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La Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal, dictada en desarrollo de lo previsto en el apartado 4 del artículo 18 de la Constitución, ha establecido un régimen especial de limitación del uso de la informática para garantizar el honor, la intimidad personal y familiar de las personas físicas y el pleno ejercicio de sus derechos. En particular, respecto a los ficheros automatizados de titularidad pública, su artículo 18 exige que la creación, modificación o supresión de éstos se haga mediante una disposición general que debe ser publicada en el «Boletín Oficial del Estado» o en el diario oficial correspondiente.

Es preciso, por tanto, aprobar una disposición reguladora de los ficheros de esta índole que puedan ser creados por la Secretaría General de la Cámara.

Por lo expuesto, y en el ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 31.1.1.º del Reglamento del Congreso de los Diputados, la Mesa de la Cámara, en su reunión celebrada en el día de hoy, ha aprobado la siguiente regulación:

Artículo 1.

Los ficheros automatizados de datos de carácter personal que pueden ser creados por la Secretaría General del Congreso de los Diputados son los que se relacionan en el anexo a esta disposición. Los ficheros tendrán las características que allí se detallan, y sólo serán utilizados para los fines expresamente previstos y por el personal debidamente autorizado, de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre.

Artículo 2.

La responsabilidad sobre los ficheros automatizados corresponde al Secretario general de la Cámara, sin perjuicio de la responsabilidad directa que en la gestión y custodia de aquéllos tiene el titular de los correspondientes centros directivos.

Artículo 3.

Los derechos de los afectados a solicitar y obtener información de sus datos de carácter personal incluidos en los ficheros automatizados, y a la rectificación o cancelación de éstos, en su caso, se ejercerán previa petición por escrito ante el Secretario general del Congreso de los Diputados.

Disposición final.

El presente Acuerdo entrará en vigor el día de su publicación en el «Boletín Oficial de las Cortes Generales». También se publicará en el «Boletín Oficial del Estado».

Palacio del Congreso de los Diputados, 8 de noviembre de 1994.-El Presidente del Congreso de los Diputados,

PONS IRAZAZABAL

ANEXO

FICHEROS AUTOMATIZADOS DE DATOS DE CARACTER PERSONAL DE LA SECRETARIA DEL CONGRESO DE LOS DIPUTADOS

1. Título del fichero: «Documentación»

a) Centro directivo responsable: Dirección de Estudios y Documentación.

b) Finalidad: Recoger las solicitudes de documentación dirigidas al Departamento de Documentación.

c) Carácter permanente o termporal de conservación de los datos: Temporal, durante la legislatura en curso, cancelándose después.

d) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal: El solicitante de documentación.

e) Procedimiento de recogida de datos: Cuestionario.

f) Estructura básica del fichero: Tratamiento de listas.

g) Descripción de los tipos de datos personales incluidos: Nombre, cargo o condición del solicitante (parlamentario, funcionario, etc.) y materia sobre la que se recaba la documentación.

h) Cesiones de datos previstas: Ninguna.

2. Título del fichero: «Biblioteca»

a) Centro directivo responsable: Dirección de Estudios y Documentación.

b) Finalidad:

1. Relación de usuarios con derecho a préstamo de obras de la biblioteca.

2. Relación de investigadores autorizados a utilizar los fondos de la biblioteca de la Cámara.

3. Gestión de los préstamos de libros y de las peticiones de documentación hechas al Departamento de Biblioteca.

c) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Con carácter permanente los datos sobre investigadores; los demás tienen carácter temporal, cancelándose cuando se deje de ser usuario o se devuelva el libro prestado.

d) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal: Quienes tengan derecho a acceder a los fondos documentales de la biblioteca del Congreso de los Diputados.

e) Procedimiento de recogida de datos: Cuestionario.

f) Estructura básica del fichero:

Tratamiento de listas.

Base de datos relacional.

g) Descripción de los tipos de datos personales incluidos: Datos identificativos, domicilio, cargo o condición y obra o documento solicitado. En el caso de investigadores, además, la profesión, el tema sobre el que investiga y la finalidad de la consulta.

h) Cesiones de datos previstas: Ninguna.

3. Título del fichero: «Archivo»

a) Centro directivo responsable: Dirección de Estudios y Documentación.

b) Finalidad:

1. Relación de Diputados, con datos parlamentarios y biográficos.

2. Relación de funcionarios de las Cortes Generales y del resto del personal al servicio del Congreso de los Diputados.

3. Relación de investigadores autorizados a utilizar los fondos del archivo del Congreso de los Diputados.

4. Relación de las solicitudes documentales hechas al archivo.

5. Relación de documentación recibida de las diferentes unidades de la Secretaría General.

c) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

d) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal: Los que se indican en el apartado sobre la finalidad del fichero.

e) Procedimiento de recogida de datos: Comunicación administrativa y cuestionarios.

f) Estructura básica del fichero:

Tratamiento de listas.

Base de datos relacional.

g) Descripción de los tipos de datos personales incluidos: Los que se indican en el apartado sobre la finalidad del fichero.

h) Cesiones de datos previstas: Ninguna.

4. Título del fichero: «Publicaciones»

a) Centro directivo responsable: Dirección de Estudios y Documentación.

b) Finalidad:

1. Fichero de Diputados con información para la elaboración del Listín de Diputados.

2. Fichero de suscriptores de las publicaciones de la Cámara.

3. Fichero de clientes (librerías y distribuidoras).

c) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

d) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal: Los indicados en el apartado sobre la finalidad.

e) Procedimiento de recogida de datos: Comunicación administrativa y cuestionarios.

f) Estructura básica del fichero:

Tratamiento de listas.

Base de datos relacional.

g) Descripción de los tipos de datos personales incluidos:

1. Fichero de Diputados: Datos identificativos y de carácter parlamentario. Datos familiares y biográficos (los que el interesado desee incluir en el cuestionario).

2. En los demás, datos identificativos y los que se exigen para el envío de publicaciones (domicilio) o el cobro de facturas (DNI, CIF, etc.).

h) Cesiones de datos previstas: Unicamente se remiten etiquetas con el nombre y domicilio del suscriptor a las empresas encargadas del envío de las publicaciones.

5. Título del fichero: «Nómina de las Cortes Generales»

a) Centro directivo responsable: Dirección de Asuntos Económicos.

b) Finalidad: Gestión de la nómina de las Cortes Generales.

c) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

d) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal:

Diputados del Parlamento Europeo.

Funcionarios de las Cortes Generales.

Otros perceptores de retribuciones sujetas al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

e) Procedimiento de recogida de datos: Comunicaciones administrativas y cuestionarios.

f) Estructura básica del fichero:

Tratamiento de listas.

Base de datos relacional.

g) Descripción de los tipos de datos personales incluidos: Datos identificativos, familiares, sobre las características del cargo, carrera administrativa o empleo, económicos (retribuciones, retenciones, etc.) y de la cuenta bancaria de percepción de haberes.

h) Cesiones de datos previstas: Los datos económicos se ceden al Ministerio de Economía y Hacienda, conforme a la normativa legal vigente.

6. Título del fichero: «Nomina del Congreso de los Diputados»

a) Centro directivo responsable: Dirección de Asuntos Económicos.

b) Finalidad: Gestión de la nómina del Congreso de los Diputados.

c) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

d) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal:

Diputados del Congreso de los Diputados.

Personal laboral, eventual y funcionarios de otros organismos con destino en el Congreso de los Diputados.

Otros perceptores de retribuciones sujetas al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

e) Procedimiento de recogida de datos: Comunicaciones administrativas y cuestionarios.

f) Estructura básica del fichero:

Tratamiento de listas.

Base de datos relacional.

g) Descripción de los tipos de datos personales incluidos: Datos identificativos, familiares, sobre las características del cargo, empleo o puesto, económicos (retribuciones, retenciones, etc.), y de la cuenta bancaria de percepción de haberes.

h) Cesiones de datos previstas: Los datos económicos se ceden al Ministerio de Economía y Hacienda, conforme a la normativa legal vigente.

7. Título del fichero: «Gestión Administrativa de Parlamentarios»

a) Centro directivo responsable: Dirección de Gobierno Interior.

b) Finalidad: Tener actualizada la información sobre parlamentarios que permita gestionar los asuntos relativos a éstos.

c) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Temporal, durante el tiempo en que existan asuntos relativos a los interesados.

d) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal:

Parlamentarios de las Cortes Generales.

Diputados del Parlamento Europeo.

e) Procedimiento de recogida de datos: Comunicaciones administrativas y cuestionarios.

f) Estructura básica del fichero: Tratamiento de listas.

g) Descripción de los tipos de datos personales incluidos: Datos de identificación personal del parlamentario así como de su mandato.

h) Cesiones de datos previstas: Ninguna.

8. Título del fichero: «Gestión de Personal»

a) Centro directivo responsable: Dirección de Gobierno Interior.

b) Finalidad: Gestión administrtiva del personal funcionario de las Cortes Generales así como del personal laboral, eventual y de la Administración del Estado que presta servicios en el Congreso de los Diputados.

c) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

d) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal: Funcionarios de las Cortes Generales, personal laboral, eventual y de la Administración del Estado que preste servicios en el Congreso de los Diputados.

e) Procedimiento de recogida de datos: Expediente personal de los interesados y, en su caso, resoluciones administrativas correspondientes. f) Estructura básica del fichero: Tratamiento de listas.

g) Descripción de los tipos de datos personales incluidos: Datos identificativos personales y características de la relación y situación estatutaria, laboral o de otro tipo del personal afectado.

h) Cesiones de datos previstas: Ninguna.

9. Título del fichero: «Acreditaciones del Congreso de los Diputados»

a) Centro directivo responsable: Dirección de Gobierno Interior.

b) Finalidad: Gestión de las acreditaciones expedidas por la Cámara a personas que guardan una relación continuada con ésta, así como de autorización para el aparcamiento de vehículos.

c) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Temporal, durante el tiempo en que subsista la relación de los interesados con la Cámara.

d) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal:

Funcionarios de las Cortes Generales y personas que mantengan una relación continuada con la Cámara.

Los titulares de vehículos autorizados a aparcar en espacio reservado a la Cámara.

e) Procedimiento de recogida de datos: Comunicación administrativa y cuestinarios.

f) Estructura básica del fichero: Tratamiento de listas.

g) Descripción de los tipos de datos personales incluidos: Datos identificativos de la persona y del vehículo.

h) Cesiones de datos previstas: Ninguna.

10. Título del fichero: «Protección Social»

a) Centro directivo responsable: Dirección de Gobierno Interior.

b) Finalidad: Disponer de los datos necesarios para la gestión de la protección social que proceda en el ámbito de los diferentes regímenes públicos de Seguridad Social.

c) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

d) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal:

Grupo I: Parlamentarios, Diputados al Parlamento Europeo.

Grupo II: Funcionarios de las Cortes Generales, personal laboral del Congreso de los Diputados, personal eventual del Congreso de los Diputados y personal laboral propio de la Junta Electoral Central.

e) Procedimiento de recogida de datos: Comunicaciones administrativas y cuestionarios.

f) Estructura básica del fichero: Base de datos relacional.

g) Descripción de los tipos de datos personales incluidos:

De carácter identificativo (nombre, apellidos, fecha de nacimiento, documento nacional de identidad/número de identificación fiscal, domicilio, teléfono, estado civil, nombre del cónyuge, padre y madre).

De carácter parlamentario -sólo para Grupo I- (Cámara, credencial, fecha toma de posesión, grupo parlamentario, circunscripción electoral, legislatura).

De carácter laboral -sólo para el Grupo II- (situación, cuerpo o categoría laboral, destino).

De afiliación y cotización (bloque de protección social, número de afiliación, cuerpo de procedencia, número de Registro de Personal, cuotas, beneficiarios de asistencia sanitaria).

h) Cesiones de datos previstas: Instituto Nacional de la Seguridad Social, Tesorería General de la Seguridad Social, Ministerio de Economía y Hacienda y MUFACE.

11. Título del fichero: «Historias Clínicas»

a) Centro directivo responsable: Gabinete Médico del Congreso de los Diputados.

b) Finalidad: Archivo de historias clínicas.

c) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

d) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal: Diputados, funcionarios, personal laboral, personal eventual y demás personal que presta servicio en el Congreso de los Diputados.

e) Procedimiento de recogida de datos: El habitual en una historia clínica: Interrogatorio personal.

f) Estructura básica del fichero: Procesador de textos.

g) Descripción de los tipos de datos personales incluidos: Nombre y apellidos, edad, antecedentes médicos personales y familiares, datos de anamnesis actual, exploración física y resultados de exploraciones complementarias.

h) Cesiones de datos previstas: Ninguna.

12. Título del fichero: «Acreditaciones de los Medios de Comunicación Social»

a) Centro directivo responsable: Servicio de Prensa.

b) Finalidad: Gestión de las acreditaciones expedidas por la Cámara al personal de los medios de comunicación social.

c) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Temporal, durante el tiempo que dura la acreditación.

d) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal: Personal de los medios de comunicación social acreditados en la Cámara.

e) Procedimiento de recogida de datos: Comunicación escrita del medio de comunicación correspondiente.

f) Estructura básica del fichero: Tratamiento de listas.

g) Descripción de los tipos de datos personales incluidos: Datos identificativos (nombre, apellidos y número del documento nacional de identidad).

h) Cesiones de datos previstas: Ninguna.

13. Título del fichero: «Asuntos Jurisdiccionales»

a) Centro directivo responsable: Departamento de Asesoría Jurídica.

b) Finalidad: Ordenar los diferentes procesos judiciales en los que están personados las Cortes Generales o el Congreso de los Diputados para facilitar el seguimiento instantáneo de los trámites procesales.

c) Carácter permanente o temporal de conservación de los datos: Permanente.

d) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal: Quienes sean parte en procesos en los que se personen las Cortes Generales o el Congreso de los Diputados.

e) Procedimiento de recogida de datos: Se toman de escritos procesales.

f) Estructura básica del fichero: Tratamiento de listas.

g) Descripción de los tipos de datos personales incluidos: Nombre y apellidos de las partes personadas en los procesos.

h) Cesiones de datos previstas: Ninguna.