Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

El artículo 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE núm. 155, de 29 de febrero), creó la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y dispuso la posibilidad de que se constituyan Comisiones Calificadoras en los organismos públicos que así se determine.

El reglamento de funcionamiento está recogido en el Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos (BOE núm. 36, de 11 de febrero). Esta norma ha sido modificada por el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original (BOE núm. 274, de 15 noviembre de 2002). En su Disposición Transitoria única se dispone la creación de una Comisión Calificadora de Documentos Administrativos para cada uno de los respectivos Departamentos ministeriales.

Con la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Hacienda se da cumplimiento a la normativa vigente y se constituye un órgano colegiado encargado de ejercer en el ámbito de la Hacienda Pública las funciones establecidas en el artículo 58 de la Ley 16/1985, desarrollada por el Real Decreto 139/2000, y por el Real Decreto 1164/2002, De esta manera, se da cumplimiento para el ámbito de la Hacienda Pública al mandato constitucional contenido en el artículo 105.b), que garantiza el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos y se atiende a los problemas derivados del espacio destinado a la conservación de documentos, contribuyendo así a la mejora de la gestión documental sin menoscabo de la conservación de nuestro patrimonio histórico documental.

En su virtud, y previa aprobación del Ministro de Administraciones Públicas, dispongo:

Primero. Creación de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Hacienda.

1. Adscrita a la Subsecretaría de Hacienda, se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Hacienda, en cumplimiento de lo previsto en la Disposición Transitoria Única del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, con las funciones de estudio y dictamen en cuestiones relativas a la calificación, conservación, acceso, inutilidad administrativa y, en su caso, eliminación de los documentos generados y conservados en los archivos dependientes del Ministerio de Hacienda y de los organismos públicos vinculados o dependientes de él.

2. Teniendo en cuenta el volumen y peculiaridades de su gestión documental, podrá crearse mediante Orden Ministerial una Comisión Calificadora de Documentos Administrativos específica en la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

3. También podrán constituirse, mediante Orden Ministerial, Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos en los diferentes organismos públicos vinculados o dependientes del Departamento cuando el volumen de la gestión documental que tenga lugar en los mismos así lo aconseje, previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Hacienda.

Segundo. Composición de la Comisión.

1. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Hacienda estará integrada por los siguientes miembros:

Presidente: El Subsecretario de Hacienda, que podrá delegar en el Vicepresidente primero.

Vicepresidente primero: El Secretario General Técnico de Hacienda.

Vicepresidente segundo: El Subdirector General de Información, Documentación y Publicaciones.

Vocales: Un representante, con rango de subdirector general, por cada uno de los órganos superiores, órganos directivos con rango superior a Subdirector General y organismos públicos vinculados o dependientes del Departamento, así como de la Oficialía Mayor, de la Subdirección General de Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones, de la Subdirección General de Recursos Humanos y de la Subdirección General de Coordinación y Relaciones Institucionales.

En su caso, un representante de cada una de las Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos específicas que se creen para organismos públicos vinculados o dependientes del Departamento.

Secretario: El Jefe de Área de Archivo y Biblioteca del Ministerio de Hacienda.

2. Además de los miembros mencionados en el apartado anterior, podrán asistir a las sesiones de la Comisión aquellos funcionarios cuya asistencia sea aconsejable por razón de las materias a tratar, previa designación por el Subsecretario. Asistirán en calidad de expertos, con voz pero sin voto.

Tercero. Régimen de funcionamiento de la Comisión.

1. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Hacienda actuará en Pleno, en Comisión Permanente y en grupos de trabajo.

2. La Comisión Permanente estará presidida por el Secretario General Técnico, que podrá delegar en el Subdirector General de Información, Documentación y Publicaciones. Estará integrada por un máximo de ocho vocales de la Comisión que serán designados por el Pleno, a propuesta del presidente. Actuará como secretario el Secretario de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Hacienda.

3. Los grupos de trabajo tendrán la composición y funciones que establezca el pleno de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos o su Presidente.

Cuarto. Régimen de las sesiones.

1. El Pleno se reunirá, al menos, una vez al año, previa convocatoria de su Presidente, a iniciativa propia o a propuesta de la Comisión Permanente.

2. La Comisión Permanente se reunirá cuando su Presidente lo estime conveniente y cuando las necesidades de los programas de gestión documental así lo aconsejen.

3. El régimen de sesiones de los grupos de trabajo será los que se establezca en su creación.

Quinto. Funciones de la Comisión.-Son funciones de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Hacienda las siguientes:

1. Estudiar y dictaminar en las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Hacienda Pública, especialmente en lo que se refiere a establecer o aprobar las líneas generales en materia de archivos del Departamento.

2. Estudiar y dictaminar en las cuestiones relacionadas con el acceso a los documentos, expedientes y registros conservados en los archivos dependientes del Ministerio de Hacienda y de los organismos públicos vinculados o dependientes de él, con arreglo a lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal ; la Ley 16/1985, de 25 de junio ; la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y en la Ley 1/1998, de 26 de febrero, por la que se regulan los derechos y garantías de los contribuyentes.

3. Estudiar y dictaminar en las cuestiones relativas al régimen de conservación, inutilidad administrativa y régimen de eliminación de los documentos del Ministerio de Hacienda y de los Organismos públicos vinculados o dependientes de él.

4. Acordar la iniciación de un procedimiento de eliminación de documentos públicos administrativos y, en su caso, la conservación del contenido de los mismos en un soporte distinto del original en que fueron producidos, y elevar las propuestas de eliminación de series documentales a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, a los efectos previstos en él.

5. Informar a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos de las denegaciones de acceso a documentos y series documentales que se hayan producido en el ámbito del Ministerio de Hacienda y de los Organismos públicos vinculados o dependientes de él.

6. Informar sobre las propuestas de creación de Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos dependientes de organismos públicos vinculados o adscritos al Departamento recogidos en el artículo 1.3.

7. Impulsar la automatización de los archivos del Departamento y de los Organismos públicos vinculados o dependientes del mismo.

Las Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos previstas en los apartados 2 y 3 del artículo 1 de esta Orden tendrán las funciones que establezcan las normas que las regulen, si bien la Comisión contemplada en el apartado 2 del artículo 1 podrá asumir las funciones contempladas en los apartados 2, 3, 4 y 5 de este artículo.

Sexto. Régimen jurídico.-El régimen jurídico y actuación de la Comisión se ajustará a lo dispuesto en el capítulo II del título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y en el capítulo IV del título II de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de organización y funcionamiento de la Administración General del Estado.

Disposición adicional única. Gasto público.

La constitución y funcionamiento de la Comisión serán atendidos con los actuales medios personales y materiales del Departamento y de los Organismos públicos vinculados o dependientes del mismo, sin que la aprobación de esta norma suponga incremento del gasto público.

Disposición final. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el "Boletín Oficial del Estado".

Madrid, 17 de octubre de 2003.

MONTORO ROMERO

Excmos. Sres. Secretarios de Estado, Ilmos. Sr.

Subsecretario, Secretarios Generales, Secretario General Técnico, Directores Generales del Departamento y Presidentes de los Organismos Públicos Vinculados o Dependientes del mismo.