Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado
La Universidad Nacional de Educación a Distancia y la Fundación UNED han suscrito, con fecha 20 de abril de 2022, un acuerdo por el que se formaliza la encomienda de gestión para la gestión material de los cursos que integran la convocatoria de Formación Permanente y CUID, conforme a lo previsto en el artículo 11.3.a) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, se dispone su publicación en el «Boletín Oficial del Estado» como anexo a la presente resolución.
Madrid, 13 de septiembre de 2022.–La Secretaria General de la Universidad Nacional de Educación a Distancia, Rebeca de Juan Díaz.
De una parte, don Ricardo Mairal Usón, Rector de la Universidad Nacional de Educación a Distancia, cargo para el que fue nombrado por Real Decreto 1438/2018, de 7 de diciembre, en nombre y representación de la universidad, de acuerdo con las atribuciones que tiene conferidas, en virtud de lo establecido en el artículo 20 de la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades y el artículo 99 de sus Estatutos aprobados por Real Decreto 1239/2011, de 8 de septiembre (BOE de 22 de septiembre), y
De otra parte, don Alfredo Albáizar Fernández, en su calidad de Director Gerente y en representación de la Fundación UNED con N.I.F G82759044, y domicilio en la calle Guzmán el Bueno n.º 133, Edificio Germania, 1.ª planta (28003) de Madrid, actuando en nombre y representación de la misma según consta en escritura de nombramiento otorgada ante el Notario del Ilustre Colegio de Madrid, don José María Rivas Díaz, con fecha 22 de diciembre de 2020 y bajo el número dos mil novecientos setenta y cuatro de su protocolo.
MANIFIESTAN
1. Que la Universidad Nacional de Educación a Distancia (UNED) es una entidad de Derecho Público dotada de personalidad jurídica propia y plena autonomía, sin más límites que los establecidos por la Ley, creada por el Real Decreto 2310/1972, de 18 de agosto, y regida por la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades, y por sus Estatutos, aprobados por Real Decreto 1239/2011 de 8 de septiembre.
2. Que la UNED desempeña el servicio público de la educación superior mediante la investigación, la docencia y el estudio, y es compromiso de todos sus miembros contribuir, desde sus respectivas responsabilidades, a la mejor realización de este servicio público, según lo establecido en el artículo 3 de sus Estatutos. Entre sus funciones generales, la UNED tiene la correspondiente a establecer y desarrollar programas de educación permanente, promoción cultural, perfeccionamiento y actualización profesional.
3. Que la Fundación UNED es una entidad creada en el año 2000, con personalidad jurídica propia, y plena capacidad de obrar, sin ánimo de lucro, actualmente encuadrada en el sector público institucional estatal.
4. Que de conformidad con el artículo 7 de sus Estatutos, «la Fundación UNED tiene por objeto diseñar, promover y realizar todas aquellas actividades de colaboración y apoyo a las funciones de docencia e investigación que, en el marco de la legislación universitaria y de sus propios Estatutos lleve a cabo la Universidad Nacional de Educación a Distancia en pro del desarrollo científico, cultural, social y económico y de la investigación y de la formación profesional, tanto de la sociedad española como la de aquellos países con los que mantenga actividades y relaciones de cooperación».
5. Que en aras del cumplimiento de los fines de interés general y social cuya consecución tienen encomendada ambas entidades, la UNED y la Fundación UNED tienen interés y entienden necesario que, para garantizar los recursos técnicos precisos para ejecutar las actividades de tipo académico y administrativo que implica el proceso de selección y admisión de estudiantes a los cursos de Formación Permanente, por razones de eficacia y en atención a la experiencia y a los adecuados medios técnicos y al personal especializado de que dispone la Fundación UNED en este ámbito, se establezca una encomienda de gestión en los términos previstos en el artículo 11, de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Por todo lo expuesto, las partes acuerdan suscribir el presente Acuerdo de encomienda de gestión, que se regirá por las siguientes
CLÁUSULAS
La UNED, a propuesta del Vicerrectorado de Formación Permanente para el Desempeño Profesional y Desarrollo Social, y la Fundación UNED acuerdan, en el marco de lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, que la citada Fundación lleve a cabo, por razones de eficacia, explicitadas en la memoria explicativa que acompaña el presente acuerdo como anexo I, determinadas actuaciones relacionadas con la gestión material de los cursos que integran la convocatoria de Formación Permanente y CUID.
La gestión material que se encomienda se concretará en las siguientes actividades con el alcance que en cada caso se señala:
a) Recepción de las solicitudes de matrícula presentadas por los estudiantes en los cursos que integran la oferta de estudios de Formación Permanente y CUID.
b) Revisión de la solicitud de matrícula del estudiante y de la documentación adicional, así como el requerimiento de subsanación en caso de documentación incompleta.
c) Apoyo administrativo para la elaboración de la propuesta provisional de admisión a los cursos, o de anulación de la solicitud y devolución, en su caso, de los ingresos indebidos.
d) Tramitación de las ayudas al estudio reguladas en el artículo 23 del Reglamento de Estudios de Formación Permanente, respetando los criterios acordados por el Consejo de Gobierno y el Consejo Social.
e) Tramitación de los expedientes de los estudiantes a los que pueda resultar de aplicación los requisitos de la formación bonificada, en su caso.
f) Apoyo en la difusión en medios de comunicación gráficos y online de la oferta de los cursos que integran la Formación Permanente de la universidad.
g) Cualquier otro trámite relacionado con las actividades del proceso cuya gestión se encomienda, siempre que no suponga alteración de la titularidad de la competencia ni de los elementos sustantivos de su ejercicio.
La UNED compensará a la Fundación UNED los gastos que haya tenido en la realización de esta encomienda, que serán financiados con cargo al capítulo 2 de su presupuesto (programa 322C artículo 22).
Esta compensación consistirá en el 5% calculado sobre los ingresos totales por matrícula, una vez finalizado el proceso de validación de las solicitudes de matrícula recibidas correctamente, de anulación de las solicitudes incompletas y de devolución, en su caso, de los ingresos indebidos.
El plazo de vigencia de la gestión encomendada se extenderá desde la fecha de la firma al 31 de diciembre de 2023.
Si el desarrollo de las actividades encomendadas lo requiere, el presente acuerdo podrá ser prorrogado o revocado, a propuesta de cualquiera de las partes, por acuerdo expreso de las mismas.
La Entidad u órgano encomendado tendrá la condición de encargado del tratamiento de los datos de carácter personal a los que pudiera tener acceso en ejecución de la encomienda de gestión, siéndole de aplicación lo dispuesto en la normativa de protección de datos de carácter personal según lo dispuesto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
La encomienda de gestión no supone cesión de la titularidad de las competencias ni de los elementos sustantivos de su ejercicio, atribuidas al Vicerrectorado de Formación Permanente para el Desempeño Profesional y Desarrollo Social.
Es responsabilidad del Vicerrectorado de Formación Permanente para el Desempeño Profesional y Desarrollo Social dictar los actos o resoluciones de carácter jurídico que den soporte o en los que se integre la concreta actividad material objeto de la presente encomienda de gestión.
La unidad encargada de comprobar la correcta ejecución de la encomienda corresponderá al Servicio de Formación Permanente.
Madrid, 20 de abril de 2022.–El Rector de la UNED, Ricardo Mairal Usón.–El Director Gerente de la Fundación UNED, Alfredo Albáizar Fernández.
Las fundaciones de las universidades se configuran como un instrumento valioso al servicio de las políticas universitarias, como se constata por parte de las universidades internacionales de referencia y en el conjunto de las universidades públicas españolas.
En efecto, la gran mayoría de las universidades más prestigiosas del mundo disponen de fundaciones, como instrumento para desarrollar, de forma ágil y dinámica, políticas universitarias innovadoras. En España, todas las universidades públicas disponen de fundaciones, lo que les permite prestar servicios, a su comunidad universitaria y a la sociedad, de forma más eficiente.
En el ámbito de la formación, la mayoría de las fundaciones se encargan de la gestión administrativa de solicitudes de matrícula y matriculación en los cursos y programas de los Títulos Propios de sus universidades. Es igualmente habitual que se encarguen, además, de la gestión y administración de los Centros de Idiomas.
La UNED y la Fundación General de la UNED suscribieron un acuerdo de marco de colaboración en el año 2003, y desde entonces han seguido colaborando en diversos ámbitos de la Universidad y, en concreto, en la gestión de los cursos de Formación Permanente, en la que la Fundación aporta recursos cualificados para asumir su desarrollo con garantías de éxito, así como una gestión ágil, para los que la Universidad no dispone de los recursos adecuados.
La Formación Permanente engloba toda la oferta de títulos propios que ofrece la Universidad de forma complementaria a la formación reglada (Grados y Postgrados oficiales), que en la UNED supone más de 500 cursos.
Se trata de una oferta flexible, muy variada en cuanto a sus programas, pues incluyen postgrados dirigidos a titulados universitarios (títulos de máster, experto universitario, especialista universitario y títulos de formación del profesorado) así como cursos de desarrollo profesional y personal para los que no se requiere titulación universitaria (cursos de experto profesional, y de actualización profesional); y compleja, pues incluye una amplia oferta de cursos con estructura modular que integran itinerarios formativos que permiten ir accediendo a niveles superiores.
Estas características hacen que estos cursos requieran de una gestión muy diferenciada de la formación oficial reglada, para la que la Fundación cuenta con personal apropiado y conocedor de la realidad y variedad de circunstancias que influyen en su matriculación, que incluye:
Atención al estudiante: Supone uno de los servicios prioritarios que presta la Fundación, y que mayor valor añadido aporta al proceso, pues la variedad y complejidad actual de la oferta de la formación permanente de la UNED hace necesario este servicio personalizado, muy valorado por los usuarios.
Preparación de las convocatorias: Es fundamental, para el buen desarrollo del proceso de matriculación, dedicar un trabajo previo al estudio y planificación de la convocatoria, especialmente en lo que a la oferta de cursos modulares se refiere (cursos que forman parte de itinerarios formativos, que se desarrollan mediante combinación de módulos).
Gestión de la matriculación: Incluye un gran abanico de tareas, tales como la validación de solicitudes (requisitos de admisión, itinerarios, convalidaciones, coordinación con el equipo docente…), las autorizaciones de alumnos con titulación extranjera, descuentos de matrículas, traspasos y cambios de cursos, autorización de matrículas fuera de plazo, matriculación de los alumnos, propiamente dicha, etc.
Gestiones realizadas tras el período de matriculación: En este apartado se encuentran la conformidad de matrícula (comprobación), análisis de la concesión de ayudas, recordatorio de segundos plazos, modificación de matrículas modulares: ampliación o anulación de módulos, matrículas de los cursos con reconocimiento de créditos, entre otras tareas.
Por todos los motivos expuestos, se considera oportuno que la citada Fundación lleve a cabo, por razones de eficacia, determinadas actuaciones relacionadas con la gestión material de los cursos que integran la convocatoria de Formación Permanente y CUID, en el marco de lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Madrid, 1 de octubre de 2021.–La vicerrectora de Formación Permanente, Desempeño Profesional y Desarrollo Social, Beatriz Badorrey Martín.
Estipulaciones
Mediante las presentes cláusulas se habilita al Encargado del tratamiento, para tratar por cuenta del Responsable de tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para prestar el siguiente servicio:
La Formación Permanente engloba toda la oferta de títulos propios que ofrece la Universidad de forma complementaria a la formación reglada (Grados y Postgrados oficiales) y el CUID engloba la impartición de cursos de 16 lenguas extranjeras, siguiendo las directrices del Marco Común Europeo de Referencia para las Lenguas (MCER), mediante esta encomienda la Fundación UNED atenderá, en especial, tanto para la Formación Permanente como para el CUID, las siguientes gestiones técnicas y administrativas:
Atención al estudiante.
Preparación de las convocatorias.
Gestión de la matriculación, incluyendo:
Validación de solicitudes (requisitos de admisión, itinerarios, convalidaciones, coordinación con el equipo docente …).
Autorizaciones alumnos con titulación extranjeros.
Gestión de incentivos y descuentos de matrículas.
Gestión de traspasos y cambios de cursos.
Gestión de las devoluciones por anulación o por otros motivos.
Grupos de alumnos de empresas, generalmente cursos institucionales.
Autorización de matrículas fuera de plazo.
Matriculación de los alumnos, propiamente dicha, en las plataformas de Formación Permanente Gestión de Títulos Propios y del CUID.
Emisión de facturas de las matrículas (a nombre de la UNED) sin gestión económica ni contable alguna.
Gestión de las Ayudas al estudio.
Registro de documentación GEISER o documentación postal recibida.
Material para imprenta.
Aviso de fin de matrícula.
Gestiones realizadas tras el período de matriculación:
Conformidad de matrícula (comprobación).
Concesión de ayudas.
Conformidad de matrícula de los cursos de Formación Profesional.
Recordatorio de segundos plazos.
Devoluciones por ayudas al estudio.
Cierre de curso.
Modificación de matrículas modulares: ampliación o anulación de módulos.
Matrículas de los cursos con reconocimiento de créditos (cursos ADIF y FFE).
Liquidaciones con la UNED y facturación de la comisión de gestión por encomienda por la Fundación Uned a cargo de la UNED.
La naturaleza y finalidad que justifican el tratamiento de los datos de carácter personal por cuenta del Responsable, son exclusivamente las que se indican en el Anexo II.
Una vez que finalice el presente acuerdo, el Encargado devolverá al Responsable o en su caso, destruirá, los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez acabada la prestación. El retorno ha de comportar el borrado total de los datos existentes en los sistemas y documentos del Encargado. No obstante, el Encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades por la ejecución de la prestación.
Legislación aplicable: el Encargado estará obligado a someterse en todo caso a la normativa nacional y de la Unión Europea en materia de protección de datos.
Finalidad: el Encargado utilizará los datos personales sólo para la finalidad objeto de este tratamiento. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
Declaración previa: La empresa adjudicataria tiene la obligación de presentar, antes de la formalización del contrato, una declaración en la que ponga de manifiesto dónde van a estar ubicados los servidores y desde dónde se van a prestar los servicios asociados a los mismos. Asimismo, estará obligado a comunicar cualquier cambio que se produzca, a lo largo de la vida del contrato, de la información facilitada en la declaración.
Subcontratación: los licitadores tendrán la obligación de indicar en su oferta, si tienen previsto subcontratar los servidores o los servicios asociados a los mismos, el nombre o el perfil empresarial, definido por referencia a las condiciones de solvencia profesional o técnica, de los subcontratistas a los que se vaya a encomendar su realización.
El Encargado no podrá subcontratar, ni total ni parcialmente, ninguna de las prestaciones que formen parte del objeto de este contrato que comporten el tratamiento de datos personales sin autorización previa y por escrito del Responsable.
Si fuera necesario subcontratar, total o parcialmente, algún tratamiento de datos, este hecho se deberá comunicar previamente y por escrito al Responsable, con antelación suficiente, indicando los aspectos que se pretenden subcontratar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. La subcontratación deberá ser autorizada por escrito por el Responsable, siempre antes de su inicio y deberá regirse con lo estipulado en el artículo 28.4.del RGPD.
Instrucciones del Responsable: El Encargado tratará los datos personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Responsable.
Transferencia internacional: Si el Encargado debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará por escrito al Responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.
Confidencialidad: El Encargado y todo su personal mantendrán el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que hayan tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice el mismo.
El Encargado garantizará que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.
Si existe una obligación de confidencialidad estatutaria deberá quedar constancia expresa de la naturaleza y extensión de esta obligación.
El Encargado mantendrá a disposición del Responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de esta obligación.
Medidas de seguridad: El Encargado con carácter periódico (y también siempre que haya cambios relevantes en su infraestructura de software y hardware) realizará una evaluación de riesgos en materia de seguridad de la información, de la que se derivarán la implantación de mecanismos adecuados a los riesgos detectados tal y como se describe en el artículo 32 del RGPD y en el Esquema Nacional de Seguridad y en concreto:
a) Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
b) Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
c) Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
d) Seudonimizar y cifrar los datos personales, en su caso.
La evaluación de riesgos de seguridad de la información deberá ser recogida en un informe por el Encargado, que deberá proporcionarlo al Responsable. El alcance de dicha evaluación de riesgos de seguridad de la información será la totalidad de datos tratados por cuenta del Responsable. Las medidas de seguridad abarcarán la protección de los sistemas de información, así como de los sistemas de tratamiento manual y archivo de la documentación.
Registro de actividades de tratamiento: El Encargado llevará un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del Responsable con el contenido estipulado en el artículo 30.2 del RGPD, salvo que pueda ampararse en alguna de las excepciones del artículo 30.5.
No comunicación: el Encargado no comunicará los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del Responsable, en los supuestos legalmente admisibles.
Formación de las personas autorizadas: El Encargado garantizará la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
Ejercicio de los derechos: el Encargado asistirá al Responsable, a través de medidas técnicas y organizativas apropiadas, siempre que sea posible, para que este pueda cumplir con su obligación de responder a las solicitudes que tengan por objeto el ejercicio de los derechos de los interesados (acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad de datos).
Notificación de violaciones de la seguridad: el Encargado notificará al Responsable, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de 24 horas, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante consignada en el artículo 33.3. del RGPD.
Apoyo en realización de evaluaciones de impacto para la protección de datos: El Encargado dará apoyo al Responsable en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.
Cumplimiento de las obligaciones: el Encargado pondrá a disposición del Responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el Responsable u otro auditor autorizado por él.
Delegado de protección de datos: El Encargado designará, si procede, un delegado de protección de datos y comunicará su identidad y datos de contacto al Responsable.
Madrid, 1 de octubre de 2021.–El Responsable del tratamiento, Ricardo Mairal Usón.–El Encargado del tratamiento, Alfredo Albáizar Fernández.
1. Introducción.
El presente Anexo forma parte del contrato de encargo de tratamiento suscrito entre las partes y detalla los aspectos y la identificación de la información afectada a los que accede o trata el Encargado de Tratamiento, la tipología de datos y las finalidades que justifican el tratamiento.
2. El tratamiento de datos personales incluirá los siguientes aspectos:
| X | Recogida. | X | Modificación. | |
| X | Conservación. | X | Extracción. | |
| X | Cotejo. | X | Consulta. | |
| X | Registro. |
Otros: .............................................................................................................................
3. Identificación de la información afectada.
Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, el Responsable del tratamiento autoriza al Encargado del tratamiento a tratar la información necesaria, lo que incluye las siguientes categorías de datos:
Datos identificativos: [Nombre y Apellidos, DNI, Dirección, Teléfono].
Datos de naturaleza penal.
Datos categorías especiales: [Afiliación Sindical].
Datos de características personales: [Datos de estado civil; Edad; Datos de familia; Sexo; Fecha de nacimiento; Nacionalidad; Lugar de nacimiento].
Datos de circunstancias sociales: [asociaciones].
Datos académicos y profesionales: [Formación; Titulaciones; Expediente Académico; Experiencia profesional; Pertenencia a colegios o asociaciones profesionales].
Datos detalle de empleo: [Cuerpo/Escala; Categoría/grado; Puestos de trabajo; Datos no económicos de nómina].
Datos económico-financieros y de seguros: [Ingresos, rentas; Inversiones, bienes patrimoniales; Datos bancarios; Planes de pensiones, jubilación; Datos económicos de nómina; Datos deducciones impositivas/impuestas; Seguros; Hipotecas; Subsidios].
4. Finalidades que justifican el acceso o tratamiento por parte del Encargado.
El responsable del tratamiento autoriza al encargado de tratamiento a tratar información de carácter personal de su titularidad, única y exclusivamente, para:
a) Recepción de las solicitudes de matrícula presentadas por los estudiantes en los cursos que integran la oferta de estudios de Formación Permanente y CUID.
b) Revisión de la solicitud de matrícula del estudiante y de la documentación adicional, así como el requerimiento de subsanación en caso de documentación incompleta.
c) Apoyo administrativo para la elaboración de la propuesta provisional de admisión a los cursos, o de anulación de la solicitud y devolución, en su caso, de los ingresos indebidos.
d) Tramitación de las ayudas al estudio reguladas en el artículo 23 del Reglamento de Estudios de Formación Permanente, respetando los criterios acordados por el Consejo de Gobierno y el Consejo Social.
e) Tramitación de los expedientes de los estudiantes a los que pueda resultar de aplicación los requisitos de la formación bonificada, en su caso.
f) Apoyo en la difusión en medios de comunicación gráficos y online de la oferta de los cursos que integran la Formación Permanente de la universidad.
g) Cualquier otro trámite relacionado con las actividades del proceso cuya gestión se encomienda, siempre que no suponga alteración de la titularidad de la competencia ni de los elementos sustantivos de su ejercicio.
Madrid, 1 de octubre de 2021.–El Rector de la UNED, Ricardo Mairal Usón.–El Director Gerente de la Fundación UNED, Alfredo Albáizar Fernández.
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Avda. de Manoteras, 54 - 28050 Madrid
