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Suscrito el 25 de noviembre de 2020 el Convenio con la Universidad de Valencia para la digitalización de los expedientes de soldados de la Provincia de Valencia, de los Fondos de Batallones Disciplinarios de soldados trabajadores depositados en el Archivo General Militar de Guadalajara para su utilización en el aula de Historia y Memoria Democrática perteneciente a la Universidad de Valencia, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, procede la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de dicho convenio, que figura como anexo de esta Resolución.
Madrid, 4 de diciembre de 2020.–El Secretario General Técnico, Emilio Fernández-Piñeyro Hernández.
En Madrid, a 25 de noviembre de 2020.
REUNIDOS
De una parte, el Jefe de Estado Mayor del Ejército de Tierra, el Excmo. Sr. don Francisco Javier Varela Salas, General de Ejército, en uso de las facultades que le fueron delegadas por el Ministro de Defensa de acuerdo con la Orden DEF/3015/2004, de 17 de septiembre, sobre delegación de competencias en autoridades del Ministerio de Defensa en materia de convenios de colaboración.
Y de otra parte, la Sra. doña M.ª Vicenta Mestre, Rectora Magnífica de la Universitat de València, con CIF Q4618001D, en nombre y representación de la misma, con domicilio en la Av. Blasco Ibáñez, 13, 46010 de Valencia, en ejercicio de las competencias que a tal efecto le reconoce la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades, los Estatutos de esta Universidad, aprobados por Decreto 128/2004, de 30 de julio, del Consell de la Generalitat (DOCV 3-8-2004) y el Decreto de nombramiento 41/2018, publicado en el «Diario Oficial de la Generalitat Valenciana» el 10 de abril de 2018.
Ambas partes, en la representación que ostentan, se reconocen mutua capacidad para obligarse y convenir y
EXPONEN
De la legislación sobre Patrimonio Histórico Español, Patrimonio del Estado y Propiedad Intelectual se infiere la exigencia de formalizar convenios, especialmente en las reproducciones singulares y utilizaciones no privativas del Patrimonio Documental, para garantizar su integridad y conservación, así como para la adecuada difusión de la procedencia de los originales y la salvaguarda, en su caso, de los derechos de propiedad intelectual.
Que el artículo 31 de la Ley Orgánica 5/2005, de 17 de noviembre, de la Defensa Nacional, establece que el Ministerio de Defensa promoverá el desarrollo de la cultura de defensa con la finalidad de que la sociedad española conozca, valore y se identifique con su historia y con el esfuerzo solidario y efectivo mediante el que las Fuerzas Armadas salvaguardan los intereses nacionales. Asimismo, el resto de los poderes públicos contribuirán al logro de este fin.
Que la Instrucción General 16/11, de 27 de diciembre, del Jefe de Estado Mayor del Ejército (JEME), sobre «Sistema de Acción Cultural (SIACU)», en su epígrafe 5.1., relativo a la Actividad Cultural, expresa que la promoción de la actividad cultural, debe facilitar la investigación y la difusión del patrimonio cultural del Ejército de Tierra (en adelante ET), contando para ello con la colaboración de instituciones culturales ajenas al ET, así como la suscripción de convenios con diferentes instituciones para la realización de actividades de interés recíproco.
Que el Archivo General Miliar de Guadalajara conserva un grupo de fondos documentales correspondientes a «Batallones Disciplinarios de Soldados Trabajadores», «Batallones Disciplinarios de Soldados Trabajadores Penados. 2.ª Agrupación» y «Batallones Disciplinarios de Soldados Trabajadores Penados. 1.ª Agrupación» que son de interés para el Aula de Historia y Memoria Democrática, con sede en el Departamento de Historia Moderna y Contemporánea de la Universidad de Valencia.
Que el Aula de Historia y Memoria Democrática perteneciente a la Universidad de Valencia desea contar con una copia digital de los expedientes de soldados valencianos de este fondo para que tengan acceso a las copias los investigadores especializados que lo soliciten al Aula de Historia y Memoria Democrática.
Por lo expuesto, las partes acuerdan suscribir el presente convenio que se regirá por las siguientes
CLÁUSULAS
Las partes firmantes suscriben este convenio con el objeto de regular la colaboración entre el Ministerio de Defensa a través del Instituto de Historia y Cultura Militar (en adelante IHCM) y la Universidad de Valencia para describir y digitalizar 1.233 expedientes de valencianos de los fondos de «Batallones Disciplinarios de Soldados Trabajadores Penados. 2.ª Agrupación» y «Batallones Disciplinarios de Soldados Trabajadores» custodiados en el Archivo General Militar de Guadalajara.
Una vez finalizada la digitalización de los 1.233 expedientes, y dada la conformidad del trabajo realizado, se podrá continuar en los mismos términos establecidos en el presente convenio con el fondo de «Batallones Disciplinarios de Soldados Trabajadores» y «Batallones Disciplinarios de Soldados Trabajadores Penados. 1.ª Agrupación», siempre que ambas partes estén de acuerdo y teniendo en cuenta la disponibilidad existente en el Archivo General Militar de Guadalajara.
1. Por parte del Ministerio de Defensa a través del IHCM:
– El Archivo General Militar de Guadalajara, dependiente del IHCM, pondrá a disposición del personal designado por el Aula de Historia y Memoria Democrática perteneciente a la Universidad de Valencia las cajas con los expedientes de soldados valencianos solicitados del fondo de Batallones Disciplinarios de Soldados Trabajadores para su preparación y digitalización, siempre en la medida que ello no suponga la paralización del servicio ordinario del archivo.
– El Archivo General Militar de Guadalajara pondrá a disposición del Aula de Historia y Memoria Democrática perteneciente a la Universidad de Valencia el cuarto para digitalización que tiene disponible.
– El Archivo General Militar de Guadalajara proporcionará los requisitos técnicos de los trabajos de organización previa y digitalización a realizar, conforme a los requisitos técnicos de digitalización marcados por la Subdirección General de Publicaciones y Patrimonio Cultural en el manual «Directrices de digitalización para fondos bibliográficos, documentación de archivo e imágenes de fondos museográficos».
– El Archivo General Militar de Guadalajara proporcionará al Aula de Historia y Memoria Democrática perteneciente a la Universidad de Valencia una base de datos Access con las referencias de caja, expediente, nombres y apellidos de los 1.233 expedientes a digitalizar.
2. Por parte de la Universidad de Valencia:
– Realizar y sufragar la contratación de una empresa especializada en preparación y digitalización de documentos históricos que realice tanto los trabajos previos a la digitalización: desgrapado de los documentos, ordenación y foliado de los expedientes, como los propios de digitalización y el renombrado de imágenes. Según la directrices técnicas descritas en este convenio.
El Ministerio de Defensa se reserva la potestad de rechazar al personal seleccionado por el Aula de Historia y Memoria Democrática perteneciente a la Universidad de Valencia en el supuesto de que estime que no cumple con los conocimientos mínimos necesarios para el tratamiento archivístico de la documentación objeto del convenio.
– Entregar al Archivo General Militar de Guadalajara las descripciones de los expedientes digitalizados. Estas se harán en la base de datos Access, de acuerdo con el modelo facilitado por el mismo, en las que, entre otros datos, figure: localidad, provincia, fecha de nacimiento y nombre del fichero de las imágenes. De acuerdo con la normas de descripción citadas en este convenio.
– Entregar al Archivo General Militar de Guadalajara, original y copia, en distintos soportes, como archivo de preservación un fichero Máster en formato Tiff 6.0 a 400 ppp de resolución óptica real y un fichero JPG como archivo de difusión.
La información que, en el marco de la ejecución de este convenio, obtenga la Universidad de Valencia del Ministerio de Defensa, con la expresa autorización de éste para su explotación, tendrá la consideración de «uso público» y podrá ser usada públicamente dentro de los límites que marca la normativa vigente.
Las partes acuerdan que el resto de la información que se revelen mutuamente o a la que puedan acceder durante las actividades amparadas por este convenio tendrá la consideración de «uso oficial»; por lo que se comprometen a guardar la debida reserva sobre dicha información.
El citado deber de reserva permanecerá durante el periodo de vigencia del presente convenio y subsistirá con posterioridad a la extinción de éste. Asimismo, las partes se comprometen a devolverse o destruir la documentación recibida en el momento de extinción del presente convenio sin que sea necesario requerimiento previo para ello.
Queda excluida del presente convenio la Información Clasificada del Ministerio de Defensa, cuya protección se regula por la normativa específica, y que no puede ser cedida a organismos o personas que no cuenten con los acuerdos o habilitaciones de seguridad pertinentes. Asimismo queda también excluida la información clasificada cuya cesión no hubiera sido favorablemente informada por la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa.
Con respecto a los datos de carácter personal a que las partes puedan acceder durante la ejecución del convenio, se comprometen a utilizar dichos datos conforme a lo dispuesto en la legislación vigente de protección de datos de carácter personal y en el resto de normas aplicables a esta materia.
La documentación de cada actividad particular que se realice al amparo del presente convenio incluirá la cláusula correspondiente al tratamiento concreto de protección de datos de carácter personal de las partes, especificando en ella los puntos legalmente requeridos.
El interior de una instalación militar cuenta con diversas zonas de seguridad. Al Jefe de la instalación le corresponde autorizar expresamente a qué zonas puede acceder el personal civil. Dicha autorización deberá seguir lo especificado en la normativa de seguridad de las instalaciones y, en particular, lo detallado en el Plan de Seguridad de la instalación militar. Por otra parte el personal civil deberá seguir cuantas indicaciones le sean requeridas en materia de seguridad.
La preparación, descripción y digitalización de los documentos se realizará en el Archivo General Militar de Guadalajara, dentro del horario de funcionamiento del Archivo.
El Archivo General Militar de Guadalajara cederá al Aula de Historia y Memoria Democrática perteneciente a la Universidad de Valencia las copias digitales de aquellos expedientes de soldados valencianos que no estén afectados por los límites de acceso señalados en la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español, esto es, hasta el año 1968, sino se conoce la fecha de la muerte del titular del expediente, y hasta el año 1993, si esta fecha es conocida, para su utilización en la propia sede con fines de estudio e investigación.
El Aula de Historia y Memoria Democrática perteneciente a la Universidad de Valencia se compromete a citar la procedencia de los mismos, de la siguiente manera: España. Ministerio de Defensa. Archivo General Militar de Guadalajara, signatura correspondiente. Ello, conforme a las directrices que en esta materia proporcione el propio Archivo, fijándose además la correspondiente signatura como pie de imagen/foto en la documentación digitalizada.
La utilización o difusión de la reproducción en red informática o vía internet o en otros soportes o para fines no previstos en este acuerdo, así como, en su caso, la transmisión a otra persona física o jurídica de la utilización cultural no privativa o comercial de las reproducciones que se realicen, requerirán la formalización previa de un convenio con el Ministerio de Defensa para su conocimiento y conformidad.
El Aula de Historia y Memoria Democrática perteneciente a la Universidad de Valencia financiará los trabajos de organización previa y digitalización que se realizarán mediante la contratación de una empresa de servicios especializado en trabajos de esta naturaleza por parte de la Universidad de Valencia. La valoración de los citados trabajos es de 3.569,50 euros.
El Ministerio de Defensa no asumirá compromiso de tipo económico alguno en relación con las actividades para desarrollo de este convenio.
A fin de procurar el desarrollo y seguimiento de este convenio, se constituirá una Comisión Mixta de Seguimiento formada por 2 personas de cada una de las partes, que serán nombrados por el Director del IHCM y el Aula de Historia y Memoria Democrática perteneciente a la Universidad de Valencia.
La Comisión Mixta se constituirá en el plazo de un mes de la entrada en vigor de este convenio y tendrá como finalidad promover las acciones que permitan cumplir los objetivos y condiciones estipuladas en el mismo, así como la interpretación de sus cláusulas.
Dicha Comisión Mixta se reunirá al inicio y a la finalización de los trabajos y siempre que lo solicite una de las partes. Tendrá capacidad de proponer sobre la modificación, vigencia o resolución del convenio, mediante adenda, dentro de lo suscrito en el propio convenio. Todas las decisiones que se adopten en las reuniones serán acordadas por unanimidad.
En su primera reunión, la Comisión Mixta elegirá a las personas que la presidan y que levanten actas de sus reuniones. Al final se elaborará una memoria de actividades.
Este convenio es de naturaleza administrativa, rigiéndose por lo dispuesto en el Título Preliminar, Capítulo VI, de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
En todo caso, las cuestiones litigiosas que pudieran surgir, sin perjuicio de las facultades de la Comisión Mixta para resolver los problemas de interpretación y cumplimiento del convenio, de conformidad con la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa, serán de conocimiento y competencia del Orden Jurisdiccional de lo Contencioso-Administrativo.
El presente convenio quedará extinguido cuando concurra alguna de las circunstancias recogidas en el artículo 51, de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, así como por imposibilidad sobrevenida de cumplir el fin o el incumplimiento grave acreditado de una de las partes.
La denuncia de cualquiera de las causas de extinción por una de las partes, se comunicara por escrito a la otra parte con una antelación mínima de un mes.
La extinción del convenio no conllevará ningún tipo de indemnización para ninguna de las partes, salvo en caso de incumplimiento de lo previsto en el cuarto párrafo de la Cláusula Quinta, la extinción del Convenio no conllevará ningún tipo de indemnización para ninguna de las partes.
En todo caso, deberán finalizarse las actuaciones y actividades que se estén desarrollando o pendientes, en un plazo improrrogable acordado por las partes, a propuesta de la Comisión Mixta de seguimiento, trascurrido el cual el convenio será objeto de liquidación en los términos previstos en el apartado 2 del artículo 52 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.
El presente convenio, tal y como recoge el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, se perfeccionará en el momento de su firma y resultará eficaz una vez inscrito en el Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal y publicado en el «Boletín Oficial del Estado».
Su periodo de vigencia será de dos años, desde que deviene eficaz, pudiendo prorrogarse por mutuo acuerdo expreso de las partes, mediante adenda, antes de su finalización, por periodos sucesivos de un año, sin que la duración total de las prórrogas pueda exceder de cuatro años, según los límites temporales previstos en el artículo 49.h).2.º de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.
Y en prueba de conformidad de cuanto antecede, firman el presente convenio en dos ejemplares originales, igualmente válidos, en el lugar y la fecha arriba indicados.–Por el Ministerio de Defensa, el Jefe de Estado Mayor del Ejército de Tierra, Francisco Javier Varela Salas.–Por la Universidad de Valencia, la Rectora Magnífica, Maria Vicenta Mestre.
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