Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

La disposición adicional segunda, 2, de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal («Boletín Oficial del Estado» número 262, del 31), concedía el plazo de un año, desde su entrada en vigor, para que las Instituciones públicas responsables de ficheros automatizados ya existentes adoptaran una disposición de regulación del fichero o adaptaran la ya existente. Posteriormente, el Real Decreto-ley 20/1993, de 22 de diciembre («Boletín Oficial del Estado» número 310, del 28), prorrogó por seis meses el plazo de un año establecido en aquella disposición adicional.

Por lo expuesto, y en el uso de las facultades que le otorga la Ley Orgánica 3/1981, de 6 de abril, así como el artículo 8.º n) del Reglamento de Organización y Funcionamiento, aprobados por las Mesas del Congreso y del Senado, en su reunión conjunta de 6 de abril de 1983, el Defensor del Pueblo, oída la Junta de Coordinación y Régimen Interior, en sesión del día 28 de marzo de 1995, ha aprobado las siguientes normas:

Artículo 1.

Los ficheros automatizados del Defensor del Pueblo en los que se contienen y procesan datos de carácter personal son los siguientes:

a) Fichero de entradas.

b) Fichero de personal.

c) Fichero de control de entradas.

Artículo 2.

El fichero de entradas tiene por fin ordenar los diferentes escritos que se dirigen al Defensor del Pueblo, establecer relaciones entre ellos y entre los expedientes a que den lugar y permitir el seguimiento de los trámites realizados en cada uno, asignando al escrito o expediente que corresponda las entradas y salidas que se produzcan.

En este fichero, con un sistema de bases de datos relacionales, se contienen los relativos a nombre, apellidos y domicilio que deben figurar en los escritos que los interesados dirijan al Defensor del Pueblo, de acuerdo con el artículo 15.1 de la Ley Orgánica 3/1981, de 6 de abril. Asimismo, figuran los relativos al sexo, número de documento nacional de identidad y teléfono, si tales datos figuran en los escritos remitidos por los interesados.

Artículo 3.

El fichero automatizado de personal tiene por finalidad la ordenación de las funciones propias de la Secretaría General del Defensor del Pueblo.

El procedimiento de recogida de datos tiene lugar en base a la documentación aportada por el personal en el momento de su nombramiento o contratación por la Institución para su expediente.

Artículo 4.

El fichero automatizado de control de entradas tiene como finalidad garantizar la seguridad del edificio sede de la Institución y la de las personas que prestan servicios en ella. Figuran en él los siguientes datos de todas las personas que accedan a su interior:

a) Nombre, apellidos y domicilio del visitante.

b) Número del documento nacional de identidad.

c) Persona de la Institución a la que visita.

d) Hora de entrada y de salida.

Estos datos se recogen previa información al afectado respecto a quien es el responsable del fichero a efectos del posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación.

Artículo 5.

No está prevista la cesión de datos del fichero de entradas, ni del fichero de control de acceso.

En su caso y en su día, del fichero de personal a que se refiere el número 1. b), podrían facilitarse a las entidades bancarias, previa conformidad con los afectados, los datos imprescindibles para el abono por transferencia bancaria de las retribuciones del personal.

Artículo 6.

1. Los datos registrados en el fichero de quejas se conservan indefinidamente.

2. Los datos recogidos en el fichero automatizado de personal se conservarán hasta pasados cinco años desde el 31 de diciembre del año en el que la persona afectada haya cesado o causado baja como personal al servicio del Defensor del Pueblo.

3. Los datos registrados en el fichero automatizado de control de acceso se cancelan a los tres meses.

Artículo 7.

Los datos de carácter personal registrados en los ficheros automatizados del Defensor del Pueblo a los que se refiere el número 1 del artículo 6, sólo serán utilizados para los fines expresamente previstos y por personal debidamente autorizado.

Artículo 8.

La responsabilidad sobre los ficheros automatizados corresponde, bajo la autoridad del Defensor del Pueblo, al Secretario general, sin perjuicio de la responsabilidad directa que, en la gestión y custodia de los ficheros, corresponde al Jefe de cada una de las correspondientes áreas o servicios. Los derechos de acceso, rectificación y cancelación podrán ejercerse, en su caso, ante la Secretaría General del Defensor del Pueblo, en la sede de la Institución, calle de Eduardo Dato, número 31, 28010 Madrid.

La presente resolución entrará en vigor el mismo día de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 28 de marzo de 1995.-El Defensor del Pueblo, Fernando Alvarez de Miranda y Torres.