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La Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal, en el apartado 2 de su disposición adicional segunda, establece que, dentro del año siguiente a la entrada en vigor, las Administraciones Públicas responsables de ficheros automatizados ya existentes deberán adoptar una regulación del fichero. El Real Decreto-ley 20/1993, de 22 de diciembre, prorrogó en seis meses el plazo de un año establecido.

Por todo lo dicho, de conformidad con lo establecido en el artículo 18 de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, y en el Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, por el que se desarrollan determinados aspectos del mencionado texto legal, resuelvo:

Primero.-Los ficheros automatizados con datos de carácter personal existentes en la Universidad de las Islas Baleares son los que se relacionan en el anexo de esta Resolución.

Segundo.-Los responsables de los ficheros automatizados que se mencionan adoptarán las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural.

Tercero.-Los derechos de acceso a los ficheros automatizados mencionados, así como los de rectificación y cancelación de datos, serán ejercitados por los afectados ante el responsable correspondiente, en la forma reglamentariamente establecida.

Cuarto.-Los responsables de los ficheros automatizados advertirán expresamente a los concesionarios de datos de carácter personal de su obligación de dedicarlos exclusivamente a la finalidad para la que se ceden, de conformidad con el artículo 11.5 en relación con el 4.2 de la Ley Orgánica de regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal.

Quinto.-La presente Resolución entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el <Full Oficial de la Universitat>.

Palma de Mallorca, 22 de julio de 1994.-El Rector, Nadal Batle Nicolau.

ANEXO

Ficheros automatizados con datos de carácter personal de la Universidad de las Islas Baleares

Número 1. Fichero automatizado de gestión de personal y nómina

1. Responsabilidad: Gerencia de la Universidad de las Islas Baleares.

2. Finalidad:

Gestión administrativa del personal de la Universidad.

Cálculo de la nómina del colectivo mencionado.

3. Uso:

Control de incompatibilidades.

Gestión de personal.

Gestión de estadísticas internas.

Seguridad y control interno.

Formación del personal.

Relaciones laborales.

Procedimientos administrativos.

Concesión y gestión de permisos y licencias.

Cálculo y abono de las retribuciones.

Cálculo e ingreso de las deducciones.

4. Personas o colectivos de los cuales se pretende obtener datos:

Personal docente e investigador.

Personal de administración y servicios.

5. Procedencia y procedimientos de recogida de datos:

Formulario y declaraciones.

Soporte papel.

6. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los tipos de datos de carácter personal que hay incluidos: Ficheros automatizados instalados en un VAX 6000-610 y en ordenadores personales (Mac).

Estructura básica: Ficheros de estructura RMS y paquetes ofimáticos.

Tipos de datos:

De carácter identificativo.

De características personales.

De circunstancias sociales.

Académicas y profesionales.

De detalles del trabajo y carrera administrativa.

Económico-financiero.

7. Cesiones de datos que se prevén:

Al Ministerio para las Administraciones Públicas.

Al Ministerio de Educación y Ciencia.

A otras Universidades.

Al Instituto Nacional de la Seguridad Social.

A la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

A entidades bancarias.

8. Organo ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación, concernientes al fichero de datos: Gerencia de la Universidad.

9. Plazo para rectificar o cancelar datos: Lo establecido reglamentariamente.

10. Disposiciones que amparan al fichero automatizado: Estatutos de la Universidad de las Islas Baleares (Real Decreto 1666/1989, de 22 de diciembre, <Boletín Oficial del Estado> de 4 de enero de 1990).

Número 2. Fichero de proveedores y clientes

1. Responsabilidad: Gerencia de la Universidad de las Islas Baleares.

2. Finalidad: Gestión económica de la Universidad de las Islas Baleares.

3. Uso:

Gestión económica con terceros.

Gestión tributaria y de recaptación.

4. Personas o colectivos sobre los cuales se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten afectados si se suministran estos datos.

5. Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal: Formularios.

6. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los tipos de datos de carácter personal que hay incluidos:

Fichero automatizado instalado en un ordenador VAX 6000-610.

Fichero de estructura RMS.

Tipos de datos:

De carácter identificativo.

De carácter económico.

Datos bancarios.

7. Cesiones de datos que se prevén: A entidades bancarias.

8. Organo ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación, concernientes al fichero de datos: Gerencia de la Universidad.

9. Plazo para rectificar o cancelar datos: Lo establecido reglamentariamente.

10. Disposiciones que amparan al fichero automatizado: Estatutos de la Universidad de las Islas Baleares (Real Decreto 1666/1989, de 22 de diciembre, <Boletín Oficial del Estado> de 4 de enero de 1990).

Número 3. Fichero de títulos

1. Responsabilidad: Gerencia de la Univesidad de las Islas Baleares.

2. Finalidad: Personalización de títulos.

3. Uso: Acreditación académica.

4. Personas o colectivos de los cuales se pretende obtener datos:

Personas con derecho a título por haber superado los estudios oficiales correspondientes.

Personas con derecho a título propio de la Universidad de las Islas Baleares.

5. Procedencia y procedimiento de recogida de datos: Formularios.

6. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los tipos de datos de carácter personal que hay incluidos:

Fichero automatizado instalado en ordenador personal.

Fichero de estructura de base de datos.

Tipos de datos:

De carácter identificativo.

De características personales.

De carácter académico.

7. Cesiones de datos que se prevén: Al Ministerio de Educación y Ciencia (los títulos oficiales para la obtención del número de registro nacional de títulos).

8. Organo ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación, concernientes al fichero de datos: Gerencia de la Universidad.

9. Plazo para rectificar o cancelar datos: Lo establecido reglamentariamente.

10. Disposiciones que amparan al fichero automatizado: Estatutos de la Universidad de las Islas Baleares (Real Decreto 1666/1989, de 22 de diciembre, <Boletín Oficial del Estado> de 4 de enero de 1990).

Número 4. Fichero de alumnos

1 Responsabilidad: Gerencia de la Universidad de las Islas Baleares.

2. Finalidad: Gestión académica y liquidación de tasas.

3. Uso:

Acceso a la Universidad.

Preinscripción.

Matrícula.

Liquidación de tasas.

Gestión y control de expediente académico.

Estadísticas internas.

Estadísticas del Ministerio de Educación y Ciencia.

Certificados académicos.

4. Personas o colectivos de los cuales se pretende obtener datos: Personas con expediente abierto en la Universidad de las Islas Baleares.

5. Procedencia y procedimientos de recogida de datos: Formularios.

6. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los tipos de datos de carácter personal que hay incluidos: Ficheros automatizados instalados en un VAX 6000-610 y en ordenadores personales (Mac).

Estructura básica: Ficheros de estructura RMS y paquetes ofimáticos.

Tipos de datos:

De carácter identificativo.

De características personales.

De carácter académico y profesional.

7. Cesiones de datos que se prevén:

Al Ministerio de Educación y Ciencia.

A otras Universidades.

8. Organo ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación, concernientes al fichero de datos: Gerencia de la Universidad.

9. Plazo para rectificar o cancelar datos: Lo establecido reglamentariamente.

10. Disposiciones que amparan al fichero automatizado: Estatutos de la Universidad de las Islas Baleares (Real Decreto 1666/1989, de 22 de diciembre, <Boletín Oficial del Estado> de 4 de enero de 1990).

Número 5. Fichero de becas

1. Responsabilidad: Gerencia de la Universidad de las Islas Baleares.

2. Finalidad: Concesión de ayudas al estudio.

3. Uso: Enseñanza universitaria.

4. Personas o colectivos de los cuales se pretende obtener datos: Peticionarios de becas y ayudas (estudiantes y sus familiares).

5. Procedencia y procedimiento de recogida de datos: Formularios y declaraciones.

6. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los tipos de datos de carácter personal que hay incluidos: Ficheros automatizados instalados en un VAX 6000-610 y en ordenadores personales (Mac).

Estructura básica: Ficheros de estructura RMS y paquetes ofimáticos.

Tipos de datos:

De carácter identificativo.

De características personales.

De circunstancias sociales.

Académicas y profesionales.

De información comercial.

Económico-financieros.

7. Cesiones de datos que se prevén: Al Ministerio de Educación y Ciencia.

8. Organo ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificacion y cancelación concernientes al fichero de datos: Gerencia de la Universidad.

9. Plazo para rectificar o cancelar datos: Lo establecido reglamentariamente.

10. Disposiciones que amparan al fichero automatizado: Estatutos de la Universidad de las Islas Baleares (Real Decreto 1666/1989, de 22 de diciembre, <Boletín Oficial del Estado> de 4 de enero de 1990).