Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado
Habiéndose suscrito el 11 de marzo de 2021 el Convenio entre la Secretaría de Estado de Seguridad y la empresa Icon Multimedia, SL para la distribución de contenidos multimedia en materia de personas desaparecidas, procede la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de dicho Convenio que figura como anexo a esta Resolución.
Madrid, 28 de abril de 2021.–El Secretario General Técnico, Juan Antonio Puigserver Martínez.
Madrid, a 11 de marzo de 2021.
REUNIDOS
El Secretario de Estado de Seguridad, don Rafael Pérez Ruiz, en representación del Ministerio del Interior, cargo que ostenta en virtud del nombramiento efectuado por el Real Decreto 84/2020, de 17 de enero (BOE núm. 16, de 18 de enero de 2020), y actuando de acuerdo con las facultades que le atribuye el artículo 62 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Icon Multimedia, SL, con NIF B-34139196, y con domicilio en Palencia (34002), Paseo de los Frailes, n.º 4, y en su nombre y representación don Enrique Hornos Redondo, Director Gerente, cargo que ostenta por escritura pública de fecha 24/07/1998 por Don José Fernández Sánchez, Notario del Ilustre Colegio de Valladolid, Folio: 230. Prot: 1525/N/21/07/1998.
Ambas partes, en la representación que ostentan, se reconocen mutua capacidad para obligarse y convenir y, a tal efecto,
EXPONEN
I. Que las desapariciones de personas constituyen una preocupación social de primer orden a la que es necesario dar una respuesta adecuada desde los Poderes Públicos con responsabilidad en la materia, pero donde también es necesario el compromiso de otras instituciones, empresas u organismos públicos y privados cuya eficaz colaboración pueda ayudar a la rápida y acertada resolución de los casos que puedan plantearse.
II. Que, en consecuencia, se estima conveniente crear mecanismos de colaboración a través de los cuales, y previo requerimiento de los responsables de la investigación, se puedan llevar a cabo la emisión de alertas y llamamientos a la población empleando las diferentes plataformas tecnológicas habilitadas o estructuras con capacidad consolidada de transmisión de mensajes, en aquellos casos de desapariciones de personas en los que, con la finalidad de prevenir, investigar o detectar delitos, tal mecanismo se considere oportuno y necesario, siempre garantizando la protección y los derechos que el ordenamiento jurídico les reconoce, y en especial cuando se trate de hechos que afecten a menores de edad dada la premisa de velar por el «interés superior del menor».
En este sentido, este Convenio se contempla como el instrumento idóneo para canalizar la cooperación entre el Ministerio del Interior y diferentes instituciones, empresas u organismos públicos y privados que empleen el software para la gestión de contenido multimedia desarrollado por Icon Multimedia, SL, y que puedan emitir y difundir alertas a la ciudadanía, así como divulgar y publicar contenido multimedia preventivo y encaminado a sensibilizar y concienciar a la sociedad ante hechos que estén relacionados con la desaparición de una persona.
La finalidad perseguida con este Convenio se enmarca en la necesidad de implementar una nueva herramienta que permita la participación ciudadana en la búsqueda de las personas desaparecidas con las finalidades apuntadas y facilitar la concienciación y sensibilización de la sociedad en este tema.
III. La Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, establece en su artículo 62.2 apartado g) que los Secretarios de Estado tienen la competencia para celebrar contratos relativos a asuntos de su Secretaría de Estado y los convenios no reservados al Ministro del que dependan, sin perjuicio de la correspondiente autorización cuando sea preceptiva.
El Real Decreto 734/2020, de 4 de agosto, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio del Interior, en su artículo 1 establece que a este departamento le corresponde la propuesta y ejecución de la política del Gobierno en materia de seguridad ciudadana; la promoción de las condiciones para el ejercicio de los derechos fundamentales, en particular la libertad y seguridad personales, en los términos establecidos en la Constitución Española y en las leyes que los desarrollen.
Asimismo, en su artículo 2.3, se regula que de la Secretaría de Estado de Seguridad depende el Gabinete de Coordinación y Estudios. Un órgano, este último, de apoyo y asesoramiento a través del cual la Secretaría de Estado ejerce su función de coordinación y supervisión de la actuación de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y de colaboración con las policías autonómicas y las policías locales y de confeccionar las instrucciones y los planes directores y operativos en materia de seguridad ciudadana, supervisando su ejecución. Además, es la encargada de coordinar y evaluar acciones y sistemas comunes dentro de sus competencias encaminados a la protección de colectivos vulnerables.
Asimismo, al Gabinete de Coordinación y Estudios, con rango de Subdirección General, le corresponde actuar como Centro Nacional de Desaparecidos.
Por otra parte, mediante la Instrucción número 2/2018, de la Secretaría de Estado de Seguridad, se crea el Centro Nacional de Desaparecidos. En ella, se establece que entre las funciones atribuidas al Centro Nacional de Desaparecidos (CNDES), se encuentra la de impulsar la coordinación y la cooperación con otras instituciones públicas y privadas, nacionales e internacionales y coordinar las diferentes campañas de sensibilización y prevención en el ámbito de las personas desaparecidas.
Para ello, el CNDES habilitará enlaces permanentes de comunicación y cooperación con distintas instituciones públicas y privadas, al objeto de habilitar medidas de cooperación y colaboración.
Por otra parte, y según dicho Real Decreto 734/2020, al Gabinete de Coordinación y Estudios también le corresponde «centralizar, a través del Centro Permanente de Información y Coordinación (CEPIC), la recepción, clasificación y distribución de sucesos, noticias e informaciones generadas por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad y cualesquiera otras instituciones públicas o entidades privadas cuya actividad tenga relación con la seguridad pública y los planes operativos o estratégicos que establezca la Secretaría de Estado».
Por todo lo expuesto, con la finalidad de establecer fórmulas de cooperación y colaboración y aunar esfuerzos encaminados a obtener información que sea beneficiosa para la localización de personas desaparecidas, las partes acuerdan suscribir el presente Convenio que se regirá por las siguientes:
CLÁUSULAS
Constituye el objeto del presente convenio sentar las bases de colaboración entre el Ministerio del Interior e Icon Multimedia, SL (en adelante ICON). ICON dispone de capacidad para el desarrollo y venta de software dirigido a la gestión de contenido multimedia que permita el acceso a cualquier tipo de dispositivo previamente conectado, a fin de establecer y regular las condiciones por las que se lleve a cabo la distribución entre la red de emisores finales (que mantengan establecida una relación de servicios con ICON) de contenido referente a alertas enviadas a la población ante la desaparición de personas para recabar la colaboración ciudadana, así como de emitir mensajes de concienciación y sensibilización en este ámbito.
Las partes se comprometen a desarrollar, coordinadamente, en el ámbito de sus respectivas competencias las actuaciones y medidas necesarias para el eficaz cumplimiento de este convenio, en particular:
La Secretaría de Estado de Seguridad, se compromete a:
– La remisión, a través del CEPIC, de aquellas informaciones y datos a emitir en los mensajes de concienciación y sensibilización, así como en las alertas en las que se desea una contribución puntual por parte de ICON. De igual forma, se concretarán, para cada uno de los casos, los términos y límites en que éstos deban ser difundidos, siempre dentro del marco de sus competencias.
– Al envío de una descripción detallada de los argumentos, relatos, imágenes, u otras cuestiones que deban incluirse en las alertas y mensajes de concienciación a distribuir por ICON.
– Autorizar el uso de la imagen institucional del Ministerio del Interior, Secretaria de Estado de Seguridad y el CNDES por ICON en los actos e instrumentos.
Icon Multimedia, SL, como red de distribución de contenido, se compromete:
– A la distribución de contenido multimedia recibido, relativo a alertas y mensajes de concienciación relacionados con la desaparición de personas, a través del software de gestión que haya desarrollado, siempre que esta acción redunde en beneficio y resulte de interés para mejorar la localización de las personas desaparecidas.
Por otra parte, además se requerirá como requisito previo para la difusión y publicación de contenidos sobre hechos vinculados a la desaparición de personas, que las entidades finales encargadas de emitirlos firmen el correspondiente Convenio con el Ministerio del Interior.
– Cuando se trate de un contenido multimedia correspondiente a una alerta ante una desaparición de una persona que pueda encontrarse en una situación de inminente peligro, iniciar, a la mayor brevedad posible, la distribución del mismo a sus destinatarios finales, debido a que las primeras horas son cruciales en la investigación de hechos de esta naturaleza. En este caso, y correspondiendo al CNDES como órgano encargado de confeccionar dichos mensajes de alerta, ICON deberá publicarlos en los mismos términos en los que los haya recibido, sin poder efectuar modificaciones de ninguna naturaleza en los mismos, más allá de meras adaptaciones de formato para su correcta difusión y visualización.
– Dispensar, gratuitamente, el contenido multimedia con la información determinada por el Ministerio del Interior, sin alteraciones del contenido o formato, utilizando sus capacidades tecnológicas para hacerlo llegar a las diferentes entidades u organismos finales encargados de difundirlo a la población. No obstante, por limitaciones de carácter técnico, podrán realizar las adaptaciones imprescindibles que permitan su disposición.
– Distribuir, de forma gratuita, el contenido multimedia relativo al mensaje de anulación de la alerta o aviso en el supuesto de que se localice a la persona desaparecida, en los mismos términos que en el punto anterior.
– Seguir las pautas de distribución que establezca el Ministerio del Interior, en especial en lo referente a duración y área de difusión preferente del contenido relativo a una alerta a la sociedad o bien a un mensaje cuyo objetivo sea sensibilizar y concienciar a la población respecto a los hechos que rodean a la desaparición de una persona.
– Adoptar las correspondientes medidas de protección, técnicas y de seguridad que sean necesarias a la hora de realizar la distribución del contenido multimedia dispensado.
– Comprometerse a la integración basada en estándares con las plataformas de desarrollo que acometan con el fin de rentabilizar el contenido.
– Comunicar a la Secretaría de Estado de Seguridad un punto de contacto y el conducto establecido a seguir para recibir la información que deberá emitirse en las alertas y mensajes preventivos de concienciación y sensibilización, notificando cualquier cambio en los mismos.
– La cancelación y borrado de los contenidos recibidos referidos a las alertas y mensajes preventivos que difundan, previo requerimiento del Ministerio del Interior, de forma completa y definitiva. De esta manera, no conservarán ningún contenido recibido fuera del plazo necesario establecido para su tratamiento y distribución en el contrato de encargado de tratamiento.
– A la confección de informes una vez haya finalizado el plazo de vigencia de la emisión de alertas y mensajes, así como siempre que se soliciten, para su remisión al Ministerio del Interior, y en concreto al CNDES. La finalidad perseguida es conocer el impacto de la difusión realizada tras la publicación de alertas y mensajes preventivos que hayan sido distribuidos a través del software para gestión de contenido multimedia habilitado por ICON.
– A informar al Ministerio del Interior, a través del CNDES, de las diferentes incidencias en relación a las altas y bajas de entidades-clientes que hayan contratado el software para gestión de contenido multimedia de ICON, y que puedan ser susceptibles de incluirse en el objeto del presente convenio.
1. El mensaje de alerta, que ha de ser distribuido por ICON, será confeccionado por la Secretaría de Estado de Seguridad con la información que se reciba, y siempre que se cumplan todos los criterios de activación establecidos en la legislación, normas e instrucciones vigentes.
2. El mensaje contendrá aquella información que se considere de utilidad para la localización de la persona desaparecida, que con carácter general podrá referirse a:
a) Día, hora y lugar donde se produjo la desaparición.
b) Nombre, edad y sexo de la persona desaparecida.
c) Fotografía actualizada.
d) Descripción física: estatura, complexión, color del pelo y de los ojos.
e) Descripción de la ropa de la persona desaparecida cuando fue visto por última vez.
f) Si necesita medicación (sin concretar el medicamento), si su capacidad está modificada judicialmente o si se encuentra incursa en procesos de dicha naturaleza.
g) En caso de que se haya usado un vehículo: marca, modelo, color y matrícula.
3. El mensaje de alerta incluirá el número o números de teléfono para la recepción de las llamadas de colaboración ciudadana y, en su caso, una dirección de correo electrónico u otro canal apto para recibir información.
4. Asimismo, podrá contener una frase alertando a los ciudadanos de la posible peligrosidad de la situación en caso de contacto directo con el sospechoso, aconsejando que se facilite la información de la que se disponga a las autoridades.
5. El mensaje de alerta podrá ser alterado en función de la evolución de las informaciones que vayan recibiendo los responsables de la investigación.
6. Contará con elementos gráficos y/o de texto que permitan fácilmente identificarlo como una alerta de contenido oficial.
Una vez transcurrido el plazo de validez marcado para la alerta o cuando finalicen las causas que la motivaron por haber sido localizada la persona desaparecida, la Secretaría de Estado de Seguridad remitirá una notificación a ICON para que emita un contenido multimedia sobre la localización o cese en la emisión de la alerta a los organismos y entidades finales y destinatarias de dicha información.
El mensaje preventivo de concienciación y sensibilización en materia de personas desaparecidas será confeccionado por la Secretaría de Estado de Seguridad, y en concreto por el CNDES, con la información que quiera transmitirse a la sociedad, y que resulte de utilidad para mejorar la colaboración ciudadana y dar a conocer aquellos aspectos y recomendaciones que sean relevantes para actuar ante una desaparición de una persona.
Las actividades que resulten necesarias para el desarrollo de las acciones previstas en este convenio no generarán gasto específico directo para el Ministerio del Interior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7.3 de la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera, resultando así del mismo el coste cero para ese Departamento Ministerial.
La Comisión Mixta de Seguimiento (en adelante la Comisión) se adecuará, en cuanto a su funcionamiento, periodicidad de las reuniones y vinculación de sus acuerdos, por lo dispuesto en el Capítulo II del Título Preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, que regula el funcionamiento de los órganos colegiados de las distintas administraciones públicas, en concreto en los artículos 15 a 22 de la citada ley.
Con la finalidad de coordinar las actividades necesarias para la ejecución y velar por el cumplimiento, el buen funcionamiento del presente convenio y la aplicación del mismo, así como solventar las controversias que pudieran plantearse, se constituye una Comisión Mixta de Seguimiento. La Comisión tendrá una composición mixta integrada por un máximo de cuatro representantes de cada una de las partes firmantes, dos serán designados en representación de ICON, y los otros dos por la Secretaría de Estado de Seguridad. Podrán incorporarse, con voz pero sin voto, los asesores o asesoras que cada una de las partes designe, si lo estima oportuno.
La presidencia de la Comisión recaerá en uno de los representantes del Ministerio de Interior. Asimismo, la función de secretario/a también será desempeñada por uno de los miembros de la Comisión del mismo departamento que ostente la presidencia.
La Comisión tendrá, entre otras, las siguientes funciones:
– Acordar el plan de actuación, especificando responsables y plazos, para el cumplimiento de los compromisos recogidos en este convenio, así como la propuesta de nuevas colaboraciones y cualquier otro extremo que se juzgue conveniente.
– La interpretación y, en su caso, resolución de común acuerdo de las dudas o cuestiones conflictivas que pudieren suscitarse durante la vigencia del acuerdo.
– La valoración acerca de la clasificación de aquellas entidades-clientes de ICON que puedan ser de interés para la difusión de contenidos multimedia.
Se reunirá con carácter ordinario, al menos, una vez al año, sin perjuicio de las reuniones extraordinarias que se convoquen adicionalmente. Dichas sesiones podrán ser presenciales o a distancia.
Para la adopción de acuerdos se exigirá que asistan a la reunión la mayoría de los miembros, y siempre el mismo número de miembros por cada parte. Los acuerdos se tomarán por unanimidad y quedarán reflejados en un acta que tendrá carácter vinculante para las partes. El acta será firmada, presencial o mediante cualquier medio digital, por todos los asistentes.
En caso de incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por las partes firmantes, se procederá de conformidad con los previsto en los artículos 49 e) y 51.2.c) de la Ley 40/ 2015, de 1 de octubre.
El incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos en el presente convenio, no generará indemnización entre las partes al tratarse de un acuerdo que no genera obligación económica alguna.
El presente convenio queda sometido al régimen jurídico de los convenios, previsto en el Capítulo VI del Título Preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, teniendo naturaleza administrativa.
Los firmantes del presente convenio se comprometen a colaborar en todo momento de acuerdo con los principios de buena fe y eficacia, para asegurar la correcta ejecución de lo pactado.
Las dudas o controversias que surjan entre las partes sobre los efectos, interpretación, modificación o resolución del mismo que no puedan resolverse por conciliación en la Comisión, serán sometidas a los tribunales competentes de la jurisdicción contencioso-administrativa.
Asimismo, cada parte firmante se compromete a tratar de forma confidencial la información que pueda obtener de la otra al amparo del presente acuerdo.
Este convenio resultará eficaz una vez sea inscrito, en el plazo de 5 días hábiles desde su formalización, en el Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal y será publicados en el plazo de diez días hábiles desde su formalización en el «Boletín Oficial del Estado».
Es preciso tener en cuenta que la Ley 40/2015, de 1 de octubre, prohíbe la vigencia indefinida de los convenios debiendo tener una duración determinada y sin que quepan prórrogas tácitas de los mismos. Su vigencia será de cuatro años a partir de dicho acto. Antes de la finalización del plazo previsto, previa autorización del Ministerio de Hacienda, las partes podrán acordar unánimemente su prórroga por un periodo máximo de cuatro años adicionales.
La prórroga del convenio deberá tener lugar antes de la finalización de su vigencia, para ello deberá iniciarse dicha tramitación con la antelación suficiente para culminar dicho proceso antes de expirar el plazo de validez del mismo.
1. Son causas de extinción del presente convenio las establecidas en el artículo 51 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.
Además, serán causas de resolución del convenio, las que a continuación se determinan:
– La renuncia, por escrito, de cualquiera de las partes con antelación mínima de seis meses a la fecha en la que se pretenda dar por extinguido el acuerdo convenio.
– La imposibilidad sobrevenida del cumplimiento del objeto del convenio o por razones de fuerza mayor.
2. En los supuestos de resolución será la Comisión la que decidirá la manera de finalizar las actuaciones en curso y plazo para las mismas.
El presente convenio constituye la manifestación expresa de la voluntad de las partes en relación con su objeto y contenido. De esta forma, para cualquier modificación del mismo, según establece el artículo 49 g) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, se requerirá el acuerdo unánime de los firmantes.
ICON se compromete a mantener en secreto todos los datos e informaciones facilitados por la Secretaría de Estado de Seguridad y que sean concernientes a la ejecución del presente instrumento.
En particular, será considerada información confidencial todo el saber hacer resultante de la ejecución del objeto de este convenio (know-how) así como toda aquella que haya de ser revelada a terceros o interesados únicamente de acuerdo con las leyes o con una resolución judicial o acto de autoridad competente.
Las partes deben mantener esta información, en reserva y secreto y no revelarla de ninguna forma, en todo o en parte, a ninguna persona física o jurídica que no sea parte del mismo.
Este convenio no ampara, en ningún caso, el intercambio de información clasificada conforme a la legislación reguladora de aplicación.
Las actuaciones que se produzcan como consecuencia del desarrollo de este convenio se ajustarán en todo caso a lo establecido en la normativa vigente acorde o derivada de la trasposición de la Directiva (UE) 2016/680 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por parte de las autoridades competentes para fines de prevención, investigación, detección o enjuiciamiento de infracciones penales o de ejecución de sanciones penales, y a la libre circulación de dichos datos y por la que se deroga la Decisión Marco 2008/977/JAI del Consejo, la normativa de secretos oficiales y materias clasificadas; y, en lo que resulte de aplicación, el Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, así como la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
La finalidad del tratamiento de datos personales es la prevención, investigación y detección de ilícitos penales, su legitimación deriva del artículo 8 de la precitada Directiva (UE) 2016/680, de 27 de abril de 2016 y los datos específicos a tratar se recogen en el correspondiente apartado del Anexo.
Para el cumplimiento del objeto del presente convenio el Ministerio del Interior e Icon Multimedia, SL deberán tratar los datos personales de los cuales la Secretaría de Estado de Seguridad es responsable del tratamiento, de la manera que se especifica en el Anexo del presente convenio, denominado "Tratamiento de Datos Personales» que tendrá los efectos y contenido del artículo 22.3 y 4 de la Directiva 680/2016, de 27 de abril.
Ello conlleva que Icon Multimedia, SL actúe en calidad de encargado del tratamiento y, por tanto, tiene el deber de cumplir con la normativa vigente en cada momento, tratando y protegiendo debidamente los datos personales.
Por tanto, sobre la Secretaría de Estado de Seguridad recaen las responsabilidades del responsable del tratamiento y sobre Icon Multimedia, SL las de encargado de tratamiento. Si éste último destinase los datos a otra finalidad, los comunicara o los utilizara incumpliendo las estipulaciones del presente convenio y/o la normativa vigente, será considerado también como responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera podido incurrir.
El anexo «Tratamiento de Datos Personales» describe en detalle los datos personales a proteger, así como el tratamiento a realizar y las medidas a implementar por Icon Multimedia, SL., como encargado de tratamiento.
En caso de que como consecuencia de la ejecución del presente convenio resultara necesario en algún momento la modificación de lo estipulado en el Anexo «Tratamiento de Datos Personales», Icon Multimedia, SL lo requerirá razonadamente y señalará los cambios que solicita. En caso de que la Secretaría de Estado de Seguridad estuviese de acuerdo con lo solicitado emitiría un Anexo "Tratamiento de Datos Personales" actualizado, de modo que el mismo siempre recoja fielmente el detalle del tratamiento.
De conformidad con lo establecido en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, y para un adecuado cumplimiento de las exigencias de publicidad activa, en lo que a publicación de los convenios se refiere, este convenio será objeto de publicación en:
– El sitio web del Ministerio del Interior.
Y en prueba de conformidad de cuanto antecede, ambas partes firman el presente convenio en dos ejemplares originales, igualmente válidos, en lugar y fecha al principio indicados.–El Secretario de Estado de Seguridad, Rafael Pérez Ruiz.–Icon Multimedia, SL, el Representante, Enrique Hornos Redondo.
1. Estipulaciones como encargado de tratamiento
De conformidad con lo previsto en los artículos 22 y 23 de la Directiva (UE) 2016/680 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por parte de las autoridades competentes para fines de prevención, investigación, detección o enjuiciamiento de infracciones penales o de ejecución de sanciones penales, y a la libre circulación de dichos datos y por la que se deroga la Decisión Marco 2008/977/JAI del Consejo (en adelante, Directiva con fines policiales), Icon Multimedia, SL se obliga y garantiza el cumplimiento de las siguientes obligaciones:
a) Tratar los datos personales conforme a las instrucciones documentadas en el presente convenio y aquellas que, en su caso, reciba de la Secretaría de Estado de Seguridad por escrito en cada momento.
Icon Multimedia, SL informará inmediatamente a la Secretaría de Estado de Seguridad cuando, en su opinión, una instrucción sea contraria a la normativa de protección de datos personales aplicable en cada momento.
b) No utilizar ni aplicar los datos personales con una finalidad distinta a la ejecución del objeto del presente convenio.
c) Tratar los datos personales de conformidad con los criterios de seguridad y el contenido previsto en el artículo 29 de la Directiva con fines policiales, así como observar y adoptar las medidas técnicas y organizativas de seguridad, necesarias o convenientes para asegurar la confidencialidad, secreto e integridad de los datos personales a los que tenga acceso.
En particular, y sin carácter limitativo, se obliga a aplicar las medidas de protección del nivel de riesgo y seguridad detallados en el apartado 2 del presente Anexo.
d) Mantener la más absoluta confidencialidad sobre los datos personales a los que tenga acceso para la ejecución del convenio, así como sobre los que resulten de su tratamiento, cualquiera que sea el soporte en el que se hubieren obtenido. Esta obligación se extiende a toda persona que pudiera intervenir en cualquier fase del tratamiento por cuenta de Icon Multimedia, SL, siendo deber de esta parte instruir a las personas que de él dependan, de este deber de secreto, y del mantenimiento de dicho deber aún después de la terminación de la ejecución del convenio o de su desvinculación.
e) Llevar un listado de personas autorizadas para tratar los datos personales objeto de este convenio y garantizar que las mismas se comprometen, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad, y a cumplir con las medidas de seguridad correspondientes, de las que les debe informar convenientemente, así como a mantener a disposición de la Secretaría de Estado de Seguridad dicha documentación acreditativa.
f) Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas a su tratamiento.
g) Salvo que cuente en cada caso con la autorización expresa del responsable del tratamiento, no comunicar, ceder, ni difundir los datos personales a terceros, ni siquiera para su conservación.
h) Nombrar un delegado de protección de datos, en caso de que sea necesario según la normativa aplicable al encargado de tratamiento, y comunicarlo a la Secretaría de Estado de Seguridad y a su Delegado de Protección de Datos, también cuando la designación sea voluntaria, así como la identidad y datos de contacto de la(s) persona(s) física(s) designada(s) por Icon Multimedia, SL como sus representante(s) a efectos de protección de los datos personales (representantes del encargado de tratamiento), responsable(s) del cumplimiento de la regulación del tratamiento de datos personales, en las vertientes legales/formales y en las de seguridad.
i) Una vez finalizada la prestación objeto del presente convenio, se compromete, según corresponda y se instruye en el presente Anexo "Tratamiento de Datos Personales", a devolver o destruir:
1.° Los datos personales a los que haya tenido acceso;
2.° Los datos personales generados por Icon Multimedia, SL por causa del tratamiento; y
3.° Los soportes y documentos en que cualquiera de estos datos consten, sin conservar copia alguna; salvo que se permita o requiera por ley o por norma de derecho de la Unión Europea su conservación, en cuyo caso no procederá la destrucción, sino la supresión de la actividad de tratamiento.
El encargado del tratamiento podrá, no obstante, conservar los datos durante el tiempo que puedan derivarse responsabilidades de su relación con el responsable del tratamiento. En este último caso, los datos personales se conservarán bloqueados y por el tiempo mínimo, destruyéndose de forma segura y definitiva al final de dicho plazo.
j) Según corresponda y se indique en el presente Anexo, a llevar a cabo el tratamiento de los datos personales en los sistemas/dispositivos de tratamiento, manuales y automatizados, y en las ubicaciones que en el presente Anexo se especifican, equipamiento que podrá estar bajo el control de la Secretaría de Estado de Seguridad o bajo el control directo o indirecto de Icon Multimedia, SL, u otros que hayan sido expresamente autorizados por escrito por la Secretaría de Estado de Seguridad, según se establezca en este Anexo en su caso, y únicamente por los usuarios o perfiles de usuarios asignados a la ejecución del objeto de este convenio.
k) Salvo que se indique otra cosa en este Anexo o se instruya así expresamente por la Secretaría de Estado de Seguridad, a tratar los datos personales dentro del Espacio Económico Europeo u otro espacio considerado por la normativa aplicable como de seguridad equivalente, no tratándolos fuera de este espacio ni directamente ni a través de cualesquiera terceros autorizados conforme a lo establecido en este convenio, salvo que esté obligado a ello en virtud del Derecho de la Unión o del Estado miembro que le resulte de aplicación.
En el caso de que por causa de Derecho nacional o de la Unión Europea Icon Multimedia, SL se vea obligado a llevar a cabo alguna transferencia internacional de datos, informará por escrito a la Secretaría de Estado de Seguridad de esa exigencia legal, con antelación suficiente a efectuar el tratamiento, y garantizará el cumplimiento de cualesquiera requisitos legales que sean aplicables a la Secretaría de Estado de Seguridad, salvo que el Derecho aplicable lo prohíba por razones importantes de interés público.
l) De conformidad con el artículo 30 de la Directiva con fines policiales, comunicará a la Secretaría de Estado de Seguridad, de forma inmediata, sin dilaciones indebidas y a más tardar en el plazo de 72 horas, cualquier violación de la seguridad de los datos personales a su cargo de la que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia o cualquier fallo en su sistema de tratamiento y gestión de la información que haya tenido o pueda tener que ponga en peligro la seguridad de los datos personales, su integridad o su disponibilidad, así como cualquier posible vulneración de la confidencialidad como consecuencia de la puesta en conocimiento de terceros de los datos e informaciones obtenidos durante la ejecución del convenio. Comunicará con diligencia la información detallada al respecto, incluso concretando qué interesados sufrieron una pérdida de confidencialidad.
m) Cuando una persona ejerza un derecho (de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, u otros reconocidos por la normativa aplicable, conjuntamente, los «Derechos»), ante el encargado del tratamiento, éste debe comunicarlo a la Secretaría de Estado de Seguridad con la mayor prontitud. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción del ejercicio de derecho, juntamente, en su caso, con la documentación y otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud que obre en su poder, e incluyendo la identificación fehaciente de quien ejerce el derecho.
Asistirá a la Secretaría de Estado de Seguridad, siempre que sea posible, para que ésta pueda cumplir y dar respuesta a los ejercicios de Derechos.
n) Colaborar con la Secretaría de Estado de Seguridad en el cumplimiento de sus obligaciones en materia de:
1.° Medidas de seguridad,
2.° Comunicación y/o notificación de brechas (logradas e intentadas) de medidas de seguridad a las autoridades competentes o los interesados, y
3.° Colaborar en la realización de evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos personales y consultas previas al respecto a las autoridades competentes, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información de la que disponga.
Asimismo, pondrá a disposición de la Secretaría de Estado de Seguridad, a requerimiento de esta, toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones previstas en este convenio y colaborará en la realización de auditoras e inspecciones llevadas a cabo, en su caso, por la Secretaría de Estado de Seguridad.
ñ) Llevar, por escrito, incluso en formato electrónico, y de conformidad con lo previsto en el artículo 24.2 de la Directiva con fines policiales, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta de la Secretaría de Estado de Seguridad (Responsable del tratamiento), que contenga, al menos, las circunstancias a que se refiere dicho artículo y, de conformidad con el artículo 25, un registro de operaciones en el que, al menos, se recojan las operaciones de tratamiento siguientes: recogida, alteración, consulta, comunicación incluidas las transferencias, combinación o supresión. Los registros referidos de consulta y comunicación harán posible determinar la justificación, la fecha y la hora de tales operaciones y, en la medida de lo posible, el nombre de la persona que consultó o comunicó datos personales, así como la identidad de los destinatarios de dichos datos personales.
Ambos registros, estarán a disposición de la autoridad de control previa solicitud de esta y de conformidad con la legislación aplicable.
o) Disponer de evidencias que demuestren su cumplimiento de la normativa de protección de datos personales y del deber de responsabilidad activa, como, a título de ejemplo, certificados previos sobre el grado de cumplimiento o resultados de auditorías, que habrá de poner a disposición de la Secretaría de Estado de Seguridad a requerimiento de esta. Asimismo, durante la vigencia del convenio, pondrá a disposición de la Secretaría de Estado de Seguridad toda información, certificaciones y auditorías realizadas en cada momento.
p) Derecho de información: El encargado del tratamiento, en el momento de la recogida de los datos, debe facilitar la información relativa a los tratamientos de datos que se van a realizar. La redacción y el formato en que se facilitará la información se debe consensuar con el responsable antes del inicio de la recogida de los datos.
La presente cláusula de este anexo y las obligaciones en ella establecidas, constituyen el acto jurídico de encargo de tratamiento entre la Secretaría de Estado de Seguridad e Icon Multimedia, SL a que hace referencia el artículo 22.3 de la Directiva con fines policiales. Las obligaciones y prestaciones que aquí se contienen no son retribuibles de forma distinta de lo previsto en el presente convenio y tendrán la misma duración que el convenio, prorrogándose en su caso por períodos iguales a éste. No obstante, a la finalización del convenio, el deber de secreto continuará vigente, sin límite de tiempo, para todas las personas involucradas en la ejecución del mismo.
Para el cumplimiento del objeto de este convenio no se requiere que Icon Multimedia, SL acceda a ningún otro dato personal responsabilidad de la Secretaría de Estado de Seguridad, y por tanto no está autorizado en caso alguno al acceso o tratamiento de otro dato, que no sean los especificados en este Anexo. Si se produjera una incidencia durante la ejecución del convenio que conllevara un acceso accidental o incidental a datos personales responsabilidad de la Secretaría de Estado de Seguridad no contemplados en el presente Anexo, Icon Multimedia, SL deberá ponerlo en conocimiento de la Secretaría de Estado de Seguridad, con la mayor diligencia y a más tardar en el plazo de 72 horas.
q) Tratamiento de datos de carácter personal por terceros ajenos al convenio:
Cuando el convenio permita que las actividades objeto del mismo sean llevadas a cabo por otra persona física o jurídica, y en caso de que Icon Multimedia, SL pretenda ejecutar las prestaciones del convenio con terceros, y éste deba acceder a datos personales, Icon Multimedia, SL lo pondrá en conocimiento previo de la Secretaría de Estado de Seguridad, identificando qué tratamiento de datos personales conlleva, para que la Secretaría de Estado de Seguridad decida, en su caso, si otorgar o no su autorización a dicha ejecución de actividades.
En todo caso, para autorizar la ejecución de actividades, es requisito imprescindible que se cumplan las siguientes condiciones (si bien, aun cumpliéndose las mismas, corresponde a la Secretaría de Estado de Seguridad la decisión de si otorgar, o no, dicho consentimiento):
a) Que el tratamiento de datos personales por parte del tercero que ejecuta las prestaciones de los convenios se ajuste a la legalidad vigente, lo contemplado en este convenio y a las instrucciones de la Secretaría de Estado de Seguridad.
b) Que Icon Multimedia, SL y el tercero que ejecute parte de las prestaciones del convenio formalicen un acto jurídico de encargo de tratamiento de datos en términos no menos restrictivos a los previstos en el presente convenio, el cual será puesto a disposición de la Secretaría de Estado de Seguridad a su mera solicitud para verificar su existencia y contenido.
Icon Multimedia, SL informará a la Secretaría de Estado de Seguridad de cualquier cambio previsto en la incorporación o sustitución de otros terceros que ejecuten el convenio, dando así a la Secretaría de Estado de Seguridad la oportunidad de otorgar el consentimiento previsto en esta cláusula. La no respuesta de la Secretaría de Estado de Seguridad a dicha solicitud por el contratista equivale a oponerse a dichos cambios.
2. Información sobre el tratamiento de los datos de carácter personal
Los datos de carácter personal serán tratados por la Secretaría de Estado de Seguridad para ser incorporados al sistema de tratamiento relativo a la identificación de personas desaparecidas y cadáveres/restos humanos sin identificar, cuya finalidad es poder resolver las investigaciones relacionadas con las desapariciones de personas, buscando la colaboración entre las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, tanto nacionales como autonómicas, siendo una finalidad necesaria para el cumplimiento de una obligación legal de la Secretaría de Estado de Seguridad.
Se conservarán los datos durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la que se recabaron y para determinar las posibles responsabilidades que se pudieran derivar de dicha finalidad y del tratamiento de los datos. Será de aplicación lo dispuesto en la normativa de archivos y documentación.
Los derechos de acceso, rectificación, supresión y limitación a su tratamiento, así como a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos, cuando procedan, se podrán ejercitar ante el Responsable del tratamiento, la Secretaría de Estado de Seguridad (CNDES), Ministerio del Interior, c/ Dulcinea 4 28020 Madrid. Email: ses.seav@interior.es. Teléfono: 91. 537.28.10.
Se puede obtener más información para el ejercicio de estos derechos en http://www.interior.gob.es/web/servicios-al-ciudadano/participacion-ciudadana/proteccion-de-datos-de-caracter-personal/tutela-de-los-derechos
Del mismo modo, se tendría derecho a reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) por cualquier cuestión relacionada con este instrumento.
Previa a la reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, si se considerase que el responsable del tratamiento no ha satisfecho correctamente los derechos, se puede solicitar una valoración ante el Delegado de protección de datos de acuerdo al tratamiento objeto del derecho.
El Delegado de protección de datos en este caso es el Delegado de Protección de Datos de la Secretaría de Estado de Seguridad. C/ Amador de los Ríos, n.º 2. Madrid 28010. Email de contacto: ses.dpd@interior.es. Teléfono: 9153719.24/25. Para ejercer derechos se debe acudir a los sistemas implementados a tales efectos que garanticen la identidad y voluntad del interesado.
3. Descripción general del tratamiento de datos personales a efectuar
3.1 Descripción.
El tratamiento consistirá en: Icon Multimedia, SL, de acuerdo con el artículo 22 y 23 de la Directiva con fines policiales, se encargará de la distribución de contenido multimedia recibido, relativo a alertas y mensajes de concienciación relacionados con la desaparición de personas, a través del software de gestión que haya desarrollado, siempre que esta acción redunde en beneficio y resulte de interés para mejorar la localización de personas desaparecidas y a la confección de informes una vez haya finalizado el plazo de vigencia de la emisión de alertas y mensajes, así como siempre que se soliciten, para su remisión al Ministerio del Interior, y en concreto al CNDES. La finalidad perseguida es conocer el impacto de la difusión realizada tras la publicación de alertas y mensajes preventivos que hayan sido distribuidos a través del software para gestión de contenido multimedia habilitado por ICON.
El personal adscrito por Icon Multimedia, SL, para ejecutar las prestaciones del presente convenio puede tratar datos personales. Éstos se tratarán únicamente por el personal adscrito y al único fin de efectuar el alcance del objeto del convenio.
En caso de que como consecuencia de la ejecución de las prestaciones del convenio resultara necesario en algún momento la modificación de lo estipulado en este Anexo, Icon Multimedia, SL lo requerirá razonadamente y señalará los cambios que solicita. En caso de que la Secretaría de Estado de Seguridad estuviese de acuerdo con lo solicitado, la Secretaría de Estado de Seguridad emitiría un Anexo actualizado, de modo que el mismo siempre recoja fielmente el detalle del tratamiento.
3.2 Colectivos y datos tratados:
Los colectivos de interesados y datos personales tratados a las que puede tener acceso el Icon Multimedia, SL son:
Tratamientos y principales. Colectivos de interesados
Tratamiento 1: Distribución de contenido multimedia recibido, relativo a alertas y mensajes de concienciación relacionados con la desaparición de personas.
Personas desaparecidas y cadáveres y restos humanos sin identificar: Datos personales del tratamiento a los que se puede acceder:
– Nombre, apellidos, apodo, sexo, fecha y lugar de nacimiento, nombre de los progenitores, nacionalidad, número, domicilio, fotografía, discapacidad psíquica, física, sensorial, intelectual o mental, enfermedad neurodegenerativa, crónica y otras enfermedades, amnesia, adicciones, dentadura, peso, constitución física, cabello, ojos, piel, nariz, mentón, cara, presencia de gafas, tatuajes, cicatrices, lunares o verrugas, malformaciones, implantes estéticos, piercing o perforaciones, amputaciones, datos biométricos.
3.3 Elementos del tratamiento:
El tratamiento de los datos personales comprenderá: (márquese lo que proceda).
NO Recogida (Captura de datos).
X Registro (Grabación).
X Estructuración.
X Conservación (Almacenamiento).
NO Consulta.
NO Cesión.
X Difusión.
X Supresión.
X Destrucción (de copias temporales).
X Conservación por el tiempo estrictamente necesario (en sus sistemas de información).
3.4 Disposición de los datos al finalizar el objeto del convenio:
Una vez finalice el objeto del convenio, Icon Multimedia, SL debe:
a) Devolver al responsable del tratamiento los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplido el objeto del convenio. La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado. No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución del objeto del convenio.
No obstante, el responsable del tratamiento podrá requerir al encargado para que en vez de la opción a), cumpla con la b) o con la c) siguientes:
b) Devolver al encargado que designe por escrito el responsable del tratamiento, los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplido el objeto del convenio. La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado. No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.
c) Destruir los datos, una vez cumplido el objeto del convenio. Una vez destruidos, el encargado debe certificar su destrucción por escrito y debe entregar el certificado al responsable del tratamiento. No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución del objeto del convenio.
3.5 Medidas de seguridad:
Los datos deben protegerse empleando las medidas que un sujeto diligente debe tomar para evitar que dichos datos pierdan su razonable confidencialidad, integridad, disponibilidad, trazabilidad y autenticación. De acuerdo con la evaluación de riesgos realizada, se deben implantar, al menos, las medidas de seguridad siguientes:
Icon Multimedia, SL deberá adoptar las correspondientes medidas de protección, técnicas y de seguridad que sean necesarias a la hora de realizar la distribución del contenido multimedia dispensado, conforme o en analogía a las dispuestas en el Esquema Nacional de Seguridad, aprobado mediante Real Decreto 3/2010, de 8 de enero.
Icon Multimedia, SL no podrá no implementar o suprimir dichas medidas mediante el empleo de un análisis de riesgo o evaluación de impacto salvo aprobación expresa de la Secretaría de Estado de Seguridad. A estos efectos, el personal de Icon Multimedia, SL debe seguir las medidas de seguridad establecidas por la Secretaría de Estado de Seguridad, no pudiendo efectuar tratamientos distintos de los definidos por éste último.
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Avda. de Manoteras, 54 - 28050 Madrid
