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El Real Decreto 1572/2007, de 30 de noviembre, por el que se regulan los órganos de coordinación de las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, establece en su artículo 7.1 que «cada Ministerio constituirá, mediante orden ministerial y adscrita al Subsecretario, una comisión ministerial de coordinación de las bibliotecas que se encuentren dentro de su ámbito departamental y de los organismos públicos y demás entidades vinculadas al mismo».
El Real Decreto 1042/2009, de 29 de junio, por el que se modifica y desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Ciencia e Innovación, en su artículo 8.1.m), atribuye a la Secretaría General Técnica las competencias para la dirección, organización y gestión de las bibliotecas y los servicios de documentación del departamento.
La Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de Ciencia e Innovación y de los Organismos y Entidades vinculadas al mismo, constituye uno de los «mecanismos de normalización y coordinación de la actuación de las bibliotecas y unidades relacionadas con ellas que sean de titularidad de la Administración General del Estado y sus organismos públicos», a los que se refiere el artículo 14.3.d) de la Ley 10/2007, de 22 de junio, de la lectura, del libro y de las bibliotecas.
Con la constitución de la Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de Ciencia e Innovación y de los Organismos y Entidades vinculadas al mismo, se persiguen dos fines. Por un lado, que estas bibliotecas cumplan más eficazmente su función de servir de instrumento de apoyo al estudio, análisis y fundamento de la toma de decisiones por parte de los órganos en los que están encuadradas, como se desprende de los artículos 15.1, 17.1 y 20.1 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de organización y funcionamiento de la Administración General del Estado. Por otro, en cumplimiento de la citada Ley 10/2007, que la riqueza de sus colecciones revierta de manera más eficaz en el conjunto de la sociedad en forma de mayor y más fácil accesibilidad por parte de los ciudadanos a todo el patrimonio bibliográfico y a la valiosa información que contienen.
Para el cumplimiento de estos fines, la Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de Ciencia e Innovación y de los Organismos y Entidades vinculadas al mismo, que se crea en la presente orden, tendrá dos objetivos. Por un lado, velar por que los procesos y servicios desarrollados por las bibliotecas del Ministerio de Ciencia e Innovación y de los Organismos y Entidades vinculadas al mismo sean técnicamente apropiados para facilitar el acceso a documentos publicados o difundidos por cualquier medio y recogidos en cualquier soporte, conforme a las pautas, recomendaciones, normas, estándares u otros documentos similares, emanados de los organismos nacionales e internacionales que les sean de aplicación. Por otro, contribuir al establecimiento de un punto de consulta único que, mediante un catálogo colectivo o sistema equivalente accesible electrónicamente, permita la consulta conjunta de las colecciones de todas las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos.
Para el logro de estos objetivos la Comisión deberá adecuar sus funciones a los ámbitos de actuación propios de cualquier biblioteca y centro de documentación, sea del tipo que sea, entendida ésta como una estructura organizativa que mediante los recursos, procesos y servicios técnicamente apropiados, tiene como misión facilitar el acceso a los documentos publicados o difundidos por cualquier medio y recogidos en cualquier soporte, incluidas, las bibliotecas digitales.
Esos ámbitos son: la propia actividad de información, comunicación, coordinación y cooperación técnicas; la formación y el desarrollo suficiente de las colecciones; la descripción y acceso a los recursos de información; la prestación de servicios a los usuarios y a los ciudadanos en general; la preservación y conservación de las colecciones y del patrimonio bibliográfico y digital; la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación a todos los procesos y servicios anteriormente mencionados y, en particular, las bibliotecas digitales.
En su virtud, con la aprobación previa de la Ministra de la Presidencia, dispongo:
El objeto de esta orden es la creación de la Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de Ciencia e Innovación y de los Organismos y Entidades vinculadas al mismo y desarrollar sus funciones y ámbitos de actuación, todo ello, conforme a lo establecido en el artículo 7 del Real Decreto 1572/2007.
La Comisión de Coordinación de Bibliotecas del Ministerio de Ciencia e Innovación y de los Organismos y Entidades vinculadas al mismo se configura como el máximo órgano consultivo y de asesoramiento del Ministerio en materia de bibliotecas. Tiene funciones de carácter técnico, consultivo, de informe, asesoras, coordinadoras y de seguimiento y control de la actuación de dichas bibliotecas.
La Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de Ciencia e Innovación y de los Organismos y Entidades vinculadas al mismo está adscrita al Subsecretario del Ministerio.
La composición de la comisión ministerial será la siguiente:
a) Presidente: el Secretario General Técnico del Ministerio o persona en quien delegue.
b) Vicepresidente: el Vicesecretario General Técnico o persona en quien delegue.
c) Vocales: un representante de cada órgano, unidad, agencia u organismo público del Departamento del que dependan una o varias bibliotecas.
Actuará como secretario un funcionario de la Secretaría General Técnica, con voz pero sin voto.
La Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de Ciencia e Innovación y de los Organismos y Entidades vinculadas al mismo tendrá las siguientes funciones:
a) Velar por el cumplimiento en las bibliotecas de su ámbito departamental de las instrucciones de servicio de la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas.
b) Elaborar el directorio de las bibliotecas dependientes del Ministerio de Ciencia e Innovación y de sus organismos y entidades vinculadas y valorar, a los efectos de su inclusión en el mismo, si una determinada estructura organizativa reúne las condiciones establecidas en el artículo 2.1 del Real Decreto 1572/2007. A estos efectos la Comisión valorará especialmente que dicha estructura cuente con el personal adecuado o con una colección de publicaciones apropiada, cualitativa y cuantitativamente, que permita ofrecer un servicio de información mínimo y coherente, tanto desde el punto de vista temático de las publicaciones que conforman la colección, como desde el punto de vista de los usuarios a los que puede ofrecer servicios.
c) Informar las propuestas de creación, supresión o reorganización de bibliotecas aplicando los criterios establecidos en la letra b).
d) Adoptar los acuerdos que estime convenientes para la mejora de los recursos, procesos y servicios de las bibliotecas de su ámbito departamental conforme a lo establecido en el artículo 1 del Real Decreto 1572/2007.
e) Establecer los objetivos a lograr por las bibliotecas del ámbito del departamento ministerial mediante los correspondientes proyectos y actuaciones a desarrollar para el logro de tales objetivos, el plazo previsto para su cumplimiento y las previsiones presupuestarias.
f) Informar la memoria anual de gestión de las bibliotecas del ámbito departamental.
g) Adoptar los acuerdos que estime convenientes para la preservación del patrimonio bibliográfico y digital conforme a lo establecido en el artículo de «preservación» y conforme a lo que establezca la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado.
h) Impulsar la coordinación e intercambio tecnológico por parte de las bibliotecas del Departamento.
i) Promover la creación de bibliotecas digitales conforme a lo establecido en el artículo de «tecnologías de la información y las comunicaciones».
En lo no previsto en el Real Decreto 1572/2007 y en la presente orden, el régimen jurídico y actuación de la Comisión Ministerial de Coordinación de Bibliotecas del Ministerio de Ciencia e Innovación y de los Organismos y Entidades vinculadas al mismo se ajustará a lo dispuesto en el capítulo II del título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Con el objetivo de dotar de agilidad a los trabajos de la Comisión, se impulsará el empleo de todas las posibilidades que permite la administración electrónica para el desarrollo de los fines y funciones de la Comisión, de acuerdo con lo establecido en la disposición adicional primera de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
La Comisión Ministerial de Coordinación de Bibliotecas del Ministerio de Ciencia e Innovación y de los Organismos y Entidades vinculadas al mismo funcionará en Pleno y en grupos de trabajo.
Previa convocatoria de su Presidente, el Pleno de la Comisión Ministerial se reunirán en sesión ordinaria al menos dos veces al año, y en sesión extraordinaria siempre que su Presidente, por iniciativa propia o a petición de un tercio de sus miembros, lo considere oportuno para el desarrollo de alguna de las funciones que tiene atribuidas.
La Secretaría Permanente recae en la Vicesecretaría General Técnica y entre sus funciones se encuentra la de custodiar las actas de las reuniones y el archivo en soporte electrónico de todos los documentos que genera la actividad, tanto de la Comisión como de sus grupos de trabajo.
Todas las comunicaciones que remita la Comisión o que se dirijan a ella, se realizarán a través de su Secretaría Permanente, mediante el empleo de las nuevas tecnologías de la comunicación.
La Secretaría Permanente remitirá los acuerdos adoptados por la Comisión ministerial a la Secretaría Permanente de la Comisión General de Coordinación.
La Comisión podrá acordar la creación de grupos de trabajo para el análisis, estudio, asesoramiento, propuesta y elaboración de recomendaciones y, en general, para el seguimiento de todo tipo de asuntos, proyectos y actividades relacionados con las bibliotecas del Departamento.
Los grupos de trabajo estarán integrados por miembros de la Comisión. No obstante, podrán ser invitados expertos en la materia que sea objeto de estudio de los grupos.
A los efectos del artículo 9.2 del Real Decreto 1572/2007, anualmente, junto con el plan ministerial de actuaciones, y tras ser aprobado por la Comisión ministerial, su secretario remitirá a la Secretaría Permanente de la Comisión General, conforme a las instrucciones recibidas de ésta, el directorio de las bibliotecas.
Será responsabilidad de la Comisión ministerial mantener actualizado el directorio, incorporando en cada momento las modificaciones que se produzcan. Será responsabilidad de cada biblioteca comunicar a la Comisión ministerial, a través de su secretario, los datos precisos para la actualización del directorio.
Anualmente, durante el primer trimestre del año, la Comisión ministerial aprobará y remitirá a la Comisión General de Coordinación, a través de su Secretaría Permanente, un plan de actuaciones de las bibliotecas del Ministerio de Ciencia e Innovación y de los Organismos y Entidades vinculados al mismo.
En el marco de la política general aprobada por la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado, la Comisión Ministerial determinará en cada caso los apartados concretos de los planes, haciendo especial hincapié en el uso de las nuevas tecnologías y en las medidas tendentes a la preservación de las colecciones y a la organización del acceso de usuarios.
Los planes tendrán carácter sintético y se cumplimentarán conforme a los modelos facilitados por la Secretaría Permanente de la Comisión General de Coordinación.
En el caso de que las dotaciones de personal no permitan atender las necesidades del proceso técnico, los centros bibliotecarios podrán realizar contrataciones externas de estas prestaciones, mediante un contrato de servicios dentro de las disponibilidades presupuestarias, y en el marco de la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público. El personal que lleve a cabo estas prestaciones no tendrá ningún vínculo jurídico laboral con los centros donde presten sus servicios ni con la Administración en general.
Así mismo, se valorará la posibilidad de realizar encomiendas de gestión y convenios de colaboración con organismos públicos de gestión.
La Comisión hará las recomendaciones necesarias para que todas las bibliotecas cuenten con instalaciones adecuadas, tanto para la colección como para el personal y los usuarios.
Así mismo, velará para que las bibliotecas dispongan del equipamiento necesario para el desarrollo de todos sus procesos y servicios, en especial el necesario para la aplicación a los mismos de las tecnologías de la información y las comunicaciones.
Puede formar parte de la colección de una biblioteca cualquier publicación.
Se consideran también publicaciones y, por tanto, parte de la colección, las bases de datos de acceso remoto en línea, de las que no se es propietario, durante el tiempo en el que el acceso a las mismas sea posible en función de los términos de las licencias adquiridas.
Todas las bibliotecas del Departamento contarán con una sección especial destinada a recoger todos los documentos elaborados en el Departamento a los que se quiera dar difusión, por mínima que sea, en especial, aquellos documentos que se ofrecen temporalmente a través del portal del Departamento y que carecen de versión impresa.
Cada biblioteca del Ministerio de Ciencia e Innovación y de los Organismos y Entidades vinculados al mismo asegurará la accesibilidad de su colección y será responsable del control bibliográfico de la misma, integrando en ella las publicaciones, cualquiera que sea su soporte, que ingresen en virtud de compra, donación, canje o cualquier otro título.
Conforme a lo establecido en el artículo 1.2.b) del Real Decreto 1572/2007, todas las bibliotecas del Departamento contribuirán al establecimiento de un punto de consulta único mediante un catálogo colectivo o sistema equivalente accesible electrónicamente, que permita la consulta conjunta de las colecciones de todas las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos.
Para ello, la Comisión velará porque la descripción y acceso a los recursos de información se realice por medios automatizados y de manera normalizada, conforme a lo establecido en el artículo 17.
Asimismo, la Comisión ministerial asegurará que todos los catálogos manuales de bibliotecas existentes se vuelquen a bases de datos bibliográficas normalizadas conforme a lo establecido en el párrafo anterior.
La Comisión ministerial acordará, a propuestas de las bibliotecas, el conjunto de servicios que prestarán cada una de ellas.
Para ello, cada biblioteca elevará a la Comisión ministerial, a través de su secretario, la propuesta justificada y motivada de los servicios que puede ofrecer, las condiciones en las que se pueden prestar y cuáles de esos servicios se pueden ofrecer únicamente al personal de las unidades, órganos, organismos o entidades de la que dependan y cuáles a los ciudadanos en general, en función de:
a) El personal disponible.
b) La colección y recursos de información de los que dispone.
c) Las instalaciones en las que se encuentran ubicadas.
d) Los equipamientos y medios tecnológicos disponibles.
Esta información deberá reflejarse en el directorio de las bibliotecas del Departamento, que la Comisión ministerial remita a la Secretaría Permanente de la Comisión General, conforme a las instrucciones recibidas de ésta.
La Comisión ministerial potenciará la prestación de servicios virtuales por medio de las tecnologías de la información y las comunicaciones.
La Comisión ministerial velará por la preservación del patrimonio bibliográfico y digital conservado o generado en el ámbito del Ministerio de Ciencia e Innovación y sus organismos y entidades vinculadas y se asegurará que dicha preservación se realice de manera normalizada conforme a lo establecido en el artículo 19.
Los procesos y servicios de las bibliotecas del Ministerio de Ciencia e Innovación y de sus organismos y entidades vinculadas se gestionarán automatizadamente mediante sistemas de gestión normalizados conforme a lo establecido en el artículo 19.
Sin perjuicio de los derechos de propiedad intelectual existentes, la Comisión ministerial promoverá la creación de bibliotecas digitales accesibles a través de Internet, integradas por las publicaciones editadas por el Ministerio de Ciencia e Innovación y los Organismos y Entidades vinculadas al mismo, por las conservadas en sus bibliotecas, y por otros documentos de interés que puedan, legalmente, ser publicados y difundidos electrónicamente. Estas bibliotecas digitales se desarrollarán de manera normalizada conforme a lo establecido en el artículo 19.
La Comisión ministerial promoverá acuerdos con los titulares de derechos de propiedad intelectual que puedan recaer sobre las publicaciones y documentos mencionados en el párrafo anterior a los efectos de hacer posible su difusión a través de Internet por medio de bibliotecas digitales.
En este marco de fomento del uso de nuevas tecnologías, la Comisión impulsará el uso de las bases de datos documentales como nuevos elementos de los fondos bibliográficos de las bibliotecas.
Todos los procesos y servicios mencionados en esta orden se llevarán a cabo conforme a las instrucciones de servicio de la Comisión General de Coordinación y conforme a las pautas, recomendaciones, normas, estándares u otros documentos similares que les sean de aplicación, cuya utilización promuevan o avalen la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA), la Unión Europea y otras organizaciones y entidades, nacionales o internacionales, de reconocido prestigio en el campo de las bibliotecas o en campos relacionados.
La aprobación y entrada en vigor de la presente Orden no supone incremento alguno de gasto público.
La presente Orden entrará en vigor al día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Madrid, 6 de noviembre de 2009.–La Ministra de Ciencia e Innovación, Cristina Garmendia Mendizábal.
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