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La Dirección General de Organización e Inspección y la Asociación de Familias de Alumnos (AFA) de la Escuela de Educación Infantil «Centro de Educación Infantil del Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana» han suscrito un convenio en materia de protección de datos, cuyo objeto es definir a la Asociación de Familias de Alumnos del Centro de Educación Infantil como encargada del tratamiento de los datos de carácter personal necesarios para la realización de las funciones que tiene encomendadas.
En cumplimiento de lo establecido en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, una vez inscrito en el Registro Electrónico Estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal, se dispone la publicación del referido convenio, como anexo a la presente resolución.
Madrid, 22 de septiembre de 2023.–La Directora General de Organización e Inspección, Belén Villar Sanchez.
Madrid, 18 de septiembre de 2023.
REUNIDOS
De una parte, doña María Belén Villar Sanchez, Directora General de Organización e Inspección del Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana, cargo para el que fue nombrada mediante Real Decreto 169/2022, de 1 de marzo (BOE de 2 de marzo de 2022), en uso de las facultades atribuidas por la disposición quinta.1.c) de la Orden TMA/1007/2021, de 9 de septiembre, sobre fijación de límites para la administración de determinados créditos y delegación de competencias, en el Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana, modificada por la Orden TMA/355/2023, de 10 de abril (BOE de 11 de abril de 2023).
Y de otra, don Adrián Muelas Gil, designado presidente de la Asociación de Madres y Padres, actualmente Asociación de Familias de Alumnos (AFA) de la Escuela de Educación Infantil «Centro de Educación Infantil del Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana, en la Asamblea General Ordinaria de 13 de julio de 2023. Actúa en representación de dicha Asociación, regulada en sus Estatutos de 16 de octubre de 2006 e inscrita en el censo de Asociaciones de Padres de Alumnos, establecido en la Consejería de Educación de la Comunidad de Madrid, el 7 de abril de 2007.
Ambos reconociéndose la capacidad legal y competencia necesaria para formalizar el presente Convenio,
EXPONEN
I. La Escuela de Educación Infantil «Centro de Educación Infantil del Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana», (en adelante, CEI) tiene la naturaleza de centro privado de educación infantil de los regulados en la Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo, de Educación en su redacción dada por la Ley Orgánica 3/2020, de 29 de diciembre, de acuerdo con la Orden 2221/2007, de 7 de mayo, de la Consejería de Educación de la Comunidad de Madrid, publicada en el BOCM de 12 de junio de 2007, que lo autoriza.
Desde su creación, el CEI ha venido contribuyendo a la conciliación de la vida laboral y familiar de los trabajadores del Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana (en adelante MITMA), de sus organismos autónomos Centro de Estudios y Experimentación de Obras Públicas (CEDEX) y Centro Nacional de Información Geográfica (CNIG), y sus agencias estatales de Seguridad Aérea (AESA) y de Seguridad Ferroviaria (AESF), así como del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico (en adelante MITERD) y sus organismos autónomos, atendiendo a la correspondiente estructuración ministerial en cada momento.
II. En la actualidad, este centro educativo continúa teniendo un especial protagonismo, al considerarse esencial el derecho a la conciliación de la vida familiar y laboral para los trabajadores, por lo que la creación y el mantenimiento de este tipo de centros, se ha convertido en una prioridad en el marco de las políticas de apoyo social que la Administración ha de promover a favor de sus empleados, con el fin de que puedan desarrollarse plenamente tanto en el aspecto profesional como en el ámbito familiar.
Se busca así contribuir al cumplimiento de uno de los derechos reconocidos en el Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público, en concreto en el artículo 14.j (el derecho de los empleados públicos a la adopción de medidas que favorezcan la conciliación de la vida personal, familiar y laboral).
III. La AFA, reúne a los padres/madres/tutores de los/as alumnos/as matriculados en la Escuela Infantil «Centro de Educación Infantil del Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana, encontrándose inscrita en censo de Asociaciones de Padres de Alumnos, establecido en la Consejería de Educación de la Comunidad de Madrid, el 7 de abril de 2007.
La AFA, tiene entre sus finalidades el desarrollo de actividades extraescolares, como por ejemplo de inglés y psicomotricidad, la adquisición de material pedagógico, escolar y juguetes, así como la contratación del servicio de comedor de los/as alumnos/as. Estas actividades se desarrollan a través de contratos con empresas que realiza la AFA directamente. En relación con estos contratos, la propia AFA recopila datos de las familias y el alumnado que, en parte, transmite a dichas empresas. Estos datos son de diferente índole, destacando entre otros, los datos identificativos, de contacto, datos laborales, así como datos bancarios a efectos de cobrar las correspondientes cuotas.
Por su parte, la Dirección General de Organización e Inspección (DGOI), es responsable de una serie de ficheros relacionados con el funcionamiento de la escuela infantil, parte de cuyos datos coinciden con los que recopila el AFA para sus propias actividades.
Con el fin de que la AFA conozca la matriculación en cada momento, y de que los escolares puedan recibir los servicios contratados por dicha AFA, desde la Dirección General de Organización e Inspección se le ceden los datos identificativos imprescindibles de los alumnos y sus familias.
Para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales por la asociación, se considera necesario firmar un acuerdo de confidencialidad y protección de datos y para ello, ambas partes tienen a bien suscribir el presente convenio de acuerdo con las siguientes
CLÁUSULAS
La Dirección General de Organización e Inspección, es la responsable de una serie de ficheros relacionados con el funcionamiento de la escuela infantil, parte de cuyos datos pueden coincidir con los que recopila el AFA para sus propias actividades. Con el fin de que los escolares puedan recibir los servicios contratados por dicha AFA, desde la DGOI se le ceden los datos identificativos imprescindibles de los alumnos y sus familias.
El presente convenio tiene por objeto definir a la Asociación de Familias de Alumnos del Centro de Educación Infantil del Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana como encargada del tratamiento de los datos de carácter personal indicados en el párrafo anterior y que son necesarios para realizar las funciones que tiene encomendadas.
El presente convenio no afecta a los datos que recoja directamente la AFA para el desarrollo de las actividades que gestiona y de los que es responsable.
Este convenio tiene naturaleza administrativa y se suscribe al amparo de lo dispuesto en el capítulo VI del título preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Serán de aplicación el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento General de Protección de Datos, RGPD), así como la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Al Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana (MITMA), le corresponde la función de responsable del tratamiento de los datos relativos a la escuela infantil. En virtud de ello, tendrá además de las que se deriven del presente convenio, las obligaciones que le otorga el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personas y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la directiva 95/46/CE (RGPD), así como en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales.
El MITMA notificará a la AFA las violaciones de seguridad que se detectase y pudieran afectarle, a fin de que pueda comunicarlo al delegado de protección de datos, y en su caso, a los posibles interesados afectados por la violación de seguridad que se produzca, así como darle apoyo cuando sea preciso.
Asimismo, el MITMA se compromete a comunicar, a la mayor brevedad posible, a la AFA cualquier información que conozca, que afecte a los derechos en materia de protección de datos, y que pueda afectar a este convenio.
Con carácter general, la AFA (entendida como todos sus miembros y demás personal relacionado) deberá cumplir con lo establecido en el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos. En concreto, al actuar como encargada del tratamiento se obliga a:
a) Someterse en todo caso al cumplimiento de la normativa nacional y de la Unión Europea en materia de protección de datos.
b) Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para las cuestiones relacionadas con el CEI y las competencias del AFA.
c) Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones documentadas del responsable del tratamiento.
d) Comunicar los datos estrictamente necesarios a las empresas que contrate para el correcto desarrollo de los servicios contratados.
e) Realizar el tratamiento de los datos personales en los sistemas y dispositivos de tratamiento, manual y o automatizado bajo su responsabilidad.
f) Notificar al responsable del tratamiento, la Dirección General de Organización e Inspección, sin dilación indebida, las brechas de seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, junto con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.
g) Poner a disposición del responsable del tratamiento (DGOI) toda la documentación necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones.
h) En el caso de que las personas afectadas ejerzan los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento General de Protección de Datos, ante la AFA, esta debe comunicarlo por correo electrónico a la dirección del delegado de protección de datos del Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana (dpd.dgoi@mitma.es). La comunicación debe hacerse de forma inmediata, junto, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.
Asimismo, asistirá a la DGOI, a través de medidas técnicas y organizativas apropiadas, para que esta pueda cumplir con la obligación de responder a las solicitudes que tengan por objeto el ejercicio de los derechos de los interesados recogidos en el capítulo III del RGPD.
i) Tomará las medidas necesarias de conformidad con el artículo 32 del RGPD, sobre seguridad del tratamiento.
j) No recurrirá a otro encargado sin la autorización previa por escrito, del responsable. En caso de existencia de otro encargado, se impondrán a este, las mismas obligaciones de protección de datos que las estipuladas entre la DGOI y la AFA.
k) Una vez finalizada la prestación de los servicios de tratamiento, que se corresponderá principalmente cuando el alumnado deje de acudir al CEI, suprimirá todos los datos personales, así como las copias existentes.
El tratamiento de los datos personales cedidos por la DGOI que realizará la AFA, podrá comprender:
– Recepción de datos.
– Registro o grabación.
– Estructuración.
– Modificación.
– Consulta/acceso.
– Conservación.
– Destrucción.
La AFA, como encargado del tratamiento, se obliga a garantizar la seguridad de los datos de carácter personal que le son cedidos durante la prestación del servicio. A tal efecto, tiene que adoptar las medidas de tipo técnico y organizativo legalmente exigibles, que sean apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, y que eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, en conformidad con el estado de la tecnología en cada momento, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, provenientes de la acción humana o del medio físico o natural.
La AFA se compromete a seguir las recomendaciones/indicaciones establecidas en la Evaluación de Impacto en la Protección de Datos de este tratamiento.
La AFA, como encargado del tratamiento, tiene que notificar a la responsable del tratamiento, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de 24 horas desde su detección, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.
El encargado del tratamiento tiene que facilitar, como mínimo, la información siguiente, si la tiene:
a) Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de personas, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
b) El nombre y los datos de contacto del delegado o delegada de protección de datos, en su caso, o de otros puntos de contacto en los que pueda obtenerse más información.
c) Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
d) Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
Si no fuera posible facilitar toda esta información de manera simultánea, la información se tendría que facilitar sin más dilación indebida de manera gradual y tan pronto como fuera posible.
En caso de que las violaciones de seguridad de los datos detectados sean imputables al encargado del tratamiento, éste, con comunicación previa a la responsable del tratamiento, y después del análisis y valoración de la situación, será el encargado de comunicar las mencionadas violaciones de la seguridad al delegado de protección de datos del MITMA, así como a los interesados, cuando sea probable que la violación suponga un alto riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas. En caso de que las violaciones de seguridad no sean imputables al encargado del tratamiento, corresponderá a la responsable del tratamiento llevar a cabo las comunicaciones estipuladas.
El encargado del tratamiento, el personal encargado de la realización de las tareas, así como cualquier persona que intervenga en cualquier fase, se tienen que comprometer, a observar el secreto profesional respecto de los datos de carácter personal, independientemente del soporte o forma en los que tengan conocimiento de estos, para la ejecución de este contrato. Estas obligaciones subsisten incluso después de finalizar la presente relación contractual, como mínimo hasta la prescripción de las acciones legales que se puedan derivar de ella.
El encargado del tratamiento responderá ante la responsable del tratamiento del cumplimiento de la obligación establecida en esta cláusula.
Se constituirá una comisión de seguimiento que, de acuerdo con lo establecido en el artículo 49.f) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
La comisión de seguimiento velará por el cumplimiento de los acuerdos adoptados y resolverá, en su caso, las cuestiones de interpretación y posibles discrepancias que pudieran presentarse en la ejecución y desarrollo de este convenio.
La comisión de seguimiento se reunirá siempre que lo solicite una de las partes y estará formada por dos representantes de la Dirección General de Organización e Inspección y por dos representantes de la Asociación de Familias de Alumnos. A las reuniones podrán asistir otras personas a propuesta de alguna de las dos partes, con voz pero sin voto.
Las partes se comprometen a resolver de mutuo acuerdo las incidencias que pudieran surgir en la interpretación y cumplimiento del convenio, mediante la comisión de seguimiento establecida en la cláusula octava.
En caso de incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por cada una de las partes, procurarán resolver de forma consensuada y equilibrada las causas que hubieran provocado el incumplimiento.
Para cuestiones litigiosas que puedan suscitarse sobre la interpretación, cumplimiento, resolución y efectos del presente convenio que no puedan solventarse de mutuo acuerdo en el seno de la Comisión de Seguimiento, se estará a lo que dispone el artículo 5 de la Ley 52/1997, de 27 de noviembre, de Asistencia Jurídica del Estado e Instituciones Públicas, y se someterán a la jurisdicción contencioso-administrativa, conforme a lo dispuesto en la Ley 29/1998, de 13 de julio, Reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa.
A los efectos previstos en la instrucción segunda de la Orden PRA/1267/2017, de 21 de diciembre, por la que se publica el Acuerdo del Consejo de Ministros de 15 de diciembre de 2017 (BOE de 22 de diciembre) por el que se aprueban las instrucciones para la tramitación de convenios, tiene la consideración de Ministerio promotor del presente convenio el Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana. Como tal, promoverá la tramitación de cuantas actuaciones sean necesarias para la consecución del objeto del mismo.
Las partes firmantes se comprometen a observar la normativa vigente en materia de protección de datos actuando en este sentido conforme a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento General de Protección de Datos) y a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales.
El presente convenio se perfecciona por el consentimiento de las partes, y resultará eficaz una vez inscrito en el Registro Electrónico Estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal. Asimismo, será publicado en el plazo de 10 días hábiles desde su formalización en el «Boletín Oficial del Estado».
El convenio tendrá una duración de 4 años de acuerdo con el artículo 49.h) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, del Régimen Jurídico del Sector Público. Antes del transcurso del plazo previsto para su vigencia, el presente Convenio podrá prorrogarse por periodos anuales hasta otros 4 años, por consentimiento de las partes, tras recabar los trámites preceptivos y proceder a su inscripción en el Registro Electrónico Estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público.
La modificación de este convenio requerirá acuerdo unánime de los firmantes. Se podrá proponer la revisión de las condiciones establecidas en el presente convenio, en cualquier momento de su vigencia, a efectos de incluir las modificaciones que resulten pertinentes, con la tramitación de una adenda al mismo y su inscripción en el Registro Electrónico Estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal.
El convenio se extingue por el cumplimiento de las actuaciones que constituyen su objeto o por incurrir en causa de resolución.
Son causas de resolución del convenio según lo previsto en el artículo 51 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre:
a) El transcurso del plazo de vigencia del convenio.
b) El acuerdo unánime de los firmantes.
c) El incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por parte de alguno de los firmantes.
En este caso, cualquiera de las partes podrá notificar a la parte incumplidora un requerimiento para que cumpla en un determinado plazo con las obligaciones o compromisos que se consideran incumplidos.
Si trascurrido el plazo indicado en el requerimiento persistiera el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará a la otra parte firmante la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el convenio. La resolución del convenio por esta causa podrá conllevar la indemnización de los perjuicios causados si así se hubiera previsto.
d) Por decisión judicial declaratoria de la nulidad del convenio.
e) La inexistencia de crédito en el presupuesto del MITMA.
f) Por cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en el convenio o en otras leyes.
Y en prueba de conformidad, ambas partes firman el presente convenio en Madrid, en la fecha indicada.–Por la Dirección General de Organización e Inspección, la Directora, Belén Villar Sánchez.–Por la Asociación de Familias del CEI (AFA), el Presidente, Adrián Muelas Gil.
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