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La disposición adicional segunda de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal (LORTAD), establece que, dentro del año siguiente a su entrada en vigor, las Administraciones Públicas responsables de ficheros de este carácter ya existentes, deberán adoptar una disposición reguladora de los mismos cuando carezcan de regulación o adaptar la que existiera.

Por otra parte, el Real Decreto-ley 20/1993, de 22 de diciembre, prorrogó por seis meses el plazo de un año al que se ha hecho referencia.

En su virtud, de conformidad con la disposición adicional segunda de la LORTAD y el Real Decreto 221/1987, de 20 de febrero, dispongo:

Primero.-Los ficheros automatizados de datos de carácter personal de esta Universidad, existentes a la entrada en vigor de la LORTAD, que se regulan por esta disposición, de conformidad con el artículo 18 de la Ley citada, son los que se relacionan en el anexo de esta Resolución.

Segundo.-Los responsables de los ficheros automatizados de referencia adoptarán las medidas que resulten necesarias para asegurar que los datos automatizados de carácter personal existentes se usan para las finalidades para las que fueron recogidos que son las que se concretan en esta Resolución.

Tercero.-Los afectados por los ficheros automatizados mencionados pueden ejercitar su derecho de acceso, rectificación y cancelación de datos, cuando proceda, ante el órgano que para cada fichero automatizado se concreta en la presente Resolución.

Cuarto.-Los responsables de los ficheros automatizados advertirán expresamente a los cesionarios de datos de carácter personal de su obligación de dedicarlos exclusivamente a la finalidad para la que se ceden, de conformidad con el artículo 11.5 en relación con el 4.2 de la LORTAD.

Quinto.-La presente Resolución entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el <Boletín Oficial del Estado>.

Madrid, 19 de julio de 1994.-El Rector, Mariano Artés Gómez.

ANEXO

Número 1. Fichero automatizado de gestión de personal

1. Finalidad:

La gestión administrativa del personal docente y de Administración y Servicios de la Universidad.

2. Uso:

Gestión de personal.

Cálculo de la nómina y Seguridad Social.

Formación de personal.

Acción social en favor del personal de las Administraciones Públicas.

Gestión sancionadora.

Procedimientos administrativos.

Concesión y gestión de permisos y licencias.

3. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos o resulten obligados a suministrarlos:

Personal docente universitario.

Personal de Administración (funcionarios) y laboral.

4. Procedimiento de recogida de datos:

Declaraciones e impresos normalizados cumplimentados por el propio interesado en soporte papel.

5. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos incluidos en el mismo:

Se trata de un fichero automatizado instalado en un gran sistema.

Estructura básica:

Fichero de estructura de bases de datos relacionales.

Tipos de datos:

De carácter identificativo.

De detalles de empleo y carrera administrativa.

De características personales.

Económico-financieros.

6. Cesiones de datos que se prevén:

Instituto Nacional de la Seguridad Social.

Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Entidades bancarias.

7. Responsable del fichero:

Gerente de la Universidad.

8. Organo ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación:

Gerente de la Universidad.

Número 2. Fichero automatizado de gestión académica

1. Finalidad:

La gestión de los expedientes académicos de las distintas enseñanzas superiores impartidas en la Universidad.

2. Uso:

Enseñanza Universitaria.

Otras enseñanzas, becas y ayudas a estudiantes.

3. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos o resultar obligados a suministrarlos:

Personas que solicitan reserva de plaza.

Alumnos que se matriculan en la Universidad, en los distintos ciclos y selectividad.

Peticionarios de becas y otras ayudas al estudio.

Alumnos con derecho a la expedición de Título.

4. Procedimiento de recogida de datos:

Modelos e impresos normalizados cumplimentados por el propio interesado en soporte papel.

5. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos incluidos en el mismo:

Se trata de un fichero automatizado instalado en red local y sistemas medianos.

Estructura básica:

Fichero de estructura de base de datos relacionales.

Tipos de datos:

De carácter identificativo.

Económico-financieros.

Académicos y profesionales.

De características personales.

6. Cesiones de datos que se prevén:

Entidades bancarias.

Dirección General de Formación Profesional Reglada y Promoción Educativa del Ministerio de Educación y Ciencia.

Empresa personalizadora de los Títulos.

Empresas de grabación de datos.

7. Responsable del fichero:

Gerente de la Universidad.

8. Organo ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación:

Gerente de la Universidad.

Número 3. Fichero automatizado de gestión económica

1. Finalidad:

La gestión del régimen económico y financiero.

2. Uso:

Gestión económica con terceros.

Gestión tributaria y de recaudación.

3. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos o resulten obligados a suministrarlos:

Personal docente y de Administración y Servicios.

Proveedores.

4. Procedimiento de recogida de datos:

Declaraciones o formularios en soporte papel.

5. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos incluidos en el mismo:

Se trata de ficheros automatizados instalados en sistema mediano.

Estructura básica:

Fichero de estructura de base de datos de carácter convencional.

Tipos de datos:

Económico-financieros.

6. Cesiones de datos que se prevén:

Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Entidades financieras colaboradoras de la Universidad.

7. Responsable del fichero:

Gerente de la Universidad.

8. Organo ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación:

Gerente de la Universidad.