Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, regula las cuestiones relativas a la conservación del patrimonio documental como parte integrante del Patrimonio Histórico Español. Esta regulación exige a todas las instituciones que custodian bienes del patrimonio documental que garanticen su conservación y protección. El artículo 55 de la Ley condiciona la posibilidad de exclusión o eliminación de bienes del patrimonio documental de titularidad pública a un procedimiento previo de autorización, cuyo desarrollo reglamentario se ha producido mediante Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original, estableciendo el procedimiento a seguir para poder eliminar con suficientes garantías los documentos o series documentales que carezcan de valor histórico, artístico o de otro carácter relevante que aconseje su conservación o protección.

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en su artículo 1.2, dispone que las Administraciones Públicas utilizarán las tecnologías de la información que aseguren la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos e informaciones que gestionen en el ejercicio de sus competencias. A su vez el artículo 31.1 de esta Ley establece que podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Este precepto ha sido desarrollado por los artículos 51-52 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley.

El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, regula en su artículo 15 la identificación, valoración y eliminación de documentos administrativos.

El Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS), para posibilitar la conservación en soporte electrónico de los documentos y series documentales generados en el ejercicio de sus competencias, ha dictado la Resolución de 14 de noviembre de 2007, por la que se aprueba la aplicación informática del sistema de almacenamiento, recuperación, tratamiento de imágenes y documentos ofimáticos (SARTIDO), que permite efectuar el tratamiento de la información necesaria para la generación y archivo de documentos electrónicos a partir de documentos en soporte papel y la emisión de copias en papel de dichos documentos electrónicos.

Asimismo, se ha dictado Resolución de 14 de noviembre de 2007, por la que se aprueba el procedimiento de formalización electrónica de los documentos emitidos en soporte papel en la gestión de prestaciones cuya competencia corresponde a la entidad, que permite integrar la formalización de la documentación en soporte papel dentro de las aplicaciones informáticas actualmente operativas para tramitar los procedimientos sobre prestaciones, garantizando en todo momento la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos contenidos en el sistema informático de la Seguridad Social.

Por otra parte, la Orden TAS/984/2007, de 11 de abril, creo la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social, adscrita a la Secretaría General del mismo y encargada de garantizar la protección del patrimonio documental de la entidad gestora. A tal efecto, según establece el artículo 3 de la orden citada, dicha Comisión deberá estudiar y dictaminar las cuestiones relativas a la calificación, tratamiento y custodia de los documentos obtenidos y generados con fines administrativos, así como lo concerniente a su régimen de conservación e inutilidad administrativa, siendo competente para acordar la iniciación del procedimiento de eliminación de documentos administrativos y, en su caso, de conservación de su contenido en soporte distinto del original en el que fueron producidos, elevando las propuestas de eliminación de documentos y series documentales a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) regulada por el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre.

A efectos de regular el procedimiento de valoración y eliminación documental de nuestra Entidad se dictó la Resolución de 27 de octubre de 2008 de la Dirección General del INSS por los que se establecen los criterios de valoración y tratamiento de la documentación de la entidad a efectos de su eliminación y, en su caso, conservación en soporte electrónico. El proceso de valoración acometido durante estos años en aplicación de esta Resolución ha aconsejado la revisión de la misma y la elaboración de una nueva Resolución que refleje un calendario de conservación incluyendo nuevas series documentales.

En las distintas reuniones de la CSCDA en la que se valoraron series documentales del INSS, se adoptó el acuerdo de habilitar a la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de este organismo para emitir sucesivas resoluciones relacionadas con nuevas fracciones de series documentales que ya han recibido dictamen favorable, lo cual determina la modificación del procedimiento de valoración interno.

Por último en el seno de la CSCDA se creó un Grupo de Trabajo, de acuerdo con el artículo 3 del Real Decreto 1401/2007, con el objeto de realizar estudios de identificación y valoración de series comunes a todos los organismos de la Administración General del Estado; así como estudios comparativos de series complementarias y paralelas de los distintos organismos y su ubicación con el fin de elaborar propuestas de conservación/eliminación y calendarios de conservación. En la medida que estas series comunes, sean de aplicación al INSS, una vez aprobadas por la CSCDA, este puede decidir adherirse a las mismas.

Por ello, la presente Resolución tiene por objeto establecer el marco de la calificación de los distintos documentos y clasificación de series documentales que se generan por este Instituto, determinando los calendarios de conservación de los mismos en función de su valor histórico, patrimonial o probatorio de derechos u obligaciones, así como el soporte de conservación y el régimen de accesibilidad o frecuencia de consulta, a fin de que los órganos gestores de la entidad, tanto a nivel central como periférico, lleven a cabo, de forma periódica, el correspondiente proceso de valoración de la documentación producida en su ámbito de competencias, para que la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social pueda acordar la iniciación del procedimiento de eliminación o, en su caso, conservación de los documentos ya sea en su soporte original o en soporte electrónico.

En consecuencia, en virtud de las facultades conferidas por el Real Decreto 449/2012, de 5 de marzo, por el que se modifica el Real Decreto 2583/1996, de 13 de diciembre, de estructura orgánica y funciones del Instituto Nacional de la Seguridad Social y de modificación parcial de las correspondientes a la Tesorería General de la Seguridad Social,

Esta Dirección General resuelve:

Primero. Ámbito de aplicación.

1. Los documentos y series documentales generados por la Dirección General de este Instituto y por las Direcciones Provinciales del mismo, como responsables del archivo y custodia de los expedientes tramitados dentro de su ámbito de competencias, serán objeto de valoración, con la periodicidad necesaria, conforme a los criterios establecidos en los Anexos a esta Resolución sobre calendario de conservación, soporte de conservación y consulta de los mismos, a fin de determinar qué documentos y series documentales pueden eliminarse definitivamente y cuáles procede conservar, en su caso, en soporte electrónico, como condición previa a su eliminación en soporte papel.

2. Los dictámenes sobre series documentales comunes emitidos por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA), como consecuencia de los resultados del Grupo de Trabajo creado en su seno para este fin, en lo que afecten al Instituto Nacional de la Seguridad Social podrán ser directamente aplicables, previa Resolución a la que hace referencia el artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, adoptada por alguna de las siguientes autoridades:

Por el Director General del Instituto Nacional de la Seguridad Social.

Por el Subsecretario del Departamento, previa adhesión formal del INSS al dictamen concreto, formalizada en acuerdo de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social, o bien por su representante en el Grupo de Coordinación Archivística del Ministerio de Empleo y Seguridad Social.

3. Cuando el proceso de valoración se lleve a cabo por las Direcciones Provinciales se constituirá una Comisión de Valoración Documental presidida por el Director Provincial o persona en quien delegue, que estará compuesta por el secretario provincial, los subdirectores provinciales, un médico evaluador del Equipo de Valoración de Incapacidades, y los jefes de sección cuya documentación sea objeto de valoración, actuando como secretario de actas un funcionario designado por el Director Provincial.

Segundo. Proceso de valoración documental.

1. Una vez efectuada la valoración documental, conforme a lo establecido en el apartado primero de esta Resolución, el órgano respectivo de la Dirección General o la Dirección Provincial correspondiente remitirá a la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social, en el caso de que para la correspondiente serie documental no exista Dictamen favorable de la CSCDA (Anexo II), una memoria sobre la documentación que se considera puede eliminarse y, en su caso, conservarse en soporte electrónico, que comprenderá los siguientes datos: cuadro de clasificación en caso de series documentales, órgano productor, signaturas extremas, tipo documental, resumen del contenido, fechas extremas, legislación relativa al origen y desarrollo de la documentación, tipo de muestreo que se propone, en su caso, y archivo u oficina en que se encuentra depositada la documentación.

Deberá indicarse, además, si en la referida documentación se incluyen datos referentes a la intimidad de las personas, datos sanitarios personales y otras características que se consideren especialmente significativas.

Asimismo, habrá de remitirse un ejemplar completo original de un expediente de cada una de las distintas series documentales que se recojan en la memoria.

Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relación con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo Público, deberá contarse con el informe preceptivo de conformidad del mismo, según prevé el artículo 4.6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.

2. Cuando el órgano que haya efectuado la valoración plantee la conservación de documentos o series documentales en soporte electrónico, deberá dejar constancia de que en el proceso de valoración se han observado los siguientes requisitos, exigidos por el artículo 4.3 del citado Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre:

a) Que el soporte original carece de valor histórico, artístico o de otro carácter relevante que aconseje su conservación y protección.

b) Que en el soporte original no figuran firmas u otras expresiones manuscritas o mecánicas que confieran al documento un valor especial o que sean esenciales al documento por su valor probatorio de derechos y obligaciones.

3. En aquellas series documentales en las que exista Dictamen favorable de la CSCDA (anexo I), y en virtud de la habilitación efectuada por ésta, se deberá efectuar una Propuesta de eliminación/sustitución de soporte en aplicación de dictamen previo, dirigida a la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del INSS, en la cual constará el título de la serie documental, las fechas extremas, la unidad productora el tipo de propuesta (eliminación o sustitución de soporte), el volumen, el soporte de conservación, las características físicas de la documentación, el archivo de custodia y su ubicación, así como los datos del Dictamen aplicable.

En este caso las nuevas fracciones de series documentales serán valoradas por la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del INSS, sin ser necesaria su elevación a la CSCDA, ni aportación de ejemplar del expediente, ni ningún tipo de memoria y documentación.

4. Cuando se decida proceder a la conversión y archivo de la documentación en soporte electrónico, debe quedar fielmente reflejado el contenido de la documentación original y permitir su posterior reproducción en soporte papel, debiendo contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos y series documentales, de acuerdo con la normativa en vigor. En particular se deberán asegurar la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la normativa de protección de datos y los requisitos previstos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad respecto a digitalización de documentos en papel.

5. En ningún caso se podrá autorizar la eliminación de documentos en tanto subsista su valor probatorio en derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o no hayan transcurrido los plazos de vigencia que se establecen en esta Resolución en aplicación del correspondiente dictamen de la CSCDA.

6. Los documentos o series documentales anteriores a 1940 no se considerarán objeto de valoración con vistas a su eliminación, debiendo conservarse, en todo caso, en su soporte original.

7. La documentación de apoyo informativo no será objeto de valoración a los efectos establecidos en esta Resolución, pudiendo ser destruida una vez que ha cumplido los fines para los que estaba dirigida.

En aquellos casos que existan dudas sobre una determinada documentación, el criterio será procurar integrar esta documentación en alguna de las series documentales reflejadas en los Anexos de esta Resolución. En el caso de que esta integración no sea posible se elevará consulta a la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del INSS.

8. Los documentos y series documentales, cuyo estado de deterioro imposibilite su utilización y recuperación y cuyo interés y coste de conservación no justifique su restauración, serán susceptibles de eliminación.

9. La frecuencia periódica de este proceso se determinará en función de las propias necesidades de la unidad proponente, derivadas del volumen acumulado de documentos y del espacio disponible, procurando cerrar secuencias de años completos.

Tercero. Procedimiento de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social.

1. Cuando la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social reciba la documentación relativa al proceso de valoración, a que se refiere el apartado segundo, punto 1 de esta Resolución, estudiará y analizará su contenido a efectos de determinar, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3.c) de la citada Orden TAS/984/2007, de 11 de abril, si procede la iniciación del procedimiento de destrucción de documentos y, en su caso, conservación de su contenido en soporte electrónico o bien la conservación total o parcial en su soporte original.

Si la referida Comisión considera oportuna la iniciación del procedimiento deberá proceder conforme a lo dispuesto en el artículo 4 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, remitiendo al Presidente de la CSCDA el acuerdo de iniciación del procedimiento, junto con el informe y la memoria que se refiere el apartado 4 del precepto. El citado acuerdo contendrá la propuesta de conservación o eliminación y, en su caso, conservación en soporte electrónico, de los documentos y series documentales que se determinen, así como la petición del Dictamen preceptivo a que se refiere el artículo 5 del indicado Real Decreto. Este Dictamen preceptivo lo emitirá la CSCDA regulada por el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, en el plazo máximo de un año, a contar desde que se disponga de la documentación completa de que se trate. Por razones de urgencia, el órgano proponente puede solicitar un plazo inferior, pudiendo la CSCDA acordarlo así y comunicándoselo al órgano solicitante.

2. En el supuesto de series documentales en las que exista dictamen favorable de la CSCDA, y de acuerdo con la habilitación a la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social para emitir sucesivas resoluciones relacionadas con series documentales de similar naturaleza y contenido a las que han recibido dictamen favorable, ésta valorará la documentación a efectos de proponer al Director General del Instituto su inclusión en la resolución que determine la eliminación o la sustitución de soporte.

3. Si el dictamen fuese favorable a la propuesta o en caso de fracciones de series ya dictaminadas favorablemente, el Director General del Instituto Nacional de la Seguridad Social adoptará la resolución que considere oportuna. Si la resolución autorizase la eliminación, se dará traslado de ella al órgano que adoptó la iniciativa y deberá publicarse en el «Boletín Oficial del Estado». Igualmente se procederá cuando la resolución disponga la conservación de los documentos en soporte electrónico.

La resolución será motivada y recogerá el contenido establecido en el artículo 6 del mencionado Real Decreto.

Cuarto. Procedimiento de eliminación de documentos.

Una vez que sea ejecutiva la autorización publicada en el «Boletín Oficial del Estado», la Dirección General de este Instituto o la Dirección Provincial responsable de la custodia de los documentos, según proceda, abrirá un expediente de eliminación de los documentos o series documentales, conforme a lo establecido en los artículos 7 y 8 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, el cual sólo podrá ejecutarse materialmente cuando conste acreditada la conservación total o parcial, en soporte electrónico u original de las series documentales que así lo tengan expresamente establecido.

Quinto. Ejemplares de muestra.

Deberá conservarse, en su formato original, un expediente de muestra por cada serie documental por año y por cada centro (Dirección Provincial o Dirección General), tanto en el caso de que la autorización sea de eliminación, como en el caso de que sea de sustitución de soporte. En el caso de modificación normativa, que afecte a una determinada serie documental, también se guardará un ejemplar.

Sexto. Destrucción física de documentos.

1. Concluido el expediente de eliminación de documentos a que se refiere el apartado Cuarto, la destrucción física de unidades o series documentales se llevará a cabo por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren depositados, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y posterior utilización de la información que contienen, a efectos de garantizar la protección de la intimidad de las personas y la defensa de los intereses de la Administración. Por ello el proceso de destrucción deberá estar sometido a estrictos controles que garanticen la seguridad, eficacia y confidencialidad del mismo.

2. Los documentos que vayan a ser eliminados deberán estar protegidos hasta el momento de su destrucción física, guardándose en locales o contenedores que dispongan de mecanismos de cierre que garanticen su seguridad frente a posibles intromisiones externas. No deberán permanecer al descubierto en el exterior de los edificios ni amontonarse en lugares de paso o locales abiertos.

3. La destrucción de la documentación podrá efectuarse por los propios medios de que disponga la entidad o, cuando el volumen de documentos así lo aconsejen, mediante la contratación de una empresa de servicios especializada en la destrucción de documentos, en cuyo caso se designará a una persona de la entidad donde se encuentre custodiada la documentación para que controle el transporte y supervise la eficacia del sistema de destrucción empleado. En todo caso, la empresa deberá certificar la destrucción de los documentos, dejando constancia de la fecha y forma de destrucción.

4. Una vez efectuada la destrucción de los documentos, se enviará un duplicado del acta a que se refiere el artículo 7.1.e) del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, y en su caso del acta complementaria a la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del INSS, a los efectos de que esta lo envíe a su vez a la CSCDA, de acuerdo con lo previsto en el artículo 7.3 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.

Séptimo. Fecha de efectos.

Lo dispuesto en la presente resolución será de aplicación a partir del día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Octavo. Derogación.

Queda derogada la Resolución de 27 de octubre de 2008, de la Dirección General del INSS, por la que se establecen los criterios de valoración y tratamiento de la documentación de la entidad a efectos de su eliminación y, en su caso, conservación en soporte electrónico, así como cuantas otras disposiciones se opongan a la presente norma.

Madrid, 16 de noviembre de 2015.–La Directora General del Instituto Nacional de la Seguridad Social, María Eugenia Martín Mendizábal.

Aquí aparecen varias imágenes en el original. Consulte el documento PDF oficial y auténtico.