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ADENDA N.º 1 AL MEMORANDO DE ENTENDIMIENTO (ME) DE 1 DE ENERO DE 2016 ENTRE EL SERVICIO EUROPEO DE ACCIÓN EXTERIOR Y EL MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACIÓN DE ESPAÑA EN RELACIÓN CON EL ESPACIO PARA OFICINAS Y LAS INSTALACIONES CORRESPONDIENTES PARA USO DE LA EMBAJADA DE ESPAÑA EN LA SEDE DE LA DELEGACIÓN DE LA UNIÓN EUROPEA PARA EL PACÍFICO
Los abajo firmantes (denominados de manera conjunta las «partes»),
El Servicio Europeo de Acción Exterior (en lo sucesivo, el «SEAE»), representado a efectos de la firma de la presente adenda por el señor don Sujiro SEAM, Jefe de la Delegación de la Unión Europea para el Pacífico; y
El Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación del Reino de España (en lo sucesivo, el «MAUC de España»), representado a efectos de la suscripción de la presente adenda por la Sra. D.ª María Aránzazu González Laya, Ministra de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación de España;
en lo sucesivo, las «partes»,
Considerando que las partes han suscrito un Memorando de Entendimiento (ME) sobre la utilización de oficinas e instalaciones conexas por parte de la Embajada de España en las dependencias de la Delegación de la Unión Europea en el Pacífico (en lo sucesivo, la «Delegación»);
Considerando que el punto 18 permite modificar dicho ME;
Han convenido en la modificación de la siguiente disposición del ME original:
El punto 5 se modifica de la siguiente manera:
«Sobre la base de los costes totales de las dependencias de oficina de la Delegación en que incurra el SEAE, el MAUC de España sufragará el importe correspondiente al porcentaje del espacio para oficinas de que haga uso dicho Ministerio (esto es, la superficie exclusiva y la parte proporcional de las zonas comunes).
Los costes relativos a la utilización de la oficina y las zonas comunes/el aparcamiento incluirá los gastos siguientes:
– renta de arrendamiento,
– plazas de aparcamiento,
– seguros,
– limpieza y mantenimiento, y eliminación de residuos,
– agua, gas, electricidad, aire acondicionado y calefacción,
– gastos de vigilancia y otros gastos relativos a la seguridad,
– compra y mantenimiento del mobiliario de oficina,
– compra y mantenimiento de generadores y equipos de aire acondicionado,
– otros equipos de oficina, y mantenimiento (fotocopiadoras, escáneres, etc.),
– cuota de gestión prorrateada que refleje el trabajo y los recursos humanos invertidos por el SEAE para el establecimiento y la gestión continuada del presente coarrendamiento,
– otros gastos relacionados con la infraestructura que el propietario del edificio o un prestador de servicios pueda facturar al SEAE.
En el momento de la firma de la presente adenda, el importe mensual total que deberá reembolsarse, sobre la base de los gastos del ejercicio financiero anterior, es de EUR 817,28 (ochocientos diecisiete euros con veintiocho céntimos) por el uso tanto de la de la superficie exclusiva como de las zonas comunes. Este importe incluye una cuota de gestión prorrateada de EUR 69 (sesenta y nueve euros) en el momento de la firme de la adenda.
El anexo III se sustituye por el Anexo adjunto a la presente adenda y en él figura el método para el cálculo de los costes antes indicados.
Esta cantidad mensual (incluida la cuota de gestión) se incrementará proporcionalmente según se incrementen la renta anual y gastos operativos que deba abonar la Delegación. Tan pronto como esta última reciba la notificación de dichos incrementos, remitirá la información al MAUC de España».
El punto 11 se modifica de la siguiente manera:
«Condiciones de pago:
Los pagos se realizarán sobre la base de notas de adeudo y se harán efectivos en el plazo de treinta (30) días a partir de la recepción de aquellas en la siguiente cuenta bancaria y en la moneda indicada:
Nombre de la cuenta: SEAE.
Banco: BNP Paribas Fortis.
Número de cuenta: BE67 0016 7694 4787.
Moneda: EUR.
Código SWIFT: GEBABEBB.
i. Todos los gastos bancarios, comisiones de transferencia y otras cantidades a abonar en relación con los pagos correrán a cargo del MAUC de España.
ii. Las facturas serán semestrales y cubrirán, en principio, seis meses completos (enero a junio y julio a diciembre). En caso de que la ocupación de las dependencias y el uso de los servicios contratados con carácter permanente no abarquen el semestre completo, las cantidades de calcularán a prorrata temporal, esto es, desde la fecha de efecto hasta el final del semestre en curso. Para el cálculo de las cantidades a pagar, véanse el punto 5 y el anexo III.
iii. La primera nota de adeudo se emitirá en los 30 (treinta) días laborables siguientes a la fecha de la firma y comprenderá una estimación de todos los costes devengados desde la entrada oficial del MAUC de España en las dependencias, que se confirmará mediante un protocolo de aceptación, hasta el final del semestre de que se trate.
iv. En el plazo de tres (3) meses desde el final del ejercicio financiero, la Delegación presentará al MAUC de España un cálculo definitivo a partir de los gastos reales del año de que se trate:
a. El MAUC de España tendrá veinte (20) días laborables a partir de la recepción de la documentación correspondiente enviada por la Delegación para aprobar o rechazar el desglose definitivo de gastos y cargos;
b. La Delegación tendrá veinte (20) días laborables para remitir información complementaria o un nuevo desglose de gastos y cargos, si fuera preciso;
c. El MAUC de España notificará después a la Delegación la aceptación del desglose de los gastos y cargos;
d. El SEAE emitirá una nota de adeudo, sobre la base de las cantidades en euros cargadas a su presupuesto (aplicando los tipos de cambio mensuales INFOREURO), en el plazo de treinta (30) días laborables desde que el MAUC de España haya aceptado el desglose de gastos y cargos.
v. Las notas de adeudo se enviarán a las siguientes direcciones de correo electrónico:
Dirección General del Servicio Exterior: servext@maec.es
Subdirección General de Administración Financiera: adminfin@maec.es
vi. Cualquier cantidad no abonada en su integridad o abonada en exceso deberá ser abonada por el MAUC de España o deducida del pago semestral siguiente a la emisión del cálculo definitivo, según el caso.
vii. El MAUC de España cargará todos los gastos al programa 142A, concepto 202, de su presupuesto.»
Las demás condiciones del ME original permanecen sin cambios. La presente adenda se considera parte integrante del ME y entrará en vigor el 1 de enero de 2021.
La presente adenda está redactada en inglés y español. Las versiones en ambos idiomas se consideran igualmente auténticas. En caso de discrepancia entre las dos versiones mencionadas, prevalecerá la versión en inglés.
En fe de lo cual, los representantes de las partes, debidamente autorizados, firman la presente adenda en las fechas indicadas a continuación:
Por duplicado y de buena fe,
|
Por el MAUC de España, |
Por el SEAE, |
|
Sr. D. Ignacio TAPIA GARCÍA |
Sr. D. Sujiro SEAM |
|
Por delegación de doña María Aránzazu González Laya, Ministra de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación de España |
Jefe de la Delegación de la Unión Europea para el Pacífico |
|
Fecha: 21 de mayo de 2021. |
Fecha: 21 de mayo de 2021. |
| Clave de reparto de los costes-[España] | ||
|---|---|---|
| Cálculo de la clave de reparto de costes | ||
| Superficie total de las dependencias. | 2.422 | m2 |
| Superficie exclusiva del arrendatario. | 40 | m2 |
| Superficie exclusiva de la Delegación UE (incluida superficie exclusiva de otros coarrendatarios). | 1.975 | m2 |
| Superficie exclusiva total. | 2.015 | m2 |
| Clave de reparto de costes (superficie): | 1,99 % | |
| Aplicación de la clave a la superficie total de las dependencias | ||
| Superficie total de las dependencias. | 2.422 | m2 |
| Proporción de la superficie total asignada al arrendatario: | 48 | m2 |
| Cálculo de la Renta | ||
| Renta total. | 28.658,37 | EUR/mensuales |
| Renta por m² (renta total/m² totales de las dependencias). | 11,83 | EUR/mensuales/ m2 |
| Multiplicar renta/m² por m² asignados al arrendatario. | 567,84 | EUR/mensuales |
| Aplicación de la clave de reparto a otros costes | ||
| Total otros costes EUR | Proporción de otros costes asignados al arrendatario, en EUR (sobre la base del porcentaje de superficie) | |
| Suministros: agua, gas, electricidad, aire acondicionado y calefacción. | 5.386,40 | 107,19 |
| Limpieza y mantenimiento. | 1.303,33 | 25,94 |
| Seguros. | 605,04 | 12,04 |
| Grandes reparaciones. | 0,00 | 0,00 |
| Gastos de seguridad: mantenimiento y obras; equipo de seguridad. | 0,00 | 0,00 |
| Gastos de vigilancia. | 1.470,64 | 29,27 |
| Compra y mantenimiento de generadores y equipos de aire acondicionado para las oficinas. | 0,00 | 0,00 |
| Compra/mantenimiento del mobiliario de oficina. | 0,00 | 0,00 |
| Gastos de papelería y suministros de oficina. | 0,00 | 0,00 |
| Gastos de documentación y biblioteca. | 0,00 | 0,00 |
| Equipos y cableado informáticos y telefónicos. | 0,00 | 0,00 |
| Gastos de reuniones internas. | 61,53 | 1,22 |
| Otros gastos operativos, incluidos los de embalaje, transporte, despacho de aduanas, almacenamiento y traslados internos. | 89,42 | 1,78 |
| Total EUR. | 8.916,36 | 177,44 |
| Total EUR mensuales. | 745,28 | |
| Incluir cuota de gestión | ||
| Cuota de gestión del coarrendamiento (mensual). | 72 | EUR |
| Total mensual (incluida cuota de gestión). | 817,28 | EUR |
| Total [semestral]. | 4.903,68 | EUR |
| Capítulo | Descripción | Delegación de la UE en [País] | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Total del personal DEL UE | 58 | ||||
| Total del personal de España | 1 | ||||
| Proporción España/DEL UE-% | 1,72 % | ||||
| Funciones | Carga de trabajo - personal | Total costes / EUR mensuales | Coste España / EUR mensuales | ||
| Gestión de personal. | Gestión de personal EXPAT y local. | Delegación de la UE - Fiyi. | 1 HoA AST + 1 LAAII-50% del tiempo |
800 |
14 |
| Gestión de instalaciones. | Gestión del contrato de arrendamiento de oficinas y zonas comunes, contacto con arrendador y otros arrendatarios. | Delegación de la UE - Fiyi. | 2-LAA II+III-50% del tiempo |
500 |
9 |
| Gestión del contrato de instalaciones (limpieza, mantenimiento y reparaciones). | |||||
| Gestión de suministros (electricidad, agua, costes comunes del edificio) y del contrato de seguro. | |||||
| Recepción. | Recepción, visitas y servicio de correos. | Delegación de la UE - Fiyi. | 1-LAA IV-90% del tiempo |
270 |
5 |
| Apoyo contabilidad. | Gestión de pagos/reembolsos, cálculos, contabilidad ME. | Delegación de la UE - Fiyi. | 1 LAA III - 50% del tiempo |
350 |
6 |
| Interpretación y traducción. | Servicios de interpretación y traducción a cargo de la Delegación UE. | xx. | xx |
0 |
0 |
| Equipo informático, equipo de telefonía y software y apoyo informático. | Gestión del suministro de equipo informático (ordenadores, impresoras, etc.) y de telefonía móvil, suscripción y consumo. | xx. | xx |
0 |
0 |
| Mobiliario y accesorios de oficina. | Gestión del mobiliario y accesorios de oficina (compra y mantenimiento). | Delegación de la UE - Fiyi. | 2 LAA II + III - 50% del tiempo |
500 |
9 |
| Material de oficina y papelería. | Gestión del material de papelería y otros suministros, bebidas para personal y visitas y para las reuniones. | Delegación de la UE - Fiyi. | 1 LAA III - 20% del tiempo |
140 |
2 |
| Seguridad. | Protección y seguridad en las dependencias; instrucciones de seguridad a los miembros del personal. | Delegación de la UE - Fiyi. | 1 RSO CA – 1 HOA AST - - 50% del tiempo |
850 |
15 |
| Gestión de equipos y procedimientos de salud y seguridad. | |||||
| Acreditación de seguridad y control de acceso (incluida la entrega de acreditaciones al personal y las visitas). | |||||
| Asesoría para viajes en misión. | Autorización de misiones. | Delegación de la UE - Fiyi. | 1 LAA III - 50% del tiempo |
350 |
6 |
| Actividades de representación. | Recurso al presupuesto de actividades de representación y comunicación. | Delegación de la UE - Fiyi. | 1 LAA II - 5% del tiempo |
25 |
0 |
| Protocolo. | Obtención de visados e ID diplomática, etc. | Delegación de la UE - Fiyi. | 1 LAA II - 50% del tiempo |
250 |
4 |
| Obtención de documentos de franquicia para mudanza y compras privadas libres de impuestos, importación de vehículos privados (compra de vehículos nuevos o usados) y cuestiones aduaneras. | |||||
| Solicitud de reembolso para exención del IVA a título privado (solo la Delegación UE puede firmarlas y aprobarlas). | |||||
| Trámites de salida (permiso de reexportación del MAUC para efectos personales y vehículos) y notificación de salida definitiva. | |||||
| Total mensual. |
EUR |
69 |
|||
La presente Adenda entró en vigor el 1 de enero de 2021, según se establece en su antepenúltimo párrafo.
Madrid, 14 de enero de 2022.–La Secretaria General Técnica, Rosa Velázquez Álvarez.
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Avda. de Manoteras, 54 - 28050 Madrid
