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La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, en su reunión plenaria celebrada el día 21 de mayo de 2013, dictaminó favorablemente en sus propios términos, once series documentales de Extranjería, y en la del 4 de diciembre de 2015, dictaminó de manera favorable otras seis peticiones de dictamen referentes a la misma materia, por lo que pueden iniciarse expedientes de eliminación de conformidad con las mencionadas propuestas.
La eliminación total o parcial de aquellas fracciones de serie que cumplen los requisitos necesarios para ello, de acuerdo con los dictámenes anteriormente citados (véase Anexo), debe ser autorizada de modo específico por la Autoridad administrativa competente, en este caso la Subsecretaría del Departamento, a tenor de lo dispuesto en el artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.
En su virtud, y a propuesta de la Secretaría General Técnica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, he resuelto lo siguiente:
Autorizar la exclusión del régimen general de protección establecido por la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, y la posterior eliminación de las fracciones de las series documentales relacionadas en el Anexo de esta Resolución correspondientes a aquellos expedientes que se hallen depositados en los archivos de las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno, Direcciones Insulares y en las Oficinas de Extranjería, así como, en su caso, en los Archivos Históricos Provinciales. Dicha eliminación deberá realizarse en los términos y condiciones que para cada una de ellas se establece en el correspondiente dictamen de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, recogido asimismo en el Anexo mencionado.
Conforme a lo previsto en el artículo 39.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y en el artículo 6.2.b) del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, la eficacia de la autorización de destrucción quedará demorada hasta transcurridos tres meses de la publicación de esta Resolución en el «Boletín Oficial del Estado», y condicionada a que en ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de que sea impugnada, no podrá procederse a la destrucción de documentos hasta que esta resolución adquiera firmeza.
Una vez producida la eficacia de la autorización que por esta Resolución se acuerda, el proceso de destrucción podrá llevarse a cabo, previa comunicación a la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, garantizando la confidencialidad de la información contenida en la documentación y utilizando el método más adecuado que haga imposible la reconstrucción de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en ellos. Los documentos que se van a destruir deberán estar protegidos frente a posibles intromisiones externas hasta su destrucción, debiendo realizarse todas las operaciones de manejo y transporte por personal autorizado.
De su destrucción debe levantarse obligatoriamente un acta por cada unidad administrativa o, en su caso, el Archivo Histórico Provincial, en la que deben constar la fecha o fechas de la destrucción, el volumen de documentación destruida (con indicación de los metros lineales) y el sistema empleado para la misma, que debe ir acompañada de la relación de expedientes eliminados y muestras conservadas y, en su caso, de una certificación emitida por la empresa contratada. De dicha documentación deberá remitirse copia diligenciada a la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones, órgano competente en materia de calificación documental en virtud de las funciones previstas en el artículo 19, párrafo ñ), del apartado 1, del Real Decreto 256/2012, de 27 de enero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.
Tanto el original del acta como las relaciones de documentación eliminada y muestras conservadas y, en su caso, certificaciones, deben permanecer en el expediente de eliminación instruido por cada centro gestor afectado por la presente Resolución como garantía jurídica frente a terceros. No podrán ser eliminados aquellos expedientes concretos que hayan sido objeto de recurso administrativo o económico-administrativo y que todavía estén pendientes de resolución o sentencia firme por parte de la autoridad o tribunal encargado de instruir la causa o hayan sido solicitados por cualquier motivo por algún órgano jurisdiccional.
De todas las series se dejarán las muestras que se indican en el mencionado Anexo como testigos del trámite. Estas muestras, una vez cumplidos los plazos de transferencia, serán remitidas al correspondiente Archivo Histórico Provincial, relacionadas en un documento de entrega.
Una vez producida la eficacia de la eliminación, los responsables de las custodia de las series documentales procederán a darles de baja en los inventarios correspondientes.
El proceso de destrucción se hará anualmente, una vez transcurridos los años de conservación establecidos para cada una de las series señaladas en el Anexo, quedando autorizadas por la presente las destrucciones regulares una vez cumplidos los plazos obligatorios de conservación.
Contra la presente resolución se podrá interponer un recurso de alzada ante el Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas en el plazo de un mes a partir de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Madrid, 2 de noviembre de 2016.–La Subsecretaria de Hacienda y Administraciones Públicas, Pilar Platero Sanz.
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Nº dictamen CSCDA y código |
Serie documental |
Dictamen CSCDA |
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15/2015 INT/7/2015-1 |
Expedientes de autorización de trabajo y residencia: trabajo por cuenta ajena inicial // Mº Trabajo y Seguridad Social / Mº de Administraciones Públicas / Mº del Interior. |
Favorable a la eliminación parcial a los 10 años. Conservación permanente: solicitud, contrato, resolución y, en su caso, informes negativos de todos los expedientes no reflejados en Aplicación ADEXTTRA o en la Aplicación de Extranjería. Resto: eliminación a los 10 años. Muestra: un ejemplar de cada clase por año en cada Oficina. Valor histórico sustituible por la información de Registro Central de Extranjeros (ADEXTTRA) y la Aplicación de Extranjería, fuente recapitulativa propuesta para conservación permanente. Acceso: Restringido. |
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28/2013 HAP/8/2013-2 |
Expedientes de renovación de la autorización de residencia y trabajo. Renovación de permisos tipo B (1985-2001) // Mº Trabajo y Seguridad Social / Mº de Administraciones Públicas / Mº del Interior. |
Favorable a la eliminación parcial a los 10 años. Conservación permanente: solicitud, contrato, resolución y, en su caso, informes negativos de todos los expedientes no reflejados en ADEXTTRA o en la Aplicación de Extranjería. Resto: eliminación a los 10 años. Muestra: 1 ejemplar por año en cada Oficina. La información a eliminar debe hallarse en el Registro central de Extranjeros o en le Aplicación de Extranjería. Para los expedientes cuyos datos no consten en las aplicaciones, sería suficiente conservar los documentos que se indican y no el expediente completo. Acceso: Restringido. |
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29/2013 HAP/8/2013-3 |
Expedientes de renovación de la autorización de residencia y trabajo. Renovación de permisos tipo C (1985-2001) // Mº Trabajo y Seguridad Social / Mº de Administraciones Públicas / Mº del Interior. |
Favorable a la eliminación parcial a los 10 años. Conservación permanente: solicitud, contrato, resolución y, en su caso, informes negativos de todos los expedientes no reflejados en ADEXTTRA o en la Aplicación de Extranjería. Del Resto: eliminación a los 10 años. Muestra: 1 ejemplar por año en cada Oficina. La información a eliminar debe hallarse en el Registro central de Extranjeros (ADEXTTRA) o en le Aplicación de Extranjería. Para los expedientes cuyos datos no consten en las aplicaciones, sería suficiente conservar los documentos que se indican y no el expediente completo. Acceso: Restringido. |
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30/2013 HAP/8/2013-4 |
Expedientes de renovación de la autorización de residencia temporal y trabajo por cuenta ajena (a partir de 2001) // Mº Trabajo y Seguridad Social / Mº de Administraciones Públicas / Mº del Interior. |
Favorable a la eliminación parcial a los 10 años. Conservación permanente: solicitud, contrato, resolución y, en su caso, informes negativos de todos los expedientes no reflejados en ADEXTTRA o en la Aplicación de Extranjería. Del Resto: eliminación a los 10 años. Muestra: un ejemplar de cada una de las posibles circunstancias que dan derecho a la renovación en cada Provincia, de los años terminados en 1 y en 6 y siempre que se varíe el procedimiento, tanto de la parte laboral como de la policial. La información a eliminar debe hallarse en el Registro Central de Extranjeros (ADEXTTRA) o en la Aplicación de Extranjería. Para los expedientes cuyos datos no consten en las aplicaciones, sería suficiente conservar los documentos se indican y no el expediente completo. Acceso: Restringido. |
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31/2013 HAP/8/2013-5 |
Expedientes de autorización de trabajo y residencia: trabajo por cuenta propia inicial (1985-) // Mº Trabajo y Seguridad Social / Mº de Administraciones Públicas / Mº del Interior. |
Favorable a la eliminación parcial a los 10 años. Conservar un ejemplar completo de cada tipo de expediente en cada provincia y, del resto, conservar la solicitud, el proyecto de establecimiento o actividad, la acreditación profesional, informe de valoración de Asociaciones, los informes (si son negativos) y la resolución. Esta conservación podría realizarse mediante digitalización certificada. Dado el volumen relativamente escaso de esta serie documental en muchas provincias, debería valorarse en ellas la conservación permanente de los expedientes completos. Acceso: Restringido. |
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32/2013 HAP/8/2013-6 |
Expedientes de autorización de trabajo y residencia: trabajo por cuenta propia: Renovaciones (1986-) // Mº Trabajo y Seguridad Social / Mº de Administraciones Públicas / Mº del Interior. |
Favorable a la renovación parcial a los 10 años. Conservar un ejemplar completo de cada tipo de expediente en cada provincia y, del resto, conservar la solicitud, la acreditación de continuidad en la actividad, los informes (si son negativos) y la resolución. Esta conservación podría realizarse mediante digitalización certificada. Acceso: Restringido. |
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33/2013 HAP/8/2013-7 |
Expedientes de autorización de trabajo y residencia: trabajo por cuenta ajena de duración determinada (1986-) // Mº Trabajo y Seguridad Social / Mº de Administraciones Públicas / Mº del Interior. |
Favorable a la eliminación parcial a los 10 años. Conservación permanente: solicitud, contrato, resolución y, en su caso, informes negativos de todos los expedientes no reflejados en ADEXTTRA o en la Aplicación de Extranjería. Del Resto: eliminación a los 10 años. Conservación cualitativa de los expedientes de personal de alta dirección, deportistas profesionales, artistas, etc. Muestra: 1 ejemplar por año en cada Oficina La información a eliminar debe hallarse en el Registro Central de Extranjeros (ADEXTTRA) o en la Aplicación de Extranjería. Para los expedientes cuyos datos no consten en las aplicaciones, sería suficiente conservar los documentos que se indican y no el expediente completo. Acceso: Restringido. |
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34/2013 HAP/8/2013-8 |
Expedientes de concesión de residencia de larga duración (anteriormente Residencia permanente) (1996-) // Mº Trabajo y Seguridad Social / Mº de Administraciones Públicas / Mº del Interior. |
Favorable a la eliminación parcial a los 10 años. Conservación permanente de aquellos expedientes que tienen como fundamento haber contribuido su titular, de forma notoria, al progreso económico, científico o cultura de España o a la proyección de España en el Exterior. Conservación permanente: solicitud, la resolución y, en su caso, informes negativos de todos los expedientes no reflejados en ADEXTTRA o en la Aplicación de Extranjería. Del Resto: eliminación a los 10 años. Muestra: 1 ejemplar por año en cada Oficina. Acceso: Restringido. |
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35/2013 HAP/8/2013-9 |
Expedientes de concesión de residencia temporal a extranjeros por circunstancias excepcionales: Arraigo familiar (2001-) // Mº Trabajo y Seguridad Social / Mº de Administraciones Públicas / Mº del Interior. |
Favorable a la eliminación parcial a los 10 años. Conservación permanente: solicitud, documentación demostrativa del arraigo y la resolución de aquellos expedientes cuya información no conste en el Registro Central de Extranjeros (ADEXTTRA) o en la Aplicación de Extranjería. La justificación (padres o hijos españoles) debe hallarse en el Registro Civil. Del Resto: eliminación a los 10 años. Muestra: 1 ejemplar por año de cada tipo en cada Provincia y siempre que cambie el procedimiento. Acceso: Restringido. |
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16/2015 INT/7/2015-2 |
Expedientes de concesión de residencia temporal a extranjeros por circunstancias excepcionales: Arraigo laboral (2001-) // Mº Trabajo y Seguridad Social / Mº de Administraciones Públicas / Mº del Interior. |
Favorable a la eliminación parcial a los 10 años. Conservación permanente: solicitud, documentación demostrativa del arraigo, los informes (en caso de ser desfavorables) y la resolución de los expedientes, así como un ejemplar completo de cada tipo como muestra. Del Resto: eliminación a los 10 años. Valorar en cada Oficina si el nº de expedientes es suficientemente pequeño como para conservarlos todos. Podría pasarse a soporte electrónico (a criterio del órgano gestor) mediante digitalización certificada, con eliminación del papel, dejando en papel los expedientes completos como muestra. Acceso: Restringido. |
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37/2013 HAP/8/2013-11 |
Expedientes de concesión de residencia temporal a extranjeros por circunstancias Excepcionales: Arraigo social (1991? -) // Mº Trabajo y Seguridad Social / Mº de Administraciones Públicas / Mº del Interior. |
Favorable a la eliminación parcial a los 10 años. Conservación permanente: solicitud, documentación demostrativa del arraigo, los informes (en caso de ser desfavorables) y la resolución de los expedientes, así como un ejemplar completo de cada tipo como muestra. Del Resto: eliminación a los 10 años. Podría pasarse a soporte electrónico (a criterio del órgano gestor) mediante digitalización certificada, con eliminación del papel, dejando en papel los expedientes completos como muestra. Acceso: Restringido. |
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33/2015 MINHAP/13/2015-1 |
Autorización de residencia temporal no lucrativa solicitada en el exterior. Inicial (2001-) // Mº de Asuntos Exteriores y Cooperación / Mº de Hacienda y Administraciones Públicas. |
Favorable a la eliminación parcial a los 10 años. Si los datos del expediente no están reflejados en ADEXTTRA o en la aplicación de Extranjería: – Conservación permanente de la solicitud, los informes si son negativos, y la resolución, eliminando el resto. Si los datos están reflejados en ADEXTTRA o en la aplicación de Extranjería: Eliminación total a los 10 años de la finalización, conservando un expediente completo por provincia y año. Favorable a la sustitución del soporte de la documentación a conservar en soporte electrónico mediante copia certificada a partir de los 10 años. Acceso: parcialmente restringido. |
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34/2015 MINHAP/13/2015-2 |
Autorización de residencia temporal no lucrativa (menores nacidos en España). Inicial (2001-) // Mº de Hacienda y Administraciones Públicas. |
Favorable a la eliminación parcial a los 10 años. Si los datos del expediente no están reflejados en ADEXTTRA o en la aplicación de Extranjería: – Conservación permanente de la solicitud, acuerdo de iniciación de procedimiento y de la resolución, eliminando el resto. Si los datos están reflejados en ADEXTTRA o en la aplicación de Extranjería: Eliminación total a los 10 años de la finalización, conservando un expediente completo por provincia y año. Favorable a la sustitución del soporte de la documentación a conservar en soporte electrónico mediante copia certificada a partir de los 10 años. Acceso: parcialmente restringido. |
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35/2015 MINHAP/13/2015-3 |
Autorización de residencia temporal no lucrativa (menores no nacidos en España hijo de residente o tutelado). Inicial (2001-) // Mº de Hacienda y Administraciones Públicas. |
Favorable a la eliminación parcial a los 10 años. Si los datos del expediente no están reflejados en ADEXTTRA o en la aplicación de Extranjería: – Conservación permanente de la solicitud y de la resolución, eliminando el resto. Si los datos están reflejados en ADEXTTRA o en la aplicación de Extranjería: Eliminación total a los 10 años de la finalización, conservando un expediente completo por provincia y año. Favorable a la sustitución del soporte de la documentación a conservar en soporte electrónico mediante copia certificada a partir de los 10 años. Acceso: parcialmente restringido. |
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36/2015 MINHAP/13/2015-4 |
Autorización de residencia temporal no lucrativa (menores no acompañados). Inicial (2001-) // Mº de Hacienda y Administraciones Públicas. |
Favorable a la eliminación parcial a los 10 años. Si los datos del expediente no están reflejados en ADEXTTRA o en la aplicación de Extranjería: – Conservación permanente de la solicitud y de la resolución, eliminando el resto. Si los datos están reflejados en ADEXTTRA o en la aplicación de Extranjería: Eliminación total a los 10 años de la finalización, conservando un expediente completo por provincia y año. Favorable a la sustitución del soporte de la documentación a conservar en soporte electrónico mediante copia certificada a partir de los 10 años. Acceso: parcialmente restringido. |
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37/2015 MINHAP/13/2015-5 |
Autorización de residencia temporal no lucrativa (titulares de residencia que solicitan modificación de su situación). (2001-) // Mº de Hacienda y Administraciones Públicas. |
Favorable a la eliminación parcial a los 10 años. Si los datos del expediente no están reflejados en ADEXTTRA o en la aplicación de Extranjería: – Conservación permanente de la solicitud y de la resolución, eliminando el resto. Si los datos están reflejados en ADEXTTRA o en la aplicación de Extranjería: Eliminación total a los 10 años de la finalización, conservando un expediente completo por provincia y año. Favorable a la sustitución del soporte de la documentación a conservar en soporte electrónico mediante copia certificada a partir de los 10 años. Acceso: parcialmente restringido. |
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38/2015 MINHAP/13/2015-6 |
Autorización de residencia temporal no lucrativa. Renovación (2001-) // Mº de Hacienda y Administraciones Públicas. |
Favorable a la eliminación parcial a los 10 años. Si los datos del expediente no están reflejados en ADEXTTRA o en la aplicación de Extranjería: – Conservación permanente de la solicitud, de los informes si son negativos y de la resolución, eliminando el resto. Si los datos están reflejados en ADEXTTRA o en la aplicación de Extranjería: Eliminación total a los 10 años de la finalización, conservando un expediente completo por provincia y año. Favorable a la sustitución del soporte de la documentación a conservar en soporte electrónico mediante copia certificada a partir de los 10 años. Acceso: parcialmente restringido. |
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