicidad jurídica y protección de datos de carácter personal, como reconoce el artículo 12 del nuevo Reglamento del Registro Mercantil», y que ratifica la posterior Instrucción de 17 de febrero de 1998, que en su artículo 4 dispone que «Los Registradores de la Propiedad y Mercantiles deberán cumplir las normas aplicables sobre protección de datos de carácter personal», y que «La solicitud de información sobre datos personales sin relevancia patrimonial se realizará con expresión del interés perseguido, que ha de ser conforme con la finalidad del Registro». En el mismo sentido, y en el estricto ámbito del Registro Mercantil, la disposición adicional tercera de la Orden del Ministerio de Justicia de 10 de junio de 1997 y la Instrucción de 27 de enero de 1999: «Ordenar que los Registradores Mercantiles, en cuanto a las solicitudes de publicidad en masa, se ajusten, únicamente, en el ejercicio profesional de su función pública, a lo previsto en el artículo 12, apartados 3 a 8, del Reglamento del Registro Mercantil, para atender a la exigencia concurrente de protección de la seguridad del tráfico jurídico, protección de los consumidores y protección de datos de carácter personal».

Por tanto, queda bajo la responsabilidad del registrador Mercantil la atención de las consultas relativas a la publicidad de datos personales. Este principio se fundamenta, como recordó la Instrucción de esta Dirección General de 27 de enero de 1999 en el artículo 4.1 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, que establece que sólo se podrán recoger datos de carácter personal para el tratamiento automatizado cuando los datos sean adecuados, pertinentes y no excesivos conforme a las finalidades para las que se hayan obtenido, y en el artículo 4.2 de la misma Ley que previene que los datos no podrán usarse para finalidades distintas de aquellas para las que hubieran sido recogidas. En este sentido, en cuanto al objeto de protección del derecho fundamental a la protección de datos, el Tribunal Constitucional en su Sentencia de 20 de noviembre de 2000 aclaró que «no se reduce sólo a los datos íntimos de la persona, sino a cualquier tipo de dato personal, sea íntimo o no, cuyo conocimiento o empleo por terceros pueda afectar a sus derechos, sean o no fundamentales… por consiguiente también alcanza aquellos datos personales públicos que por el hecho de serlos, de ser accesibles al conocimiento de cualquiera, no escapan al poder de disposición del afectado porque así los garantiza su derecho a la protección de datos. También por ello, el que los datos sean de carácter personal no significa que sólo tengan protección los relativos a la vida privada o íntima de la persona, sino que los datos amparados son todos aquellos que identifiquen o permitan la identificación de la persona, pudiendo servir para la confección de su perfil ideológico, racial, sexual, económico o de cualquier otra índole, o que sirvan para cualquier otra utilidad que en determinadas circunstancias constituya una amenaza para el individuo».

3. En consecuencia, en el marco del principio general de publicidad, reforzado en el ámbito del Registro Mercantil por la presunción general del interés legítimo del solicitante, los datos sensibles de carácter personal o patrimonial contenidos en los asientos registrales no podrán ser objeto de publicidad formal ni de tratamiento automatizado, para finalidades distintas de las propias de la institución registral. Cuando se ajusta a tal finalidad, la publicidad del contenido de los asientos no requiere el consentimiento del titular ni es tampoco necesario que se le notifique su cesión o tratamiento, sin perjuicio del derecho de aquél a ser informado, a su instancia, del nombre o de la denominación y domicilio de las personas físicas o jurídicas que han recabado información respecto a su persona o bienes (vid. artículo 4 de la Instrucción de 5 de febrero de 1987 y principio tercero de la Instrucción de 17 de febrero de 1998).

Así, reducida, en nuestro sistema registral, por razones de seguridad, eficacia, eficiencia y economía, la investigación jurídica de la Propiedad y de las empresas a la mera solicitud de publicidad formal, es preciso cohonestar esta simplicidad procedimental con la finalidad que le atribuyen sus normas rectoras y conciliarla con los principios que inspiran nuestra legislación en materia de protección de datos. En este sentido la Sentencia del Tribunal Supremo –Sala de lo contencioso-administrativo– de 7 de junio de 2001 recuerda la necesidad de expresar la causa y finalidad de la consulta para que el registrador pueda no sólo calificar la concurrencia de interés legítimo (si bien en el Registro Mercantil éste se presume), sino también para que pueda velar por el cumplimiento de las normas sobre protección de datos de carácter personal. Y para ello resulta fundamental, como hemos visto, ajustar la publicidad registral a la finalidad para la que está institucionalmente prevista. Pues bien, la citada Instrucción de 17 de febrero de 1998 se ocupó de la delicada misión de fijar dicha finalidad, haciéndolo en los siguientes términos: «Se consideran, pues, finalidades de la institución registral la investigación, jurídica, en sentido amplio, patrimonial y económica (crédito, solvencia y responsabilidad), así como la investigación estrictamente jurídica encaminada a la contratación o a la interposición de acciones judiciales (objeto, titularidad, limitaciones, representación,...), pero no la investigación privada de datos no patrimoniales contenidos en el Registro, de manera que el Registrador sólo podrá dar publicidad de los mismos si se cumplen las normas sobre protección de datos (artículo 18.4 de la Constitución «habeas data», vid. Sentencia del Tribunal Constitucional 254/1993)».

4. Todo ello supone que el registrador ha de calificar no sólo si procede o no procede expedir la información o publicidad formal respecto de la finca o derecho (en el caso del Registro de la Propiedad) o de la sociedad mercantil o empresario inscrito (en el caso del Registro Mercantil) que se solicita, sino también qué datos y circunstancias de los incluidos en el folio registral correspondiente puede incluir o debe excluir de dicha información, pues cabe perfectamente que puedan proporcionarse ciertos datos registrales y no otros relativos a una misma finca o entidad. Y en este punto ha de recordarse, por un lado, que el artículo 4 de la Instrucción de 17 de febrero de 1998 dispone que «La solicitud de información sobre datos personales sin relevancia patrimonial se realizará con expresión del interés perseguido, que ha de ser conforme con la finalidad del Registro» y, por otro, que el artículo 14 de la Instrucción de este Centro Directivo de 29 de octubre de 1996 obliga al registrador a excluir de la publicidad registral la manifestación de los datos carentes de transcendencia jurídica, los cuales sólo pueden ser cedidos con el consentimiento de su titular. Por tanto, sólo en cuanto a estos datos sin relevancia patrimonial ajenos a la finalidad del Registro y a los datos carentes de relevancia jurídica obrantes en los historiales registrales a que se refiere la petición de publicidad formal habrá de ceñirse la denegación de su expedición.

5. El necesario control derivado de la aplicación de la legislación sobre protección de datos no es incompatible con la expedición, cuando así se solicite, de notas simples informativas de carácter literal como reconoce el artículo 222.5 de la Ley Hipotecaria lo cual no quiere decir sin embargo, como pretende el recurrente, que dichas notas puedan contener el historial jurídico completo e indiscriminado del folio de la entidad a que se refieren. Como puso de relieve la Instrucción de 17 de febrero de 1998 el contenido normal de la nota simple viene definido por los campos informáticos uniformes incorporados a la base de datos del Registro. Estos datos se refieren al contenido jurídico esencial de los asientos en los términos exigidos por la previa Instrucción de 29 de octubre de 1996. Este contenido ordinario de la nota simple viene delimitado por un lado por la necesaria purga de aquellos datos que deban quedar excluidos por aplicación de la normativa sobre protección de datos, como reconoce el propio artículo 222. 6, y por otro por referirse exclusivamente a los asientos vigentes. Como ya afirmara la Resolución de 12 de diciembre de 2012 la nota informativa literal queda sujeta a las mismas limitaciones que las ordinarias que no son sino expresión de las garantías derivadas de la legislación hipotecaria y de protección de datos. Y es que, como ha reconocido reiteradamente nuestro Tribunal Supremo (vid. sentencias en los «Vistos»), es perfectamente compatible el principio general de publicidad de los asientos registrales con el cumplimiento de los deberes de custodia del archivo y de los derivados de la legislación sobre protección de datos.

6. Es precisamente la aplicación de esta legislación protectora la que justifica la dilatada doctrina de este Centro Directivo, que comienza con la Resolución-Circular de 8 de abril de 1983, en relación a la adopción de medidas de identificación de los solicitantes al afirmar que: «(...). Los registradores podrán, cuando las circunstancias así lo aconsejen, establecer algún tipo de control de la identidad de los que solicitan la manifestación de los Libros del Registro, de manera que quede en la Oficina información de los que, cada día, hayan examinado dichos Libros», indicación que fue confirmada por la Resolución-Circular de 12 de junio de 1985. Con posterioridad, la Instrucción de 5 de febrero de 1987 estableció que: «Los Registradores establecerán el tipo de control que estimen oportuno acerca de la identidad y datos personales de quienes solicitan la manifestación de los libros del Registro, de manera que quede en la oficina información suficiente de las personas que cada día hayan examinado los libros u obtenido notas simples de su contenido» y finalmente la Instrucción de 17 de febrero de 1998, recordando dichas disposiciones, establece que: «Sexto. Las solicitudes de publicidad formal quedarán archivadas, de forma que siempre se pueda conocer la persona del solicitante, su domicilio y documento nacional de identidad o número de identificación fiscal durante un período de tres años».

7. Aplicadas las anteriores consideraciones al expediente que nos ocupa, procede hacer los siguientes pronunciamientos:

La finalidad invocada en el presente caso por la solicitante relativa a un interés judicial, habida cuenta de su condición de abogado, no es ajena a la finalidad propia de la institución registral.

Es evidente el derecho que tiene el instante a que la publicidad solicitada lo sea de forma literal, pero igualmente evidente es que dicha publicidad está sujeta a las limitaciones anteriormente expuestas en cuanto a contenido (asientos vigentes) y protección de datos.

El registrador Mercantil, en cuanto titular del archivo del que se solicita información, está legitimado para adoptar las medidas de identificación del instante que considere oportunas con el fin de cumplir las obligaciones que han quedado igualmente expuestas. Procede en consecuencia confirmar la decisión del registrador en el sentido de que la expedición de la nota simple literal puede hacerse sujeta a las limitaciones derivadas de la legislación hipotecaria y de protección de datos sin perjuicio de que su exigencia de identificación del instante no puede limitarse a los medios expresados (comparecencia física o legitimación notarial) sino que debe comprender cualquier otro que cumpla igualmente dicha finalidad ya sea realizada por medios físicos o telemáticos.

Esta Dirección General ha acordado desestimar el recurso y confirmar la nota de calificación del registrador en los términos que resultan de las anteriores consideraciones.

Contra esta resolución los legalmente legitimados pueden recurrir mediante demanda ante el Juzgado de lo Mercantil de la provincia donde radica el Registro, en el plazo de dos meses desde su notificación, siendo de aplicación las normas del juicio verbal, conforme a lo establecido en la Disposición Adicional vigésima cuarta de la Ley 24/2001, 27 de diciembre, y los artículos 325 y 328 de la Ley Hipotecaria.

Madrid, 4 de julio de 2013.–El Director General de los Registros y del Notariado, Joaquín José Rodríguez Hernández.