Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

El artículo 18 de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del tratamiento automatizado

de los datos de carácter personal, establece que la creación, modificación o supresión de los ficheros automatizados de las Administraciones Públicas sólo podrá hacerse por medio de disposición general publicada en el «Boletín Oficial del Estado» o diario oficial correspondiente.

A su vez el artículo 24.1.d) del Real Decreto 428/1993, de 26 de marzo, por el que se aprueba el Estatuto de la Agencia de Protección de Datos, dispone la inscripción en el Registro General de Protección de Datos, recogido en el artículo 23 del mismo Real Decreto, de los ficheros automatizados que contengan datos personales y de los cuales sean titulares las sociedades estatales y entes del sector público a que se refiere el artículo 6 de la Ley General Presupuestaria.

El Consejo Económico y Social considera necesario, para el adecuado ejercicio de su actividad, disponer de soportes informáticos para el tratamiento de datos referidos a sus miembros y a su personal, a los titulares o representantes legales de las empresas proveedoras de obras, servicios y suministros, y a otras personas con las que mantiene o puede llegar a mantener relaciones contractuales o negociales, como los autores de obras editadas por el Consejo, los candidatos que se presentan a sus convocatorias de premios, becas o selección de personal, las personas que participan en cursos y otras actividades organizadas por el Consejo, los suscriptores y receptores gratuitos de sus publicaciones o los usuarios de sus servicios de documentación.

En virtud de ello, he tenido a bien disponer:

Primero.-El Consejo Económico y Social constituirá un sistema de información para la gestión que podrá contener datos de carácter personal referidos a sus miembros y su personal, sus proveedores, los participantes en convocatorias y en actividades institucionales y los usuarios de sus servicios. En este sistema se registrarán, mediante soporte informático, los datos personales que en cada caso, y de acuerdo con la finalidad para la que los datos se hayan obtenido, resulten adecuados y pertinentes y sean estrictamente necesarios para la adecuada gestión de las actividades del Consejo.

El sistema de información podrá organizarse, a efectos de su gestión, en módulos diferenciados según el colectivo al que los datos se refieran, la unidad administrativa encargada de recabar y registrar los datos y la naturaleza de la relación con el Consejo que motive la inclusión de los datos en el sistema.

Segundo.-La finalidad única del sistema de información será facilitar la gestión de las actividades y de los servicios del Consejo. Se prevén los siguientes usos:

Gestión económica y de contratación.

Administración y gestión de personal.

Gestión y distribución de publicaciones.

Gestión de servicios documentales.

Gestión de actividades institucionales.

Otros usos vinculados a la gestión de las actividades y servicios del Consejo.

Tercero.-Los datos de carácter personal que hayan de solicitarse a las personas susceptibles de ser incluidas en el sistema de información se recogerán a través de formularios en los que constará expresamente la existencia del sistema de información, la finalidad para la que se recogen los datos, el carácter obligatorio o facultativo de la respuesta, las consecuencias de la obtención de datos o de la negativa a suministrarlos, la posibilidad de ejercer los derechos de acceso, rectificación y cancelación y la identidad y dirección del responsable del fichero.

En el sistema de información sólo podrán registrarse sin que medie solicitud expresa de datos concernientes a personas identificadas o identificables cuando tales datos se generen como resultado natural y directo de las relaciones entre las personas incluidas en el sistema de información y el Consejo, y sean necesarios para el normal desarrollo de tales relaciones.

Los datos serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual se recabaron o registraron. No se conservarán datos en forma que permita la identificación del interesado durante un período superior al necesario para los fines que motivaron su registro.

Cuarto.-Los responsables de la gestión de cada uno de los módulos del sistema adoptarán las medidas que resulten necesarias para asegurar que los datos automatizados de carácter personal existentes se usan para las finalidades para las que hayan sido recogidos, que son las que se concretan en esta Resolución.

Quinto.-Las personas cuyos datos hayan sido incluidos en el sistema de información pueden ejercitar su derecho de acceso, rectificación y cancelación de datos, cuando proceda, ante la unidad responsable de la gestión de cada módulo, que se concreta en el apartado octavo de esta Resolución.

Sexto.-La estructura básica del sistema de información será la siguiente:

I. Bloque general de identificación:

Nombre y apellidos.

Dirección postal y/o telefónica para comunicaciones y envíos.

Naturaleza de la relación con el Consejo.

II. Datos necesarios para el cumplimiento de las relaciones con el Consejo (cuando procedan).

Número de documento nacional de identidad, número de identificación fiscal, afiliación a la Seguridad Social, etcétera.

Datos para domiciliación bancaria de pagos y/o cobros.

Registro de fechas, hechos o circunstancias significativas para la relación con el Consejo.

Séptimo.-No se prevén cesiones de los datos de carácter personal registrados en el sistema de información.

Octavo.-La responsabilidad global de la gestión del sistema de información queda confiada al Secretario general del Consejo. Los servicios y unidades dependientes del Secretario general, responsables de la gestión de los diferentes módulos del sistema de información, ante los que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación, son los siguientes:

La Dirección de Documentación y Apoyo a los Organos del Consejo, para los datos de identificación referidos a miembros del Consejo y los relacionados con la gestión de los servicios de documentación.

La Dirección Económico-Administrativa, para los datos relacionados con la gestión económica y los referidos al personal del Consejo, los participantes en convocatorias de selección y los proveedores de obras, servicios y suministros.

La Dirección de Relaciones Institucionales y Publicaciones, para los datos referidos a participantes en actividades y convocatorias institucionales y los relacionados con la gestión y distribución de publicaciones.

Madrid, 31 de octubre de 1994.-El Presidente del Consejo, Federico Durán López.