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El Secretario General de Administración Digital y la Directora General del Instituto Nacional de las Artes Escénicas y de la Música han suscrito, con fecha 28 de noviembre de 2017, un Convenio para la utilización de la aplicación informática «TRAMA» para la gestión de incidencias y control horario del personal al servicio de la Administración General del Estado.
Para general conocimiento, y en cumplimiento de lo establecido en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, dispongo la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» del referido Convenio, como anejo a la presente Resolución.
Madrid, 15 de diciembre de 2017.–El Subsecretario de la Presidencia y para las Administraciones Territoriales, José María Jover Gómez-Ferrer.
REUNIDOS
De una parte, don Domingo Molina Moscoso, Secretario General de Administración Digital, nombrado para este cargo por el Real Decreto 685/2016, de 16 de diciembre, actuando en nombre y en representación de la Secretaría General de Administración Digital (en adelante SGAD), adscrita a la Secretaria de Estado de Función Pública, del Ministerio de Hacienda y Función Pública (en adelante MINHFP), en ejercicio de las competencias atribuidas por Resolución, de 14 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, sobre delegación de competencias, modificada por la Resolución de 10 de diciembre de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, y de conformidad con lo establecido en la disposición adicional quinta del Real Decreto 769/2017, de 28 de julio, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Hacienda y Función Pública y se modifica el Real Decreto 424/2016, de 11 de noviembre, por el que se establece la estructura orgánica básica de los Departamentos ministeriales.
Y de otra, doña Montserrat Iglesias Santos, Directora General del Instituto Nacional de las Artes Escénicas y de la Música (en adelante INAEM), en nombre y representación del citado organismo, con sede en la plaza del Rey, número 1, 28004 Madrid, y NIF número Q2818024H, en virtud del nombramiento realizado por Real Decreto 856/2014, de 3 de octubre, en ejercicio de las competencias atribuidas por el Real Decreto 2491/1996, de 5 de diciembre, en ejercicio de las competencias que tiene atribuidas por el artículo 6.2.c) del Real Decreto 2491/1996, de 5 de diciembre (BOE número 306, de 20 de diciembre).
Ambos intervienen en uso de las facultades que, de conformidad con la normativa vigente, les confieren los cargos que desempeñan y se reconocen mutuamente capacidad para la firma del presente Convenio y, a tal efecto,
EXPONEN
Que el artículo 3 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, establece como uno de los principios generales de actuación de las Administraciones Públicas, el principio de cooperación, colaboración y coordinación y, la propia Ley regula en su capítulo VI del título preliminar el Convenio como instrumento con efectos jurídicos para la formalización de acuerdos entre Administraciones para un fin común.
Que, de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 424/2016, de 11 de noviembre, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales, la Secretaría de Estado de Función Pública (SEFP) asume, en materia TIC, las funciones de la antigua Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, en particular, la incorporación de las tecnologías de la información y de las comunicaciones a la prestación de los servicios públicos, el desarrollo de la Administración electrónica y la cooperación con otras Administraciones Públicas en esta materia. De la SEFP depende la SGAD que, en virtud del citado Real Decreto 424/2016, de 11 de noviembre, asume las funciones de la suprimida Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Que la SGAD ha desarrollado y tiene en explotación la aplicación informática denominada «TRAMA» que permite realizar de forma automatizada la gestión de las incidencias y control del horario del personal al servicio de la Administración General del Estado.
Que son competencias del INAEM, la promoción de programas de cumplimiento de la jornada de trabajo debida y de control del absentismo, adoptando las medidas necesarias para la corrección de incumplimientos e infracciones y por ello, ostenta un interés manifiesto en establecer un marco de colaboración con la Secretaría General de Administración Digital para la reutilización de soluciones tecnológicas disponibles.
Que el INAEM considera que la aplicación «TRAMA» ofrece las funcionalidades y prestaciones que se requieren para la gestión de incidencias de su personal y está en condiciones de utilizarla para ese fin.
Por todo ello, ambas partes suscriben el presente Convenio, que se regirá por las siguientes
CLÁUSULAS
El objeto del presente Convenio lo constituye la puesta a disposición del INAEM, de la aplicación informática denominada «TRAMA» como solución tecnológica para la gestión de las incidencias del personal de dicho organismo.
1. La conexión de los usuarios del INAEM con la aplicación «TRAMA» se hará a través de la red interadministrativa de comunicación (Red SARA).
2. La aplicación distinguirá el grupo de usuarios del INAEM del resto de usuarios de «TRAMA».
3. La aplicación «TRAMA» se conectará con el sistema de control de presencia del INAEM mediante un componente de interconexión proporcionado por la SGAD e instalado en las dependencias del INAEM.
Con la firma del presente Convenio, las partes se comprometen al cumplimiento de las siguientes obligaciones:
Obligaciones de la SGAD:
1. Realizar la personalización de los detalles de presentación, acceso y adecuación de la aplicación de gestión de «TRAMA» para su utilización por el INAEM.
2. Designar un interlocutor perteneciente a la SGAD para que reciba y transmita las comunicaciones que en los aspectos técnicos y de uso de la aplicación se establezcan entre el INAEM y la SGAD.
3. Garantizar el mantenimiento correctivo, adaptativo y evolutivo de la aplicación «TRAMA» de acuerdo con lo dispuesto en la cláusula cuarta del presente Convenio.
4. La atención a las incidencias y solicitudes recibidas en relación con el funcionamiento técnico de la aplicación, conforme a lo dispuesto en la cláusula cuarta del presente Convenio.
5. La difusión de documentación o información actualizada, necesaria para la óptima utilización de la aplicación.
6. La fijación de las instrucciones y medidas de seguridad en materia de protección de datos de carácter personal de conformidad con la normativa vigente en esta materia, conforme con las condiciones expuestas en el anexo I del presente documento.
7. La puesta a disposición de un componente de interconexión con el sistema de control de presencia del INAEM, así como la documentación para su instalación y configuración.
Obligaciones del INAEM:
1. Utilizar la aplicación para la gestión de las incidencias del personal de dicho organismo dentro de los límites de uso establecidos en el presente Convenio.
2. Designar un responsable técnico perteneciente al INAEM para que actúe como interlocutor con la SGAD en los aspectos técnicos y de uso de la aplicación.
3. Actuar como primer nivel de atención a usuarios en la resolución de las incidencias de uso de la aplicación y dedicar los medios humanos y técnicos necesarios para proporcionar la adecuada respuesta ante las incidencias que se produzcan en la utilización de «TRAMA», de acuerdo con lo dispuesto en la cláusula cuarta del presente Convenio.
4. Observar las instrucciones y medidas de seguridad que se dicten en materia de protección de datos de carácter personal de conformidad con la normativa vigente en esta materia.
Dentro de estas obligaciones y como responsable del fichero de datos personales que sea tratado mediante la aplicación «TRAMA», se compromete a publicar a la mayor brevedad posible la norma reguladora del mismo, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y en los artículos 52, 53 y 54 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. Asimismo se compromete a realizar las notificaciones inscripciones o rectificaciones que sea preciso realizar, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 55 al 63 de citado Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre.
5. Realizar la formación de los usuarios del INAEM para el uso de esta aplicación.
6. Mantener un entorno de pruebas (preproducción) de su sistema de control de presencia y del componente de interconexión proporcionado por la SGAD a efectos de realizar pruebas.
7. Instalar y mantener el componente de interconexión entre «TRAMA» y su sistema de control de presencia proporcionado por la SGAD.
En el mantenimiento de esta aplicación informática, se distinguen dos tipos de incidencias técnicas de carácter informático:
1. Incidencias correctivas: que serán las relativas a la solución de los posibles errores, problemas o deficiencias que puedan presentarse durante la utilización de la aplicación por sus usuarios que alteren su normal funcionamiento, y serán atendidas conforme a las siguientes condiciones:
a) Corresponderá al INAEM dar soporte a la solución de las mismas, siempre y cuando su causa se encuentre dentro de su propia red de comunicaciones, equipos, sistemas operativos o navegadores.
b) Corresponderá al INAEM dar soporte a las incidencias que provengan de un mal funcionamiento o incorrecta configuración de la aplicación de control de presencia con la que se interconecta la aplicación «TRAMA».
c) Corresponderá al INAEM atender y dar un primer nivel de soporte a las incidencias que se produzcan, en relación con el uso y funcionamiento de la aplicación. La SGAD proporcionará una guía de resolución de las incidencias técnicas más frecuentes que será objeto de actualización, en su caso, durante el período de prestación del servicio. La SGAD no atenderá directamente a los usuarios del INAEM
d) Las incidencias fuera del ámbito de actuación del INAEM serán comunicadas por su interlocutora la SGAD mediante el uso de la aplicación de gestión de incidencias, mediante las credenciales remitidas por la SGAD a tal efecto.
2. Incidencias evolutivas: que será, toda petición de modificación o alteración sugerida o solicitada por parte del INAEM, de naturaleza distinta a las incidencias correctivas establecidas en el apartado anterior.
Estas incidencias deberán ser analizadas conjuntamente por la unidad designada por la SGAD y la unidad de informática del INAEM para asegurar, en todo caso, que la aplicación evoluciona de acuerdo con una única línea de desarrollo que permita su extensión a otros Organismos o Entidades de la Administración General del Estado.
Este acuerdo de colaboración no comporta obligaciones económicas entre las partes firmantes, los gastos que comporten las actividades materiales objeto del acuerdo serán financiados por los firmantes con cargo a sus respectivas dotaciones presupuestarias.
El presente Convenio tendrá una duración de dos años, desde la fecha de su firma y se podrá prorrogar por acuerdo expreso de las partes por periodos anuales, hasta un máximo de cuatro, siempre que dicha prórroga se adopte con antelación a la finalización de su plazo de duración.
De conformidad con lo dispuesto en el apartado 8 del artículo 48 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, este Convenio resultará eficaz una vez inscrito en el Registro estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal y publicado en el «Boletín Oficial del Estado».
Este Convenio puede ser modificado por acuerdo expreso de las partes.
Las parte firmantes se comprometen a solventar por acuerdo mutuo, en el seno de una Comisión de Seguimiento, cuantas discrepancias resulten de la interpretación y cumplimiento de este Convenio.
Esta Comisión, de acuerdo con lo establecido en el artículo 49.1.f) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, es el instrumento acordado por las partes para el seguimiento, vigilancia y control del Convenio y de los compromisos adquiridos por los firmantes y, ejercerá sus funciones de acuerdo con lo establecido en los artículos 51.c) y 52.3 de la citada Ley.
Dicha Comisión estará formada por cuatro representantes que se encargarán de velar por la ejecución del presente Convenio, dos de ellos de la SGDAD, nombrados por su Secretario General, y los otros dos del INAEM, que serán nombrados por la Directora General.
La citada Comisión de Seguimiento se reunirá a petición de cualquiera de las partes.
Dicho órgano colegiado podrá estar asistido por los técnicos que se estime oportunos, con derecho a voz pero sin voto.
Los efectos del presente Convenio se extinguirán con el cumplimiento de las condiciones de duración y vigencia establecidas en la cláusula sexta.
De conformidad con lo establecido en el artículo 51.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, son causas de resolución del Convenio, por causa distinta a la prevista en la cláusula sexta las siguientes:
– El acuerdo unánime de las partes
– El incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por parte de alguno de los firmantes.
– La decisión judicial declaratoria de la nulidad del Convenio.
– Cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en el Convenio o en otras leyes.
Asimismo, las partes firmantes podrán resolver este Convenio por mutuo acuerdo o por denuncia de cualquiera de las mismas mediante preaviso comunicado de forma fehaciente a la otra parte con, al menos, tres meses de antelación a la fecha de resolución propuesta.
La resolución del Convenio no dará lugar a indemnización.
En todo caso, salvo pacto expreso, las partes se comprometen a realizar las actuaciones necesarias dirigidas a la finalización de las acciones ya iniciadas.
En el caso de incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por parte de alguno de los firmantes, la otra parte notificará mediante un requerimiento a la parte incumplidora, para que cumpla dentro del plazo de 15 días desde la recepción de requerimiento, con las obligaciones o compromisos que se consideran incumplidos. Este requerimiento será comunicado al responsable de la Comisión de Seguimiento de la ejecución del Convenio que se describe en la cláusula Octava del presente Convenio.
Si trascurrido el plazo indicado en el requerimiento persistiera el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará a la otra parte la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el Convenio.
Las partes renuncian expresamente a cualquier tipo de reclamación económica que pudiera tener lugar debido a incumplimientos.
El presente Convenio tiene naturaleza administrativa y se rige por lo dispuesto en el capítulo VI del título preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, quedando excluido del ámbito de aplicación del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, de conformidad con lo dispuesto en su artículo 4.1.c) de dicho texto legal.
Las cuestiones litigiosas surgidas sobre la interpretación, modificación, resolución y efectos que pudieran derivarse de la aplicación del presente Convenio que se establezcan al amparo del mismo, se someterán a la Comisión de Seguimiento prevista en la cláusula octava.
Y en prueba de conformidad, las partes firman el presente Convenio.–El Secretario General de Administración Digital, Domingo Javier Molina Moscoso.–La Directora General del Instituto Nacional de las Artes Escénicas y de la Música, Montserrat Iglesias Santos.
Condiciones del tratamiento
La SGAD, realizará el al tratamiento automatizado a través de la aplicación «TRAMA», del fichero de gestión de las incidencias del personal del INAEM dentro de los límites y de acuerdo con las especificaciones que se indican a continuación:
a) Descripción de los tratamientos. El INAEM utilizará la aplicación «TRAMA» para los trámites correspondientes a sus competencias en materia de personal del organismo en lo que se refiere a la gestión de las incidencias y control del horario del personal. Dicha aplicación ha sido desarrollada y es mantenida por la SGAD y esta soportada en equipos custodiados y administrados por la SGAD, almacenándose los datos que se generen por su utilización en archivos contenidos en los sistemas informáticos de la SGAD.
La administración de la aplicación dentro del uso acordado, así como de los datos que maneje, será realizada a por el INAEM. La SGAD se responsabilizará del mantenimiento y buen funcionamiento de la aplicación y de la seguridad e integridad de los datos que dicha aplicación gestione.
b) Régimen de Protección de Datos, Seguridad y Confidencialidad. El régimen de protección de datos de carácter personal en las actuaciones que se desarrollen en ejecución del presente Convenio será el previsto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y en su normativa de desarrollo.
Las partes velarán por el cumplimiento del Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica.
Toda la información facilitada por las partes y toda la información generada como consecuencia de la ejecución del presente Convenio, tendrá el tratamiento de confidencial, sin perjuicio de la información que sea de dominio público, no pudiendo ser divulgada o facilitada a terceros, ni utilizada para un fin distinto del previsto en este documento, sin el acuerdo unánime de las partes.
La obligación de confidencialidad para las partes se extenderá indefinidamente aunque el Convenio se hubiera extinguido. Todo ello sin perjuicio de la eventual autorización de las partes o en su caso, de que dicha información pasara a ser considerada como de dominio público.
c) Interrelaciones del presente tratamiento con otras aplicaciones. No hay interrelaciones con otras aplicaciones.
d) Obligaciones que contraen el responsable del fichero y el encargado del tratamiento. Serán obligaciones del INAEM como responsable del fichero:
1. La confección, publicación y actualización de la disposición general o acuerdo de creación, modificación o supresión del fichero; la inscripción y ulteriores modificaciones del mismo en el Registro General de Protección de Datos y el cumplimiento del resto de las obligaciones previstas para el responsable del fichero en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, y demás disposiciones reglamentarias.
2. El contenido, calidad y adecuación de los datos que introduzca en el aplicativo.
3. Gestionar las altas, actualización de perfiles y las bajas de los usuarios y gestores.
4. Comunicar cuantas incidencias observe en el funcionamiento del sistema durante la ejecución de los procedimientos encargados, con el fin de que el encargado del tratamiento pueda proceder a su resolución.
5. En caso de ser necesaria una actuación directa sobre la base de datos del sistema con el fin de reparar cualquier daño que se haya producido en ésta y cuando la reparación no sea posible por otra vía, el responsable del fichero por sí o a través de quién delegue, formalizará la autorización para acceder a los datos, mediante escrito, e-mail o fax, para que el encargado del tratamiento pueda llevar a cabo dicha actuación.
6. El responsable del fichero autoriza al encargado del tratamiento la realización de los back-up y restauraciones de datos que sean necesarios para mantener la integridad de los datos.
Serán obligaciones del encargado del tratamiento:
1. La custodia de los datos introducidos en la aplicación, adoptando las medidas correspondientes al nivel de seguridad indicado en la disposición general o acuerdo de creación del fichero.
2. Habilitar los medios humanos y técnicos necesarios para prestar los servicios inherentes al tratamiento encargado.
3. La gestión del equipamiento físico y lógico que soporta la aplicación y los datos de la aplicación «TRAMA».
4. Recoger y solucionar las diferentes incidencias que el responsable del tratamiento, en el uso habitual de la aplicación le remita sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula cuarta del presente acuerdo.
5. Facilitar un servicio de atención de incidencias donde el responsable del fichero pueda comunicarlas, sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula cuarta del presente acuerdo.
6. Facilitar al responsable del fichero la información necesaria para la adecuada utilización de la aplicación.
7. Mantener actualizada la información sobre el funcionamiento de la aplicación.
e) Destino de los datos que se generen como consecuencia del tratamiento. Los datos que se generen como consecuencia del tratamiento tendrán como destino los que determinan en la norma de creación del fichero publicada por el Centro Usuario responsable del fichero y, hasta ese momento, la que indique de forma explícita el responsable del fichero.
f) Régimen de administración de acceso a los datos y a las aplicaciones que accedan al fichero. El INAEM, como responsable del fichero será quién autorice el acceso a los distintos procedimientos de la aplicación «TRAMA». A tal efecto, utilizará los medios de autorización de usuarios que dicha aplicación dispone.
Es responsabilidad de cada usuario autorizado, las acciones o accesos indebidos que se hagan a través de su clave de identificación de usuario o de su certificado de acceso.
El responsable del fichero o quien le supla legalmente a estos efectos, será responsable de realizar las baja de la persona o personas previamente autorizadas, en el momento en que concurran las circunstancias que la determinen. Dicha baja será realizada por el responsable del fichero mediante los procedimientos que para tal fin dispone la aplicación «TRAMA».
g) Otras circunstancias relacionados con el tratamiento del fichero. El encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las especificaciones contenidas en el presente documento y con los fines establecidos en las mismas y no los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas distintas de las autorizadas por el responsable del fichero.
El responsable del fichero se compromete a comunicar a la SGAD la norma reguladora, una vez publicada y, durante la vigencia del presente acuerdo, cada vez que sufra modificación.
El responsable del fichero delega en el responsable del tratamiento la llevanza del documento de seguridad, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 88 apartado 6 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. Asimismo, el responsable del fichero designa como responsable de seguridad de este fichero, según lo establecido en el artículo 95 del citado Real Decreto 1720/2007, al Responsable de Seguridad de los Sistemas y Servicios bajo la competencia de la SGAD.
La SGAD queda autorizada, en los términos establecidos en el artículo 21 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, a subcontratar los siguientes servicios en relación con el tratamiento del fichero:
a) Tareas de desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones que realizan los tratamientos de datos del fichero.
b) Tareas de soporte y mantenimiento de la infraestructura técnica de los sistemas físicos y lógicos relacionados con los tratamientos de datos del fichero.
La SGAD comunicará al responsable del fichero los datos que identifiquen a la empresa o empresas subcontratistas antes de proceder a la subcontratación. La SGAD queda autorizada a comunicar a las empresas subcontratistas aquellos datos que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las subcontrataciones arriba indicadas. Las empresas subcontratistas deberán comprometerse por escrito con el encargado del tratamiento, a cumplir las obligaciones establecidas en la legislación de protección de datos en relación con los datos a los que tengan acceso con motivo de la contratación.
Cuando los afectados se dirijan al encargado del tratamiento para el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición, éste dará traslado de la correspondiente solicitud al responsable del fichero, a fin de que resuelva.
El tratamiento se realizará en los locales del encargado del tratamiento o en los de quien se encargue de la infraestructura técnica de los sistemas físicos y lógicos relacionados con los tratamientos de datos del fichero.
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