Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

MEDIANTE ORDEN DE 16 DE ENERO DE 1984 SE REGULO PROVISIONALMENTE, HASTA TANTO SE DICTASE LA LEY PREVISTA EN EL ARTICULO 105, B), DE LA CONSTITUCION, EL DERECHO DE LOS CIUDADANOS AL ACCESO, CON FINES DE INVESTIGACION, A LOS ARCHIVOS QUE CUSTODIAN FONDOS DOCUMENTALES DE ESTE DEPARTAMENTO.

UNA VEZ PROMULGADA LA LEY DEL PATRIMONIO HISTORICO ESPAÑOL, CUYO ARTICULO 57 ESTABLECE LOS PRINCIPIOS BASICOS QUE HAN DE REGIR EL EJERCICIO DE TAL DERECHO, SE HACE NECESARIO ACOMODAR A LOS POSTULADOS DE LA MISMA EL CONTENIDO DE LA CITADA ORDEN.

EN SU VIRTUD, HE TENIDO A BIEN DISPONER:

PRIMERO. LA DOCUMENTACION CUSTODIADA EN EL ARCHIVO GENERAL DE ESTE MINISTERIO Y LA PROCEDENTE DEL MISMO DEPOSITADA EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACION PODRAN SER OBJETO DE CONSULTA PARA FINES DE INVESTIGACION, EN LOS TERMINOS Y CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN LA PRESENTE ORDEN.

SEGUNDO. 1. SOLO PODRAN SER CONSULTADOS, A LOS FINES INDICADOS EN LA NORMA ANTERIOR, LOS DOCUMENTOS DE CARACTER HISTORICO Y LOS EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS SOBRE LOS QUE HAYA RECAIDO RESOLUCION DEFINITIVA Y ESTA HAYA DEVENIDO FIRME, SIEMPRE QUE HAYAN PRODUCIDO EN LA DEPENDENCIA QUE LOS HA ELABORADO O TRAMITADO LA TOTALIDAD DE SUS EFECTOS.

2. LAS DISTINTAS DEPENDENCIAS DEL DEPARTAMENTO DEBERAN REMITIR TALES EXPEDIENTES AL ARCHIVO GENERAL DEL MISMO EN EL PLAZO MAXIMO DE CINCO AÑOS A CONTAR DESDE LA FIRMEZA DE AQUELLOS. LOS ENVIOS SE EFECTUARAN CON LA PERIODICIDAD Y EN LAS CONDICIONES QUE ESTABLEZCA LA DIRECCION DEL CITADO ARCHIVO.

NO OBSTANTE, CUANDO LA INDOLE DE LOS DOCUMENTOS ASI LO ACONSEJE, DICHOS EXPEDIENTES PODRAN CONSERVARSE EN LA RESPECTIVA DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA SIEMPRE QUE ASI LO ACUERDE EL JEFE DE LA MISMA, PREVIO INFORME FAVORABLE DEL ARCHIVO GENERAL DEL DEPARTAMENTO. EL MISMO REGIMEN SE SEGUIRA CON AQUELLAS SERIES DOCUMENTALES QUE POR RAZON DE SU FRECUENTE CONSULTA CONVENGA CONSERVAR EN LA DEPENDENCIA QUE LAS PRODUCE O TRAMITA.

3. EL ARCHIVO GENERAL DE ESTE MINISTERIO DETERMINARA LOS PLAZOS Y REQUISITOS DE REMISION DE LA DOCUMENTACION DE LAS REPRESENTACIONES Y CONSULADOS EN EL EXTERIOR AL CITADO ARCHIVO O DIRECTAMENTE AL ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACION.

EN ESTE ULTIMO SUPUESTO LA FIJACION DE TALES EXTREMOS SE HARA CONJUNTAMENTE POR AMBOS ARCHIVOS.

TERCERO. 1. LA REMISION DE LA DOCUMENTACION DEL ARCHIVO GENERAL DEL DEPARTAMENTO AL ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACION SE AJUSTARA A LAS NORMAS ESTABLECIDAS CON CARACTER GENERAL EN EL REAL DECRETO 914/1989, DE 8 DE MAYO.

2. LA DOCUMENTACION RELATIVA A LOS EXPEDIENTES EN TRAMITE SOLO PODRA SER CONSULTADA POR LAS PERSONAS Y EN LOS TERMINOS ESTABLECIDOS EN EL ARTICULO 62 DE LA LEY DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO.

CUARTO. SERA DE LIBRE CONSULTA LA DOCUMENTACION DEPOSITADA EN LOS ARCHIVOS INDICADOS EN LA NORMA PRIMERA, CON EXCEPCION DE LOS DOCUMENTOS QUE:

A) NO DEBAN SER PUBLICAMENTE CONOCIDOS POR DISPOSICION EXPRESA DE LA LEY.

B) AFECTEN A MATERIAS CLASIFICADAS DE ACUERDO CON LA LEY.

C) PUEDAN ENTRAÑAR RIESGOS PARA LA SEGURIDAD Y LA DEFENSA DEL ESTADO O LA AVERIGUACION DE LOS DELITOS, EN CASO DE DIFUNDIRSE SU CONTENIDO.

D) CONTENGAN DATOS PERSONALES DE CARACTER POLICIAL, PROCESAL, CLINICO O DE CUALQUIER OTRA INDOLE QUE PUEDAN AFECTAR A LA SEGURIDAD DE LAS PERSONAS, A SU HONOR, A LA INTIMIDAD DE SU VIDA PRIVADA Y FAMILIAR Y A SU PROPIA IMAGEN.

QUINTO. 1. LOS DOCUMENTOS QUE NO DEBAN SER CONOCIDOS PUBLICAMENTE POR DISPOSICION EXPRESA DE LA LEY PODRAN SER CONSULTADOS EN LOS PLAZOS Y CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN LA MISMA.

2. LOS FONDOS DOCUMENTALES DEL ARCHIVO GENERAL DEL DEPARTAMENTO INCLUIDOS EN LOS APARTADOS B) Y C) DE LA NORMA ANTERIOR, PODRAN SER OBJETO DE CONSULTA CUANDO HAYA TRANSCURRIDO EL PLAZO FIJADO AL EFECTO POR LA AUTORIDAD QUE EFECTUO LA CLASIFICACION O CALIFICACION, O AL CABO DE VEINTICINCO AÑOS DESDE LA FECHA DE LOS DOCUMENTOS, RESPECTIVAMENTE. TAMBIEN PODRAN SER CONSULTADOS ANTES DE QUE TRANSCURRAN DICHOS PLAZOS SI LO AUTORIZA EXPRESAMENTE LA AUTORIDAD QUE HIZO LA CLASIFICACION O CALIFICACION, O EL SECRETARIO GENERAL TECNICO DEL DEPARTAMENTO EN LOS RESTANTES CASOS.

3. LOS DOCUMENTOS QUE CONTENGAN DATOS DE LOS RELACIONADOS EN EL APARTADO D) DE LA NORMA ANTERIOR, NO PODRAN SER CONSULTADOS, SALVO QUE MEDIE CONSENTIMIENTO EXPRESO DE LOS AFECTADOS, HASTA QUE HAYA TRANSCURRIDO UN PLAZO DE VEINTICINCO AÑOS DESDE SU MUERTE, SI SU FECHA ES CONOCIDA O, EN OTRO CASO, DE CINCUENTA AÑOS A PARTIR DE LA FECHA DE LOS DOCUMENTOS.

SEXTO. 1. LA CONSULTA DE LOS FONDOS DEL MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES DEPOSITADOS EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACION SE REALIZARA CONFORME AL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO EN EL REGLAMENTO INTERNO DE ESTE.

2. CUANDO DICHA CONSULTA AFECTE A DOCUMENTOS INCLUIDOS EN ALGUNO DE LOS SUPUESTOS DE LA NORMA CUARTA, SE OTORGARA LA PERTINENTE AUTORIZACION DE CONFORMIDAD CON EL MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES.

SEPTIMO. 1. LAS PERSONAS QUE DESEEN EXAMINAR CUALESQUIERA DE LOS FONDOS DOCUMENTALES DEPOSITADOS EN EL ARCHIVO GENERAL DEL MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES DEBERAN SOLICITARLO MEDIANTE INSTANCIA DIRIGIDA AL SECRETARIO GENERAL TECNICO DEL DEPARTAMENTO EN LA QUE ACREDITEN SUFICIENTEMENTE SU PERSONALIDAD, Y ESPECIFIQUEN LOS FINES DE LA INVESTIGACION, PRECISANDO, ASIMISMO, EL TEMA Y LAS FECHAS DE LOS DOCUMENTOS SOLICITADOS.

2. LAS INSTANCIAS DEBERAN PRESENTARSE EN EL ARCHIVO GENERAL DEL DEPARTAMENTO.

OCTAVO. 1. DICHA INSTANCIA SERA INFORMADA POR EL DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DEL DEPARTAMENTO, QUIEN DEBERA INDICAR SI LA DOCUMENTACION CUYO EXAMEN SE SOLICITA ES DE LIBRE CONSULTA O ESTA INCLUIDA EN ALGUNA DE LAS EXCEPCIONES DE LA NORMA CUARTA.

2. EL SECRETARIO GENERAL TECNICO DETERMINARA SI PROCEDE AUTORIZAR LA INVESTIGACION, CONSULTANDO, EN LOS SUPUESTOS DE LOS APARTADOS A) Y B) DE LA NORMA CUARTA, A LA AUTORIDAD RESPONSABLE.

3.

LA AUTORIZACION SERA VALIDA SOLO PARA LOS DOCUMENTOS Y EL TEMA DE INVESTIGACION SOLICITADO, OTORGANDOSE PARA UN PERIODO DE TIEMPO DETERMINADO, VARIABLE SEGUN LAS PREVISIONES DEL INVESTIGADOR. A ESTE SE LE PROVEERA DE UNA CREDENCIAL CUYA PRESENTACION LE SERA REQUERIDA PARA TENER ACCESO AL ARCHIVO.

4. LOS INVESTIGADORES AUTORIZADOS ESTARAN OBLIGADOS A RESPETAR EL HORARIO Y NORMAS DE REGIMEN INTERNO DEL ARCHIVO.

NOVENO. EL INVESTIGADOR AL QUE SE LE HUBIERA CONCEDIDO PERMISO PARA TRABAJAR EN LOS ARCHIVOS MENCIONADOS, SI REALIZA UNA PUBLICACION, DEBERA ENTREGAR, CON DESTINO AL ARCHIVO GENERAL DEL MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES, UN EJEMPLAR DE LA MISMA. DE TRATARSE DE UN TRABAJO NO PUBLICADO DEBERA ENTREGAR UNA COPIA O FACILITAR EL ORIGINAL PARA SER REPRODUCIDO CON CARGO AL MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES.

DECIMO. 1. COMO ORGANO ASESOR DEL SECRETARIO GENERAL TECNICO EN MATERIA DE CALIFICACION Y UTILIZACION DE LOS DOCUMENTOS GENERADOS O DEPOSITADOS EN EL DEPARTAMENTO, ASI COMO EN RELACION CON EL REGIMEN DE ACCESO E INUTILIDAD ADMINISTRATIVA DE LOS MISMOS, RESOLVIENDO A TAL EFECTO LAS CUESTIONES QUE PUEDA SUSCITAR LA APLICACION DE LA PRESENTE ORDEN, SE CREA LA <COMISION CALIFICADORA DE FONDOS DOCUMENTALES> DEL MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES.

2. DICHA COMISION ESTARA PRESIDIDA POR EL SECRETARIO GENERAL TECNICO Y FORMARAN PARTE DE LA MISMA, EN CALIDAD DE VOCALES, UN REPRESENTANTE, CON CATEGORIA DE SUBDIRECTOR GENERAL, DE LOS SIGUIENTES CENTROS DIRECTIVOS DEL DEPARTAMENTO: SECRETARIA DE ESTADO PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL Y PARA IBEROAMERICA; SECRETARIA DE ESTADO PARA LAS COMUNIDADES EUROPEAS; SECRETARIA GENERAL DE POLITICA EXTERIOR; SUBSECRTARIA DE ASUNTOS EXTERIORES; DIRECCION GENERAL DEL SERVICIO EXTERIOR; DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS CONSULARES, Y SERVICIO DE PROTOCOLO, CANCILLERIA Y ORDENES. ASIMISMO, OCASIONALMENTE, LA COMISION PODRA CONVOCAR A REPRESENTANTES DE OTROS CENTROS DIRECTIVOS DEL DEPARTAMENTO DIRECTAMENTE INVOLUCRADOS EN EL SUPUESTO A DEBATIR Y CALIFICAR.

3. ACTUARA COMO SECRETARIO DE LA MISMA, CON VOZ PERO SIN VOTO, EL JEFE DEL SERVICIO DE ARCHIVO Y BIBLIOTECA DEL MINISTERIO, QUE PODRA DELEGAR EN EL JEFE DE LA SECCION DE ARCHIVO.

4.

LA COMISION SE REGIRA EN CUANTO A SU FUNCIONAMIENTO POR LAS NORMAS COMUNES SOBRE ORGANOS COLEGIADOS PREVISTAS EN EL CAPITULO II DEL TITULO PRIMERO DE LA LEY DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO.

UNDECIMO. 1. SE DELEGAN EN EL SECRETARIO GENERAL TECNICO LAS FACULTADES QUE LA LEY DEL PATRIMONIO HISTORICO ESPAÑOL ATRIBUYE, EN SU ARTICULO 57, AL TITULAR DEL DEPARTAMENTO, SIN PERJUICIO DE QUE ESTE PUEDA EN CUALQUIER MOMENTO AVOCAR PARA SI EL CONOCIMIENTO DE CUANTOS ASUNTOS CONSIDERE OPORTUNO.

2. SIEMPRE QUE SE HAGA USO DE DICHA DELEGACION DEBERA HACERSE CONSTAR ASI EN LA RESOLUCION PERTINENTE.

DUODECIMO. QUEDA DEROGADA LA ORDEN DE 16 DE ENERO DE 1984 POR LA QUE SE AUTORIZA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS CON FINES DE INVESTIGACION EN EL ARCHIVO GENERAL Y BIBLIOTECA DEL MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES.

LO QUE COMUNICO A VV. II. PARA SU CONOCIMIENTO Y EFECTOS.

MADRID, 2 DE ABRIL DE 1991.

FERNANDEZ ORDOÑEZ

ILMOS. SRES. SUBSECRETARIO Y SECRETARIO GENERAL TECNICO.