Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

La Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal, dictada en desarrollo de lo previsto en el apartado 4 del artículo 18 de la Constitución, ha establecido un régimen especial de limitación del uso de la informática para garantizar el honor, la intimidad personal y familiar de las personas físicas y el pleno ejercicio de sus derechos. En particular, respecto a los ficheros automatizados de titularidad pública, su artículo 18 exige que la creación, modificación o supresión de éstos se haga mediante una disposición general que debe ser publicada en el «Boletín Oficial del Estado» o en el diario oficial correspondiente.

Es preciso, por tanto, aprobar unas disposiciones reguladoras de los ficheros de esta índole que puedan ser creados por la Secretaría General de la Cámara.

Por lo expuesto, y en el ejercicio de las facultades atribuidas a la Mesa de la Cámara, ésta, en su reunión celebrada en el día de hoy, ha aprobado la siguiente regulación:

Artículo 1.

Los ficheros automatizados de datos de carácter personal que pueden ser creados por la Secretaría General del Senado son los que se relacionan en el anexo a esta disposición. Los ficheros tendrán las características que allí se detallan, y sólo serán utilizados para los fines expresamente previstos y por el personal debidamente autorizado, de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre.

Artículo 2.

La responsabilidad sobre los ficheros automatizados corresponde al Letrado Mayor de la Cámara, sin perjuicio de la responsabilidad directa que en la gestión y custodia de aquéllos tiene el titular de los correspondientes centros directivos.

Artículo 3.

Los derechos de los afectados a solicitar y obtener información de sus datos de carácter personal incluidos en los ficheros automatizados, y a la rectificación o cancelación de éstos, en su caso, se ejercerán previa petición por escrito ante el Letrado Mayor del Senado.

Disposición final.

El presente Acuerdo entrará en vigor el día de su publicación en el «Boletín Oficial de las Cortes Generales». También se publicará en el «Boletín Oficial del Estado».

Palacio del Senado, 12 de julio de 1995.

LABORDA MARTIN

ANEXO

Ficheros automatizados que incluyen información de carácter personal de la Secretaría General del Senado

1. Nombre del fichero: Fichero de Personal en Nómina.

a) Finalidad y usos: Gestión de la nómina del Senado.

b) Personas cuyos datos se recogen en el fichero: Senadores, personal laboral, eventual, funcionarios de otros organismos destinados en el Senado y otros perceptores de retribuciones sujetos al impuesto sobre la renta de las personas físicas.

c) Procedimiento de recogida de los datos: Cuestionarios rellenados por los interesados.

d.1) Estructura básica del fichero automatizado: Base de datos relacional.

d.2) Descripción de los tipos de datos personales incluidos en el fichero: Nombre, número de identificación fiscal, dirección, teléfono, estado civil, número de hijos a su cargo, información sobre las características del cargo, empleo o puesto, datos económicos (retribuciones, retenciones, etc.), y de cuentas bancarias para percepción de haberes.

e) Cesiones previstas de los datos: A la entidad bancaria concertada los datos para que proceda al pago de las nóminas.

A la Delegación del Ministerio de Economía y Hacienda de Madrid los datos exigidos legalmente en relación con el pago de las nóminas.

f) Organo responsable: Dirección de Asuntos Económicos.

g) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

2. Nombre del fichero: Fichero de Proveedores.

a) Finalidad y usos: Gestión de la contabilidad presupuestaria del Senado.

b) Personas cuyos datos se recogen en el fichero: Proveedores y otras personas, físicas o jurídicas, con las que el Senado tiene relaciones de índole económica.

c) Procedimiento de recogida de los datos: Solicitud verbal a los interesados.

d.1) Estructura básica del fichero automatizado: Base de datos relacional.

d.2) Descripción de los tipos de datos personales incluidos en el fichero: Nombre, número de identificación fiscal y dirección.

e) Cesiones previstas de los datos: A la entidad bancaria concertada, cuando los pagos se hacen por transferencias, los datos para la realización de éstas.

A la Delegación del Ministerio de Economía y Hacienda de Madrid los datos exigidos legalmente en relación con los pagos que se realicen.

f) Organo responsable: Dirección de Asuntos Económicos.

g) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

3. Nombre del fichero: Fichero de Gestión de Personal.

a) Finalidad y usos: Gestión administrativa de personal funcionario de las Cortes Generales, así como del personal laboral, eventual y de la Administración del Estado que presta servicios en el Senado.

b) Personas cuyos datos se recogen en el fichero: Funcionarios de las Cortes Generales, personal laboral, eventual y de la Administración del Estado que presta servicios en el Senado.

c) Procedimiento de recogida de los datos: Cuestionarios, expediente personal de los interesados y resoluciones administrativas.

d.1) Estructura básica del fichero automatizado: Base de datos relacional.

d.2) Descripción de los tipos de datos personales incluidos en el fichero: Datos de identificación y otros relacionados con su expediente personal.

e) Cesiones previstas de los datos: Ninguna.

f) Organo responsable: Dirección de Gobierno Interior.

g) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

4. Nombre del fichero: Acreditaciones del Senado.

a) Finalidad y usos: Gestión de acreditaciones expedidas por la Cámara a personas que guardan una relación continuada con ésta, así como de autorización para el aparcamiento de vehículos.

b) Personas cuyos datos se recogen en el fichero: Senadores, funcionarios de las Cortes Generales, personal laboral, eventual y de la Administración del Estado que presta servicios en el Senado.

Otras personas que mantienen una relación continuada con la Cámara.

c) Procedimiento de recogida de los datos: Cuestionarios.

d.1) Estructura básica del fichero automatizado: Base de datos relacional.

d.2) Descripción de los tipos de datos personales incluidos en el fichero: Nombre, documento nacional de identidad, dirección, condición en la que se le facilita acreditación, marca, modelo, color y matrícula de los vehículos que se autorizan a estacionar en el aparcamiento del Senado.

e) Cesiones previstas de los datos: Ninguna.

f) Organo responsable: Dirección de Gobierno Interior.

g) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

5. Nombre del fichero: Acreditaciones de Prensa.

a) Finalidad y usos: Gestión de acreditaciones expedidas por la Cámara a periodistas, así como a otro personal presentado por los medios de comunicación social.

b) Personas cuyos datos se recogen en el fichero: Periodistas y otro personal presentado por los medios de comunicación social.

c) Procedimiento de recogida de los datos: Comunicación escrita de los medios.

d.1) Estructura básica del fichero automatizado: Bases de datos relacional.

d.2) Descripción de los tipos de datos personales incluidos en el fichero: Nombre, documento nacional de identidad, dirección, teléfono y medio.

e) Cesiones previstas de los datos: Ninguna.

f) Organo responsable: Servicio de Prensa.

g) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

6. Nombre del fichero: Fichero de Senadores para gestión administrativa.

a) Finalidad y usos: Tener actualizada la información sobre Senadores para gestionar los asuntos que les afectan.

b) Personas cuyos datos se recogen en el fichero: Senadores.

c) Procedimiento de recogida de los datos: Cuestionarios.

d.1) Estructura básica del fichero automatizado: Base de datos relacional.

d.2) Descripción de los tipos de datos personales incluidos en el fichero: Nombre, documento nacional de identidad, número de la Seguridad Social o MUFACE, dirección y otros datos de carácter personal.

e) Cesiones previstas de los datos: Ninguna.

f) Organo responsable: Dirección de Gobierno Interior.

g) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Temporal, durante el tiempo que existan asuntos relativos a los interesados.

7. Nombre del fichero: Fichero de Senadores para Gestión Parlamentaria.

a) Finalidad y usos: Mantener la información necesaria para realizar las tareas de apoyo administrativo a la actividad parlamentaria de la Cámara.

b) Personas cuyos datos se recogen en el fichero: Senadores.

c) Procedimiento de recogida de los datos: Cuestionarios.

d.1) Estructura básica del fichero automatizado: Base de datos relacional y documental.

d.2) Descripción de los tipos de datos personales incluidos en el fichero: Datos de identificación personal y parlamentarios, así como un breve currículum vitae facilitado por el Senador para su publicación en el momento de su acreditación.

e) Cesiones previstas de los datos: Los usuarios autorizados, tanto internos como externos, pueden consultar los datos públicos sobre Senadores al conectarse a la base de datos Gelabert.

f) Organo responsable: Dirección de Asistencia Técnico-Parlamentaria.

g) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

8. Nombre del fichero: Fichero de Iniciativas y Expedientes Parlamentarios.

a) Finalidad y usos: Mantener la información necesaria para realizar las tareas de apoyo administrativo a la actividad parlamentaria de la Cámara.

b) Personas cuyos datos se recogen en el fichero: Todas aquéllas firmantes de escritos presentados en el Registro General del Senado.

c) Procedimiento de recogida de los datos: Datos facilitados por los interesados.

d.1) Estructura básica del fichero automatizado: Base de datos relacional y documental.

d.2) Descripción de los tipos de datos personales incluidos en el fichero: Nombre y asunto de su interés.

e) Cesiones previstas de los datos: Los usuarios autorizados podrán acceder a consultar los datos públicos de este fichero al conectarse a la base de datos Gelabert.

f) Organo responsable: Dirección de Asistencia Técnico-Parlamentaria.

g) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

9. Nombre del fichero: Archivo.

a) Finalidad y usos: Almacenar la siguiente información:

1) Relación de Senadores, con datos parlamentarios y biográficos.

2) Relación de funcionarios de las Cortes Generales, personal laboral, eventual y de la Administración del Estado que presta servicios en el Senado.

3) Relación de investigadores autorizados a utilizar los fondos del archivo del Senado.

4) Relación de solicitudes documentales hechas al Archivo.

5) Relación de documentación recibida de las diferentes unidades de la Secretaría General.

b) Personas cuyos datos se recogen en el fichero: Los que se indican en el apartado sobre la finalidad del fichero.

c) Procedimiento de recogida de los datos: Comunicación administrativa y cuestionarios.

d.1) Estructura básica del fichero automatizado: Base de datos documental.

d.2) Descripción de los tipos de datos personales incluidos en el fichero: Diversos datos personales de los colectivos que se indican en el apartado sobre la finalidad del fichero.

e) Cesiones previstas de los datos: Los usuarios autorizados podrán acceder a consultar los datos públicos de este fichero al conectarse a la base de datos de archivo.

f) Organo responsable: Dirección de Estudios y Documentación.

g) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

10. Nombre del fichero: Solicitudes de Documentación Dirigidas a la Dirección de Estudios y Documentación.

a) Finalidad y usos: Recoger las solicitudes de documentación dirigidas a la Dirección de Estudios y Documentación.

b) Personas cuyos datos se recogen en el fichero: El solicitante de la documentación.

c) Procedimiento de recogida de los datos: Cuestionario.

d.1) Estructura básica del fichero automatizado: Base de datos documental.

d.2) Descripción de los tipos de datos personales incluidos en el fichero: Nombre, cargo o condición del solicitante (parlamentario, funcionario, etc.), materia objeto de la solicitud y unidad de la Dirección de Estudios y Documentación destinataria de la petición.

e) Cesiones previstas de los datos: Datos estadísticos generales.

f) Organo responsable: Dirección de Estudios y Documentación.

g) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

11. Nombre del fichero: Solicitudes de Documentación Dirigidas al Departamento de Documentación.

a) Finalidad y usos: Recoger las solicitudes de documentación dirigidas al Departamento de Documentación.

b) Personas cuyos datos se recogen en el fichero: El solicitante de la documentación.

c) Procedimiento de recogida de los datos: Cuestionario.

d.1) Estructura básica del fichero automatizado: Base de datos documental.

d.2) Descripción de los tipos de datos personales incluidos en el fichero: Nombre, cargo o condición del solicitante (parlamentario, funcionario, etc.), y materia sobre la que recaba la documentación.

e) Cesiones previstas de los datos: Ninguna.

f) Organo responsable: Dirección de Estudios y Documentación.

g) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

12. Nombre del fichero: Solicitudes de Documentación Dirigidas al Servicio de Documentación Autonómica.

a) Finalidad y usos: Recoger las solicitudes de documentación dirigidas al Servicio de Documentación Autonómica.

b) Personas cuyos datos se recogen en el fichero: El solicitante de la documentación.

c) Procedimiento de recogida de los datos: Cuestionario.

d.1) Estructura básica del fichero automatizado: Base de datos documental.

d.2) Descripción de los tipos de datos personales incluidos en el fichero: Nombre, cargo o condición del solicitante (parlamentario, funcionario, etc.), y materia sobre la que recaba la documentación.

e) Cesiones previstas de los datos: Ninguna.

f) Organo responsable: Dirección de Estudios y Documentación.

g) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

13. Nombre del fichero: Solicitudes de Documentación Dirigidas al Departamento de Estudios Comunitarios.

a) Finalidad y usos: Recoger las solicitudes de documentación dirigidas al Departamento de Estudios Comunitarios.

b) Personas cuyos datos se recogen en el fichero: El solicitante de la documentación.

c) Procedimiento de recogida de los datos: Cuestionario.

d.1) Estructura básica del fichero automatizado: Base de datos documental.

d.2) Descripción de los tipos de datos personales incluidos en el fichero: Nombre, cargo o condición del solicitante (parlamentario, funcionario, etc.), y materia sobre la que recaba la documentación.

e) Cesiones previstas de los datos: Ninguna.

f) Organo responsable: Dirección de Estudios y Documentación.

g) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

14. Nombre del fichero: Biblioteca.

a) Finalidad y usos: Almacenar la siguiente información:

1) Relación de usuarios con derecho a préstamo de obras de la biblioteca.

2) Relación de investigadores autorizados a utilizar los fondos de la biblioteca de la Cámara.

3) Gestión de los préstamos de libros y de las peticiones de información bibliográfica hechas al Departamento de la Biblioteca.

4) Fichero de proveedores.

b) Personas cuyos datos se recogen en el fichero: Investigadores, proveedores, solicitantes de préstamos de libros o peticionarios de información bibliográfica.

c) Procedimiento de recogida de los datos: Cuestionario.

d.1) Estructura básica del fichero automatizado: Base de datos relacional.

d.2) Descripción de los tipos de datos personales incluidos en el fichero: Nombre, dirección, teléfono, cargo o condición del solicitante (parlamentario, funcionario, investigador, etc.), y materia sobre la que recaba la bibliografía, obra o documento. En el caso de investigadores, además, la profesión, el tema sobre el que investiga y la finalidad de la consulta.

Nombre, dirección y teléfono del proveedor.

e) Cesiones previstas de los datos: Ninguna.

f) Organo responsable: Dirección de Estudios y Documentación.

g) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

15. Nombre del fichero: Fichero de Personas Presentadas a la Oposición de Ujieres.

a) Finalidad y usos: Realizar la gestión administrativa relacionada con las distintas fases de la oposición al Cuerpo de Ujieres de las Cortes Generales.

b) Personas cuyos datos se recogen en el fichero: Aspirantes a cubrir plazas del citado Cuerpo.

c) Procedimiento de recogida de los datos: Cuestionarios.

d.1) Estructura básica del fichero automatizado: Bases de datos relacional.

d.2) Descripción de los tipos de datos personales incluidos en el fichero: Nombre, documento nacional de identidad y el resto de los datos solicitados en la convocatoria publicada.

e) Cesiones previstas de los datos: Ninguna.

f) Organo responsable: Dirección de Gobierno Interior.

g) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Temporal, hasta que se termina la oposición y sus resultados son firmes.

16. Nombre del fichero: Control de Entrada al Senado.

a) Finalidad y usos: Almacenar información de las personas que visitan el Senado y que no tienen una acreditación permanente.

b) Personas cuyos datos se recogen en el fichero: Personas que visitan el Senado.

c) Procedimiento de recogida de los datos: Se facilitan personalmente al acceder al Senado.

d.1) Estructura básica del fichero automatizado: Bases de datos relacional.

d.2) Descripción de los tipos de datos personales incluidos en el fichero: Nombre, documento nacional de identidad, dirección, persona a la que desea visitar, hora de entrada y salida.

e) Cesiones previstas de los datos: Ninguna.

f) Organo responsable: Servicio de Seguridad.

g) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

17. Nombre del fichero: Historias Clínicas.

a) Finalidad y usos: Archivo de historias clínicas.

b) Personas cuyos datos se recogen en el fichero: Senadores, funcionarios, personal laboral, personal eventual y demás personal que presta servicio en el Senado.

c) Procedimiento de recogida de los datos: Datos recogidos verbalmente durante las consultas.

d.1) Estructura básica del fichero automatizado: Bases de datos relacional en sistema monopuesto.

d.2) Descripción de los tipos de datos personales incluidos en el fichero: Nombre, datos personales, antecedentes médicos personales y familiares, exploraciones y sus resultados y otros relacionados.

e) Cesiones previstas de los datos: Ninguna.

f) Organo responsable: Servicio Médico.

g) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

18. Nombre del fichero: Gestión de Publicaciones.

a) Finalidad y usos: Ayudar a la gestión administrativa relacionada con la edición y distribución de las publicaciones del Senado.

b) Personas cuyos datos se recogen en el fichero: Suscriptores de las publicaciones de la Cámara, clientes habituales, librerías, distribuidores, imprentas, empresas de mensajería, autores y otros colaboradores.

c) Procedimiento de recogida de los datos: Comunicación verbal de los interesados o cuestionario.

d.1) Estructura básica del fichero automatizado: Bases de datos relacional.

d.2) Descripción de los tipos de datos personales incluidos en el fichero: Nombre, dirección, número de identificación fiscal, cuenta corriente bancaria, otros datos necesarios para la facturación (IVA aplicable, recargo de equivalencia, etc.), así como otros relacionados con el proceso de facturación y gestión de cobros.

e) Cesiones previstas de los datos: Ninguna.

f) Organo responsable: Dirección de Estudios y Documentación.

g) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.