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A los efectos de dar publicidad a la Instrucción reguladora del uso del sistema de actuación administrativa automatizada en la gestión ordinaria y procedimientos administrativos de la Autoridad Portuaria de Barcelona, aprobada por el Consejo de Administración de la Autoridad Portuaria de Barcelona en su sesión ordinaria celebrada el pasado 19 de julio de 2023, se dispone la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de la citada Instrucción, cuyo texto se inserta a continuación.

Barcelona, 24 de julio de 2023.–El Presidente, Josep Lluís Salvador i Tenesa.

INSTRUCCIÓN REGULADORA DEL USO DEL SISTEMA DE ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA AUTOMATIZADA EN LA GESTIÓN ORDINARIA Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA AUTORIDAD PORTUARIA DE BARCELONA

PREÁMBULO

I. Las Leyes 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (en adelante, «Ley 39/2015») y 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (en adelante, «Ley 40/2015») regulan cuestiones en las cuales interviene el uso de la firma electrónica como el elemento que tiene que garantizar la responsabilidad, la seguridad, la accesibilidad y la integridad de las actuaciones de las partes en el procedimiento administrativo.

II. La Ley 40/2015 prevé en su artículo 41 que la actuación administrativa se puede realizar de manera automatizada. Concretamente, el artículo 41.1 de la misma Ley entiende por actuación automatizada cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una administración pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de manera directa un empleado público.

A su vez, el artículo 41.2 de la Ley 40/2015 establece que en caso de actuación administrativa automatizada debe establecerse previamente el órgano o los órganos competentes, según los casos, para definir las especificaciones, la programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad del sistema utilizado para la realización de la actividad administrativa de manera automatizada y, si es necesario, la auditoría del sistema de información y de su código fuente. Asimismo, se indicará el órgano que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación del acto administrativo efectuado de forma automatizada. Todo ello teniendo en cuenta los sistemas de firma para la actuación administrativa automatizada que se indican en el artículo 42 de esta misma Ley.

Por último, el artículo 88.4 de la Ley 39/2015 indica que la resolución del procedimiento se dictará electrónicamente y garantizará la identidad del órgano competente, así como la autenticidad e integridad del documento que se formalice mediante el uso de alguno de los instrumentos que prevé la ley.

III. En ese mismo sentido, el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos regula asimismo la actuación administrativa automatizada en su artículo 13 al señalar que en el ámbito estatal la determinación de una actuación administrativa como automatizada se autorizará por resolución del titular del órgano administrativo competente por razón de la materia o del órgano ejecutivo competente del organismo o entidad de derecho público, según corresponde, y se publicará en la sede electrónica o sede electrónica asociada. La resolución expresará los recursos que procedan contra la actuación, el órgano administrativo o judicial, en su caso, ante el que hubieran de presentarse y plazo para interponerlos, sin perjuicio de que las personas interesadas puedan ejercitar cualquier otro que estimen oportuno y establecerá medidas adecuadas para salvaguardar los derechos y libertades y los intereses legítimos de las personas interesadas. Y, más adelante, en su artículo 20 señala que cada Administración Pública podrá determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica, que son coincidentes con los ya señalados en la Ley 40/2015 (en su artículo 42): a) Sello electrónico de Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica; y, b) Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.

IV. La posibilidad de que la Administración pueda resolver un procedimiento de forma automatizada está, por tanto, reconocida legalmente y representa una fuente de ahorro en recursos públicos y en tiempo del ciudadano, dado que permite reducir los tiempos de respuesta a las solicitudes presentadas por los ciudadanos, así como mitigar las cargas de trabajo administrativas relacionadas con determinadas gestiones para las que, por sus especiales características, resulta conveniente incorporar su automatización. Sin embargo, es importante respetar la salvaguarda de los derechos de las personas que representa el cumplimiento estricto del procedimiento administrativo.

V. Para mantener las garantías del procedimiento administrativo, conforme a lo previsto en ambas normas, y considerado que la actuación administrativa automatizada únicamente puede ser utilizada para cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una administración pública pero que no precisa de la intervención directa de un empleado público, cabe limitar el uso de la actuación administrativa automatizada a aquellas actuaciones que:

– Constituyan meros actos de constancia, como puede ser la certificación del contenido de las bases de datos de la Autoridad Portuaria de Barcelona, o el testimonio de que se ha producido una actuación a través de un sistema informático, como puede ser la presentación de una solicitud en el registro de entrada de esta entidad.

– Constituyan actos de mera instrucción o de trámite dentro de un procedimiento administrativo, en los cuales un sistema informático realiza de manera automática actuaciones que no comporten la toma de ninguna decisión, como puede ser la de tramitar la notificación de una resolución administrativa.

– Constituyan actos que contienen declaraciones de voluntad, pero siempre que éstas se fundamenten en la evaluación de un conjunto de criterios plenamente objetivables e identificados públicamente, de tal manera que el sentido de la resolución pueda ser previsto por el usuario antes incluso de presentar su solicitud. Se trata, por tanto, de actos administrativos de contenido y carácter claramente reglado.

VI. Por otra parte, con carácter previo a la puesta en producción del sistema que deba permitir la actuación administrativa automatizada, como ya se ha dicho, será necesario aprobar mediante resolución los criterios a aplicar y designar a la persona o área responsable de la supervisión del funcionamiento de dicho sistema.

En consecuencia, según lo previsto en el artículo 41 de la Ley 40/2015, esta Instrucción pretende regular los parámetros básicos conforme a los cuales esta entidad podrá proceder al uso, en el ámbito de los procedimientos seguidos por la Autoridad Portuaria de Barcelona, de los mecanismos de actuación administrativa automatizada.

Para ello, se establecerá en esta instrucción cuál debe ser el procedimiento que deberá seguirse para posibilitar el uso de esos mecanismos de actuación administrativa automatizada a partir de la necesaria definición y aprobación de las especificaciones técnicas, los criterios aplicar, el programa o aplicación necesaria a partir de la cual se efectuará dicha actuación automatizada, los sellos electrónicos a utilizar en cada caso y los sistemas de supervisión y mantenimiento de dichos mecanismos de actuación administrativa automatizada, así como los órganos responsables a quienes cabe imputar, a efectos de su impugnación, la actividad administrativa automatizada.

VII. La Instrucción se estructura en dos títulos y una disposición final.

En el título primero, denominado «Disposiciones generales», se definen el objeto, ámbito de aplicación de la norma y la definición de actuación administrativa automatizada.

El título segundo recoge los «Requisitos para la aplicación de actuación administrativa automatizada», en los que se definen los requisitos organizativos y de procedimiento que deben cumplirse para que un tipo de procedimiento se pueda resolver utilizando estos mecanismos.

La disposición final única prevé la entrada en vigor de la instrucción.

Finalmente, la instrucción cuenta con dos anexos: el anexo I, que incluye los aspectos que deben incorporarse en cualquier resolución que sea adoptada para la aprobación del uso de un sistema de actuación administrativa automatizada para una materia concreta; y, un segundo anexo (anexo II) que muestra el modelo de pie de firma que deben contener todos los documentos generados a través de actuación administrativa automatizada.

TÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto.

La presente instrucción tiene por objeto regular los parámetros bajo los cuales la Autoridad Portuaria de Barcelona acudirá al uso de mecanismos de actuación administrativa automatizada en las actuaciones derivadas de su gestión ordinaria y en los procedimientos administrativos que se tramiten en la Autoridad Portuaria de Barcelona.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

1. Esta norma se aplicará a los procedimientos administrativos que se tramiten en el ámbito de la Autoridad Portuaria de Barcelona, así como a los actos de mera gestión ordinaria, propios de la actividad habitual de esta entidad, que sean susceptibles de ser tramitados y resueltos a través de sistemas de actuación administrativa automatizada.

2. Para que un procedimiento o actuación administrativa pueda ser resuelto o adoptado mediante mecanismos de actuación administrativa automatizada, deberá poder ser incluido o responder a uno de los tres tipos de actos que se describen a continuación:

a) Actos administrativos de mera constancia o constatación: Se considerará acto de mera constancia el que se limite a certificar hechos o actuaciones que se produzcan en los entornos electrónicos de la Autoridad Portuaria de Barcelona (como puede ser, por ejemplo, la entrada o salida del registro electrónica de esta Autoridad Portuaria de determinada petición o información), o a certificar información que conste en los archivos o expedientes o en los sistemas informáticos de la Autoridad Portuaria de Barcelona, esto es, que se deriven de una mera búsqueda parametrizada y predefinida de determinados campos de información, en los archivos o entornos electrónicos de la Autoridad Portuaria de Barcelona (como puede ser, por ejemplo, la emisión de certificado de estar al corriente en el pago de deudas frente a esta Autoridad Portuaria), sin que del resultado de ninguna de dichas actuaciones puedan generarse nuevos derechos u obligaciones para el organismo público ni para las personas interesadas.

b) Actos de mera instrucción o de trámite, en los cuales un sistema informático realiza de manera automática actuaciones vinculadas a la mera ordenación e instrucción de un procedimiento administrativo pero que no comporten la toma de ninguna decisión.

Así, se considerarán actos de mero trámite el traslado de comunicaciones o notificaciones entre partes del procedimiento, la generación de copias de documentos u otras actuaciones similares a las anteriores limitadas a la gestión de la documentación administrativa.

c) Actos de declaración de voluntad que se resuelvan atendiendo a criterios objetivos, aprobados formalmente y publicados, y que se aplican sobre información que es o pueda ser conocida previamente por la persona interesada. Se trata, por tanto, de actos de contenido claramente reglado y que, en cualquier caso, no requieran de la intervención de un empleado público para su resolución.

3. Para que un acto pueda realizarse mediante mecanismos de actuación administrativa automatizada será necesario asimismo que se haya aprobado específicamente la aplicación de estos mecanismos a ese acto en concreto, quedando designados tanto los criterios a aplicar como las personas o áreas responsables de su diseño, mantenimiento y supervisión, según se establece en el artículo 3 de esta instrucción.

TÍTULO II

Requisitos para la aplicación de la actuación administrativa automatizada

Artículo 3. Habilitación para cada procedimiento.

1. La aplicación de sistemas de actuación administrativa automatizada a un procedimiento administrativo concreto será aprobada mediante resolución adoptada por parte del órgano competente para la resolución del procedimiento en cuestión o, en su caso, del órgano en quien haya sido delegado el ejercicio de la correspondiente competencia.

En caso de tratarse de actos o actuaciones de mera constancia o constatación, susceptibles de ser tramitados mediante mecanismos de actuación administrativa automatizada, corresponderá al Director General de la APB la adopción de la correspondiente resolución habilitadora del uso de dichos sistemas.

2. La propuesta de aprobación de la actuación administrativa automatizada deberá acompañarse del correspondiente análisis previo de viabilidad, que deberá ser suscrito conjuntamente por la Subdirección, área o departamento responsable de la definición de las especificaciones técnicas y funcionales que debe cumplir la solución informática que permita realizar dicha actuación de manera automatizada, y por la Subdirección, área o departamento responsable del diseño, programación, mantenimiento y supervisión de dicha aplicación o programa informático.

3. En la resolución de aprobación del uso de dicho sistema deberá establecerse, como mínimo, los siguientes aspectos que constan referidos en el anexo I de la presente instrucción y que son, entre otros, los siguientes:

a) La identificación del procedimiento y actuación concreta que podrán tramitarse por este método.

b) La subdirección, área o departamento de la Autoridad Portuaria de Barcelona que será responsable de las especificaciones técnicas y funcionales que debe cumplir la solución informática que permitirá la actuación administrativa automatizada.

c) La subdirección, área o departamento de la Autoridad Portuaria de Barcelona que será responsable de diseñar, programar, mantener y supervisar el funcionamiento de la solución, que puede ser el mismo que el anterior.

d) La subdirección, área o departamento que será responsable del control de calidad y, en su caso, de la auditoria de la solución informática.

e) El órgano de la Autoridad Portuaria de Barcelona a quien se atribuye la responsabilidad de la actuación, a efectos de su posible impugnación.

4. En caso de que se produzcan cambios organizativos, las referencias a los órganos responsables que se realicen en el acto de aprobación de la actuación administrativa automatizada se entenderán realizadas al órgano que en cada caso ostente la competencia en la materia a la que se refiera la actuación. Cuando tal identificación no fuera precisa, deberá procederse a la modificación del acto de aprobación de la actuación administrativa automatizada para adaptarlo a los cambios organizativos producidos.

5. En la sede electrónica de la Autoridad Portuaria de Barcelona constará publicada la lista actualizada de procedimientos sujetos a actuación administrativa automatizada, con su correspondiente regulación aprobada, en la que quedarán definidos, como mínimos, los aspectos anteriormente definidos y los que constan igualmente descritos en el artículo 4 siguiente.

Artículo 4. Desarrollo de los procedimientos automatizados.

1. Con carácter previo a la puesta en producción y aprobación de un sistema de actuación administrativa automatizada, la subdirección, área o departamento responsable del diseño de la solución que debe permitir la actuación administrativa automatizada deberá definir los siguientes elementos:

a) La plataforma o sistema que tramitará el procedimiento y el canal a través del cual se accederá al mismo.

b) La manera como se realizarán periódicamente auditorías y revisiones del código utilizado, según se establece en el artículo 7.

c) Los mecanismos de firma electrónica que se utilizarán, según se establece en el artículo 6.

d) En caso de que para la actuación afectada sea necesaria la toma de una decisión, deberá establecer también:

i. Los criterios objetivos en base a los cuales se tomará tal decisión.

ii. La manera como se llevará a cabo la actualización o revisión de dichos criterios, así que como los mecanismos a través de los cuáles se publicará cualquier modificación de estos.

iii. Los recursos que se pongan a disposición de los interesados para evaluar si cumplen los requisitos que se establezcan.

2. La modificación de las decisiones adoptadas en relación con los aspectos identificados en el apartado anterior se adoptará mediante resolución del mismo órgano que aprobó originalmente el despliegue del procedimiento automatizado.

Artículo 5. Acceso a los sistemas de actuación administrativa automatizada.

1. En aquellos procedimientos sujetos a actuación administrativa automatizada que se inicien a instancia de los interesados, los usuarios podrán acceder a los sistemas de actuación administrativa automatizada a través de la sede electrónica de la Autoridad Portuaria de Barcelona, y también a través de cualquier otro medio de tramitación electrónica que la Autoridad Portuaria de Barcelona ponga a su disposición.

2. El entorno en el que se despliegue el sistema de actuación administrativa automatizada permitirá la identificación segura de la Autoridad Portuaria de Barcelona mediante un certificado de servidor o de sede electrónica.

3. En dicho entorno estará también disponible la descripción de cada procedimiento de actuación administrativa automatizada que se efectuará en el marco de dicho entorno, según establece el artículo 4.2.

Artículo 6. Mecanismos de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada.

1. La actuación administrativa automatizada se recogerá en todo caso en un documento electrónico que se pondrá a disposición del interesado.

El documento electrónico señalado en el apartado anterior estará firmado con un certificado electrónico de sello asociado a la Autoridad Portuaria de Barcelona o del órgano a cuya competencia corresponda la actuación en concreto.

2. En aquellos casos en que se prevea la necesidad de emitir copias en soporte papel del documento electrónico, se podrá prever la incorporación de un Código Seguro de Verificación que permita su verificación posterior en la sede electrónica de la Autoridad Portuaria de Barcelona.

3. En los documentos generados a través de un sistema de actuación administrativa automatizada deberá incorporarse necesariamente el correspondiente pie de firma que sea indicativo de que el documento ha sido generado a través de esa vía actuación automatizada. Se incorpora como anexo II el modelo de pie de firma a seguir.

Artículo 7. Auditoría del sistema.

Con una periodicidad mínima bienal, los responsables de mantenimiento de la aplicación o, en su caso, la persona o área designada en la resolución que apruebe la actuación administrativa automatizada realizará una auditoría para verificar el correcto funcionamiento del sistema y su actualización tecnológica.

Disposición final única. Entrada en vigor.

Esta instrucción entrará en vigor el día siguiente de la publicación en el «Boletín Oficial del Estado». Asimismo, la presente Instrucción deberá ser publicada en la sede electrónica de la Autoridad Portuaria de Barcelona y en su Portal de Transparencia.

ANEXO I

Estructura de la tabla y ficha/formulario a seguir para la definición del sistema de actuación administrativa automatizada

Tabla del procedimiento

Identificación del procedimiento	Título del procedimiento (de manera que sea fácilmente identificativo).
Objeto.	Describir el objeto de la actuación administrativa automatizada. Describir, en su caso, las funciones de fe pública ejercidas. Si corresponde añadirlo: Quedan excluidas de la actuación administrativa automatizada (describir las excluidas por razones materiales, temporales, técnicas o de otro tipo).
Persona o área responsable que define las especificaciones funcionales de la solución informática.	Subdirección, área o departamento a quien corresponde tramitar el procedimiento o expediente, que deberá definir los requisitos funcionales y técnicos que debe cubrir la solución o aplicación informática.
Persona o área responsable de la programación, mantenimiento y supervisión de la solución informática.	Dirección de Sistemas de Información, o, la que corresponda, en su caso.
Persona o área responsable del control de calidad y la auditoria de la solución informática.	La Dirección de Auditoría Interna y/o Dirección de Sistemas de Información, o a quien corresponda en cada caso.
Persona o área responsable de la actuación, a efectos de impugnación.	Órgano competente a quien debe imputarse la actuación administrativa automatizada.

Ficha/formulario del procedimiento

Identificación del procedimiento	Título del procedimiento (debe incorporar su objeto, de manera que sea fácilmente identificativo)
Plataforma o Sistema / Canal de acceso.	Solución o aplicación informática a través del cual se efectúa el sistema de actuación administrativa automatizada.
Método de Auditoria.	Cuáles son los sistemas predefinidos a partir de los que se hará un seguimiento o auditoría del uso correcto de dicho sistema.
Mecanismos de firma.	Podrá tratarse, según el caso, de un certificado electrónico de sello asociado a la Autoridad Portuaria de Barcelona o del órgano a cuya competencia corresponda la actuación en concreto.
En caso de que el procedimiento incluya una decisión automatizada:
Criterios objetivos.	Determinar el proceso de automatización y los criterios objetivos a partir de los cuales el sistema utilizado genera el documento.
Actualización de los criterios.	Se revisará/actualizará con los cambios en la normativa que sean de aplicación.
Mecanismos de publicidad.	Sede electrónica de la Autoridad Portuaria, como mínimo.
Recursos facilitados.	En su caso, los que sean necesarios; en principio, no se requiere porque la normativa es pública.

ANEXO II

Pie de firma a incorporar en los documentos que se generen por vía de la actuación administrativa automatizada

Acto administrativo adoptado a través de un sistema de actuación administrativa automatizada y sellado electrónicamente al amparo de la Resolución del [XXX] de la Autoridad Portuaria de Barcelona adoptada en fecha [XXX], con fundamento y de acuerdo con lo previsto en la Instrucción reguladora del uso del sistema de actuación administrativa automatizada en la gestión ordinaria y procedimientos administrativos de la Autoridad Portuaria de Barcelona, aprobada por el Consejo de Administración de la APB en fecha [XXX].

La validez y autenticidad de dicho documento, así como del certificado electrónico usado para su firma, pueden ser verificados en la siguiente URL:

https://seu.portdebarcelona.gob.es