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La disposición adicional segunda de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal, establece que, dentro del año siguiente a su entrada en vigor, las Administraciones Públicas responsables de ficheros de este carácter ya existentes deberán adoptar una disposición reguladora de los mismos cuando carezcan de regulación o adaptar la que existiera.

Por otra parte, el Real Decreto-ley 20/1993, de 22 de diciembre, prorrogó por seis meses el plazo de un año al que se ha hecho referencia.

En su virtud, y de conformidad con la disposición adicional segunda de la citada Ley y el Real Decreto 221/1987, de 20 de febrero, he resuelto:

Primero.-Los ficheros automatizados con datos de carácter personal de esta Universidad, existentes a la entrada en vigor de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, que se regulen por esta disposición, de conformidad con el artículo 18 de la Ley citada, son los que se relacionan en el anexo de esta Resolución.

Segundo.-Los responsables de los ficheros automatizados de referencia adoptarán las medidas que resulten necesarias para asegurar que los datos automatizados de carácter personal existentes se usan para las finalidades para los que fueron recogidos, que son las que se concretan en esta Resolución.

Tercero.-Los afectados de los ficheros automatizados mencionados pueden ejercitar su derecho de acceso, rectificación y cancelación de datos, cuando proceda, ante el órgano que para cada fichero automatizado se concreta en esta Resolución.

Cuarto.-Los responsables de los ficheros automatizados advertirán expresamente a los cesionarios de datos de carácter personal de su obligación de dedicarlos exclusivamente a la finalidad para la que se ceden, de conformidad con el artículo 11.5, en relación con el 4.2, de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal.

Quinto.-La presente Resolución entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Burgos, 5 de febrero de 1997.-El Rector, Marcos Sacristán Represa.

ANEXO

Número 1. Fichero automatizado de alumnos.

1. Finalidad: Gestión académico-administrativa de las distintas enseñanzas superiores en la Universidad.

2. Uso: Enseñanza Universitaria.

3. Personas o colectivo sobre los que se pretende obtener datos o resultar obligados a suministrarlos:

Alumnos que solicitan preinscripción de matrícula.

Alumnos que se matriculan en Selectividad.

Alumnos que se matriculan en los distintos ciclos.

Alumnos peticionarios de becas.

Alumnos con derecho a la expedición de títulos.

4. Procedimiento de recogida de datos: Modelos e impresos normalizados cumplimentados por el propio interesado.

5. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos contenidos en el mismo:

Estructura de base de datos relacional.

Tipo de datos:

De carácter identificativo.

De características personales.

Académicas y profesionales.

Económico-financieros.

Transacciones.

6. Lesiones de datos que se prevén:

Entidades bancarias.

Ministerio de Educación y Cultura.

Empresas de grabación de datos.

7. Responsable del fichero: Gerente de la Universidad.

8. Órgano ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación: Gerente de la Universidad.

Número 2. Fichero automatizado de personal.

1. Finalidad: Gestión administrativa del personal docente y PAS de la Universidad.

2. Uso:

Gestión del expediente administrativo.

Cálculo de nómina y Seguridad Social.

Cursos de formación.

Gestión sancionadora.

Procedimientos administrativos.

Permisos y licencias.

3. Personal o colectivo sobre los que se pretende obtener datos o resultar obligado a suministrarlos:

Personal docente.

Personal de administración, funcionario y laboral.

4. Procedimiento de recogida de datos: Declaraciones e impresos normalizados cumplimentados por el propio interesado en soporte papel, soporte magnético o vía telemática.

5. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos contenidos en el mismo:

Estructura de base de datos relacional.

Tipo de datos:

De carácter identificativo.

De carácter personal.

De circunstancias sociales.

Académicas y profesionales.

De detalles de empleo y carrera administrativa.

De transacciones.

6. Cesiones de datos que se prevén:

Instituto Nacional de la Seguridad Social.

Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Ministerio de Educación y Cultura.

Registro Central de Personal.

Entidades bancarias.

7. Responsable del fichero: Gerente de la Universidad.

8. Órgano ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación: Gerente de la Universidad.

Número 3. Fichero automatizado de contabilidad.

1. Finalidad: Gestión económica y financiera. Contabilidad presupuestaria.

2. Uso:

Gestión de proveedores.

Gestión tributaria y de recaudación.

Gestión de patrimonio.

3. Personal o colectivo sobre los que se pretende obtener datos o resultar obligados a suministrarlos:

Personal docente y PAS.

Proveedores.

4. Procedimiento de recogida de datos: Declaraciones y formularios en soporte papel, soporte magnético y vía telemática.

5. Estructura lógica del fichero automatizado y descripción de los datos contenidos en el mismo:

Ficheros automatizados convencionales y bases de datos relacionales.

Tipo de datos:

De carácter identificativo.

De información comercial.

Económico-financiero.

Transacciones.

6. Cesiones de datos que se prevén:

Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Entidades financieras colaboradoras con la Universidad.

Ministerio de Educación y Cultura.

7. Responsable del fichero: Gerente de la Universidad.

8. Órgano ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación: Gerente de la Universidad.