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Acuerdo de creación de ficheros de titularidad pública

Acuerdo de la Junta de Gobierno del Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la 1.ª Región, de 23 de septiembre de 2004, por el que se aprueba la creación de los ficheros de datos de carácter personal «Comisión Deontológica I», «Comisión de Ejercicio Profesional», «Colegiados» y «Peritos 1», informatizados, y «Comisión Deontológica II», «Colegiados Manual» y «Peritos II», en soporte papel. El tratamiento de datos de carácter personal, por medios manuales, y más recientemente informatizados, se ha convertido en una práctica necesaria para el desarrollo de las actividades profesionales y administrativas de organismos y personas físicas. Esta realidad merece una especial regulación y cuidado por su repercusión en derechos fundamentales de la persona, significadamente, el derecho a la intimidad; manifestando, en este sentido, el artículo 18.4 de nuestra Constitución que «La Ley limitará el uso de la informática para garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos». Esta previsión se ha materializado a través de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, cuyo objeto reside en «garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar»; viéndose, posteriormente, destacada la especial incidencia de las nuevas tecnologías sobre los derechos de los particulares a través de la Sentencia del Tribunal Constitucional 292/2000, de 30 de noviembre, en la que se reconoce el derecho a la protección de datos personales, como derecho dotado de entidad propia y tendente a garantizar el control del particular sobre su información personal. Los Colegios profesionales no han podido sustraerse a esta realidad, concurrente con su actividad como corporaciones de derecho público, con personalidad jurídica propia y plena capacidad para el cumplimiento de sus fines; actividad, en la que junto a actuaciones de carácter privado, llevan a cabo otras sujetas a Derecho público. De ahí, la necesidad de que los ficheros de datos personales ordenados a un fin público deban tener la consideración de ficheros de titularidad pública, conforme a las previsiones de la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal. Los ficheros creados mediante el presente Acuerdo revisten esta condición, pues su finalidad se orienta al desarrollo de actividades que se inscriben en la órbita pública del Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región, superando el interés de sus colegiados como corporación profesional. En concreto, se vinculan a las competencias que tanto la Ley 2/1974, de 13 de febrero, de Colegios Profesionales, como el Real Decreto 2828/1998, de 23 de diciembre, por el que se aprueban los Estatutos Generales de Odontólogos y Estomatólogos, y los Estatutos específicos del Colegio, aprobados por Orden del Ministerio de Sanidad y Seguridad Social, de 13 de noviembre de 1950, les reconocen, en relación a la ordenación de la actividad profesional, el ejercicio de la potestad disciplinaria, la labor de peritación, la salvaguarda de la ética profesional y la lucha contra el intru-sismo. En atención a está naturaleza, al ámbito geográfico sobre el que ejerce sus competencias el Colegio, en el que se comprenden las provincias de Madrid, Ávila, Ciudad Real, Cuenca, Guadalajara y Toledo, y a lo previsto en el artículo 20 de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal, la creación de estos ficheros habrá de producirse mediante disposición general, publicada en el Diario oficial correspondiente, en el presente caso, el Boletín Oficial del Estado. De conformidad con el artículo 15 de los Estatutos del Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región, las Juntas de Gobierno de los Colegios Regionales desempeñarán las funciones corporativas de su jurisdicción, quedando facultadas para adoptar cuantas medidas legales y reglamentarias estimen pertinentes para asegurar el cumplimiento de las mismas. En el ejercicio de estas facultades, y consciente de la importancia vital de la adopción de las medidas necesarias para dar cumplimiento a la normativa de protección de datos y preservar los derechos de sus colegiados en este ámbito, acuerda:

Primero. Creación de ficheros.-Se crean los ficheros informatizados «Comisión Deontológica I», «Comisión de Ejercicio Profesional», «Colegiados» y «Peritos I» y los ficheros en soporte papel «Comisión Deontológica II», «Colegiados Manual» y «Peritos II».

Segundo. Medidas de seguridad.-El Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región, como titular de los ficheros automatizados creados por el presente Acuerdo, garantizará que los mismos cumplen con las medidas de seguridad previstas en el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de Medidas de Seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal.

Tercero. Entrada en vigor.-El presente Acuerdo entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.

Madrid, 23 de septiembre de 2004.-Alicia Martínez González, Secretaria.-V.º B.º, el Presidente.

ANEXO Creación de ficheros Fichero: «Comisión Deontológica I»­

1. Órgano, ente o autoridad administrativa responsable del fichero: Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región.

2. Órgano, ente o autoridad ante el que se deberán ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región. 3. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Gestionar los expedientes deontológicos que se tramitan a profesionales adscritos al Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región y realizar estudios estadísticos sobre las denuncias que los originan así como estudios orientados al control, interno de la profesión. 4. Tipos de datos de carácter personal que se incluirán en el fichero:

Datos del colegiado: número de colegiado, nombre, consulta, público o privado, expediente colegial, estado del expediente en tramitación (abierto, cerrado, judicial, pendiente).

Denunciante; Datos del paciente: sexo, dirección, población, código postal, provincia, país, teléfono, edad, profesión, compañía de seguros. Causa de la denuncia: accidente, complicación terapéutica, error diagnóstico, insatisfacción, intrusismo. Actividad: anestesia local, articulación temporomandibular, blanqueamiento, cirugía bucal, conservadora. Finalidad de la denuncia: económica, llamada de atención, otros, reparación problema, sanción colegial. Resultado del expediente: acuerdo paciente/profesional, compañía de seguros, materia deontológica, no acuerdo paciente/profesional, no datos, vía judicial, no materia deontológica.

5. Procedencia o procedimiento de recogida de datos:

Del paciente: Son recabados, por escrito, directamente de los propios pacientes. Del colegiado: Son obtenidos, por escrito, del paciente/reclamante o del órgano que comunica la reclamación.

6. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Odontólogos y estomatólogos que pretendan colegiarse en el Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región.

7. Carácter informatizado o manual estructurado del fichero: Fichero informatizado. 8. Medidas de seguridad que se aplican: Nivel alto. 9. Órganos y entidades destinatarias de cesiones previstas, indicando de forma expresa las que constituyen transferencias internacionales de datos: No se prevén cesiones.

Fichero: «Comisión de Ejercicio Profesional»

1. Órgano, ente o autoridad administrativa responsable del fichero: Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región.

2. Órgano, ente o autoridad ante el que se deberán ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región. 3. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Disposición de un archivo de los expedientes referentes a temas de publicidad e intrusismo tramitados por la Comisión de Ejercicio Profesional. 4. Tipos de datos de carácter personal que se incluirán en el fichero:

Reclamación/denuncia del paciente o del profesional y documentación en que está fundada la misma. Correspondencia al infractor, contestación del profesional.

Resolución del expediente.

5. Procedencia o procedimiento de recogida de datos:

Del paciente: Son recabados directamente del propio paciente, por escrito.

Del colegiado: Son obtenidos, a través del paciente/denunciante que comunica la reclamación, por escrito.

6. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Odontólogos y estomatólogos que pretendan colegiarse en el Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región.

7. Carácter informatizado o manual estructurado del fichero: Fichero manual. 8. Medidas de seguridad que se aplican: Nivel alto. 9. Órganos y entidades destinatarias de cesiones previstas, indicando de forma expresa las que constituyen transferencias internacionales de datos:

Consejerías de Sanidad comprendidas en el ámbito de la I Región; Consejo General de Colegios Oficiales de Odontólogos y Estomatólogos de España; órganos judiciales.

Fichero: «Colegiados»­

1. Órgano, ente o autoridad administrativa responsable del fichero: Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región.

2. Órgano, ente o autoridad ante el que se deberán ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región. 3. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: La finalidad de este fichero consiste en la creación del registro general de los datos profesionales y personales del colegiado, requeridos por la corporación para proceder a la colegiación del profesional y desarrollar las funciones corporativas. 4. Tipos de datos de carácter personal que se incluirán en el fichero:

Nombre y apellidos; Código de Identificación Fiscal; Teléfono; Teléfono móvil; Fax; E-mail. Dirección profesional; Dirección particular; Domiciliación bancaria.

Lugar de nacimiento; Fecha de nacimiento. Título: fecha, registro, universidad, país, homologación, convalidación. Sexo; extranjero: sí, no. Dedicación preferente: Odontología general, estomatología general, odontología conservadora, prótesis, odontopediatría, ortodoncia, cirugía maxilofacial, Implantología. Colegiación: baja, primera reincorporación, primera baja reincorporación, segunda reincorporación, segunda baja reincorporación, bodas de oro, distinciones honoríficas. Correo activo; Cuotas. Recibos: Servicio, número, concepto, emisión, ven-cimiento, pagado, importe. Saldo: número, emisión, vencimiento, provincia, pagado, consejo, obra social, campañas, colegio, gastos, seguro de responsabilidad civil, seguro de vida.

5. Procedencia o procedimiento de recogida de datos: Los datos se obtienen directamente de los propios colegiados, a través de varios formularios.

6. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Odontólogos y Estomatólogos que pretendan colegiarse en el Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región. 7. Carácter informatizado o manual estructurado del fichero: Fichero informatizado. 8. Medidas de seguridad que se aplican: Nivel básico. 9. Órganos y entidades destinatarias de cesiones previstas, indicando de forma expresa las que constituyen transferencias internacionales de datos:

Otros colegios profesionales; Colegiados del propio Colegio; Banco Gallego; Casas comerciales.

Consejo General de Colegios Oficiales de Odontólogos y Estomatólogos de España; Concejalía de Gobierno de Empleo y Servicios al Ciudadano del Ayuntamiento de Madrid; Defensor del Paciente de la Comunidad de Madrid. Unipsa Correduría de Seguros, Sociedad Anónima; Agrupación Mutual Aseguradora.

Fichero: «Peritos 1»­

1. Órgano, ente o autoridad administrativa responsable del fichero: Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región.

2. Órgano, ente o autoridad ante el que se deberán ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región. 3. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Elaboración del listado de peritos y fijación de precios para la realización de peritajes. 4. Tipos de datos de carácter personal que se incluirán en el fichero:

Nombre; Campo de la odontología en el que trabaja. Dirección profesional; Teléfono profesional.

5. Procedencia o procedimiento de recogida de datos: Los datos se obtienen directamente de los propios peritos, a través de un formulario escrito.

6. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Peritos. 7. Carácter informatizado o manual estructurado del fichero: Fichero informatizado. 8. Medidas de seguridad que se aplican: Nivel básico. 9. Órganos y entidades destinatarias de cesiones previstas, indicando de forma expresa las que constituyen transferencias internacionales de datos: No se prevén cesiones.

Fichero: «Comisión Deontológica II»

1. Órgano, ente o autoridad administrativa responsable del fichero: Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región.

2. Órgano, ente o autoridad ante el que se deberán ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región. 3. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Disposición de un archivo de los expedientes deontológicos tramitados a los profesionales por la Comisión Deontológica, que permita el mantenimiento organizado de toda la documentación generada en el procedimiento. 4. Tipos de datos de carácter personal que se incluirán en el fichero:

Reclamación del paciente; Copia de la historia clínica del paciente, radiografías; Informes de otro profesional.

Hoja de Información y de Otorgamiento de permiso de los reclamantes ante la Comisión Deontológica del Ilustre Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la 1.ª Región. Correspondencia al profesional, al paciente, contestación del profesional. Hoja de Incidencias; Resolución del expediente.

5. Procedencia o procedimiento de recogida de datos:

Del paciente: Son recabados, por escrito, directamente del propio paciente.

Del colegiado: Son obtenidos, por escrito, del paciente/reclamante o del órgano que comunica la reclamación. 6. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Odontólogos y Estomatólogos que pretendan colegiarse en el Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región. 7. Carácter informatizado o manual estructurado del fichero: Fichero manual. 8. Medidas de seguridad que se aplican: Nivel alto. 9. Órganos y entidades destinatarias de cesiones previstas, indicando de forma expresa las que constituyen transferencias internacionales de datos:

Profesional/es reclamados, Compañías de asistencia dental o compañías aseguradoras afectadas.

Consejerías de Sanidad comprendidas en el ámbito de la 1 Región, Oficinas Municipales de Información al Consumidor comprendidas en el ámbito de la I Región; Consejo General de Colegios Oficiales de Odontólogos y Estomatólogos de España.

Fichero: «Colegiados Manual»

1. Órgano, ente o autoridad administrativa responsable del fichero: Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región.

2. Órgano, ente o autoridad ante el que se deberán ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región. 3. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: La finalidad de este fichero consiste en la creación del registro general de los datos profesionales y personales del colegiado, requeridos por la corporación para proceder a la colegiación del profesional y desarrollar las funciones corporativas. 4. Tipos de datos de carácter personal que se incluirán en el fichero:

Nombre y apellidos; Nacionalidad; Documento Nacional de Identidad; Lugar de nacimiento; Fecha de na-cimiento.

Domicilio; teléfono; fax; correo electrónico. Titulación académica: Título, universidad, fecha, homologación título. Otros títulos: Título, universidad, fecha. Domicilio profesional: Consulta propia, colaborador, entidades oficiales o consulta privadas, clínica, dirección, teléfono, fax, correo electrónico, días y horas de consulta, tiene laboratorio propio. Dedicación profesional preferente; colegiación previa; firma; datos bancarios; ficha familiar; fotografías; recibo de colegiación. Informes legales; informes de asesoría. 5. Procedencia o procedimiento de recogida de datos: Los datos se obtienen directamente de los propios colegiados, a través de varios formularios. 6. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Odontólogos y Estomatólogos que pretendan colegiarse en el Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región. 7. Carácter informatizado o manual estructurado del fichero: Fichero manual. 8. Medidas de seguridad que se aplican: Nivel básico. 9. Órganos y entidades destinatarias de cesiones previstas, indicando de forma expresa las que constituyen transferencias internacionales de datos:

No se prevén cesiones.

Fichero: «Peritos II»

1. Órgano, ente o autoridad administrativa responsable del fichero: Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región.

2. Órgano, ente o autoridad ante el que se deberán ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Colegio Oficial de Odontólogos y Estomatólogos de la I Región. 3. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo:

Elaboración del listado de peritos y fijación de precios para la realización de peritajes.

4. Tipos de datos de carácter personal que se incluirán en el fichero:

Nombre; Campo de la odontología en el que trabaja. Dirección profesional; Teléfono profesional.

5. Procedencia o procedimiento de recogida de datos: Los datos se obtienen directamente de los propios peritos, a través de un formulario escrito.

6. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Peritos. 7. Carácter informatizado o manual estructurado del fichero: Fichero manual. 8. Medidas de seguridad que se aplican: Nivel básico. 9. Órganos y entidades destinatarias de cesiones previstas, indicando de forma expresa las que constituyen transferencias internacionales de datos:

Unión Interprofesional de la Comunidad de Madrid; Órganos judiciales.

Madrid, 23 de septiembre de 2004.-Sabino Ochandiano Caicoya, el Presidente.-37.199