Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

LA COMISIÓN EUROPEA,

Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,

Visto el Reglamento (UE) no 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de 2014, relativo al Fondo de Ayuda Europea para las personas más desfavorecidas (1), y, en particular, su artículo 32, apartados 8 y 9; su artículo 34, apartados 7 y 8; y su artículo 55, apartado 4,

Considerando lo siguiente:

(1)

El Reglamento (UE) no 223/2014 permite a la Comisión adoptar actos delegados que complementen sus elementos no esenciales con respecto del Fondo de Ayuda Europea para las personas más desfavorecidas (FEAD).

(2)

El Reglamento (UE) no 223/2014 exige que la autoridad de gestión establezca un sistema para registrar y almacenar, en formato digital, los datos de cada operación que resulten necesarios para la supervisión, la evaluación, la gestión financiera, la verificación y la auditoría, incluidos, por lo que se refiere a los programas operativos en materia de inclusión social de las personas más desfavorecidas (OP II), los datos sobre cada uno de los participantes. Por ello es indispensable definir una lista de los datos que habrá que registrar y almacenar en este sistema.

(3)

Determinados datos solo resultan pertinentes para tipos concretos de operaciones o para un tipo de programa operativo; por tanto, se especificará la aplicabilidad de los requisitos relativos a los datos. El Reglamento (UE) no 223/2014 establece requisitos específicos para el registro y el almacenamiento de los datos sobre cada uno de los participantes en las operaciones que reciben ayudas con cargo a los PO II, que habrá que tener en cuenta.

(4)

La lista de los datos tendrá en cuenta los requisitos de notificación establecidos en el Reglamento (UE) no 223/2014, a fin de garantizar que los datos necesarios para la supervisión y la gestión financiera, incluidos los que resultan necesarios para preparar las solicitudes de pagos, las cuentas y los informes de ejecución, se encuentran disponibles en relación con cada operación en un formato en el que resulte fácil agregarlos y reconciliarlos. La lista tendrá en cuenta la necesidad de que determinados datos básicos sobre las operaciones estén en formato digital para una gestión financiera eficaz de las operaciones y para satisfacer el requisito de publicación de información básica sobre las operaciones. Existen otros datos que resultan necesarios para llevar a cabo eficazmente verificaciones y trabajos de auditoría.

(5)

La lista de datos que se registrarán y almacenarán no prejuzgará las características técnicas ni la estructura de los sistemas informatizados instaurados por las autoridades de gestión, ni predeterminará el formato de los datos registrados y almacenados, a menos que así se especifique en el presente Reglamento. Tampoco debe prejuzgar los medios por los que se introducen o se generan los datos en el sistema; en algunos casos, los datos incluidos en la lista pueden requerir la introducción de varios valores. No obstante, es necesario definir determinadas normas sobre la naturaleza de estos datos, a fin de garantizar que la autoridad de gestión pueda cumplir sus responsabilidades en relación con la supervisión, la evaluación, la gestión financiera, la verificación y la auditoría, incluso cuando ello requiera procesar los datos de los participantes individuales.

(6)

A fin de garantizar el control y la auditoría de los gastos en el marco de los programas operativos es necesario fijar los criterios que ha de cumplir una pista de auditoría para que se considere adecuada.

(7)

Es necesario prever, en relación con el trabajo de auditoría conforme al Reglamento (UE) no 223/2014, que la Comisión y los Estados miembros deben evitar la difusión no autorizada de los datos personales, o el acceso no autorizado a los mismos, y especificar los fines para los que la Comisión y los Estados miembros pueden proceder a su tratamiento.

(8)

La autoridad auditora es responsable de las auditorías de las operaciones. Para garantizar que el alcance y la eficacia de las auditorías son los adecuados y que estas auditorías se realizan con arreglo a las mismas normas en todos los Estados miembros, es necesario determinar las condiciones que han de cumplir.

(9)

Es necesario establecer de forma detallada la base para el muestreo de las operaciones objeto de auditoría, que la autoridad de auditoría observará para definir o aprobar el método de muestreo, incluida la determinación de la unidad de muestra, determinados criterios técnicos que se usarán para la muestra y, en su caso, los factores que se tendrán en cuenta para tomar muestras complementarias.

(10)

La autoridad de auditoría emitirá un dictamen de auditoría donde tratará las cuentas a las que se hace referencia en el Reglamento (UE) no 223/2014. Para garantizar que el alcance y el contenido de las auditorías de las cuentas son los adecuados y que dichas auditorías se realizan con arreglo a las mismas normas en todos los Estados miembros, es necesario determinar las condiciones que han de cumplir.

(11)

Para garantizar la seguridad jurídica y la igualdad de trato de todos los Estados miembros al realizar correcciones financieras, en coherencia con el principio de proporcionalidad, es necesario fijar los criterios para determinar las deficiencias graves en el funcionamiento eficaz de los sistemas de gestión y control, definir los tipos principales de deficiencias y fijar los criterios para establecer el nivel de corrección financiera que habrá que aplicar y los criterios de aplicación de correcciones financieras extrapoladas o tipos fijos.

(12)

Con el fin de permitir la pronta aplicación de las medidas previstas en el presente Reglamento, este Reglamento debe entrar en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1

Objeto

El presente Reglamento establece las siguientes disposiciones, que complementan el Reglamento (UE) no 223/2014:

a)reglas que especifican la información en relación con los datos que deben ser registrados y almacenados en formato digital en el sistema de supervisión establecido por la autoridad de gestión;

b)requisitos mínimos detallados para la pista de auditoría en relación con los registros contables que será necesario conservar y los documentos justificativos de que será preciso disponer a nivel de autoridad de certificación, autoridad de gestión, organismos intermediarios y beneficiarios;

c)ámbito de aplicación y contenido de las auditorías de las operaciones y las auditorias de las cuentas y metodología para seleccionar la muestra de las operaciones;

d)normas detalladas sobre la utilización de los datos recabados durante las auditorías realizadas por los servicios de la Comisión o por representantes autorizados de la Comisión;

e)normas pormenorizadas sobre los criterios para determinar graves deficiencias en el funcionamiento eficaz de los sistemas de gestión y control, incluidas las deficiencias graves más importantes, los criterios para establecer el nivel de corrección financiera que cabrá aplicar y los criterios para la aplicación de correcciones financieras extrapoladas o tipos fijos.

CAPÍTULO II

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL

Artículo 2

Datos que habrá que registrar y almacenar informáticamente

[Artículo 32, apartado 8, del Reglamento (UE) no 223/2014]

1. La información sobre los datos que habrá que registrar y almacenar en formato digital en relación con cada operación dentro del sistema de supervisión establecido de conformidad con el artículo 32, apartado 2, letra d), del Reglamento (UE) no 223/2014 figura en el anexo I del presente Reglamento.

2. Los datos se registrarán y se almacenarán para cada operación, incluyendo, en el caso de las operaciones con cargo a los PO II, datos sobre los participantes individuales, desglosados por género, si se dispone de dichos datos, con el fin de permitir que se agreguen cuando sea necesario a efectos de supervisión, evaluación, gestión financiera, verificación y auditoría. También permitirá agregar tales datos de manera acumulativa durante todo el período de programación.

Artículo 3

Requisitos mínimos detallados para la pista de auditoría

[Artículo 32, apartado 9, del Reglamento (UE) no 223/2014]

1. Los requisitos mínimos detallados para la pista de auditoría en relación con los registros contables que se deben mantener, así como los documentos justificativos que se conservarán, serán los siguientes:

a)la pista de auditoría permitirá verificar la aplicación de los criterios de selección establecidos en el programa operativo relativo a las ayudas alimentarias y materiales básicas (PO I), o en el marco del comité de seguimiento para los PO II;

b)en relación con las subvenciones que contempla el artículo 25, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) no 223/2014, la pista de auditoría permitirá que los importes agregados certificados a la Comisión se concilien con los registros contables detallados y los documentos justificativos de que disponen la autoridad de certificación, la autoridad de gestión, los organismos intermediarios y los beneficiarios en relación con las operaciones cofinanciadas en el marco del programa operativo;

c)en relación con las subvenciones en virtud del artículo 25, apartado 1, letras b) y c), la pista de auditoría permitirá que los importes agregados certificados a la Comisión se concilien con los datos detallados relacionados con las realizaciones o los resultados y los documentos justificativos de que disponen la autoridad de certificación, la autoridad de gestión, los organismos intermediarios y los beneficiarios, incluidos, si procede, documentos relativos al método para establecer los baremos estándar de los costes unitarios y las cantidades a tanto alzado, en lo relativo a las operaciones cofinanciadas en el marco del programa operativo;

d)en relación con los costes determinados de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra d), del Reglamento (UE) no 223/2014, la pista de auditoría demostrará y justificará, en su caso, el método de cálculo y la base sobre la que se han decidido las tasas uniformes y los costes directos subvencionables o los costes declarados en el marco de otras categorías seleccionadas a las que se aplica la tasa uniforme;

e)en relación con los costes determinados de conformidad con el artículo 26, apartado 2, letras b), c) y e), y el artículo 26, apartado 3, párrafo segundo, del Reglamento (UE) no 223/2014, la pista de auditoría permitirá justificar los costes directos subvencionables o los costes declarados en el marco de otra categoría de gastos, o los costes a los que se aplica una tasa uniforme;

f)la pista de auditoría deberá permitir que se verifique el pago de la contribución pública al beneficiario;

g)para cada operación, en su caso, la pista de auditoría deberá incluir las especificaciones técnicas y el plan de financiación, los documentos relativos a la autorización de la ayuda, los documentos relativos a los procedimientos de contratación pública, los informes del beneficiario y los informes sobre las verificaciones y auditorías llevadas a cabo;

h)la pista de auditoría deberá incluir información sobre las auditorías y las verificaciones de la gestión llevadas a cabo en relación con la operación;

i)la pista de auditoría permitirá conciliar los datos relativos a los indicadores de ejecución para la operación con los datos y los resultados notificados y, en su caso, los objetivos del programa.

Para los gastos contemplados en las letras c) y d), la pista de auditoría deberá permitir que el método de cálculo utilizado por la autoridad de gestión pueda verificarse en lo relativo al cumplimiento del artículo 25, apartado 3, del Reglamento (UE) no 223/2014.

2. La autoridad de gestión velará por que haya un registro disponible de la identidad y la ubicación de los organismos que conservan todos los documentos justificativos necesarios para garantizar una pista de auditoría adecuada que cumpla con todos los requisitos mínimos establecidos en el apartado 1.

Artículo 4

Utilización de los datos recabados durante las auditorías realizadas por los servicios de la Comisión o por representantes autorizados de la Comisión

[Artículo 34, apartado 8, del Reglamento (UE) no 223/2014]

1. La Comisión tomará todas las medidas necesarias para evitar la difusión o el acceso no autorizados a los datos recogidos por la Comisión en el curso de sus auditorías.

2. La Comisión utilizará los datos recopilados durante sus auditorías con el único fin de asumir sus responsabilidades en virtud del artículo 36 del Reglamento (UE) no 223/2014. El Tribunal de Cuentas Europeo y la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude tendrán acceso a la información recogida.

3. Los datos recabados no se enviarán, sin el acuerdo expreso del Estado miembro que los facilita, a ninguna persona en los Estados miembros o en las instituciones de la Unión cuyas responsabilidades no requieran tener acceso a tales datos en virtud de los reglamentos aplicables.

Artículo 5

Auditorías de las operaciones

[Artículo 34, apartado 7, del Reglamento (UE) no 223/2014]

1. Las auditorías de las operaciones se efectuarán para cada ejercicio contable en relación con una muestra de las operaciones seleccionada según un método establecido o aprobado por la autoridad de auditoría de conformidad con el artículo 6 del presente Reglamento.

2. Las auditorías de las operaciones se llevarán a cabo sobre la base de los documentos justificativos que constituyen la pista de auditoría y verificarán la legalidad y la regularidad del gasto declarado a la Comisión, incluidos los siguientes aspectos:

a)que la operación se seleccionó de acuerdo con los criterios de selección para el programa operativo, no se completó físicamente ni se ejecutó plenamente antes de que el beneficiario presentara la solicitud de financiación con cargo al programa operativo, se ha ejecutado de conformidad con la decisión aprobatoria y en el momento de la auditoría cumplía todas las condiciones aplicables respecto a su funcionalidad, su uso, y los objetivos que han de alcanzarse;

b)que el gasto declarado a la Comisión se corresponde con lo que consta en los registros contables y que los documentos justificativos requeridos demuestran una pista de auditoría adecuada según lo dispuesto en el artículo 3 del presente Reglamento;

c)

que para el gasto declarado a la Comisión en virtud del artículo 25, apartado 1, letras b) y c), se han entregado las realizaciones y los resultados que justifican los pagos al beneficiario, los datos de los participantes, en su caso, u otros registros relacionados con las realizaciones y los resultados están en consonancia con la información facilitada a la Comisión y que la documentación justificativa necesaria demuestra una pista de auditoría adecuada según lo dispuesto en el artículo 3 del presente Reglamento.

Las auditorías también verificarán que se ha abonado la contribución pública al beneficiario de conformidad con el artículo 42, apartado 2, del Reglamento (UE) no 223/2014.

3. Las auditorías de las operaciones, en su caso, incluirán la verificación in situ de la ejecución física de la operación.

4. Las auditorías de operaciones verificarán la precisión e integridad del gasto correspondiente registrado por la autoridad de certificación en su sistema contable y la reconciliación de la pista de auditoría a todos los niveles.

5. Si los problemas detectados parecen ser de carácter sistémico y, por tanto, entrañan un riesgo para otras operaciones del programa operativo, la autoridad de auditoría garantizará que se realizan exámenes adicionales, incluidas, cuando sea necesario, nuevas auditorías a fin de determinar el alcance de los problemas, y recomendará las medidas correctoras necesarias.

6. Solo los gastos que entran en el ámbito de una auditoría realizada de conformidad con el apartado 1 se incluirán en el importe de los gastos auditados, a los efectos de informar a la Comisión sobre la cobertura anual. A estos efectos, se utilizará el modelo para el informe de control establecido sobre la base del artículo 34, apartado 6, del Reglamento (UE) no 223/2014.

Artículo 6

Metodología para seleccionar la muestra de operaciones

[Artículo 34, apartado 7, del Reglamento (UE) no 223/2014]

1. La autoridad de auditoría definirá el método para seleccionar la muestra (el «método de muestreo») de conformidad con los requisitos establecidos en el presente artículo, para lo que tendrá en cuenta las normas de auditoría aceptadas a escala internacional, como INTOSAI, la IFAC y el IIA.

2. Además de las explicaciones facilitadas en la estrategia de auditoría, la autoridad de auditoría llevará un registro de la documentación y los criterios profesionales utilizados para definir los métodos de muestreo, que abarcarán las fases de planificación, selección, pruebas y evaluación, a fin de demostrar que el método establecido es adecuado.

3. La muestra será representativa de la población de la que se selecciona y permitirá a la autoridad de auditoría elaborar un dictamen de auditoría válido de conformidad con el artículo 34, apartado 5, letra a), del Reglamento (UE) no 223/2014. Esa población incluirá los gastos de un programa operativo incluido en las solicitudes de pago presentadas a la Comisión de conformidad con el Artículo 41 del Reglamento (UE) no 223/2014 para un ejercicio contable determinado. La muestra podrá seleccionarse durante el ejercicio contable o después del mismo.

4. A los efectos de aplicación del artículo 34, apartado 1, del Reglamento (UE) no 223/2014, un método de muestreo es estadístico cuando asegura:

i)una selección aleatoria de los elementos de la muestra,

ii)el uso de la teoría de la probabilidad para evaluar resultados de la muestra, incluyendo la medición y el control del riesgo de muestreo y de la precisión planificada y lograda.

5. El método de muestreo garantizará una selección aleatoria de cada unidad de muestra de la población, para lo que se utilizan números al azar generados para cada unidad de población a fin de seleccionar las unidades que constituirán la muestra o mediante una selección sistemática con la utilización de una referencia aleatoria para después aplicar una regla sistemática a fin de seleccionar más elementos adicionales.

6. La autoridad de auditoría determinará la unidad de muestreo sobre la base de un criterio profesional. La unidad de muestreo podrá ser una operación o un proyecto dentro de una operación o una reclamación de pago de un beneficiario. La información sobre el tipo de unidad de muestra determinada y el criterio profesional utilizado para ese fin se incluirán en el informe de control.

7. Si el gasto total relativo a la unidad de muestreo para el ejercicio contable es un importe negativo, se excluirá de la población a que hace referencia el anterior apartado 3 y se auditará por separado. La autoridad de auditoría también podrá extraer una muestra de esta población independiente.

8. Cuando las condiciones para el control proporcional previsto en el artículo 58, apartado 1, del Reglamento (UE) no 223/2014 sean aplicables, la autoridad de auditoría podrá excluir los elementos contemplados en el citado artículo de la población que constituirá la muestra. Si la operación de que se trate ya se ha seleccionado en la muestra, la autoridad de auditoría la reemplazará con la utilización de la selección aleatoria apropiada.

9. Todo el gasto declarado a la Comisión en la muestra estará sujeto a auditoría.

Cuando las unidades de muestreo seleccionadas incluyan una gran cantidad de solicitudes de pago o facturas subyacentes, la autoridad de auditoría podrá auditarlas mediante submuestreo, para lo que deberá seleccionar las solicitudes de pago o las facturas subyacentes mediante la aplicación de los mismos parámetros de muestreo utilizados para seleccionar las unidades de muestreo de la muestra principal.

En ese caso, se calcularán tamaños de muestra apropiados dentro de cada unidad de muestreo que se vaya a auditar y, en cualquier caso, no constituirán menos de 30 solicitudes de pago o facturas subyacentes para cada unidad de muestra.

10. La autoridad de auditoría podrá estratificar una población dividiéndola en subpoblaciones, cada una de las cuales constituirá un grupo de unidades de muestreo con características similares, en particular en términos de riesgo o de tasa de error prevista, o cuando la población incluya operaciones constituidas por contribuciones financieras de un programa operativo a ítems de valor elevado.

11. La autoridad de auditoría evaluará la fiabilidad del sistema como alta, media o baja, para lo que se basará en los resultados de las auditorías de sistemas a fin de determinar los parámetros técnicos de muestro, de forma que el nivel combinado de garantías obtenidas de las auditorías de sistemas y de las auditorías de las operaciones sea alto. En el caso de un sistema cuya evaluación resulte en un nivel alto de fiabilidad, el nivel de confianza utilizado en las operaciones de muestreo no debe ser inferior al 60 %. En el caso de un sistema cuya evaluación resulte en un nivel bajo de fiabilidad, el nivel de confianza utilizado en las operaciones de muestreo no debe ser inferior al 90 %. El nivel de tolerancia máximo será del 2 % de los gastos contemplados en el apartado 3.

12. Allí donde se hayan detectado irregularidades o un riesgo de irregularidades, la autoridad de auditoría decidirá sobre la base de un criterio profesional, si es necesario auditar una muestra complementaria de operaciones adicionales o partes de operaciones que no fueron objeto de auditoría en la muestra aleatoria con el fin de tener en cuenta los factores de riesgo específicos identificados.

13. La autoridad de auditoría analizará los resultados de las auditorías de la muestra complementaria por separado, extraerá conclusiones sobre la base de esos resultados y los comunicará a la Comisión en el informe de control anual. Las irregularidades detectadas en la muestra complementaria no se incluirán en el cálculo del error aleatorio previsto de la muestra aleatoria.

14. Conforme a los resultados de las auditorías de las operaciones para el dictamen de auditoría y el informe de control que contempla el artículo 34, apartado 5, letras a) y b), del Reglamento (UE) no 223/2014, la autoridad de auditoría calculará una tasa de error total, que equivaldrá a la suma de los errores aleatorios previstos y, si procede, los errores sistémicos y los errores anómalos sin corregir, dividida entre la población.

Artículo 7

Auditorías de las cuentas

[Artículo 34, apartado 7, del Reglamento (UE) no 223/2014]

1. La autoridad de auditoría realizará las auditorías de las cuentas a las que se hace referencia en el artículo 49, apartado 1, del Reglamento (UE) no 223/2014 para cada ejercicio contable.

2. La auditoría de las cuentas ofrecerá garantías razonables de la integridad, precisión y veracidad de los importes declarados en las cuentas.

3. A efectos de los apartados 1 y 2, la autoridad de auditoría tendrá en cuenta, en particular, los resultados de las auditorías del sistema realizadas a la autoridad de certificación y los resultados de las auditorías sobre las operaciones.

4. La auditoría del sistema incluirá la verificación de la fiabilidad del sistema contable de la autoridad de certificación y, por medio de una muestra, de la precisión del gasto, de los importes retirados y los importes recuperados registrados en el sistema contable de la autoridad de certificación.

5. A los efectos del dictamen de auditoría, con el fin de concluir que las cuentas son verídicas y justas, la autoridad de auditoría deberá verificar que todos los elementos exigidos por el artículo 49 del Reglamento (UE) no 223/2014 están correctamente incluidos en las cuentas y corresponden a los registros contables de apoyo mantenidos por todas las autoridades u organismos pertinentes y todos los beneficiarios durante el trabajo de auditoría realizado por la autoridad de auditoría. En particular, sobre la base de las cuentas que se le proporcionen antes de la autoridad de certificación, comprobará que:

a)la cantidad total del gasto público subvencionable declarado en virtud del artículo 49, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) no 223/2014 es conforme al gasto y a la contribución pública correspondiente que se incluyen en las solicitudes de pago presentadas a la Comisión para el ejercicio contable pertinente y, en caso de encontrar discrepancias, se han facilitado explicaciones adecuadas en las cuentas de conciliación;

b)los importes retirados y recuperados durante el ejercicio contable, los importes que tendrán que recuperarse al final del año fiscal y los importes irrecuperables presentados en las cuentas se corresponden con los importes introducidos en los sistemas contables de la autoridad de certificación y se basan en decisiones de la autoridad de gestión o la autoridad de certificación responsable;

c)el gasto se ha excluido de las cuentas de conformidad con el artículo 49, apartado 2, del Reglamento (UE) no 223/2014, en su caso, y todas las correcciones necesarias se reflejan en las cuentas correspondientes al ejercicio contable de que se trate.

Las verificaciones a que se hace referencia en las letras b) y c) podrán realizarse sobre la base de una muestra.

CAPÍTULO III

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA LA GESTIÓN FINANCIERA Y LAS S CORRECCIONES FINANCIERAS

Artículo 8

Criterios para determinar graves deficiencias en el funcionamiento eficaz de los sistemas de gestión y control

[Artículo 55, apartado 4, del Reglamento (UE) no 223/2014]

1. La Comisión basará su evaluación sobre el funcionamiento eficaz de los sistemas de gestión y control en los resultados de todas las auditorías de sistemas disponibles, incluidas las pruebas de los controles y de las auditorías de las operaciones.

La evaluación cubrirá el entorno de control interno del programa, las actividades de gestión y control de las autoridades de gestión y de certificación, la supervisión por parte de la autoridad gestión y certificación y las actividades de control de la autoridad de auditoría, y se basará en la verificación del cumplimiento de los requisitos clave establecidos en el anexo II, cuadro 1.

El cumplimiento de estos requisitos clave se evaluará sobre la base de las categorías que se recogen en el anexo II, cuadro 2.

2. Los principales tipos de deficiencias graves en el funcionamiento eficaz del sistema de gestión y control estarán constituidos por casos en los que los requisitos clave contemplados en el anexo II, cuadro 1, puntos 2, 4, 5, 13, 15, 16 y 18, o en que dos o más de los otros requisitos clave del anexo II, cuadro 1, se evalúan como pertenecientes a las categorías 3 o 4 del anexo II, cuadro 2.

Artículo 9

Criterios para aplicar tasas uniformes o correcciones financieras extrapoladas y criterios para determinar el nivel de corrección financiera

[Artículo 55, apartado 4, del Reglamento (UE) no 223/2014]

1. Se aplicarán correcciones financieras para un programa operativo o parte de él, cuando la Comisión descubra una o más deficiencias graves en el funcionamiento del sistema de gestión y control.

Sin perjuicio del párrafo primero, se aplicarán correcciones financieras extrapoladas para la totalidad o parte de un programa operativo, cuando la Comisión detecte irregularidades sistémicas en una muestra representativa de las operaciones, lo que permite una cuantificación más precisa del riesgo para el presupuesto de la Unión. En este caso, los resultados del examen de la muestra representativa se extrapolarán al resto de la población de la que se extrajo la muestra para fines de determinación de la corrección financiera.

2. El nivel de corrección a tasa uniforme se fijará teniendo en cuenta los siguientes elementos:

a)la importancia relativa de la deficiencia grave (o deficiencias graves) en el contexto del sistema de gestión y control en su conjunto;

b)la frecuencia y el alcance de la deficiencia grave (o deficiencias graves);

c)el grado de riesgo de pérdida para el presupuesto de la Unión.

3. Teniendo en cuenta estos elementos, el nivel de la corrección financiera se fijará como sigue:

a)cuando las deficiencias graves en el sistema de gestión y control sean tan fundamentales, frecuentes o generalizadas, que representen un fracaso completo del sistema que pone en riesgo la legalidad y regularidad de los gastos de que se trate, se aplicará una tasa uniforme del 100 %;

b)cuando las deficiencias graves en el sistema de gestión y control sean tan frecuentes y generalizadas que representen un fracaso muy grave del sistema que pone en riesgo la legalidad y la regularidad de una proporción muy alta de los gastos en cuestión, se aplicará una tasa uniforme del 25 %;

c)cuando las deficiencias graves del sistema de gestión y control se deban a que este no funciona totalmente o funciona tan mal o con demasiada poca frecuencia que plantea un riesgo para la legalidad y la regularidad de una gran parte del gasto de que se trate, se aplicará una tasa uniforme del 10 %;

d)cuando las deficiencias graves en el sistema de gestión y control se deban a que el sistema no funciona coherentemente, de forma que pone en riesgo la legalidad y la regularidad de una proporción significativa de los gastos en cuestión, se aplicará una tasa uniforme del 5 %.

4. Cuando la aplicación de un tipo fijo establecido de conformidad con el apartado 3 sea desproporcionada, se podrá reducir el nivel de corrección.

5. Si, debido a que las autoridades responsables no adoptan las medidas correctoras necesarias tras la aplicación de una corrección financiera en un ejercicio contable, se identifican las mismas deficiencias graves en un ejercicio contable posterior, su persistencia justificará el aumento de la tasa de corrección a un nivel que no exceda el de la categoría superior siguiente.

Artículo 10

El presente Reglamento entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

El artículo 3 se aplicará a partir del 1 de diciembre de 2014 por lo que se refiere a la información sobre los datos registrados y almacenados a que se hace referencia en el anexo I.

El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.

Hecho en Bruselas, el 13 de marzo de 2014.

Por la Comisión

El Presidente

José Manuel BARROSO

________________________________

(1) DO L 72 de 12.3.2014, p. 1.

ANEXO I

Lista de datos que habrá que registrar y almacenar en formato digital en el sistema de supervisión (a que hace referencia el artículo 2)

A menos que se especifique lo contrario en la segunda columna, se requieren datos para las operaciones financiadas por los PO I y los PO II (1).

Campos de datos

Indicación del tipo de PO para el que no son necesarios datos

Datos sobre el beneficiario (2)

1.

Nombre o identificador único de cada beneficiario

2.

Información sobre si el beneficiario es una persona jurídica, un organismo de Derecho público o un organismo de Derecho privado

3.

Información sobre si el IVA de los gastos efectuados por el beneficiario es no recuperable en virtud de la legislación nacional sobre el IVA

4.

Datos de contacto del beneficiario

Datos sobre la operación

5.

Nombre o identificador único de la operación

6.

Descripción breve de la operación

7.

Fecha de presentación de la solicitud de la operación

8.

Fecha de inicio, como se indica en el documento que establece las condiciones para la ayuda

9.

Fecha de finalización como se indica en el documento que establece las condiciones para la ayuda

10.

Fecha real en la que se haya completado físicamente o ejecutado plenamente la operación

11.

Organismo que haya expedido el documento que establece las condiciones para la ayuda

12.

Fecha del documento que establece las condiciones para la ayuda

13.

Divisa de la operación

14.

CCI de los programas de los que la operación recibe ayuda

15.

Tipo (s) de ayuda material previstos

No es aplicable en el caso de los PO II

16.

Tipo (s) de actividades subvencionadas

No es aplicable en el caso de los PO I

17.

Código (s) para la forma de financiación

18.

Código (s) para la ubicación

19.

Cantidad de alimentos adquiridos por un organismo público o una organización asociada, en su caso

No es aplicable en el caso de los PO II

20.

Cantidad de alimentos obtenidos de un organismo público, en su caso, de conformidad con el artículo 23, apartado 4, del Reglamento (UE) no 223/2014, en su caso

No es aplicable en el caso de los PO II

21.

Cantidad de alimentos entregados a organizaciones asociadas, en su caso

No es aplicable en el caso de los PO II

22.

Cantidad de alimentos entregados a destinatarios finales, en su caso

No es aplicable en el caso de los PO II

23.

Cantidad de ayuda material básica adquirida por un organismo público o una organización asociada, en su caso

No es aplicable en el caso de los PO II

24.

Cantidad de ayuda material básica entregada a organizaciones asociadas, en su caso

No es aplicable en el caso de los PO II

25.

Cantidad de ayuda material básica entregada a destinatarios finales, en su caso

No es aplicable en el caso de los PO II

Datos sobre los indicadores

26.

Denominación de los indicadores comunes pertinentes para la operación

27.

Identificador de los indicadores comunes pertinentes para la operación

28.

Nivel de cumplimiento de los indicadores comunes para cada año de ejecución, o al final de la operación

29.

Denominación de los indicadores específicos de programa pertinentes para la operación

No es aplicable en el caso de los PO I

30.

Identificador de los indicadores específicos de programa pertinentes para la operación

No es aplicable en el caso de los PO I

31.

Objetivos específicos de los indicadores de ejecución específicos de programa

No es aplicable en el caso de los PO I

32.

Nivel de cumplimiento de los indicadores específicos de ejecución del programa para cada año de ejecución, o al final de la operación

No es aplicable en el caso de los PO I

33.

Unidad de medida para cada objetivo de producción

No es aplicable en el caso de los PO I

34.

Valor de referencia de los indicadores de resultados

No es aplicable en el caso de los PO I

35.

Objetivo de los indicadores de resultados

No es aplicable en el caso de los PO I

36.

Unidad de medida para cada valor previsto y para cada valor de referencia

No es aplicable en el caso de los PO I

37.

Unidad de medida para cada indicador

Datos financieros de cada operación (en la divisa que corresponda a la operación)

38.

Importe del coste total subvencionable de la operación aprobada en el documento que establece las condiciones para la ayuda

39.

Importe de los costes subvencionables totales que constituyen el gasto público según se define en el artículo 2, apartado 12, del Reglamento (UE) no 223/2014

40.

Importe de la ayuda pública, tal como figura en el documento que establece las condiciones para la ayuda

Datos sobre las solicitudes de pago del beneficiario (en la divisa que corresponda a la operación)

41.

Fecha de recepción de cada solicitud de pago del beneficiario

42.

Fecha de cada pago al beneficiario sobre la base de la solicitud de pago

43.

Importe de los gastos subvencionables en la solicitud de pago que forman la base de cada pago al beneficiario

44.

Importe del gasto público, según se define en el artículo 2, apartado 12, del Reglamento (UE) no 223/2014 correspondiente a los gastos subvencionables que constituyen la base para cada pago

45.

Importe de cada pago al beneficiario sobre la base de la solicitud de pago

46.

Fecha de inicio de las verificaciones sobre el terreno llevadas a cabo en aplicación del artículo 32, apartado 5, letra b), del Reglamento (UE) no 223/2014

47.

Fecha de auditorías sobre el terreno de la operación de conformidad con el artículo 34, apartado 1, del Reglamento (UE) no 223/2014 y el artículo 6 del presente Reglamento

48.

Organismo que realiza la auditoría o verificación

Datos sobre los gastos en la solicitud de pago del beneficiario basados en los costes reales (en la divisa que corresponda a la operación)

49.

Gastos públicos subvencionables declarados a la Comisión establecidos sobre la base de los costes efectivamente realizados y pagados

50.

Gasto público según se define en el artículo 2, apartado 12, del Reglamento (UE) no 223/2014 correspondiente a los gastos públicos subvencionables declarados a la Comisión establecidos sobre la base de los costes efectivamente reembolsados y pagados.

51.

Tipo de contrato si la adjudicación del contrato está sujeta a las disposiciones de la Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (3) (prestaciones de servicios/suministro de bienes) o de la Directiva 2014/23/UE del Parlamento Europeo y del Consejo (4)

52.

Importe del contrato si la adjudicación del contrato está sujeta a las disposiciones de la Directiva 2004/18/CE o la Directiva 2014/23/UE

53.

Gastos subvencionables realizados y abonados sobre la base de un contrato si el contrato está sujeto a las disposiciones de la Directiva 2004/87/CE o la Directiva 2014/23/UE

54.

Procedimiento de adjudicación de contratos utilizado si la adjudicación del contrato está sujeta a las disposiciones de la Directiva 2004/18/CE o la Directiva 2014/23/UE

55.

Nombre o identificador único del contratante si la adjudicación del contrato está sujeta a las disposiciones de la Directiva 2014/23/UE

Datos sobre los gastos en la solicitud de pago del beneficiario sobre la base de baremos estándar de costes unitarios (importes en la divisa que corresponda a la operación)

56.

Importe de los gastos públicos subvencionables declarados a la Comisión establecidos según baremos estándar de costes unitarios

57.

Gasto público según se define en el artículo 2, apartado 12, del Reglamento (UE) no 223/2014 correspondiente a los gastos públicos subvencionables declarados a la Comisión establecidos sobre la base de baremos estándar de costes unitarios

58.

Definición de una unidad que se utilizará a efectos de los baremos estándar de costes unitarios

59.

Número de unidades entregadas como se indica en la solicitud de pago de cada artículo unitario

60.

Coste unitario de una sola unidad de cada artículo unitario

Datos sobre los gastos en la solicitud de pago del beneficiario sobre la base de pagos a tanto alzado (importes en la divisa correspondiente a la operación)

61.

Importe de los gastos públicos subvencionables declarados a la Comisión establecidos sobre la base de importes a tanto alzado

62.

Gasto público según se define en el artículo 2, apartado 12, del Reglamento (UE) no 223/2014 correspondiente a los gastos públicos subvencionables declarados a la Comisión establecidos sobre la base de importes a tanto alzado

63.

Para cada importe a tanto alzado, las entregas (realizaciones o resultados) acordadas en el documento que establece las condiciones para la ayuda como base para el desembolso de los pagos a tanto alzado

64.

Para cada cantidad a tanto alzado, el importe convenido en el documento que establece las condiciones para la ayuda

Datos sobre los gastos en la solicitud de pago del beneficiario basados en tasas uniformes (en la divisa correspondiente a la operación)

65.

Importe de los gastos públicos subvencionables declarados a la Comisión establecidos sobre la base de una tasa uniforme.

66.

El gasto público según se define en el artículo 2, apartado 12, del Reglamento (UE) no 223/2014 correspondiente a los gastos públicos subvencionables declarados a la Comisión establecidos sobre la base de una tasa uniforme.

Datos sobre las recuperaciones efectuadas por el beneficiario

67.

Fecha de cada decisión de recuperación

68.

Ayuda pública total afectada por cada decisión de recuperación

69.

Gasto total subvencionable afectado por cada decisión de recuperación

70.

Fecha de recepción de cada importe devuelto por el beneficiario después de una decisión de recuperación

71.

Importe de la ayuda pública, devuelto por el beneficiario después de una decisión de recuperación (sin intereses ni sanciones)

72.

Gasto total subvencionable correspondiente a la ayuda pública, devuelto por el beneficiario

73.

Importe de la ayuda pública irrecuperable después de una decisión de recuperación

74.

Gasto total subvencionable correspondiente a la ayuda pública irrecuperable

Datos sobre las solicitudes de pago a la Comisión (en EUR)

75.

Fecha de presentación de cada solicitud de pago, incluido los gastos subvencionables generados por la operación

76.

Importe total del gasto público subvencionable en que haya incurrido el beneficiario y pagado en el marco de la ejecución de la operación que se incluye en cada solicitud de pago

77.

Importe total del gasto público según se define en el artículo 2, apartado 12, del Reglamento (UE) no 223/2014 de la operación que se incluye en cada solicitud de pago

Datos sobre las cuentas presentadas a la Comisión en virtud del artículo 48 del Reglamento (UE) no 223/2014 (en EUR)

78.

Fecha de presentación de cada conjunto de cuentas que incluyen los gastos correspondientes a la operación

79.

Fecha de presentación de las cuentas en las que se incluye el gasto final de la operación después de la finalización de la misma (si el gasto total subvencionable asciende a 1 000 00 EUR o más [artículo 51 del Reglamento (UE) no 223/2014]

80.

Importe total de los gastos públicos subvencionables de la operación introducidos en los sistemas contables de la autoridad de certificación que se incluye en las cuentas

81.

Importe total del gasto público según se define en el artículo 2, apartado 12, del Reglamento (UE) no 223/2014 realizado en el marco de la ejecución de la operación correspondiente a la cantidad total de los gastos públicos subvencionables introducidos en los sistemas contables de la autoridad de certificación que se incluye en las cuentas

82.

Importe total de los pagos efectuados al beneficiario en virtud del artículo 42, apartado 2, del Reglamento (UE) no 223/2014 correspondiente al importe total de los gastos públicos subvencionables introducidos en los sistemas contables de la autoridad de certificación que se incluye en las cuentas

83.

Gasto público total subvencionable de la operación retirado durante el ejercicio contable que se incluye en las cuentas

84.

Gasto público total según se define en el artículo 2, apartado 12, del Reglamento (UE) no 223/2014 correspondiente al gasto público total subvencionable retirado durante el ejercicio contable que se incluye en las cuentas

85.

Gasto público total subvencionable de la operación retirado durante el ejercicio contable que se incluye en las cuentas

86.

Gasto público total correspondiente a los gastos públicos totales subvencionables de la operación recuperados durante el ejercicio contable que se incluye en las cuentas

87.

Gasto total subvencionable de la operación, recuperable al final del ejercicio contable que se incluye en las cuentas

88.

Gasto público total de la operación correspondiente a los gastos públicos totales subvencionables recuperables al final del ejercicio contable que se incluye en las cuentas

89.

Importe del gasto público total subvencionable de la operación, no recuperable al final del ejercicio contable que se incluye en las cuentas

90.

Gasto público total de la operación correspondiente al importe total del gasto público subvencionable irrecuperable al final del ejercicio contable que se incluye en las cuentas

______________________________

(1) Los PO I incluyen los programas operativos de ayuda alimentaria y material y los OP II incluyen los programas operativos relativos a la inclusión social de las personas más desfavorecidas.

(2) En su caso, el beneficiario incluirá las demás entidades que incurran en gastos en el marco de la operación considerados gastos realizados por el beneficiario.

(3) Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 31 de marzo de 2004, sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de obras, de suministro y de servicios, DO L 134 de 30.4.2004, p. 114.

(4) Directiva 2014/23/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 26 de febrero de 2014, sobre la adjudicación de contratos de concesión (DO L 94 de 28.3.2014, p. 1).

ANEXO II

Requisitos clave para los sistemas de gestión y control y su clasificación por lo que se refiere a un funcionamiento eficaz, a los que hace referencia el artículo 9

Cuadro 1

Requisitos clave

Requisitos clave del sistema de gestión y control Organismos/autoridades afectados

Ámbito

1

Separación adecuada de funciones y sistemas adecuados de información y supervisión en casos en los que la autoridad competente encomiende la ejecución de los trabajos a otro organismo Autoridad de gestión

Entorno de control interno

2

Selección adecuada de operaciones

Autoridad de gestión

Actividades de gestión y control

3

Información adecuada a los beneficiarios de las condiciones aplicables a las operaciones seleccionadas Autoridad de gestión

4

Verificaciones de gestión adecuadas

Autoridad de gestión

5

Existencia de un sistema eficaz para garantizar que todos los documentos sobre los gastos y las auditorías se conservan a fin de asegurar una pista de auditoría adecuada Autoridad de gestión

Actividades de gestión y control/Supervisión

6

Sistema fiable para la recopilación, el registro y el almacenamiento de datos para fines de supervisión, evaluación, gestión financiera, verificación y auditoría.

Autoridad de gestión

7

Aplicación eficaz de medidas contra el fraude proporcionadas Autoridad de gestión

Actividades de gestión y control

8

Procedimientos apropiados para elaborar la declaración de la gestión y el resumen anual de los informes de auditoría finales y de los controles realizados Autoridad de gestión

9

Separación adecuada de funciones y sistemas adecuados de información y supervisión en casos en los que la autoridad responsable encomiende la ejecución de los trabajos a otro organismo Autoridad de certificación

Entorno de control interno

10

Procedimientos apropiados para elaborar y presentar solicitudes de pago Autoridad de certificación

Actividades de gestión y control/Supervisión

11

Se mantienen registros informatizados adecuados de los gastos declarados y de la contribución pública correspondiente Autoridad de certificación

Actividades de gestión y control

12

Contabilidad adecuada y completa de los importes recuperables, recuperados y retirados Autoridad de certificación

13

Procedimientos apropiados para elaborar las cuentas anuales y certificar su integridad, precisión y veracidad Autoridad de certificación

14

Separación adecuada de las funciones y sistemas adecuados para garantizar que cualquier otro organismo que lleve a cabo auditorías de acuerdo con la estrategia de auditoría del programa tiene la necesaria independencia funcional y tiene en cuenta las normas de auditoría internacionalmente aceptadas Autoridad de auditoría

Entorno de control interno

15

Auditorías de sistemas adecuadas

Autoridad de auditoría

Actividades de control

16

Auditorías de operaciones adecuadas

Autoridad de auditoría

17

Auditorías de cuentas adecuadas

Autoridad de auditoría

18

Procedimientos adecuados para emitir un dictamen de auditoría fiable y para preparar el informe de control anual Autoridad de auditoría

Cuadro 2

Clasificación de los requisitos clave para los sistemas de gestión y control con respecto a su funcionamiento

Categoría 1

Funciona bien. Solo cabe introducir mejoras poco significativas.

Categoría 2

Funciona. Son necesarias algunas mejoras.

Categoría 3

Funciona parcialmente. Son necesarias mejoras importantes.

Categoría 4

En esencia no funciona.